RESEPOLICY Anita Petersson DNR 89/2003-19 Reviderad 2008-12-02 Ersättning vid tjänsteresa för arbetstagare vid Växjö universitet Tillämpas då arbetstagare med förordnande beordras att tjänstgöra på annan ort i Sverige än tjänstestället och/eller bostaden samt i samband med utlandsresor. Reglerade enligt ALFA (Allmänt löne- och förmånsavtal, Arbetsgivarverkets cirkulär 2001:A 8) med koppling till de avdragsgilla (skattefria) beloppen i 12 kap IL (inkomstskattelagen) samt Lokalt avtal om lönetillägg i samband med traktamente och tjänsteresa med egen bil inom riket. Reseförmåner i samband med utlandsresor regleras i Avtal om ersättning mm vid tjänsteresa och förrättning utomlands med koppling till avdragsgilla/skattefria belopp enligt Riksskatteverkets allmänna råd om normalbelopp för aktuellt kalenderår. Se lathund för resor inrikes och utrikes. Vissa definitioner Arbetsgivare Endagsförrättning Flerdygnsförrättning Förrättning Förrättningsställe Växjö universitet Förrättning som ej medför övernattning. Ger endagstraktamente. Förrättning som medför övernattning utom bostaden. Ger flerdygnstraktamente för dels hel dag eller del av dag beroende på tiden för avresa resp. hemkomst. Tjänstgöring som en arbetstagare - utan att få annan anställning - fullgör på annat ställe än tjänstestället Arbetsplats där förrättningen fullgörs IL Inkomstskattelagen (1999:1229) Kl Kommunalskattelagen (1928:370) Lönetillägg Skattepliktig ersättning
Tjänsteresa Resa som föranleds av förrättning i Sverige Med tjänsteresa avses inte bara resa mellan tjänstestället eller bostaden och förrättningsstället eller den tillfälliga bostaden utan även en resa som tjänstemannen måste göra för att få nattlogi eller för att äta. En resa mellan bostaden och tjänstestället kan aldrig vara en tjänsteresa. Tjänsteställe Med tjänsteställe avses detsamma som i anvisningarna till 33 punkt 3 i KL (den plats där arbetstagaren utför större delen av sitt arbete) Traktamente Traktamente ( endagstraktamente, flerdygnstraktamente för hel eller halv dag) för ökade levnadskostnader (logi, måltider och småutgifter) som arbetsgivaren betalar till anställd som företar tjänsteresa förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten Ett förrättningsställe måste ligga mer än 50 kilometer från såväl tjänstestället som bostaden för att traktamente skall kunna utgå eftersom ett område av 50 kilometer från bostaden likställs med den vanliga verksamhetsorten. Vanliga verksamhetsorten Avses detsamma som i 12 kap IL. Definitioner enligt Utlandsreseförordningen Dag Tiden på dygnet mellan klockan 06.00 och 24.00 Natt Tiden på dygnet mellan klockan 0.00 och 06.00 Utrikes förrättning Tjänstgöring eller uppdrag som fullgörs utom Sverige På någon annan ort än den vanliga verksamhetsorten eller stationeringsorten utomlands Stationeringsort utomlands Den ort utomlands där en tjänsteman skall vara placerad enligt ett anställningsbeslut eller ett beslut om förflyttning Utrikes tjänsteresa En resa som är direkt föranledd av en utrikesförrättning eller en resa som den som är stationerad utomlands företar till eller från Sverige för statens räkning.
