Sabina Finnilä - BUNSF01 E-post: sabina.finnila@vasteras.se Kopia till Stadsarkivet TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) 2013-06-10 Dnr: 2013/1161-BaUN- 006 Barn- och ungdomsnämnden Plan för redovisning av allmänna handlingar för barn- och ungdomsnämnden Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar om plan för redovisning av allmänna handlingar. Den gäller från och med 1 januari 2013. Ärendebeskrivning Enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) ska varje myndighet bland annat upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Syftet med denna är att, genom att redovisa vilka handlingar som kan förekomma hos en myndighet, underlätta och möjliggöra för allmänheten att ta del av dessa. Barn- och ungdomsnämnden har reviderat redovisningsplanen för den nya organisationen varför denna föreslås börja gälla retroaktivt från årsskiftet. Föreliggande plan har upprättats av registrator på barn- och utbildningsförvaltningen i samråd med stadsarkivet. Bilagor Plan för redovisning av allmänna handlingar för barn- och ungdomsnämnden Plan för redovisning av allmänna handlingar för barn- och ungdomsnämnden Plan för redovisning av allmänna handlingar för barn- och ungdomsnämnden Skickad av: Sabina Finnilä - BUNSF01
1 TJÄNSTESKRIVELSE 2013-05-14 Dnr: 2013/1161-BaUN-006 Sabina Finnilä sabina.finnila@vasteras.se 021-39 25 72 Barn- och ungdomsnämnden Delges: Stadsarkivet Plan för redovisning av allmänna handlingar för barn- och ungdomsnämnden Allmänt Enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) ska varje myndighet bland annat upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Syftet med denna är att, genom att redovisa vilka handlingar som kan förekomma hos en myndighet, underlätta och möjliggöra för allmänheten att ta del av dessa. Begreppet allmänna handlingar är mediaoberoende och gäller alltså bl a både pappershandlingar och digitala handlingar/upptagningar. Inom Västerås Stad utgörs beskrivningen dels av en blankett där myndighetens organisation framgår och dels av en redovisning av myndighetens allmänna handlingar (redovisningsplan). Planen tar upp vilka rutiner och vilka handlingar som kan finnas och den ska följaktligen hållas aktuell och i möjligaste mån visa faktiska förhållanden. Planen anger dessutom om handlingar ska diarieföras eller ej, ger information om och vissa handlingstypers ev sekretess samt handlingarnas gallringsfrist. Redovisningsplanen är mediaoberoende och såväl digitala som pappersbaserade allmänna handlingar redovisas. Gallring Att gallra innebär förstörande av allmän handling. Enligt Arkivlagen får allmän handling förstöras under förutsättning att man beaktar att arkiven är en del av vårt kulturarv samt att de handlingar som dock bevaras tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, forskningens behov samt behovet av information för förvaltningen och vid rättsskipning. När det gäller digitala handlingar sker gallring då man till exempel vid konvertering eller överföring av data förlorar sökmöjligheter och data samt förlorar möjlighet att fastställa handlingars autenticitet och att göra viss sammanställning av data. Gallring innebär i sig en inskränkning av offentlighetsprincipen och beslut därom ska därför fattas av varje ansvarig myndighet. En redovisningsplan, där gallringsfrister anges, gäller alltså inte förrän den antagits av respektive nämnd / styrelse.
