1 WebSesam - rutin för Hörsel Innehålls förteckning: Support WebSesam.. 2 Meny i WebSesam.. 3 Information. 3 1. Hjälpmedel.. 4 1.1 Sök Hjälpmedel per mottagare... 4 1.2 Återlämnade hjälpmedel 6 1.3 Retur av hjälpmedel 7 1.4 Ordinationsöversikt / information om förskrivning. 8 2. Individkort. 9 2.1 Sök hjälpmedel via individkort 9 2.2 Individkort historik 10 2.3 Retur / Skrotning av individ 11 2.4 Byte av individnummer / artikelnummer.. 12 2.5 Retur till leverantör / kreditering 13 3. Varukatalog. 15 3.1 Sök artikel via varukatalog 15 4. Sök artikel 17 4.1 Sök artikel 17 4.2 Sök artikel via Hinfo 18 4.3 Begäran om nytt WebSesam artikelnummer. 19 5. Kundorder. 20 5.1 Beställning till brukare. 21 5.2 Beställning till Vårdenhet.. 27 5.3 Uttag ur eget förråd 31 5.4 Lagerpåfyllnad 33 5.5 Tjänsteköp Reparation av hjälpmedel som finns på lager 36 6. Dina Uppgifter... 39 6.1 Öppna kundorder 40 6.2 Makulera kundorder.. 41 6.3 Sök Kundorder 42 6.4 Rekvirerat per förskrivare.. 43 6.5 Kvittera / Makulera inköpsorder 44 7. Övrigt. 46 7.1 Hjälpmedel till brukare, som är skriven i annat landsting. 46 7.2 Hjälpmedel till asylsökande/utlandssvenskar/eu medborgare.. 46 7.3 Inventering / Utredningslager. 47 7.4 Hjälpmedel som inte finns registrerade i Websesam 48 7.5 Förkommet/skadat/stulet hjälpmedel, som ska faktureras.. 48 7.6 Överköp av hjälpmedel från annat landsting 49 7.7 Försäljning av hjälpmedel till annat landsting, när brukare flyttar från Region Skåne 50 1
2 Support WebSesam Support ärenden skickas till: Inköpsfrågor skickas till: s2support.hoh@skane.se inkophjalpmedel.hoh@skane.se Ovan funktionsbrevlådor är alltid bevakade under ordinarie öppettider, och skall användas i första hand! Faxnummer till Supportenheten i Kristianstad : 044-19 46 55. Behöver du kontakta oss per telefon, nås vi på telefonnummer: 044-19 46 50, under följande tider. Mån Tors 8:00 16:00 Fre 8:00 15:00 Stängt för lunch mellan 12:00 13:00 alla dagar. 2
3 Meny i WebSesam Klicka här för att återgå till startsidan 1. Här hittar du brukarens hjälpmedelslista 2. Information om individmärkta hjälpmedel 3. Sök artiklar inom olika produktområde 4. Sök artiklar 5. Registrera förskrivningar Används ej inom hörsel De meddelande som visas på startsidan 6. Sökfunktioner, samt kvittens av leveranser Hjälpdokument för WebSesam Nationell databas där leverantörer publicerar sina artiklar. Används när du ej hittar artikel i WebSesam Information Du kan använda (framåt och bakåt) knapparna i Internet explorer för att navigera i WebSesam, förutom vid registrering av en kundorder. Beställningslager för Hörsel: Lager 70 = Det fysiska lagret i Staffanstorp Lager 750 = Ert inköps/beställningslager 3
4 1. Hjälpmedel Klicka på Hjälpmedel i menyn 1.1 Sök Hjälpmedel per mottagare Välj i rulllist om du vill söka på: Patient = brukare eller Vårdenhet = din mottagning Vet du isokod (produktområde) Kan även fylla i detta. Fyller du i ex. 220612 listas endast hur många I örat apparater brukaren har! Görs inget val, visas allt! Du kan även välja vilken Artikeltyp som skall visas. Utgångsläge är alltid att visa allt!!! Huvudhjälpmedel = Ex Hörapparat Tillbehör = Ex Portabel flashmottagare Reservdel = Ex Batteridörr Inställning = används ej Tjänst = Ex Tjänsteköp från Utgångsläge är alltid att visa Samtliga! Uthyrda används ej inom hörsel! För att lista endast Försålda hjälpmedel (ex borttappade/fakturrerade hörapparater) välj detta i rullist! 4
5 Efter du gjort dina val ovan klickar du på! Brukarens / Vårdenhetens hjälpmedel listas nu! Observera att om det står 0 i Antal och är blankt i Lev.datum betyder det att hjälpmedlet inte har kvitterats! Klickar du på följer brukarens personnummer med till en ny förskrivning. Se avsnitt om Kundorder för mer info. Väljer du exporteras information om Brukarens / Vårdenhetens hjälpmedel och uppgifter ut i ett Word-dokument! 5
6 1.2 Återlämnade hjälpmedel Sök Hjälpmedel per mottagare, se punkt 1.1! Klicka på Brukaren / Vårdenheten. för att visa de hjälpmedel som returnerats från Om individnummer finns ifyllt klickar du på detta för att se mer info om individ. Se avsnitt om Individkort. Klickar du på artikelnummer får du följande val: Artikelinformation = Mer info om artikel. Se avsnitt Sök artikel för mer info! Ordinations översikt = vilken ordination artikeln förskrivits på. Klickar du på Kundorder i Ordinationsöversikten visas all info om den kundordern! 6
