Hantverksdata Bilanco Körschema för årsuppdatering 2015-2016 Läs igenom dokumentet innan du börjar med årsavstämningen! Innan du byter år bör du ha tidregistrerat allt till och med 31/12-2015 Kontrollera att du har uppdaterat Bilanco till version 2.80 Innehåll Importera Almanacka... - 2 - IMPORTERA SKATTER... - 3 - Importera Engångsskattesatser... - 3 - Importera Skattetabell... - 4 - SKAPA NYTT ÅR... - 5 - AVSTÄMNINGSLISTA... - 6 - KONTROLLUPPGIFTER - TEST... - 7 - SKICKA KONTROLLUPPGIFTER TILL SKATTEVERKET... - 11 - AMF (FORA) LISTA... - 14 - SAF - ÅRSSTATISTIK... - 17 - IMPORTERA CSR... - 18 - TIDBANKSTIMMAR 2016... - 19 - ARBETSGIVARAVGIFTER 2016... - 19 - BILFÖRMÅNSVÄRDE 2016... - 20 - Tips... - 21 - KONTROLLPUNKTER... - 22 - www.hantverksdata.se - 1 -
Gör så här: 1) Läs in uppdateringen som finns på www.hantverksdata.se 2) Läs in nya almanackan för 2016 3) Läs in engångsskatterna för 2016 4) Läs in skattetabellerna för 2016 Importera Almanacka DETTA MÅSTE GÖRAS INNAN DU BYTER ÅR Gå in under Arkiv Importera till lönemodulen Leta rätt på sökvägen. Filen ligger under Hantverksdata Bilanco/Import. Markera filnamnet: almanacka2016. www.hantverksdata.se - 2 -
Importera skatter Gå in under Arkiv Importera till lönemodulen Importera Engångsskattesatser Kontrollera att det är markerat med 2016. Leta rätt på sökvägen. Filen ligger under Hantverksdata Bilanco/Import. Markera filnamnet: Engangsskatt2016. Klicka på OK. www.hantverksdata.se - 3 -
Importera Skattetabell Kontrollera att det är markerat med 2016. Leta rätt på sökvägen. Filen ligger under Hantverksdata Bilanco/Import. Markera filnamnet: Skattetabell2016. Kicka på OK. www.hantverksdata.se - 4 -
Skapa nytt år Om du vill kan du vänta med att skapa nytt år men innan första lönen i januari MÅSTE du ha gjort nytt år. Välj Lön Skapa nytt år. Då visas följande bild: Klicka på Skapa. Om denna bild visas måste du först avsluta pågående lön innan årsbyte kan göras. Nu uppdateras saldot för komp, arbetstidsförkortning och tidbank. Anställda som slutat under året kommer inte att visas i personalregistret. Anställningsnumret går inte att återanvända. När första lönen sedan ska köras kommer denna bild att visas. Personer som ska tilldelas nya tidbankstimmar kommer att få dessa vid årsbytet. Föregående års saldo kommer inte att nollställas och de personer som arbetat mer än 6 månader kommer att få 27 nya timmar. www.hantverksdata.se - 5 -
Avstämningslista Tips: Avstämningslistan kan du skriva ut även efter det att du har bytt år. För att kontrollera vilka uppgifter som kommer att redovisas på kontrolluppgifterna kan du skriva ut en avstämningslista. I utskriftcentralen under menyn Lön - årsrapporter finns Avstämning kontrolluppgift. Listan är en sammanställning över vilka uppgifter som kommer att användas till kontrolluppgifterna. Kontrollera att rätt år står i rutan www.hantverksdata.se - 6 -
Kontrolluppgifter - test Tips: Detta kan du göra även efter det att du har bytt år. Kontrolluppgifter ska för varje kalenderår lämnas av arbetsgivare, kreditinstitut, pensionsutbetalare m.fl. Senast den 31 januari ska kontrolluppgifterna ha kommit in till Skatteverket. Att skicka testfil till Skatteverket. Det finns möjlighet att skapa en testfil innan den riktiga filen skickas till skatteverket. Testfilen skickas till skatteverket och där kontrolleras filen så att kontrolluppgifterna stämmer överens med skatteverkets definitioner på vad kontrolluppgifterna ska innehålla. Gå till utskrifter välj Lön årsrapporter. Kontrollera att rätt år står i rutan Klicka i Skapa fil till skatteverket. Klicka i att du vill skapa en testfil. Kontrollera att det finns en kontaktperson.* Glöm inte att ange sökvägen där filen ska skapas. Om det saknas kontaktperson måste man ange en sådan i personalregistret alternativt fyll i annan persons uppgifter i företagsinställningar tid /lön. Observera att det måste finnas en e-postadress till personen. Klicka på Skriv ut. www.hantverksdata.se - 7 -
En xml-fil har skapats och placerats på den plats du har valt. För att skicka testfilen går du in på www.skatteverket.se Klicka på fliken Företag Klicka på rubriken Arbetsgivare Klicka på Kontrolluppgifter och klicka på Lämna kontrolluppgifter. www.hantverksdata.se - 8 -