VÄSTERÅS STAD 2 Barn- och ungdomsnämnden har reviderat redovisningsplanen för den nya organisationen varför denna föreslås börja gälla retroaktivt från årsskiftet. Föreliggande plan har upprättats av registrator på barn- och utbildningsförvaltningen i samråd med stadsarkivet. Ett förslag till redovisningsplan barn- och ungdomsnämnden föreligger således och de nya instruktionerna föreslås börja gälla retroaktivt från och med 2013-01-01. Sabina Finnilä registrator
Nämnd Barn- och ungdomsnämnden 2013-01-01 Sida Barn- och ungdomsnämnden 1 Allmänna frågor/ärenden rörande 1 nämndens verksamhet IT-system Förskoleverksamhet/Förskoleklas s/ Skolbarnsomsorg/Grundskola/ Särskola Godkännande om att få bedriva pedagogisk omsorg Skolskjutsfrågor Godkännande om att få bedriva förskoleklass/skolbarnsomsorg/ Grundskola/Särskola Behovspröva barnomsorg/skolbarns- Omsorg Fritidsverksamhet Elevärenden Uppföljning/Utvärdering Tillsyn/Insyn t kvalitetsarbete Projekt Utbildning, undervisning och fritid Övergripande gemensamma frågor Planer 5 Synpunkter/klagomål 5 Stipendier, premier, fonder 5 Statistik 5 När- och frånvaro 5 Enkäter, sammanställningar 5 Skolfotokatalog 6 Skolhälsovård, samordn. skolsköterska Redovisning av allmänna handlingar 1 1 2 2 2 2 3 3 3 4 4 4 5 6 Översikt Sida Arbetsskada, elev 6 Elevregistrering 6 Studieorganisation 7 Undervisning 8 Praktiksamordning 8 Verksamhetsförlagd utbildning 8 (VFU) Studiebesök, resor Stödundervisning 9 Utvärdering och åtgärd 9 Betyg och omdömen 10 Prov 11 Prövning/betyg 11 Barn- och elevhälsa 11 Skolhälsovård 12 Kost och måltid 13 Föräldra- och anhörigkontakter 13 Studie- och yrkesorientering 13 Bibliotek 14 Elevföreningar 14 Modersmålsstöd, modersmålsundervisning 14 Beställningar 15 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.
Ansvar och av handlingar revidering pågår av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: ualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Ej Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas.
revidering pågår Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet VÄHS. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid ualitet (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).
Nämnd Beskrivning av allmänna handlingar / arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Barn- och ungdomsnämnden Tillkomstår 2010-11-01 Förvaltning avdelningar Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) Uppgift Kontaktperson/-er på förvaltningen Barn- och ungdomsnämnden ansvarar för förskola, pedagogisk omsorg, öppen förskola, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, fritidshem, öppen fritidsverksamhet, fritidsklubb för särskolebarn som fyllt 13 år samt fritidsgårdsfrågor. Nämnden medverkar också i samhällsplaneringen vad avser barn och ungdom. Sabina Finnilä, huvudregistrator skola TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga Kommungemensamt ärendehanteringssystem VÄHS, register, Dexter, IST förskola, IST Analys, IST Statistik, Extens m m förteckningar och sökvägar Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Beskrivning upprättad: Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré samt via hemsida www.vasteras.se Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. SCB, Skolverket, Skolinspektionen, Barn- och elevombudet m m - 2013-01-16 Ev revidering:
1 (15) BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN(rubrik) 101 Allmänna frågor/ärenden rörande nämndens verksamhet X 5) VÄHS Ej IT-SYSTEM Verksamhetssystem Extens /Dexter - - X OSL 23:2 - Ärendehanteringssystem VÄHS Marsh Plus Rapporter av tillfällig betydelse X X Blankett - skydd av personuppgift X X OSL 23:2 Se även under avsnitt Kulturskola. Hanterar betyg, när- och frånvaro, ledigheter, utvecklingssamtal, IUP m m. Se dessa handlingsslag. Västerås stads ärendehanteringssystem. Se redovisningsplanen för Gemensamma administrativa processer. Marsh Plus Ej Digital rapportering av klagomål Sammanställningar, rapporter ur Extens, Dexter etc Originalhandling förvaras hos objektansvarig som även utför gallring. Samtycke enligt personuppgiftslagen Extens/Dexter X X Behörighet till systemet Extens/Dexter X X tidigast vid elevens avgång Så länge personen arbetar i systemet. Förvaras hos objektsägaren FÖRSKOLEVERKSAMHET/ /FÖRSKOLEKLASS/SKOLBARNSOMSORG/ /GRUNDSKOLA/SÄRSKOLA/ (rubrik) 625 635 646 655 Utvecklingsfrågor X 5) VÄHS Ej 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
2 (15) Stipendier / fonder X _ Ej 620 640 Pedagogiska priset X 5) VÄHS Ej 049 Statsbidrag X 5) VÄHS Ej Handlingar rörande stipendier och fonder är ej allmänna handlingar. Hanteras enl. stiftelselagen Förvaltas av barnoch utbildningsförvaltningen på uppdrag av Kommunstyrelsen Nämnden beslutar om en årlig pristagare. Nomineringar, annons, affisch m m 621 Godkännande om att få bedriva pedagogisk omsorg Ansökan och beslut 616 049 Inkluderingsresurs/Tilläggsbelopp X 5) VÄHS 23:1 23:2 23:5 X 5) VÄHS Ej Enskild verksamhet, ansökan med bilagor (nämndbeslut) Ej Delegationsbeslut återrapportering nämnd Tilläggsbelopp fristående grundskolor/skolbarnsomsorg/förskolor/gymnasieskolor/pe dagogisk omsorg/grundsär Inkluderingsresurs Kommunala grundskolor 610 Skolskjutsfrågor X 5) VÄHS Ej Särskilda skäl för enskilda barn kan förekomma. Delegeringsbeslut återrapporteras till nämnden i form av rapporter på beviljade och avslagna skolskjutsar. Inspektion, klagomål, sjukintyg, beslut, ev prövning X X VÄHS 25:1 Ej Gäller grundskola. Fria skolresor för gymnasieelever handläggs av VL. Ansökan om skolskjuts X X 3 år Beställning av transport Handläggs av Samtrafik 010 Godkännande om att få bedriva förskoleklass/ Skolbarnsomsorg/Grundskola/Särskola X 5) VÄHS Ej Ansökan till Skolinspektionen. Remiss till nämnden. Skolinspektionen meddelar nämnden. Yttrande över ansökan (till Skolinspektionen) 010 Yttrande ang. ansökan om förändring av tillstånd X 5) VÄHS Ej Behovspröva barnomsorgsplats/skolbarnsomsorgsplats (rubrik) Ansökan till Skolinspektionen. Remiss till nämnden. Skolverket meddelar nämnden. Utförs på uppdrag av Konsult och service fr o m 2011-04- 01. Diarieförs i ärendeserierna FskN-BO samt GRN-SBO. Särskilda gallringsregler för dessa serier i VÄHS. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
3 (15) 622 652 Ny gallringsfrist 2012. Retroaktivt från 2010: Platsansökan/anmälan med bilagor, kontakter i X ärendet, tjänsteanteckningar, uppsägning, svar på platserbjudande, omräkning av faktura, intyg, begäran om prövning, beslut om prövning Ny gallringsfrist 2012. Retroaktivt från 2010: Anmälningar, uppdateringar, uppsägning, ink uppg. X X VÄHS, IST Förskola VÄHS, IST Förskola 23:1 21:1 23:5 23:1 21:1 23:5 3 år Se not. 3 år Se not. Fakturor/fakturaunderlag, barnomsorg X Extens Se not. Kravhantering Se not. Särskilt beslut dnr 2012/78-BaUN-082 Ärendet gallras tre år efter avslutat ärende. Dvs efter 8 år Placering utförs på uppdrag av Konsult och service. i förskola, som regel inte i skolbarnsomsorg, men kan förekomma. Särskilt beslut dnr 2012/78-BaUN-082 Ärendet gallras tre år efter avslutat ärende. Placering utförs på uppdrag av Konsult och service. i förskola, som