Definitioner på arbetstagare och uppdragstagare enl SOU 1975:1 Arbetstagare/anställning Förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare är av mera varaktig karaktär Uppdragstagare/uppdrag Förhållandet mellan arbetsgivare och uppdragstagare är av mera tillfällig karaktär LAS, LOA och andra bestämmelser om anställningsskydd gäller för arbetstagare men inte för uppdragstagare. Hur gränsen skall dras mellan arbetstagare och uppdragstagare (anställning och uppdrag) beskrivs i SOU 1975:1 med en mängd definitioner. ERSÄTTNING TILL ARBETSTAGARE FÖR TJÄNSTERESOR (ANSTÄLLDA VID VÄXJÖ UNIVERSITET) Grundläggande bestämmelser Vid tjänsteresa och förrättning har en arbetstagare rätt till resekostnadsersättning, traktamente och lönetillägg enligt bilaga (Lathund för resor inrikes och utrikes) Växjö universitets elektroniska reseräkningsblankett finns integrerad i Primula. Inloggning till Primula-webben görs på adressen https://primula.vxu.se, Använd ditt användarid och lösenord så hittar du instruktioner för att skapa din reseräkning direkt i Primula. Elektronisk reseräkning med aktuella belopp och instruktioner för ifyllandet av blanketten återfinns även på Växjö universitets webbplats under internt och blanketter och mallar. Blanketten kräver att Ni fyller i datum för avresa och hemresa, anger bortavaro mer än 7 timmar, heldag eller halvdag samt anger erhållna måltider på för resan aktuella rader för att rätt ersättning skall utgå. Förrättningsort och syfte samt uppgifter om färdsätt skall ifyllas liksom kvitton som styrker utlägg skall bifogas. Resekostnadsersättning, traktamente och lönetillägg beräknas med hänsyn till det faktiska färdsättet och den faktiska bortovaron från tjänstestället eller bostaden eller annan plats där en tjänsteresa börjar eller slutar. I det fall bostaden eller annan plats där tjänsteresan påbörjades eller avslutades ligger närmare förrättningsstället än vad tjänstestället ligger beräknas resekostnadsersättning, traktamente och lönetillägg från bostaden eller annan plats där tjänsteresan påbörjades eller avslutades. Förmånerna får inte beräknas för längre färdväg eller bortovaro än som föranleds av förrättningen.
Tjänsteresor och förrättning ska planeras i samråd mellan arbetsledare och berörd arbetstagare. Resor bör om möjligt planeras så att största kostnadseffektivitet uppnås. För resor med tåg bör i första hand andra klass användas. Första klass får användas efter medgivande av prefekt eller arbetsledare. För resor med flyg bör där specialpriser kan användas, med hänsyn till förbokning, utresa/hemresa och övriga restriktioner, ska så ske. Vid utlandsresor med flyg skall turistklass/ekonomiklass användas i de fall detta ger lägre pris. Även hotell bör bokas så att största möjliga rabatt erhålles i syfte att hålla rumskostnaden nere per natt. Tjänsteresor och förrättningar ska planläggas så att tid mellan kl 24.00 och 06.00 inte annat än undantagsvis behöver tas i anspråk för själva resan, om inte sovplats på tåg kan disponeras under hela tiden. Om bortovaro i samband med förrättning förlängs på grund av omständigheter som arbetstagaren inte kan råda över, anses denna längre bortovaro vara föranledd av förrättningen. Resebyråtjänster Växjö universitet och Högskolan i Kalmar har nu tecknat ett nytt ramavtal för resor för 2 år med möjlighet till förlängning. Den nya leverantören för resor är Resia i Linköping. Resia i Linköping kan nås under Telefonnummer: 013 356505 E-postadress: vxu@resia.se Det finns också möjlighet att införskaffa SJ Avtalskort. Kortet gör det enklare att resa med tåg. Kontakta ekonomen på resp. Institution/enhet. Yrtterligare information finns under adressen: http://www.vxu.se/org/forvaltning/lokalservice/upphandling.xml. Resekostnadsersättning Vid tjänsteresa - och vid lokal resa i tjänsten - betalar arbetsgivaren resekostnadsersättning motsvarande gjorda utlägg för resa med färdmedel som bestämts när resan beordrades eller har godkänts i efterhand. Vid tjänsteresa med egen bil, där egen bil är godkänd som billigaste och/eller lämpligaste färdsättet utgår ersättning enligt bilaga (Lathund för resor inrikes och utrikes) Om egen bil inte är godkänd som billigaste och/eller lämpligaste färdmedel och den anställde ändå väljer att åka egen bil utgår ersättning enligt bilaga endast med den obeskattade delen.