Bläddra en bit ned och klicka på Lämna kontrolluppgifter fr.o.m. inkomstår 2015. Bläddra en bit ner på sidan och klicka på Testprogram. Bläddra ner ytterligare och klicka på Till testtjänsten. www.hantverksdata.se - 9 -
Klicka på knappen Välj fil och leta rätt på platsen där du sparade ner filen. Klicka på Testa fil. Nu får du en bekräftelse på om filen är OK eller inte. www.hantverksdata.se - 10 -
Skicka kontrolluppgifter till Skatteverket Tips: Detta kan du göra även efter det att du har bytt år. Gå till utskriftcentralen. Välj Lön - årsrapporter Kontrolluppgifter Här kan du välja vilken person som ska anges som kontaktperson. Endast de personer som är markerade i personalregistret som kontaktperson till skatteverket kan väljas - alternativt fyll i annan persons uppgifter i företagsinställningar tid /lön. Kontrollera att det står år 2015. Kontrollera att det finns en markering i rutan för Skapa fil till skatteverket. Ange platsen där filen ska sparas ner. Klicka på skriv ut. www.hantverksdata.se - 11 -
Nu skapas xml-filen till skatteverket och du får möljighet att skriva ut kontrolluppgifterna på papper. Du har även möjlighet att maila kontrolluppgifterna till anställda under förutsättning att det finns en mailadress till personen upplagt i personalregistret. På den plats där du valde att filen skulle sparas ner finns den fil, som ska skickas till Skatteverket. För att skicka filen går du in på www.skatteverket.se Klicka på fliken Företag och välj Arbetsgivare Klicka på Kontrolluppgifter och Lämna kontrolluppgifter Klicka på Inloggning www.hantverksdata.se - 12 -
För att kunna föra över kontrolluppgifterna via Internet måste du / ni ha E-legitimation. www.hantverksdata.se - 13 -
AMF (Fora) lista Tips: Detta kan du göra även efter det att du har bytt år MEN observera att det måste stå år 2015 års uppgifter i basbeloppsrutorna. Filen måste vara inskickad till FORA senast den 31 januari. Ändring av basbeloppen får INTE ändras till 2016 års belopp förän du har gjort klart FORA-listan! Numera måste man även redovisa avtalskoder till FORA. Detta ställer man in i personalregistret under Tider/Övrigt. Fyll i koden för personer som hör till nedanstående avtalsområde. För alla övriga lämnas fältet tomt. Ange "M" för målare Ange I Installationsavtalet (Elektriska Installationsorganisationen) Ange K Kraftverksavtalet (Energiföretagarens arbetsgivareförening) Ange E Electroscandia-avtalet (Elgrossisternas Arbetsgivareförening) Innan du skriver ut listan bör du kontrollera att det står rätt basbelopp i företagsinställningar generella. 2015 års belopp: Prisbasbeloppet är 44 500:- Förhöjda prisbeloppet är 45 400:- Inkomstbasbeloppet är 58 100:- Du bör även kontrollera att lönearterna är korrekt inställda. Välj Lön Löneartsregister och gå in på respektive löneart och kontrollera så att rätt löneart är markerad med AFA-grundanden (AMF). För utskrift och skapande av fil väljer du Utskrifter Utskriftcentralen Lön Årsrapporter, Åruppg AMF/FORA. Kontrollera att det står rätt årtal i rutan. Nu finns även möjlighet att välja datumintervall men det gäller endast de företag som har tecknat avtal med FORA under året. Markera Skapa fil till FORA och välj den sökväg där filen ska sparas ner. www.hantverksdata.se - 14 -
Om det inte redan finns en sökväg där filen ska sparas ner så klicka på bläddra för att välja plats där filen ska sparas ner. Klicka på. Nu skapas filen till Fora och du får möljighet att skriva ut uppgifterna på papper. Utskriften består av 2 sidor Sid 1: Årsuppgifter för arbetare Sid 2: Sammanställning för samtliga anställda. För att byta sida klickar man på pilarna www.hantverksdata.se - 15 -
På den plats där du valde att filen skulle sparas ner finns nu filen, som ska skickas till Fora. Mer information finns på www.fora.se. När filen är inskickad så bör man gå in i företagsinställningar generella och ändra beloppet som gäller för 2016. 2015 års belopp: Prisbasbeloppet är 44 500:- Förhöjda prisbeloppet är 45 400:- Inkomstbasbeloppet är 58 100:- 2016 års belopp: Prisbasbeloppet är 44 300:- Förhöjda prisbeloppet är 45 200:- Inkomstbasbeloppet är 59 300:- www.hantverksdata.se - 16 -
SAF - Årsstatistik Tips: Du kan ta fram årsstatisikt även efter det att du har bytt år. Under utskriftcentral och menyn Lön-årsrapporter finns årsredovisning Svenskt Näringsliv. Kontrollera att det står år 2015. Listan redovisar en sammanställning av den totala årslönesumman samt antal anställda uppdelat per arbetare och tjänstemän. Statistiken används för att beskriva den svenska ekonomiska utvecklingen. www.hantverksdata.se - 17 -