7 1.3 Retur av hjälpmedel Används när ett hjälpmedel ska återlämnas till lager och/eller skrotas. Sök Hjälpmedel per mottagare, se punkt 1.1! Klicka på det artikelnumret du vill återlämna, välj Retur av Hjälpmedel i rullgardinsmenyn. Kontrollera alltid till vilket lager hjälpmedlet skall återlämnas. Välj rätt lager i rullgardinsmenyn! Ska hjälpmedlet skrotas, markera då rutan för detta. Klicka därefter på Hjälpmedlet försvinner nu från patientens hjälpmedelslista, men du kan alltid se dem i Återlämnade hjälpmedel. Finns inte hjälpmedlet eller individen registrerad i WebSesam, och du vill ha in hjälpmedlet på ditt lager, meddela då oss på administrationen följande uppgifter: WebSesams artikelnummer Antal Individnummer Uppskattad ålder Till vilket lager 7
8 1.4 Ordinationsöversikt / information om förskrivning Sök Hjälpmedel per mottagare, se punkt 1.1! Klicka på det artikelnumret du vill se förskrivningsinformation om, välj Ordinationsöversikt i rullgardinsmenyn. Klicka på kundordernummer för att se detaljer! Om du av någon anledning måste skriva ut inköpsordern igen, finns möjlighet till detta, om kundordern inte är kvitterad. Klicka då på pdf symbolen under Skriv ut OBS! Märk alltid återutskriften med Kopia på för att undvika dubbel beställning från leverantör. 8
9 2. Individkort Klicka på Individkort i menyn 2.1 Sök hjälpmedel via individkort Fyll i individnummer och klicka på Känner du inte till hela individnumret kan du använda * (stjärna) före eller efter. Söker du t.ex 12* listas alla individer som börjar på 12. Söker du på *12 listar alla individer som slutar på 12. Klicka på det individnummer som matchar din sökning Info om individ visas nu! Klickar du på artikelnummer visas Info om artikel Finns individ ute hos en brukare visas info om detta. Klicka på mottagarens namn, du får då upp en rullgardinslist och möjlighet att gå till meny mottagarens Hjälpmedelslista Klickar du på följer brukarens personnummer med till en ny förskrivning. Se avsnitt om Kundorder för mer info. Länkarna, och används ej inom hörsel. 9
10 2.2 Individkort historik Sök hjälpmedel via individkort, se punkt 2.1! Om du klickar på länken eventuella tidigare brukare. på Individkortet, visas information om 10
11 2.3 Retur / Skrotning av Individ Används när ett individmärkt hjälpmedel ska återlämnas till lager eller skrotas. Sök hjälpmedel via individkort, se punkt 2.1! Klicka på länken, för att komma till returbilden! Kontrollera alltid till vilket lager hjälpmedlet skall återlämnas. Välj rätt lager i rullgardinsmenyn! Ska hjälpmedlet skrotas, markera då rutan för detta. Klicka därefter på Hjälpmedlet försvinner nu från patientens hjälpmedelslista, men du kan alltid se dem i Återlämnade hjälpmedel. Finns inte individen registrerad i WebSesam, och du vill ha in den på ditt lager, meddela då oss på Supportenheten följande uppgifter: WebSesams artikelnummer Individnummer Uppskattad ålder 11
12 2.4 Byte av individnummer / artikelnummer Sök hjälpmedel via individkort, se punkt 2.1! Klicka på länken. Klicka på Textinformation Lägg till i Beskrivningsfält : Dagens datum, Tidigare Individnummer Ev. anledning till byte Avsluta med ditt namn. Klicka på och sedan på! Ange nytt individnummer Klicka på Individnummer uppdateras direkt, kontrollera genom att söka upp det nya individnumret. Texten du skrivit in, återfinns under länken. För byte av artikelnummer, kontakta Supportenheten i Kristianstad, innan förskrivning görs till brukare. Byte av artikelnummer kan endast göras om hjälpmedlet finns på lager! 12
13 2.5 Retur till leverantör / Kreditering Använd denna rutin för att returnera ett id-märkt hjälpmedel till leverantör. Kontakta administrationen Kristianstad om icke individmärkta hjälpmedel skall returneras till leverantör. Sök hjälpmedel via individkort, se punkt 2.1! Klicka på länken. Individ som skall returneras till leverantör måste finnas på ditt lager. Klicka på länken. Fyll i eventuell referensperson hos leverantören Använd rutan Övrig information för att skriva ytterligare information, upplysningar eller valfri text till leverantören. Retur enl. överrenskommelse! Klicka därefter på Retursedeln visas på skärmen, skriv ut genom att klicka på skrivar ikonen 13
14 Skicka retursedeln tillsammans med hjälpmedlet till leverantören! 14
15 3 Varukatalog Klicka på Varukatalog i menyn 3.1 Sök artikel via Varukatalog Sök artiklar inom olika produktområden / Isokod. Välj inom vilket område du vill söka artiklar. T ex isokod 22: Hjälpmedel för kommunikation och information Klicka för att gå vidare till undergrupp! Välj undergrupp t ex 2206, klicka på benämning för att gå vidare 15