Traktamente och lönetillägg Villkor för att traktamente utgår är att förrättningsstället ligger mer än 50 kilometer från såväl tjänstestället som bostaden, eftersom ett område av 50 kilometer från bostaden likställs med den vanliga verksamhetsorten. Vid endagsförrättning utgår endast lönetillägg. Vid flerdygnsförrättning, som förutsätter övernattning för att kallas flerdygnsförrättning, utgår traktamente och lönetillägg enligt bilaga (Lathund för resor utrikes och inrikes). Vid flerdygnsförrättning utgår traktamente och lönetillägg för hel - och/eller halvdag. Nattraktamente utgår om arbetstagaren själv svarar för logikostnaden (utan att kvitto härför uppvisas). Från traktamente görs avdrag för erhållna måltider liksom arbetstagaren beskattas för det skattemässiga värdet av de erhållna måltiderna (kostförmån). Såväl erhållna måltider som kostförmån skall alltid redovisas oavsett om det är universitetet som betalat eller annan. Kostnader vid t ex internat När universitetet står för alla kostnader (vid t ex internat) utbetalas endast skattefritt traktamente med avdrag för måltider. Resor inom fusionsarbetet För resor mellan Växjö och Kalmar föranledda av fusionsarbete gäller under tiden 081016-091231 följande för anställda med reglerad arbetstid (inbegripet lärare): Resor ska företas på ett såväl kostnadseffektivt sätt som med beaktande av miljöpåverkan. Detta innebär att samåkning sker då möjlighet finnes och att tågresa förordnas om detta är rimligt med tanke på tid mm. Ersättning för resa med bil enligt gällande reseavtal på respektive lärosäte. Resorna mellan lärosätena, för arbete sammanhängande med fusionen, företas på arbetstid och ska i normalfallet vara förlagda dagtid (07.00 18.00). Restid utanför den normala arbetsdagen betraktas som arbetstid och ersätts med timme mot timme. Kompensation i form av ledighet medges efter godkännande av ansvarig chef. För lunchuppehåll finns möjlighet för de anställda att använda lunchrum mm vid det lärosäte där man befinner sig. Tillgång till restaurang finns vid båda lärosätena. Inga endagstraktamenten utgår.
UTRIKES TJÄNSTERESOR Allmänna bestämmelser om ersättning vid utlandsresor Arbetsgivaren får enligt bestämmelse i Avtal om ersättning mm vid tjänsteresa och förrättning föreskriva eller för särskilda fall besluta att ersättning inte skall betalas eller betalas med lägre belopp än som följer av förordningen och normalbeloppen enligt Riksskatteverkets allmänna råd, om det finns särskilda skäl för detta. Sådan föreskrift eller beslut skall fattas av berörd arbetsledare/handledare i samband med planeringen av resan. Beslutet skall meddelas resenären och i förekommande fall biläggas reseräkningen. Växjö universitets elektroniska reseräkningsblankett finns integrerad i Primula. Inloggning till Primula-webben görs på adressen https://primula.vxu.se, Använd ditt användarid och lösenord så hittar du instruktioner för att skapa din reseräkning direkt i Primula. Elektronisk reseräkning med aktuella belopp och instruktioner för ifyllande av blanketten återfinns även på universitetets webbplats under internt och blanketter och mallar tillsammans med bilaga - utlandsresa. Här finns också en bilaga med de aktuella traktamentsbelopp som gäller enligt Riksskatteverkets allmänna råd om normalbelopp för aktuellt kalenderår. På den elektroniska reseräkningen skall anges antal dagar och under rullgardinen för "Land vid utrikes resa" väljs det land man varit i. Ange erhållna måltider så räknas automatiskt ut de rätta beloppen för traktamente, måltidsavdrag samt kostförmån. Har resenären under resan varit i flera olika länder användes bilaga - utlandsresa. På bilagan anges datum, klockslag (med punkt mellan timmar och minuter), hel eller halv dag, erhållna måltider som om nattraktamente skall utgå. När alla uppgifter har fyllts i flyttas beloppen automatiskt över till reseräkningen Ersättning för resekostnader och traktamente beräknas med hänsyn till det faktiska färdsättet och den faktiska bortovaron från tjänstestället eller bostaden eller någon annan plats där en tjänsteresa påbörjats eller avslutats. Förmånerna får inte beräknas för längre färdväg eller bortovaro än som föranleds av förrättningen, om det inte finns särskilda skäl för något annat. Ersättning för resekostnader Ersättning för resekostnader betalas för utlägg för resa på det sätt som har bestämts när resan beordrades eller har godkänts i efterhand. Ersättning för resa med första klass flyg bör medges bara om arbetsgivaren efter prövning i varje särskilt fall anser att det finns synnerliga skäl för något annat. Vid resor i tjänsten med egen bil betalas ersättning för högst det belopp (skattefria) som anges i bilaga (Lathund för resor inrikes och utrikes. Ersättning betalas för transport och tillfällig förvaring av resgods samt andra nödvändiga utgifter som för resgodsförsäkring, visering och kursförlust.