regel inte i skolbarns- Omsorg, men kan förekomma. Underlag till faktura skickas till Konsult och service; ekonomicenter som handlägger Konsult och Service hanterar. Återrapportering till nämnd, av- och nedskrivning av fordran enligt delegationsordning 650 Statistik, barnomsorg X VÄHS Ej Rapport till nämnd. FRITIDSVERKSAMHET, allmänt X 5) VÄHS Ej Allmänna frågor om fritidsgårdar etc. 651-658 Sommar- / feriearbete X 5) VÄHS Ej 651-658 Verksamhetsstöd till föreningar X 5) VÄHS Ej Uppföljning kan rapporteras till nämnd. Handläggs av Tekniska prod.nämnden. Exempel: årsberättelser m m. Kan rapporteras till nämnd. Övriga föreningsbidrag handläggs på Konsult & Service.. ELEVÄRENDEN (rubrik) 617 X 23:2 Ej Skollagen 7:22-7:23 Vitesföreläggande, beslutas av Skolplikt nämnd, icke uppfyllande av skolplikt rapporteras till barn- och utbildningsförvaltningen 617 Elevärenden anmälningar X VÄHS 23:2 Ej Enskilda elevärende, anmälningar från Barn- och elevombudet, Skolinspektionen m m 063 617 Interkommunala placeringar X VÄHS 23:2 Ej Uppföljningsansvar på enskilda elever och skolor UPPFÖLJNING / UTVÄRDERING (rubrik) 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
4 (15) 015 015 015 015 642 010 628 638 648 658 Tillsyn av Skolinspektionen X 5) VÄHS 23:7 Ej Tillsyn av nämnden (fristående förskolor) X 5) VÄHS Ej Skollagen 26:4 Uppföljning X VÄHS Ej Alla kommunala verksamheter, ex rapporter Insyn X VÄHS Ej Fristående grundskolor, ex frånvarorapporter Intagningsstatistik X 5) VÄHS Ej Rapport till nämnd Enkäter X 5) VÄHS Ej Utredningar / rapporter X 5) VÄHS Ej Se även rutin i redovisningsplanen för Gem adm processer. Original hos den myndighet som upprättat enkäten. BUFenkäten Ex Liv & Hälsa Måluppfyllelse, verksamhetsuppföljning X VÄHS Ej Betyg, frånvarostatistik, utbildningsplan, verksamhetsberättelse, strategisk plan (rapporteras till nämnd 2 ggr/år) 013 t kvalitetsarbete X 5) VÄHS Ej Ex: uppföljning, rapportering PROJEKT (rubrik) 620, 630 640, 650 620, 640, 650 Projektbeskrivningar, minnesant, möteshandl e t c X 5) VÄHS Ej UTBILDNING, UNDERVISNING OCH FRITID (rubrik) Verksamhetskontor / Enheter övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
5 (15) ÖVERGRIPANDE GEMENSAMMA FRÅGOR Information ( t ex internt och externt informationsmaterial, veckoblad e t c) X X Ej Planer (t ex arb miljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, kompetensutv plan, handlingsplaner) X X Ej Ett arkivexemplar av egenproducerat material arkiveras av utfärdaren. Veckoblad av kortsiktig betydelse gallras vid ualitet. 013 Kvalitetsrapport (-redovisning) X VÄHS Ej 107 Synpunkter/Klagomål X VÄHS Ej Blankett finns. Stipendier och fonder t ex förteckningar över fördelning, motiveringar etc Handlingar rörande stipendier och fonder är inte allmänna handlingar utan ska hanteras helt separat och ej registreras i VÄHS. Handlingarna skall förvaras ordnat. Rutin för hantering under utarbetande på Sk (dec 2012). 607 Internationalisering X 5) VÄHS Ej Samtliga EU-projekt Statistik (rubrik) Statistik (t ex särskilda verksamheter, placering olika åldrar) X Extens Ej Framtagning av statistik till görs av objektsförvaltare som fr o m 2011 är placerad på Konsult o Service. Tabeller bevaras. Förberett för sökning på placering var, vilka, inkomstuppg. Uttag arkiveras centralt. Statistik till SCB, Skolverket m fl X Extens (3 år, tom 2009) 1 år Statistik - intern X X Ej Färdigställd enhetsspecifik statistik När- och frånvaro X Dexter, Extens X 1 år Enkäter, sammanställningar / utvärderingar (egna), elever X X Ej ett år efter läsårets slut. Barn/elevs när- och frånvaro ska kunna styrkas av personalen. Detaljerad frånvarolista skrivs ut från Dexter innan elev avslutas. Gäller elever från år 6 till gymnasiet. Sammanställning bevaras. Se även gemensamma administrativa processer om enkät och remisshantering. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