16 Välj sexsiffrig Iso-kod t ex 220615, klicka på benämning för att lista samtliga artiklar oavsett leverantör Artiklar med status Utgången och Utgått går inte att nybeställa, men det går att göra Uttag ur eget förråd Behöver du beställa en artikel med status Utgående, kontakta alltid Administrationen i Kristianstad innan. Klicka på artikelnummer för att få mer information om artikel. I denna vy hittar du länken Beställ, klicka här och du kommer då till Kundorder Se avsnitt om Kundorder för mer info. 16
17 4. Sök Artikel Klicka på Sök artikel i menyn 4.1 Sök artikel Fyll i ett eller flera sökbegrepp: Sesams artikelnummer Lev. artikelnummer Del av benämningen Produktnamn Leverantör Isokod/Produktområde Artikeltyp Klicka därefter på. De artiklar som matchar din sökning visas på skärmen. Artiklar med status Utgången och Utgått går inte att nybeställa! Behöver du beställa en artikel med status Utgående, kontakta alltid Administrationen i Kristianstad innan. Klicka på artikelnummer för att få mer information om artikel. I denna vy hittar du länken Beställ, klicka här och du kommer då till Kundorder Se avsnitt om Kundorder för mer info. 17
18 4.2 Sök artikel via Hinfo Om leverantör finns med i Hinfo, kan du här söka upp artikel som inte hittas i WebSesam. Klicka på Hinfo-symbolen längst ner till höger Välj leverantör i rullist Klicka på Detaljerad sökning Välj ett eller flera av följande sökkriterier: Artikelnummer (leverantörs) Artikelbenämning Artikeltyp Klicka på. Om inte artikel hittas vid första sökning, markera rutan Inkl utgångna artiklar Klicka på igen! Nya WebSesam-artikelnummer skapas inte för utgångna artiklar! 18
19 4.3 Begäran om nytt WebSesam artikelnummer Behöver du gå utanför sortimentet och artikel saknas i Websesam, kontakta alltid Supportenheten Kristianstad! För att skapa ett nytt artikelnummer krävs följande uppgifter: Leverantör ex GN Leverantörs Benämning på artikel ex Hörapparat Live LV770 Artikeltyp ex Huvudhjm Leverantörs artikelnummer ex 17124321N Pris ex 1250 kr Isokod / Produktområde ex 220615 = BÖ-app All information finns i Hinfo. I annat fall kontakta leverantör för att få dessa uppgifter! 19
20 5. Kundorder Klicka på Kundorder i menyn Kund/leveransadress = din standard arbetsplats. I rullist väljer du din arbetsplats/mottagning för dagen Här väljer du typ av förskrivning: Beställning Uttag ur eget förråd Lagerpåfyllnad Om du behöver avbryta en pågående registrering av en kundorder, klicka alltid på knappen Du får aldrig använda att avbryta en kundorder! (framåt och bakåt) knapparna i Internet explorer för 20
21 5.1 Beställning till brukare Beställning till leverantör använder du t ex vid beställning av hörapparat, insats, reparation m.m. = allt till specificerad brukare. OBS! Rekvisition hörapparat, görs alltid som ett uttag ur eget förråd. Observera att du måste göra en beställning per leverantör! Utgå från Kundorder i menyn! Välj Patient och fyll i personnummer (12siffror) Välj Kund/leveransadress, din arbetsplats för dagen. Kontrollera att Beställning är vald! Klicka på, du kommer då till orderraderna! Vet du redan artikelnumret, fyll i detta i rutan för Artikel samt rätt antal. Vill du skriva någon specifik informationstext, gör detta i fältet för Tilläggstext. Vid alla Tjänsteköp skall alltid anges i Tilläggstext vad beställning avser, samt individnummer på hjälpmedlet, om det finns. Vid Tjänsteköp/Utbildning skall rätt antal timmar läggas in om detta är känt. Då leverantörer ofta delfakturerar efter varje utbildningstillfälle, bör ni lägga en artikelrad per utbildningstillfälle med rätt antal timmar! Klicka på. 21
22 Vet du inte artikelnumret klickar du på Sök artikel i menyn. Fyll i ett eller flera sökbegrepp: Lev. artikelnummer Del av benämningen Produktnamn Leverantör Isokod/Produktområde Artikeltyp Klicka därefter på. De artiklar som matchar din sökning visas på skärmen. Markera rutan Beställ för den eller de artiklar du vill beställa! Klicka på, och artiklarna hamnar då på orderraderna. Alternativt kan du klicka på artikelnumret för den artikel du vill beställa. Du kommer då till bilden Artikelinformation, där du klickar på länken Beställ. Artikeln hamnar då på orderraden. Artiklar med status Utgången och Utgått går inte att nybeställa! Behöver du beställa en artikel med status Utgående, kontakta alltid Supportenheten i Kristianstad innan. 22
23 Finns det ett saldo på lager 70 i Staffanstorp, alternativt om artikel beställs via lager 70 (berör hörseltekniska hjälpmedel samt batterier), kommer WebSesam föreslå leverans från detta lager. Hörapparater beställs alltid via lager 750, och då kommer bilden nedan inte att visas. Du behöver aldrig göra något val! Klicka endast på för att bekräfta, och artikel läggs till på orderrad! Du kan på orderraderna lägga till Textinformation i efterhand, genom att markera rutan Text på aktuell artikelrad. Du kan även ändra antalet! Vill du ta bort en artikelrad markerar du i rutan Ta bort. Klicka därefter på för att uppdatera förskrivningen. Observera att du måste göra en beställning per leverantör! Klicka på! 23