Importera CSR Detta måste göras efter det att du har bytt år men innan du har påbörjat lönen för utbetalning i januari. Om du har skickat en CSR-förfrågan och ska läsa in svaret, går du till Lön Rutiner CSR. Klicka på förstoringsglaset och leta reda på filen som du har fått tillbaka från skatteverket. Klicka på Läs in. Årsuppdateringen är nu klar! www.hantverksdata.se - 18 -
Tidbankstimmar 2016 Kollektivanställda inom elektrikerförbundet kommer att tilldelas 27 timmar till tidbanken vid årsbytet. Gäller endast personer som har varit anställda i företaget i minst 6 månader. Programmet kommer att ackumulera föregående års saldo. Arbetsgivaravgifter 2016 Från januari till maj 2016 gäller nedanstående avgifter. Födda 1951 1990 31,42 % Födda 1991 och senare 25,46 % Födda 1938 1950 16,36 % Födda 1937 och tidigare 6,15 % Välj Arkiv Företagsinställningar Tid/Lön för att fylla i rätt procentsatser visas. Ändra procentsatserna när arbetsgivardeklarationen är utskriven för decembers löneutbetalning. Till junilönen 2016 kommer troligen arbetsgivaravgifterna att ändras. Information om de nya procentsatserna kommer att levereras senare. www.hantverksdata.se - 19 -
Bilförmånsvärde 2016 Kontrollera på Skatteverkets hemsida om bilförmånsvärdet har ändrats. Om förmånsbeloppet har ändrats anger man det nya beloppet under Lön Personalregister, fliken lönefält. Klicka på Ändra-knappen och sedan på knappen Ny rad. Ange Fält (samma fält som tidigare). Ange datum samt det nya förmånsbeloppet. Om den anställde har fått ny förmånsbil måste den nya tjänstebilskoden ändras (uppgiften används på kontrolluppgiften). Välj fliken Lön. Klicka i rutan Tjänstebilskod så öppnas en ny dialogruta där man anger från och med datum samt Tjänstebilskoden. Klicka på Spara-knappen. www.hantverksdata.se - 20 -
Tips Jag fick ingen ruta om att uppdateringsfilerna har lästs in: Du har inte läst in uppdateringen på rätt plast. Kontrollera var programmet är installerat. Ingen skatt på första lönen: Då har du glömt att läsa in skattetabellerna. Ta bort lönekörningen läs in skattetabeller och skapa lönekörningen igen. Saldot för komptid / tidbanken stämmer inte: Du har bytt år men sedan registrerat spara komp tid eller uttag komp under december månad. I och för sig kommer en extra kontroll/justering med avseende på registreringar 2015 efter nytt år vid första lönekörningen 2016 att göras. Men om man har kört igång lönen så att den extra kontrollen redan har gjorts och sedan går in och registrerar uttag-och/eller spara komp måste man justera det ingående värdet i personalregistret under fliken övriga saldon. Observera att om tiden är registrerad på en person som är kollektivanställd elektriker måste saldot ändras för tidbanken. Förklaring: När man byter år får det nya året ett ingående värde. Om man sedan registrerar spara eller uttag komp stämmer inte det ingående värdet. Alltså måste man manuellt justera värdet (timmarna). www.hantverksdata.se - 21 -
Kontrollpunkter OBS! Detta måste göras på samtliga bolag. Datum Sign Jag har skrivit ut kontrolluppgifterna och skickat in uppgifterna till skatteverket. Senast den 2 februari 2016. Jag har skrivit ut FORA-listan (AMF-listan) och skickat in den. Mellan den 7 januari och den 31 januari 2016 kan rapportering ske. Jag har skrivit ut årslönestatistiken till SAF - Svenskt Näringsliv Jag har skrivit ut skattedeklarationen för decembers lön Jag har bytt år. Om du har fler än ett bolag måste du starta om Bilanco innan du byter år på nästa bolag. Jag har importerat CSR. Jag har ändrat basbeloppen som gäller för 2016 Ska inte ändras förrän FORA-blanketten är godkänd och inskickad. Jag har ändrat arbetsgivaraftgifterna innan lönen i januari är påbörjad. Nedanstående behöver du inte göra på samtliga bolag. En generell inläsning sker. Jag har importerat almanacka för 2016. INNAN JAG HAR BYTT ÅR. Jag har importerat engångsskattetabellen. Jag har importerat nya skattetabellen. Jag har kontrollerat om det är någon förändring på kontrollavgiften till facket och i om det är någon förändring har jag ändrat procentsatserna under Lön - Fack. www.hantverksdata.se - 22 -