Traktamenten Vid en utrikes förrättning och tjänsteresa som är förenad med övernattning utomlands utanför den vanliga verksamhetsorten, eller stationeringsorten utomlands, betalas traktamente för dag enligt bestämmelserna i 12 kap 6-12 och 14-17 inkomstskattelagen (1999:1229) Traktamente betalas med det normalbelopp som Riksskatteverket rekommenderar för kalenderåret för det land eller område där resenären vistas. Vistas resenären under samma dag i flera länder, betalas traktamente med beloppet för det land där resenären vistas den längsta tiden. Om resenären vistas största delen av tjänsteresetiden i Sverige, betalas traktamente för den dagen enligt bestämmelser i kollektivavtal som gäller för statstjänstemän i allmänhet. När det gäller att avgöra i vilket land som en resenär har uppehållit sig den längsta tiden av en och samma dag, skall tiden för färd med båt eller flygplan från hamnen eller flygplatsen i ett land till hamnen eller flygplatsen i ett annat land inte räknas in i vistelsen i något av länderna. Detsamma gäller i fråga om tid för mellanlandning för tankning eller liknande eller för byte till eller från inrikes flyg. Vid en resa mellan orter som inte har samma tid beräknas vistelsetiden med utgångspunkt i den lokala tiden för respektive ort. Helt traktamente betalas för avresedagen om resan har påbörjats före klockan 12.00 och för hemresedagen om resan avslutats efter klockan 19.00. Om resan har påbörjats senare eller avslutats tidigare, betalas halvt traktamente. Om måltider ingår i biljettpriset för resan eller i rumspriset vid hotellvistelse eller om resenären annars på grund av tjänsten har tillhandahållits någon måltid, skall traktamentet för den dagen minskas med 15 % för frukost, 35 % för lunch eller middag samt 85% för frukost, lunch och middag. Arbetsgivaren får enligt bestämmelse i Avtal om ersättning mm vid tjänsteresa och förrättning föreskriva eller för särskilda fall besluta att ersättning inte skall betalas eller betalas med lägre belopp än som följer av förordningen och normalbeloppen enligt Riksskatteverkets allmänna råd, om det finns särskilda skäl för detta. För den som är stationerad utomlands skall traktamentet minskas med 20% vid tjänsteresa eller förrättning inom det egna stationeringslandet. Ersättning för logikostnader
Ersättning för logikostnader betalas för utgifter för hotellrum, i den utsträckning arbetsgivaren finner skäligt. Serviceavgifter som inte har räknats in i hotellräkningen ersätts med skäligt belopp. Om arbetstagaren delar hotellrum med någon person som inte har rätt till ersättning för logikostnader, skall kostnaden för arbetstagaren anses utgöra 75 % av priset för ett dubbelrum. Om en resenär, istället för att bo på hotell, hyr en annan bostad, får han ersättning för styrkta kostnader, dock högst med det belopp motsvarande normal hotellkostnad på orten för en person. Den som inte styrker några logikostnader, får ersättning för hel natt med hälften av det traktamente för dag som gäller för den plats övernattning skett. Sådan ersättning betalas inte när resenären tillbringat natten på tåg, fartyg eller flygplan och inte heller då fritt logi tillhandahållits av värdlandet, av en myndighet eller av ett trafikföretag eller motsvarande. Utgifter i utländsk valuta räknas om efter den växelkurs till vilken den har köpts. För den som har betalat utgifter med kredit- eller betalkort gäller den kurs som kontoföretaget har tillämpat. RESERÄKNING MM Reseräkning skall senast lämnas före utgången av närmast följande månad. Rätten till förmåner är förfallen om reseräkning inte getts in inom ett år. Om särskilda skäl föreligger får arbetsgivaren medge undantag från ovan. Reseräkningen skall innehålla de uppgifter som behövs för att bestämma vilka förmåner som skall betalas. Samtliga kostnader skall tydligt specificeras och verifieras. Har resa och hotell debiterats direkt på myndigheten skall detta framgå av reseräkningen. Samtliga måltider som erhållits under förrättningen, hotellfrukost, konferensmåltider mm skall redovisas. Biljettstam eller använd färdbiljett skall bifogas liksom kvitto på hotellkostnader. Kvitto på utgifter för taxi och annat färdmedel, där så är möjligt skall bifogas. Utgifter för taxiresor skall specificeras och motiveras. Växelkursen skall styrkas genom banknota eller på annat sätt. Reseräkningen ska vara undertecknad av arbetstagaren, attesterad av den som beordrat förrättningen samt underskriven av betalningsansvarig. Anställda vid Växjö universitet har möjlighet att få American Express som