24 Nu visas samtliga uppgifter om din förskrivning Viktigt att kontrollera / komplettera mottagarens telefonnummer Välj adress i rullist, vart hjälpmedlet skall levereras. Mindre hjälpmedel (tex batterier) kan skickas med brev direkt hem till brukare. Ändra då Leveransprioritet till Brev! Skall leverans ske hem till mottagaren måste leveransadress och telefonnummer kontrolleras / redigeras! Kontaktperson och telefonnummer blir som standard alltid inloggad förskrivare. Om leverans till mottagare väljs, ändra då till rätt kontaktperson. Har mottagaren ett nytt telefonnummer, måste det ändras både i sektionen Mottagare och Leveransadress! Du kan även manuellt ange en annan leveransadress. Dessa kontaktuppgifter kommer att skrivas ut på inköpsordern, under leveransadress! OBS! Klicka aldrig i samleveransrutan när fler orderrader läggs!, visas Klicka därefter på 24
25 Beställs artikeln via lager 750, får du upp valet Skapa inköpsorder! Klicka aldrig på Utskrift förskrivningsblankett i detta läge! Vänta till kvittens är gjord Väljer du att klicka på Skapa inköpsorder, ansvarar du för att leverantören får beställningen. I annat fall kommer inköpsorder att handläggas av Administrationen i Kristianstad dagen efter. När du ska skicka iväg något till en leverantör (t ex avtryck öroninsats eller hjälpmedel för reparation), måste du alltid klicka på Skapa inköpsorder och skicka med utskriften. Klicka på Skapa Inköpsorder och skriv ut via Skrivar-ikonen. Du kan även skicka en inköpsorder via e-post: Spara ner en kopia av inköpsordern på datorn. Bifoga sedan denna i mail till leverantören. Adobe Reader har även en inbyggd funktion som gör att dokument kan Bifogas till e- postmeddelande direkt. Olika versioner finns och skiljer sig åt i utseende, för mer information om hanteringen i Adobe Reader, kontakta IT ansvarig för er mottagning. 25
26 Beställs artikeln via lager 70 i Staffanstorp, kan du inte skapa och skriva ut inköpsordern! Din beställning är nu klar och kommer att levereras från Staffanstorp! Klicka aldrig på Utskrift förskrivningsblankett i detta läge! Vänta till kvittens är gjord Tänk på: Allt som levereras från lager 70 i Staffanstorp, är redan kvitterat, och följesedeln visar detta!! Är denna leverans felaktig, kontakta omgående Supportenheten i Kristianstad! 26
27 5.2 Beställning till vårdenhet Beställning till vårdenhet används för att beställa visningshjälpmedel och förbrukningsartiklar, samt vid Tjänsteköp reparation, när hjälpmedlet finns på ditt lager. Artiklar som beställs till din vårdenhet hamnar inte som saldo på ditt lager. Vill du detta, måste Retur av hjälpmedel göras från vårdenhet till ditt lager! Som förbrukningsartiklar räknas t.ex slangar, domar, batterier mm. Förbrukningsartiklar behöver inte registreras på brukaren. Observera att du måste göra en beställning per leverantör! Utgå från Kundorder i menyn! Välj Vårdenhet och fyll i ditt lagernummer Välj Kund/leveransadress = din arbetsplats för dagen. Kontrollera att Beställning är vald! Klicka på, du kommer då till orderraderna! Vet du redan artikelnumret, fyll i detta i rutan för Artikel samt rätt antal. Vill du skriva någon specifik informationstext, gör detta i fältet för Tilläggstext. Vid alla Tjänsteköp skall alltid anges i Tilläggstext vad beställning avser, samt individnummer på hjälpmedlet, om det finns. Klicka på. 27
28 Vet du inte artikelnumret klickar du på Sök artikel i menyn. Fyll i ett eller flera sökbegrepp: Lev. artikelnummer Del av benämningen Produktnamn Leverantör Isokod/Produktområde Artikeltyp Klicka därefter på. De artiklar som matchar din sökning visas på skärmen. Markera rutan Beställ för den eller de artiklar du vill beställa! Klicka på, och artiklarna hamnar då på orderraderna. Alternativt kan du klicka på artikelnumret för den artikel du vill beställa. Du kommer då till bilden Artikelinformation, där du klickar på länken Beställ. Artikeln hamnar då på orderraden. Artiklar med status Utgången och Utgått går inte att nybeställa! Behöver du beställa en artikel med status Utgående, kontakta alltid Supportenheten i Kristianstad innan. 28