6 (15) Skolfotokatalog X X Ej Ett arkivexemplar bevaras. 614 Blankett riktlinjer vid publicering av foton och filmer X X Skolhälsovård, samordnande skolsköterska, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 614 Metodbok X VÄHS Ej 614 Avvikelserapport, Lex Maria-anmälan X VÄHS OSL 23:2 Ej vid ualitet efter upphörd giltighetstid (3 år). Hantering av tillstånd för webbpublicering, se redovisningsplanen för Gemensamma administrativa processer (s. 6) T ex patientsäkerhetsberättelse Handbok; Riktlinjer, metoder och strategier för skolhälsovården, elevhälsans medicinska insats. Originalhandling förvaras hos samordnande skolsköterska. Lex Maria anmälan beslutas av skolöverläkare, anmäls till socialstyrelsen som yttrar sig i ärendet Lokala instruktioner för systemadministration X X Lokala instruktioner för dokumentation skolsköterska/skolläkare X X Lokala instruktioner för dokumentation psykologer X X Behörighet Journal III X X Rutiner för objektledaren i skolhälsovårdens system Journal III Rutiner för dokumentation i skolhälsovårdens system Journal III Rutiner för dokumentation i skolhälsovårdens system Journal III (elevakt) vid upphörande av anställning Arbetsskada (elev), PRAO X X Journal III OSL 23:2 Ej Original till försäkringskassan. Kopia i skolhälsovårdsjournalen, elektroniskt eller i papper. Tillbud (elev) X X Journal III OSL 23:2 Ej Förvaras på skolan i skolhälsovårdsjournalen elektroniskt eller i papper. ELEVREGISTRERING 644 Övergripande frågor X VÄHS Ej Anmälan till skolstart, förskoleklass / år 1 X X 1 år Handlingar finns på skolan. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
7 (15) Byte av skola X X 1 år Klasslista X Rapport ur Extens X Ej Original skickas till mottagande skola. Kopia hos avlämnande skola. Blankett finns. Uttages läsårsvis vid vårterminens slut. För grundskolan: År 1-5(6) arkiveras av plac.assistent. År 6 (7)-9 arkiveras av resp. skola. Med uppg om skola, läsår, klass, lärare, elevnamn, pers nr, adress Listor/grupplistor (av tillfällig betydelse) X X Gäller ev listor som skrivs ut från Extens/Dexter. STUDIEORGANISATION 644 Övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 617 Ledighet för elev, ansökan X X 1 år 1 år efter att eleven slutat skolan. Centralt utarbetad blankett ska användas. Ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning e t c X Extens X Överenskommelse elevs studiegång (enskilda elever) X VÄHS OSL 23:2 Ej efter att anteckning har gjorts på klasslista samt i elevsystemet Extens. 617 Beslut om tillfällig omplacering X VÄHS OSL 23:2 Ej Blankett finns 617 Beslut om tillfällig placering vid annan skolenhet X VÄHS OSL 23:2 Ej Blankett finns 617 Skriftlig varning X VÄHS OSL 23:2 Ej Blankett finns 617 Beslut om avstängning i vissa obligatoriska skolformer (grundskolan) Beslut om svenska som andraspråk X X X VÄHS OSL 23:2 Ej Blankett finns när eleven slutar skolan. Blankett finns. Pedagogisk journal / elevakt, särskola X X OSL 23:2 Ej övergång till gymnasiesärskola följer akten eleven. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