betalkort för att kunna göra kontantuttag, betala hotell, resor och andra kostnader i samband med resor i Sverige och utomlands. Arbetsgivaren betalar årsavgiften för kortet. Kortet är ett privatkort som arbetstagaren själv är betalningsansvarig för. Lämnas reseräkning i omedelbar anslutning till resan kommer ersättning att erhållas i tid före det att fakturan från American Express skall betalas. RESEFÖRSKOTT För att undvika att reseförskott lämnas är det önskvärt att universitetets arbetstagare ansöker hos sin personalsekreterare om American Express. Endast undantagsvis bör reseförskott utbetalas och för att minimera detta är det angeläget att betalkort användes för att betala kostnader som uppkommer under tjänsteresan. Om reseförskott har lämnats skall det alltid redovisas med reseräkning. Om ett förskott har betalats ut för viss månad och reseräkning inte har lämnats inom tre månader efter den månaden, skall hela reseförskottet betalas tillbaka inom en månad efter anmodan. FÖRSÄKRINGAR Universitetet har avtal med Kammarkollegiet om tjänstereseförsäkring (Statens tjänstereseförsäkring). Beställning av s k servicekort (Business travel insurance certificate) som används vid utrikes resa ska göras från personalsektionen senast 5 arbetsdagar före avresa. Försäkringsskyddet gäller vid alla inrikes och utrikes tjänsteresor och förrättningar för myndighetens räkning. Vid en utrikes tjänsteresa gäller det även under avbrott p g a semester eller tjänstledighet på annan ort än den vanliga verksamhetsorten. Uppehållet får dock inte i tid vara längre än tiden i övrigt för tjänsteresan inklusive förrättningen. ARBETSKONFLIKT Vid arbetskonflikt gäller överenskommelserna i ALFA 3 kap 5. Växjö universitet Lars-Olof Nilsson Bilaga 1 Lathund för resor inrikes och utrikes Bilaga 2 Ersättning till föreläsare Bilaga 3 Ersättning till utländska föreläsare Bilaga 4 Förmånsbeskattning för årskort samt anv. av privata årskort
Typ av förrättning Lathund för resor inrikes och utrikes löneart SLÖR traktamente skattefritt schablonbelopp Lönetillägg endast vid tjänsteresa Bilaga 1 till reseavtal Övrigt Endagstraktamente inom riket 4028 100 kr Beskattas som lön Vid bortavaro mer än 7 timmar Endagstraktamente utom riket 4028 Traktamente i respektive land Beskattas som lön Flerdygnstrakatmente inom riket avresa före kl 12.00 första dagen eller hemkomst efter kl 19.00 sista dagen Därefter dagtraktamente för varje hel dag Flerdygnstrakatmente inom riket avresa efter kl 12.00 första dagen eller hemkomst före kl 19.00 sista dagen 4024 4025 4024 4025 4024 4025 210 kr 100 kr Beskattas ej Beskattas som lön 210 kr 100 kr Beskattas ej Beskattas som lön 105 kr 50 kr Beskattas ej Beskattas som lön Flerdygnstraktamente utom riket 4034 Traktamente i respektive land Beskattas ej Nattraktamente inom riket 4024 105 kr Beskattas ej Nattraktamente utom riket 4034 50% av traktamentet i resp land Beskattas ej Resor med egen bil inom riket 4043 4040 1:85 kr/km 1:30 kr/km Beskattas ej Beskattas som lön Resor med egen bil utom riket 4043 1:85 kr/km Beskattas ej Avdrag för olika måltider Frukost Lunch Middag Anmärkning Flerdygnstraktamente (hel dag) 42,00 kr 74,00 kr 74,00 kr Avdrages endast på det skattefria schablonbeloppet Flerdygnstraktamente (del av dag) 21,00 kr 37,00 kr 37,00 kr Avdrages endast på det skattefria schablonbeloppet Utlandstraktamente 15% 35% 35% Avdrages på utlandstraktamentet Kostförmån (Löneart 7102) 37,00 kr 74,00 kr 74,00 kr Beskattas, ATP-grundande inkomst Vid representation måste namn på samtliga finnas med.