29 Finns det ett saldo på lager 70 i Staffanstorp, alternativt om artikel hanteras över lager 70, kommer systemet föreslå leverans från detta lager. I annat fall kommer beställning till leverantör att göras via lager 750 (nedan bild kommer då inte att visas). Du behöver aldrig göra något val! Klicka endast på för att bekräfta! Du kan på orderraderna lägga till Textinformation i efterhand, genom att markera rutan Text på aktuell artikelrad, t ex styrka m.m. Du kan även ändra antalet! Om du ångrar en artikelrad, markera i rutan Ta bort. och klicka på för att uppdatera kundordern. Klicka på! 29
30 Nu visas samtliga uppgifter om din förskrivning Kontrollera att leveransadressen stämmer Kontaktperson och telefonnummer blir som standard alltid inloggad förskrivare. Klicka därefter på Beställs artikeln via lager 750 får du upp valet Skapa inköpsorder! Väljer du att klicka på Skapa inköpsorder, ansvarar du för att leverantören får beställningen. I annat fall kommer inköpsorder att handläggas av Administrationen i Kristianstad dagen efter. När du ska skicka iväg något till en leverantör (t ex ett trasigt hjälpmedel etc), måste du alltid klicka på Skapa inköpsorder och skicka med utskriften. Klicka på Skapa Inköpsorder och skriv ut via. Du kan även skicka en inköpsorder via e-post: Spara ner en kopia av inköpsordern på datorn. Bifoga sedan denna i mail till leverantören. Adobe Reader har en inbyggd funktion som gör att dokument kan Bifogas till e- postmeddelande direkt. Olika versioner finns och skiljer sig i utseende, för mer information om hanteringen i Adobe Reader, vänd dig till IT-servicedesk. Beställs artikeln via lager 70 i Staffanstorp, kan du inte skriva ut beställningen! Din beställning är nu klar och kommer att levereras från Staffanstorp! Tänk på: Allt som levereras från lager 70 i Staffanstorp, är redan kvitterat, och följesedeln visar detta!! Är denna leverans från lager 70 felaktig, kontakta omgående Supportenheten i Kristianstad! 30
31 5.3 Uttag ur eget förråd Används när hjälpmedlet finns hemma på ditt lager och du lämnar ut direkt till mottagaren. OBS! Rekvisition hörapparat, görs alltid som ett uttag ur eget förråd. Utgå från Kundorder i menyn. Fyll i personnummer (ange 12 siffror) Kontrollera att du står mot rätt kund/leveransadress (= din arbetsplats för dagen. Det är denna som styr vilket förråd du kan göra uttag ur). Välj Uttag ur eget förråd. Klicka på Du kommer då till orderraderna! Fyll i individnummer (serienummer) när sådant finns, annars artikelnummer. Klicka på Om du ångrar en artikelrad, markera i rutan Ta bort. och klicka på för att uppdatera kundordern. När alla artiklar är registrerade, klicka på 31
32 I bilden visas samtliga uppgifter om kundordern. Kontrollera / komplettera mottagarens telefonnummer. Klicka därefter på Du får en bekräftelse på att kundordern är verkställd, och ett kundordernummer visas! Här har du möjlighet att skriva ut en förskrivningsblankett genom att klicka på länken. I rulllist väljer du lämplig blankett! Observera att det nyss förskrivna hjälpmedlet är det som är förvalt. Önskas fler; markera då även dessa. Klicka på Dokumentet öppnas på skärmen, skriv ut dokument genom att klicka på skrivarikonen! 32
33 Används när du vill fylla på ditt lagersaldo! 5.4 Lagerpåfyllnad Obs!! Du måste göra en lagerpåfyllnad per leverantör! Gör flera mindre lagerpåfyllnader istället för en stor, eftersom delkvittenser inte går att göra. Utgå från Kundorder i menyn. Ändra från Patient till Vårdenhet, fyll där i ditt lagernummer ( = din arbetsplats för dagen). Kontrollera / ändra så att du står mot rätt Kund/leveransadress ( = din arbetsplats för dagen). Välj Lagerpåfyllnad. Klicka på! Du kommer då till orderraderna: Fyll i artikelnummer och antal på de artiklar du önskar beställa. Klicka på! 33
34 Beställ artikel via lager 70 i Staffanstorp, kommer WebSesam att föreslå leverans därifrån. Klicka på för att bekräfta! När alla artiklar är registrerade, klicka på Kontrollera att leveransadress stämmer! Om inte, kontakta Supportenheten i Kristianstad. Klicka på! Beställs artikeln via lager 70 i Staffanstorp, kan du inte skapa och skriva ut inköpsordern! Din beställning är nu klar och kommer att levereras från Staffanstorp! Klicka aldrig på Utskrift förskrivningsblankett! Tänk på: Allt som levereras från lager 70 i Staffanstorp, är redan kvitterat, och följesedeln visar detta!! 34
