Förskolor med låg sjukfrånvaro - vilka är framgångsfaktorerna?

Förskolor med låg sjukfrånvaro - vilka är framgångsfaktorerna? Uppdraget och studiens främsta resultat Inom ramen för min praktik har jag fått i uppgift att lyfta fram några positiva exempel på verksamheter där sjukfrånvarotalen är låga. Avsikten är att se om verksamheterna har utfört några särskilda insatser för att få ner eller behålla låga sjuktal, alternativt om de har befintliga strukturer som är gynnsamma för personalens hälsa. Då det råder brist på förskollärare samtidigt som de förskollärare som är anställda har relativt höga sjuktal, valde jag att främst fokusera på den yrkesgruppen. I denna rapport kommer jag att presentera bakgrunden för mitt arbete, vilka framgångsfaktorer som identifierats och även nämna lite om utmaningar som uppmärksammats. Dokumentet avslutas med några ekonomiska beräkningar över sjukfrånvaro och vikariekostnader. Då uppgiften inte är avsedd att vara på vetenskaplig nivå, utan snarare är att hitta och illustrera positiva exempel, är det viktigt att ha i åtanke att det endast är observationer som sammanställs. De faktorer som kommer presenteras är en bild baserad på samtal med förskolechefer och förskollärare. Resultaten kan dock med fördel kopplas till forskning i ett vidare arbete. Många av de faktorer som kommer presenteras i denna rapport är i själva verket sådant man redan är medveten om ute i kommunerna. Det rapporten dock bidrar med är att lyfta den stora betydelsen av den psykosociala arbetsmiljön. Faktorer som exempelvis trivsel och laganda har varit avgörande för de studerade förskolorna, och det tydliga och stöttande ledarskapet likaså. Kontinuitet i bemanningen och systemstöd i form av UNIKUM och liknande hör också till sådants som lyfts fram, och de är båda konkreta områden som det kan arbetas vidare med i kommunerna framöver. Vid frågor går det bra att kontakta mig antingen på e-post eller telefon: E-post: isabelle.a.falahieh@grkom.se Telefon: 031 335 54 54 Tillvägagångssätt Det första som gjordes inom ramen för uppgiften var att sammanställa sjukfrånvarotalen för yrkesgruppen förskollärare i alla GR kommuner (se diagram 1). Utifrån det identifierades två kommuner som ligger relativt lågt i sjukfrånvaro avseende förskollärare; Ale och Lilla Edet. Dessa kommuner kontaktades därefter av Åsa Nilsson och ombads att föreslå två förskolor vardera där sjukfrånvaron är särskilt låg. De förskolor som identifierades var Surte och Björklövens förskola i Ale samt Hjärtum och Nygårds förskola i Lilla Edet. Utav dessa har jag besökt Björklövens förskola och träffat förskolechefen samt besökt de båda förskolorna i Lilla Edet och där träffat både förskolechefer och personal. Då Surte förskola nyligen fått en ny förskolechef, genomfördes istället en längre telefonintervju med den tidigare förskolechefen. I och med att förklaringsfaktorerna för den låga sjukfrånvaron kunde vara så varierande, 1

valdes ostrukturerade samtalsintervjuer som tillvägagångssätt. Förskolecheferna fick först berätta övergripande om förskolans organisation, såsom antal avdelningar, barn, anställda etc., och därefter berätta om hur de arbetar på förskolan och vad de upplever har bidragit till en låg sjukfrånvaro. Jag ställde följdfrågor och tillsammans summerade vi vad förskolecheferna och personalen, i de fall de var med, såg som sina framgångsfaktorer. Diagram 1. Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid, år 2006-2016 Kommentar: I diagrammet framgår hur sjukfrånvaron har ökat kraftigt i medlemskommunerna sedan 2010. Sjukfrånvaron var år 2016 som lägst i Ale, där den var 7,1 % och som högst i Öckerö, där det var 11,8 % sjukfrånvaro. Uppgifterna är baserade på månadsavlönade förskollärare samt långtidsvikarier. Fram till 2011 ingår dock även timavlönad personal, vilket bidrar till att sänka sjukfrånvaron. Detsamma gäller enskilda kommuner enskilda år. Den röda linjen visar resultatet för hela GR (baserat på de kommuner som deltagit i sammanställningen respektive år). Det ska observeras att GR-resultaten före 2011 i flera fall är oviktade vilket i praktiken särskilt innebär att Göteborgs förhållande inte får så stort genomslag som det bör sett till kommunens stora andel av GR:s samtliga förskollärare. Då mätmetoderna dessutom har varierat mellan kommuner och över tid ska exakta nivåer och mindre skillnader genomgående tolkas försiktigt. Förskolorna Innan framgångsfaktorerna presenteras kommer de fyra förskolorna först att introduceras i detta avsnitt. En viktig sak att ha i åtanke är att allt som kommer presenteras i denna rapport avser år 2016 om inte annat anges. Detta då sjukfrånvarostatistiken som rapporten utgår ifrån avser just år 2016. I framförallt Ales fall har det under 2017 tillkommit större besparingskrav från kommuncentralt håll, vilket båda förskolorna påverkats av. 2