Bilaga 2 till reseavtal ERSÄTTNING TILL FÖRELÄSARE OCH ÖVRIGA ARVODERADE Personer som ger föreläsningar vid Växjö universitet, liksom de personer som tillfälligt utför någon annan form av arbete vid Växjö universitet och inte är förordnade, räknas som arbetstagare. De har då ej rätt till resor mellan bostaden och undervisningsstället här. Detta är inte tjänsteresor, utan resor till och från arbetet. För resor mellan bostaden och arbetet har de rätt att göra avdrag i deklarationen. De omfattas heller inte av våra kollektivavtal och har inte rätt till traktamente eller lönetillägg. Ersättning till dem för resor och traktamente räknas som skattepliktig ersättning. Om institutionen ändå vill kompensera personen för resekostnaden skall detta ske i form av ett skattepliktigt belopp tillsammans med arvodet. Ersättning ska då beräknas efter billigaste lämpliga färdmedel. Vid övernattning enstaka nätter där universitetet betalar hotellrummet ska personen förmånsbeskattas för kostnaden. Samma gäller i de fall där resan debiterats universitetet. Uppgifter (kopior av debiteringsunderlaget) om detta måste lämnas till personalsektionen Det är viktigt att ha klargjort förutsättningarna innan personen har företagit resan. Leder föreläsaren en föreläsningsserie eller en kurs är resorna hit skattepliktiga, Och det är inte fråga om specialistkompetens enligt nedan. Specialistkompetens Uppdragstagare, som har specialistkompetens och har engagerats för uppdrag som är så speciellt, att motsvarande kompetens inte finns vid universitetet och som anlitas för enstaka föreläsningar 1-2 föreläsningar per år kan få sina resor betalda. Om ersättning för resan utgår, skall tillsammans med reseräkningen eller faktura för debiterad resa, bifogas handling som styrker att det är fråga om ett enstaka specialistuppdrag. Ersättning till studenter Ersättning till studenter, som inte har någon anställning vid universitetet, skall för obligatorisk studieresa eller resa som ingår som ett led i utbildningen normalt inte ersättas för sina resor. Det är alltid billigaste färdsättet som gäller och vid resor med egen bil utgår inte lönetillägget. I de fall studenter utför ett uppdrag kan institutionen välja att ytterligare kompensera dem med det skattefria traktamentet. Doktorander med utbildningsbidrag räknas inte som anställda.
Studenter med doktorandanställning och studenter med assistentanställning omfattas av kollektivavtalen vid Växjö universitet. För dessa utgår i normalfallet ersättning som vid tjänsteresa. För forskarstudenter, med doktorandanställning eller assistentanställning i kombination med utbildningsbidrag, får prefekt/handledare föreskriva eller för särskilda fall besluta att ersättning inte skall betalas eller betalas med lägre belopp än vad som regleras i Utlandsreseförordningen med koppling till normalbeloppen i enligt Riksskatteverkets råd. Beslutet skall meddelas forskarstudenten och i förekommande fall biläggas reseräkningen. Ersättning för resor i samband med anställningsintervjuer. Personer som är inbjudna hit med anledning av anställningsintervju ersättes för resan hit, även om personen är bosatt utomlands. Det är alltid billigaste färdsätt som gäller och om bil är lämpligaste färdsättet utgår endast den skattefria ersättningen. Traktamente och lönetillägg betalas inte, däremot kan det vara lämpligt att i samband med intervjun bjuda på en måltid.