35 Om artikeln beställs via lager 750, får du upp valet Skapa inköpsorder! Klicka aldrig på Utskrift förskrivningsblankett! Väljer du att klicka på Skapa inköpsorder, ansvarar du för att leverantören får beställningen. I annat fall kommer inköpsorder att handläggas av Administrationen i Kristianstad dagen efter. Klicka på Skapa Inköpsorder och skriv ut via Skrivar-ikonen. Du kan även skicka en inköpsorder via e-post: Spara ner en kopia av inköpsordern på datorn. Bifoga sedan denna i mail till leverantören. Adobe Reader har en inbyggd funktion som gör att dokument kan Bifogas till e- postmeddelande direkt. Olika versioner finns och skiljer sig åt i utseende, för mer information om hanteringen i Adobe Reader, kontakta IT ansvarig för er mottagning. 35
36 5.5 Tjänsteköp reparation av hjälpmedel som finns på lager När bedömning gjorts att en reparation av ett hjälpmedel skall registreras i Websesam tillämpas denna rutin. Regler för detta finns i Tolkningsdokument utskickad av Auktorisationskansliet. Rutinen används när ett hjälpmedel (oavsett om det är individmärkt eller ej), skall skickas iväg till leverantör för reparation. Förskriv hjälpmedlet på din vårdenhet om det finns på ditt lager. Se rutin 5.3 Uttag ur eget förråd. Sök upp hjälpmedlet, antingen via Hjälpmedel (välj vårdenhet och sök på ditt lagernummer), eller via Individkort i menyn! Via Individkort i menyn kontrollerar du garantitiden. Det datum garantin gäller t o m visas. Klicka på länken oavsett utgångsläge! Välj Vårdenhet, och fyll i ditt lagernummer. Välj Kund/leveransadress = din arbetsplats för dagen. Kontrollera att Beställning är vald! Klicka på, för att komma till orderraderna! Ange artikelnummer för Tjänsteköp reparation eller Tjänsteköp rep inom garantitiden från rätt leverantör. Vet du redan artikelnumret, fyll i detta i rutan för Artikel Vid Tjänsteköp Reparation skall alltid anges i Tilläggstext vad reparationen avser, samt eventuellt individnummer på hjälpmedlet. 36
37 Vet du inte artikelnumret klickar du på Sök artikel i menyn. Fyll i ett eller flera sökbegrepp: Lev. artikelnummer Del av benämningen Produktnamn Leverantör Isokod/Produktområde Artikeltyp Klicka därefter på. De artiklar som matchar din sökning visas på skärmen. Markera rutan Beställ för den eller de artiklar du vill beställa! Klicka på, och artiklarna hamnar då på orderraderna. Alternativt kan du klicka på artikelnumret för den artikel du vill beställa. Du kommer då till bilden Artikelinformation, där du klickar på länken Beställ. Artikeln hamnar då på orderraden. 37
38 Du kan på orderraderna lägga till Textinformation (felbeskrivning) i efterhand, genom att markera rutan Text på aktuell artikelrad. Ångrar du en artikelrad markerar du i rutan Ta bort. Klicka därefter på för att uppdatera förskrivningen. Klicka på! Nu visas samtliga uppgifter om din förskrivning Kontrollera att leveransadressen stämmer Kontaktperson och telefonnummer blir som standard alltid inloggad förskrivare. Klicka därefter på Klicka på Skapa inköpsorder, och skriv ut via Skrivar-ikonen uppe i vänster hörn. Skicka utskriften tillsammans med hjälpmedlet till leverantören När reparation är utförd av leverantör och hjälpmedlet kommer i retur, skall retur från vårdenhet till ditt lager göras i Websesam. Se Rutin 1.3 Retur av hjälpmedel. 38
39 6. Dina uppgifter Klicka på Dina uppgifter i menyn I denna bild visas info om inloggad förskrivare. För att kontrollera / redigera dina kontaktuppgifter klicka på länken med ditt namn. Fyll i: Telefon Fax samt E-post Klicka på Stäng med Följande länkar används av hörsel: 6.1 6.2 6.3 6.4 39
40 6.1 Öppna kundorder Utgå från Dina uppgifter i menyn, och klicka på länken. Då listas samtliga öppna kundordrar som du registrerat! Välj Visa endast okvitterade direktleveranser för att selektera ut de inköpordrar som återstår att kvittera! Klicka på. Klicka på länk Kvittera direktleverans för att kvittera. Ta bort ditt förskrivare/beställare id, och klicka på Då visas samtliga kundordrar för de lager som du har behörighet till. Är extra viktigt att tänka på i semestertider när du skall kunna kvittera kollegors ordrar! Klicka på kundordernummer för att se detaljer! Om du av någon anledning måste skriva ut inköpsordern igen, finns möjlighet till detta, om kundordern inte är kvitterad. Klicka då på pdf symbolen under Skriv ut OBS! Märk alltid återutskriften med Kopia,för att undvika dubbel beställning till leverantör. 40
41 6.2 Makulera kundorder Det går att makulera en öppen kundorder, så länge ingen inköpsorder eller någon plocklista hunnit skapas. Denna rutin kan endast användas samma dag som kundorder är lagd i WebSesam. Behöver något makuleras därefter kontakta Supportenheten i Kristianstad! Utgå från Dina uppgifter i menyn, och klicka på länken. Då listas samtliga öppna kundordrar som du registrerat! Klicka på aktuellt kundordernummer och knappen visas. Klicka på denna för att verkställa, och orderraderna försvinner! 41