8 (15) UNDERVISNING (rubrik) 643 Undervisningsplanering, övergripande frågor X VÄHS Ej Lokala arbetsplaner X X Medgivande att tillåta inspelning i utbildningssyfte X X Årsvis per enhet Blanketten skrivs under av målsman. då eleven slutat skolan. Blankett finns. Andra undervisningsformer X X Ej Medgivande att tillåta transport av elever i bil/buss X X Timplan (eller motsv.) för varje läsår och skolenhet X Extens X Ej Blanketten skrivs under av målsman. då eleven slutat skolan. Blankett finns. Årskursens timplan vid årets slut skrivs ut i papper av skolan. Schema av kortsiktig betydelse som tas ut under terminens gång X X Ansökan till Lovskola X X Avtal om elevdator X X Blankett finns. i samband med att dator återlämnas av elev. 601 Läromedel, resurser X VÄHS Ej T ex lån av dator, Stöd-PC (gymnasiet) 606 Praktiksamordning, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 600 Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) X VÄHS Ej Studiebesök, resor, övergripande frågor X X T ex rapporter, deltagarförteckningar 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
9 (15) STÖDUNDERVISNING 616 Ansökan om plats, med fyra särskilda utlåtanden samt beslut, särskolan (grund- och gymnasiesär). Utskrivning av elev X VÄHS OSL 23:2 Ej Ansökan med underlag skickas till central samordnare för särskolan som beslutar. Särskilt utarbetad rutin ska följas. Original förvaras t o m 2006-12-31 i skolhälsovårdsjournal. Kopia hos placeringsassistent. Beslut kan överklagas av vårdnadshavare. För gymnasiet: Särskild blankett Ansökan till gymnasiesärskolan år 1 ska användas. Kräver ett särskilt mottagande. 616 Ansökan samt beslut om plats i särskild undervisningsgrupp X VÄHS OSL 23:2 Ej Beslut kan överklagas av vårdnadshavare. Överklagan sker till skolväsendets överklagandenämnd 616 Ansökan och erbjudande om plats för aspergerverksamhet / språkspåret / RHverksamhet X VÄHS OSL 23:2 Ej 616 Ansökan och beslut särskilda insatser enligt LSS - X VÄHS OSL 23:2 Ej fritidsklubb Personakter över ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret X X 5 år under förutsättning att elevregister bevaras Praktikplatser, närvarorapporter redovisning från arbetsgivare X X 3 år UTVÄRDERING OCH ÅTGÄRD Grundskola: Individuell utvecklingsplan (IUP) med skriftligt omdöme X Dexter X 3 år efter att eleven slutat 616 Utredning och beslut om åtgärdsprogram X VÄHS OSL 23:2 Ej Det senast upprättade gallras på enheten 3 år efter att eleven slutat grundskolan. Original kvarstannar på skolan. Kopia av IUP kan medfölja eleven till nästa skola inom Västerås Stad Skolverksamheter. Till skola utanför Västerås stad Skolverksamheter sänds kopior efter att tillstånd från vårdnadshavare inhämtats. Ska endast innehålla information om studieresultat. Beslut av rektor. Gäller från 2011-07-01. Beslutet kan överklagas. Beslutet ska registreras på samma ärende som ÅP:t. Blankett finns. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
10 (15) 616 Åtgärdsprogram (ÅP) X VÄHS OSL 23:2 Ej 616 Beslut om anpassad studiegång X VÄHS OSL 23:2 Ej Särskilt utarbetad rutin skall följas med tillhörande blanketter. Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd. Beslutas av rektor. Blankett finns. Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd. 616 Samrådsmöte enskild elev X VÄHS OSL 23:2 Ej Ersätter elevvårdskonferens. BETYG OCH OMDÖMEN 647 Betyg och omdömen, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej Betygskataloger grundskola, Cetrum för tvåspråkighet (CF2) X Extens Läsårsvis Ej Uttag per klass med koder i klartext alt. med kodförklaring separat. Bevaras digitalt och som underskrivet dokument i papper. Betyg förvaras i 3 år på resp skola. Leverans sker på 4:e året. Bilagor t ex betygskomplettering, betygsrapport (CF2) m m kan förekomma. Resultatinmatning/Måluppfyllelse år 3 (sv, sva och ma) Resultatinmatning/Måluppfyllelse år 6 (samtliga ämnen) Grundskolan: Skriftlig bedömning (ej uppnått mål) X Dexter Ej X Dexter Ej X Med betygskatalogen Ej Avgångselev får en skriftlig bedömning om eleven inte har godkänt slutbetyg i ett eller flera ämnen. Använd INTE blankett i Dexter. Särskild blankett ska användas. Intyg om avgång från grundskola (Grf 7:14-15) X Med betygskatalogen Grundskolan: Enskilda betyg, kopia X X Ej Tas endast ut vid behov. Projektarbete - blankett X X 3 år Anmälan, prövning X X 3 år 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
11 (15) Intyg av betydelse för betygssättning X X Ej Intyg av rutinkaraktär gallras vid ualitet. PROV Sammanställning över resultat från nationella prov i svenska (Gymnasiet samt ämnesprov från år 9 och nationella ämnesprov år 5 och år 3) X Extens X Ej Sammanställning bevaras i samtliga ämnen t o m 2010. Från 2011 endast sammanställning i svenska. Från läsår 2011/2012 genomförs ämnesprov i år 6. Sammanställning över resultat i nationella prov ämnen utom svenska (Gymnasiet samt nationella ämnesprov år 3, 6 och 9) X Extens 5 år Samtliga svar från nationella ämnesprov i svenska och svenska som andra språk X X Ej År 3, 6 och 9. Samtliga svar från övriga nationella ämnesprov X X 5 år Övriga prov X X Prövning / betyg X X Ej Sorteras in med elevens betygskopia / samlat betygsdokument. Skollagen 10:23 BARN- OCH ELEVHÄLSA 615 Elevhälsa, övergripande frågor X 5) VÄHS OSL 23:2 Ej T ex externa psykologutlåtanden. 615 Anmälan till Individ och Familj (socialtjänsten) X VÄHS OSL 23:2 Ej Blankett med rutin finns. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
12 (15) Psykologiska undersökningar / skolpsykologjournaler X Journal III SHV X OSL 23:2 Ej Elevhälsans pedagogiska handlingar X Elevakt OSL 25:1 Ej Journalförs digitalt i åtskild del i Journal III SHV från 2010-01-01. För elever födda före 1992: slutarkiveras i pappersformat. För elever födda 1993-2003: slutarkiveras både digitalt och i pappersformat enl ök med stadsarkivet. För elever födda efter 2004 endast digital arkivering förutom testmaterial som slutarkiveras i egen pappersakt. Samlade dokument t ex utlåtanden från talpedagog, dyslexipedagog och specialpedagoger. Förvaras i elevakt på skolan. 615 Anmälan om diskriminering/kränkande behandling X VÄHS OSL 23:2 Ej Särskilt utarbetad rutin finns och ska följas. Blankett finns. SKOLHÄLSOVÅRD Skolhälsovårdsjournaler X Journal III SHV Pappershandlingar som skannats till skolhälsovårdens digitala journalsystem Journal III t ex logopedremiss X Journal III SHV Medgivanden och vaccinationstillstånd X Journal III SHV Fullmakter X Journal III SHV Akt OSL 25:1 Ej /Ej Se not. /Ej Se not. / Ej Se not. Journalförs digitalt i Journal III SHV. Pappersjournaler förvaras i accessarkivet. Slutarkivering ombesörjs av Barn och Utbildningsförvaltningen. Journaler för elever födda 1996 eller senare slutarkiveras digitalt. Tidigare journaler arkiveras både digitalt och i pappersform enl ök med stadsarkivet. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner (skolhälsovårdens Lokala instruktioner för dokumentation skolsköterskor/skolläkare ). Pappershandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Den digitala bilden bevaras. Vaccinationserbjudanden där vårdnadshavare tackat nej skannas till skolhälsovårdens digitala system Journal III. Pappershandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Den digitala bilden bevaras. Övriga medgivanden och tillstånd gallras när elev slutat på aktuell skola. Skannas till skolhälsovårdens digitala journalsystem. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner (skolhälsovårdens Lokala instruktioner för dokumentation skolsköterskor/skolläkare ). Pappershandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Den digitala bilden bevaras. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