Bilaga 3 till reseavtal ERSÄTTNING TILL UTLÄNDSKA FÖRELÄSARE SOM ÄR BOSATTA UTOMLANDS Utländska gästföreläsare, som anlitas för enstaka föreläsningar och som vistas i Sverige högst ett halvår, kan anses som uppdragstagare och inte arbetstagare. Universitetet har skyldighet att betala sociala avgifter. För varje enskilt ärende är det skattemyndigheten som fattar beslut om att SINK-skatt skall utgå för arvode. Skattemyndigheten tilldelar även den utländske föreläsaren ett samordningsnummer (motsv. personnummer). Utan detta kan inte personen registreras i universitetets lönesystem. För att skattemyndigheten skall kunna fatta beslut om skatt och samordningsnummer skall kopia av pass bifogas arvodesräkningen eller reseräkningen samt tillställas personalsektionen. Övriga uppgifter som behövs är: Namn Adress i bosättningslandet Tydliga uppgifter om bank och bankkonto (i annat fall sker utbetalningen med check, vilket kan försvåra utbetalningen) samt adress under vistelsen i Sverige om utbetalningen skall göras här Födelsetid Uppdragets art och under vilken tid det kommer att utföras Arvodesbeloppet och ev. ersättning för resor För ovanstående gäller att ersättning för resa och logi ej är skattepliktiga. Traktamente beskattas som lön liksom ersättning för kost, varför det är lämpligt att i så fall ersätta personen för detta i form av ett arvode. Vistelse i Sverige under mer än 6 månader. När det gäller utländska gästlärare som kommer hit för att arbeta för längre tid än ett halvår gäller andra regler. Kontakta personalsektionen för ytterligare information.
Bilaga 4 till reseavtalet FÖRMÅNSBESKATTNING FÖR ÅRSKORT BETALADE AV ARBETSGIVAREN FÖR RESOR MED TÅG OCH FLYG För årskort på tåg och flyg gäller följande: Om ett årskort inköps till arbetstagare, avsett för att endast användas vid tjänsteresor företagna för universitetets räkning, bör avtal upprättas där arbetstagaren förbinder sig att endast använda kortet vid tjänsteresor. Är avsikten att kortet skall användas för resor mellan bostaden och arbetet samt för tjänsteresor, skall alltid arbetstagaren förmånsbeskattas. Förmånsbeskattning kan ske med 1 tolftedel av inköpspriset varje månad eller som helt belopp. Kopia av debiteringsunderlaget skall tillställas personalsektionen. skall alltid informeras om inköpta årskort, för att bringa klarhet om förmånsbeskattning skall ske. Det är skattemyndigheten som avgör om årskortet skall räknas som skattepliktig förmån. En avgörande betydelse är om arbetstagaren är bosatt (folkbokförd) i Växjö eller ej. Om det kan antas att årskortet utnyttjas för resor mellan bostad på annan ort än Växjö och arbetsplats, betraktas det av skattemyndigheten som årskort för resor mellan bostad och arbetsplats, vilket skall förmånsbeskattas. Det är viktigt att förutsättningarna är klargjorda innan årskortet inköps för att eliminera obehagliga överraskningar vad gäller beskattning. ANVÄNDANDE AV PRIVATA ÅRSKORT I TJÄNSTEN ELLER MELLAN BOSTAD OCH ARBETSPLATS Eftersom det är den faktiska kostnaden för gjorda utlägg för resan som arbetsgivaren betalar vid en tjänsteresa, är det inte tillåtet att ersätta resenären för en fingerad resa med tåg, flyg eller bil där resenären istället har använt ett privat årskort, och faktiskt inte haft några kostnader för den specifika resan. När det gäller ersättning till föreläsare för resor mellan bostad och arbetsplats är denna typen av resor att betrakta som privata kostnader och personen har möjlighet att göra avdrag för kostnaden i sin deklaration.