42 6.3 Sök kundorder Utgå från Dina uppgifter i menyn och klicka på länken för att söka fram samtliga kundordar (både kvitterade och okvitterade), som du registrerat! I fältet Kundorder måste du fylla i år (10, 11 etc) alt. hela kundordernummer om detta är känt! Du kan även fylla i vecka, (börja alltid med år) tex 1051, 1116, 1117 etc. Klicka på Alla ordrar som är registrerade under vald tid visas. Tar du bort förskrivare/beställare RSID, får du upp samtliga kundordrar (både kvitterade och okvitterade) för de lager du har behörighet till. OBS år 10, 11 etc måste även fyllas i här!! 42
43 6.4 Rekvirerat per förskrivare Kan användas för att leta fram de kundordrar, du som förskrivare har registrerat under en viss tidsperiod. Du kan även söka på de kollegors förskrivare/beställare - nummer, som är kopplade till samma enhet/mottagning som du själv. Man kan begränsa sökningen genom att ange specifik mottagare, artikel, kundorder samt under en begränsad tidsperiod. Man kan välja under rubriken Status, att visa endast levererade kundordrar, eller ej levererade. Utgångsläge är alltid att visa samtliga. Resultatet kan under rubriken Sortering, sorteras i ordning: artikel, mottagare eller datum. När du har gjort din selektering, klicka på Vill du se detaljer om en förskrivning, klicka då på kundordernumret! 43
44 6.5 Kvittera inköpsorder Används för att kvittera / godsmotta ett hjälpmedel som levererats från en leverantör. Innebär att du godkänner levererad produkt, och att den överensstämmer med det du beställt. Är leverans felaktig, kontakta leverantör innan kvittens! Allt som levereras från lager 70 i Staffanstorp, är redan kvitterat, och följesedeln visar detta!! Om du får leverans av annan artikel än den beställda, kontakta Supportenheten Kristianstad för byte av artikelnummer, innan kvittens av leverans görs. Kvitteringen gäller som sakattest, det skickas ingen faktura till mottagningen, utan fakturan avstäms mot ditt godkännande i kvittensen. Utgå från Dina uppgifter i menyn, och klicka på länken! Alt. kan du även utgå från rutin 6.1 Öppna kundordrar, för att kvittera! Fyll i kundordernummer, som anges vid Märk lev: på leverantörens följesedeln. Alternativt ange inköpsordernumret som står på leverantörens följesedeln. Klicka på! Fyll i individnummer om detta krävs! OBS! Skriv inget i rutan för Serienummer! (Denna ruta är avsedd för Rörelsehinder.) Ni får aldrig göra delkvittens av antalet på en artikelrad, tex. om endast 1 av 2 beställda artiklar levererats, vänta då med kvittering tills full leverans skett! Artiklar inlagda med 0-pris, t ex Tjänsteköp, Reservdelar etc, får inte kvitteras med 0kr! Kontakta leverantör om pris saknas på följesedel, fyll därefter i korrekt à-pris! Avrunda till hela kronor, skriv aldrig in ören eller decimaltecken! Om du inte kvitterar med rätt pris, riskerar leverantören att inte få betalt i tid, p g a att fakturan hänger upp sig i den automatiska fakturaavstämningen! Är något oklart i leveransen måste du kontakta leverantören, och detta skall göras innan du kvitterar! 44
45 Uppe till höger är alltid Utskrift förskrivningsblankett ifyllt! Markera Godkänn och klicka på I rulllist väljer du lämplig blankett! Observera att det nyss kvitterade hjälpmedlet är det som är förvalt. Önskas fler; markera då även dessa. Klicka på Dokumentet öppnas på skärmen, skriv ut dokument genom att klicka på skrivarikonen! Makulera inköpsorder Vill du makulera leveransen ska du markera rutan Makulera, och därefter klicka på. OBS! Du ansvarar för att leverantören makulerar denna beställning! 45
46 7. Övrigt 7.1 Hjälpmedel till brukare, som är skriven i annat landsting. Privata audionommottagningar vänder sig till Auktorisationskansliet för information. Region Skånes mottagningar faxar till Supportenheten i Kristianstad (faxnummer 044-19 46 55) följande uppgifter: Personnummer på brukaren Namn på brukaren Adress på brukaren Telefonnummer Faktureringsadress, samt kontaktperson och telefonnummer Supportenheten lägger in uppgifter om brukaren och meddelar när detta är klart. Du kan därefter göra en förskrivning enligt rutin 5.3 Uttag ur eget förråd eller rutin 5.1 Beställning till brukare. När allt är kvitterat, meddelar du inköpsordernummer till Karin Olsson på Supportenheten i Kristianstad, som därefter skickar faktura till aktuellt landsting. 7.2 Hjälpmedel till asylsökanden/utlandssvenskar/eu medborgare Ärenden handläggs av mottagningar inom Region Skåne! Regelverk för asylsökanden finns i hjälpmedelshandboken. Vid tveksamheter kontakta verksamhetschefen för hjälpmedel. Följande uppgifter måste meddelas till Karin Olsson, faxnummer 044-19 46 55: Brukarens personnummer Brukarens namn Brukarens adress Eventuellt telefonnummer Karin Olsson lägger upp brukaren i Sesam mot rätt betalare, och meddelar när detta är klart. Du kan nu göra en förskrivning enligt rutin 5.3 Uttag ur eget förråd eller rutin 5.1 Beställning till brukare. 46