13 (15) Barnavårdsjournaler (BVC) X X OSL 25:1 Ej Reversaler Kvitto på överlämnade handlingar till arkivmyndighet (Stadsarkiv eller Landsting). KOST OCH MÅLTID (rubrik) Journaler för barn födda fr o m 1991 till landstingsarkivet senast när eleven slutar grundskolan. X X Ej Skall kvarstanna på förvaltningen. 611 Kost, måltid, cafeteria övergripande frågor X5) VÄHS Ej Planering, inköp etc 611 Godkännande av livsmedelsanläggning X VÄHS Ej Ansökan, godkännande, beslut om riskklassificering samt inspektionsrapport Matsedel, näringstabell X X Ej Prover, friskintyg, egenkontroll X X 1 år Beställningar, följesedlar X X Matråd, minnesanteckningar X X Specialkostsammanfattning X X Ej 750 Prislista kost X VÄHS Ej Distributionslistor X X Ej 602,634, 645,654 FÖRÄLDRA- OCH ANHÖRIGKONTAKTER Hem och skola / Brukarråd / Föräldrainflytande / Lokala styrelser - övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 606 STUDIE- OCH YRKESORIENTERING, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 606 Utredning och rapporter X VÄHS Ej 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
14 (15) Arbetsplatskontakter X X 3 år Praktikbesked X X 3 år PRAO-listor X X 3 år Omdömen, PRAO X X 3 år 613 BIBLIOTEK, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej 603 ELEVFÖRENINGAR (t ex elevråd, elevkår), övergripande frågor X 5) VÄHS Ej Protokoll X X Ej T ex ansökan om tillstånd enl 17 URL att få framställa exemplar, nerladdning och kopiering av talböcker mm till personer med funktionshinder. Korrespondens, protokoll m fl originalhandlingar från elevrådet bevaras. 618 MODERSMÅLSSTÖD / MODERSMÅLSUNDERVISNING, övergripande frågor X 5) VÄHS Ej Centrum för tvåspråkighet Elevlistor X Extens 3 år Närvarorapport X Dexter / Extens X 1 år Ett år efter läsårets slut. Underlag för prövningsresultat X X 3 år Efter provtillfället Betygsrapport grundskola X X Med Skriftlig bedömning (ej uppnått mål), modersmål X betygskatalogen Ej Orginalhandling sänds till respektive skola och gallras ej. Förvaras tillsammans med betygskataloger. Avgångselev får ett skriftligt omdöme om eleven inte har godkänt slutbetyg i ett eller flera ämnen. Använd INTE blankett i Dexter. Särskild blankett ska användas. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för
15 (15) Skriftligt omdöme, modersmål X X 5 år En del av den individuella utvecklingsplanen (medföljer eleven). 616 Grundskola: Skriftligt omdöme från Centrum för tvåspråkighet (Kunskapsprofil) Ansökan samt beslut om plats i särskild undervisningsgrupp/introduktionsgrupp X X Gäller elever i introduktionsgrupp (modersmål) som finns ute på grundskolor. Två omdömen per termin. X VÄHS OSL 23:2 Ej Beslut kan överklagas av vårdnadshavare. Skoltransport, uppgift om X X 1 år Busskort, beställning X X 3 år Original hos Centrum för tvåspråkighet, faxas till skolskjutshandläggare Original hos Centrum för tvåspråkighet, faxas till skolskjutshandläggare Beställningar (rubrik) Modersmålsundervisning, beställning X X 3 år Introduktionsgrupp, beställning X X 3 år Studiehandledning, beställning X X 3 år Inskolningsassistent (inskolningslärare t o m 2000), beställning X X 3 år 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för