47 7.3 Inventering / Utredningslager Inventering av ert lager genomförs en gång per år (oftast i november). De artiklar som sedan senaste inventering använts mot ert lager, samt de artiklar som har ett saldo, skapas det inventeringsunderlag på! Notera att tjänsteartiklar inte finns med på underlaget, utan bara artikeltyperna huvudhjälpmedel, tillbehör och reservdelar. När ett individmärkt hjälpmedel inte hittas vid inventeringen, kommer det att läggas på Utredningslager av Supportenheten. Om hjälpmedlet därefter hittas, meddela Supportenheten om det skall läggas på lager eller skrotas! Maila hjälpmedlets Idnr samt ert lager nummer till s2support.hoh@skane.se Gör enligt rutin 5.3 Uttag ur eget förråd 47
48 7.4 Hjälpmedel som inte finns registrerade i WebSesam För individmärkta hjälpmedel, skicka ett meddelande till karin.b.olsson@skane.se med följande uppgifter: Sesams artikelnummer Individnummer Uppskattad ålder Till vilket lager För artiklar som inte är individmärkta skicka ett meddelande till s2support.hoh@skane.se med följande uppgifter: Sesams artikelnummer Antal Till vilket lager När du fått besked att det är inlagt, kan du vid behov göra enligt rutin 5.3 Uttag ur eget förråd! 7.5 Förkommet / Skadat / Stulet hjälpmedel som ska faktureras Denna rutin gäller inte för hörapparat och tillbehör som ägs av brukaren. Se Tolkningsdokument för denna rutin. Är det dyrare hjälpmedel, rekommenderas brukaren att kontakta sitt försäkringsbolag, samt vid stöld, eventuellt också polisen. Kontakta Patrik Carlsson (patrik.carlsson@skane.se) för mer information! Meddela Karin Olsson på Supportenheten i Kristianstad, via fax 044-19 46 55, det som skall faktureras! Ange alltid: Vilken / vilka artiklar som ska faktureras Eventuellt individnummer Brukarens personnummer Fullständig faktureringsadress. Eventuellt överenskommet pris 48
49 7.6 Överköp av hjälpmedel från annat landsting Används när brukare flyttar till Region Skåne. Supportenheten Kristianstad skall ha ett underlag med följande uppgifter: Namn på brukaren Personnummer på brukaren Leverantör Leverantörens art.nr på utlämnade hjm Pris Ålder på hjälpmedel Individnummer, där det krävs Kontaktpersonen i Region Skåne, som godkänt detta Audionomen ansvarar för bedömning om produkterna ska köpas över eller ej, med ev stöd av Auktorisationskansliet. Vid beslut om överköp bör man ta hänsyn till följande: 1. Är det produkter vi har i vårt sortiment? Om inte, vill vi köpa över dem ändå? Ibland kan vi välja att köpa över produkter som vi inte har i sortiment på grund av att det skulle kräva mycket resurser och tid för både oss och brukaren att arrangera en ny utprovning och leverans som dessutom kan vara väldigt brådskande. 2. Är det produkter som vi har ansvar för enligt vårt regelverk? Om det är tydligt att det inte igår i handbokens regler bör vi inte köpa över produkten. Audionom skall även lämna korrekt fakturaadress till säljande landsting: Region Skåne Habilitering o Hjälpmedel 205 01 Malmö Fakturan skall märkas med: Er referens 157716 Administrationen lägger in aktuella hjälpmedel på ditt lager och meddelar när detta är klart. Gör därefter en förskrivning enligt rutin 5.3 Uttag ur eget förråd. INFO: Frågor angående förskrivning av hörselhjälpmedel från annat landsting, där brukaren redan är folkbokförd i Region Skåne, hänvisas till Auktorisatonskansliet. 49
50 7.7 Försäljning av hjälpmedel till annat landsting, när brukare flyttar från Region Skåne. Gäller endast hjälpmedel som ägs av Region Skåne. Förskrivaren städar i brukarens hjälpmedelslista, dvs återlämnar och skrotar bort alla Tjänsteköp, och de icke individmärkta huvudhjälpmedel som kostar under 1000 kronor. Skriv ut Hjälpmedelslistan och skicka till Karin Olsson på Supportenheten i Kristianstad, den skall innehålla: Fullständig fakturaadress, Namn och telefonnummer till kontaktperson Karin Olsson för dialog med audionom och prissätter, samt skickar ett kostnadsförslag till kontaktpersonen i annat landsting för godkännande med kopia till audionom för kännedom. Om överköpet inte godkänns, skall aktuella hjälpmedel återlämnas till Region Skåne! Audionom kommer att stå som kontaktperson på kostnadsförslaget. Därefter skickas fakturan ut. 50