Båda förskolorna i Ale har fyra avdelningar, varav två är avdelningar för yngre barn och två för äldre. På Björklövens förskola är gruppstorlekarna 16 barn i de yngre avdelningarna och 20 i de äldre. Surte hade något mer rörliga gruppstorlekar och varierade mellan 15-17 barn i de yngre avdelningarna och 21-22 i de äldre. Båda förskolorna siktar på en grundbemanning på 3 personal, och kommunens mål är att ha två förskollärare och en barnskötare i varje avdelning, något som Surte nästan var uppe i år 2016 (7,5 förskollärare på fyra avdelningar) men som Björklöven inte riktigt uppfyllde med en fördelning på 53 % förskollärare. I Lilla Edet är båda förskolorna belägna på landsbygd, till skillnad från de båda förskolorna i Ale som är mer centralt belägna, om än inte mitt i centrum. Både Hjärtum och Nygård var relativt små under 2016 med två respektive tre avdelningar. Av samtliga fyra förskolor har Nygård de minsta barngrupperna (15 respektive 20 barn i yngre/äldre grupper), och förskolechefen har dessutom till avsikt att minska dem ytterligare framöver. Barngrupperna på Hjärtum skiljer sig också från resterande tre förskolor, då de fram till årsskiftet 2016/2017 hade två avdelningar med 1-5 åringar och därmed inte uppdelat efter yngre och äldre barn. Nyckeltal för förskolorna avseende år 2016 Björklöven Surte Hjärtum Nygård Antal avdelningar 4 4 2 3 Antal barn totalt 72 Ca 75 43 Ca 53 Barn/yngre avd 16 15-17 20 resp. 23* 15 Barn/äldre avd 20 21-22 20 resp. 23* 20 Sjukfrånvaro tot % 4,28 4,44 3,02 4,65 Sjukfrånvaro % förskollärare Sjukfrånvaro % barnskötare 1,86 3,58 2,60 5,62 6,20 5,32 3,87 5,01 Framgångsfaktorer Under kontakten med förskolorna, är det några faktorer som har märkts av särskilt mycket, och det är dessa som kommer presenteras i detta dokument. Generellt hade förskolorna mycket gemensamt och det pekades på likartade faktorer från alla håll. Ingen av förskolorna hade dock haft något specifikt arbete för att motverka ohälsa, utan de verkar ha arbetat utifrån befintliga strukturer som funkat väl. Detta innebar att det blev svårare att peka ut just vad som bidragit till att det är låg sjukfrånvaro och att det därmed också blev svårare för förskolechefer och personal att förklara de låga sifforna. Istället fick vi fokusera på vad det var som gjorde att personalen höll sig så frisk jämfört med förskollärare i andra kommuner, och här fanns det flera förklaringar som både förskolechefer och personal kunde tänka sig: 3

Laganda och arbetsglädje Det tydligaste som framgick i alla samtal är att man arbetar tillsammans och ser sig själva som en del i ett större lag, där hela förskolan ingår. Detta kunde variera något mellan förskolorna, men i de fallen det skiljde sig arbetar i alla fall arbetslagen ihop två och två. Överlag tycks det underlätta ju mindre förskolorna är. Det är hög trivsel och laganda bland personalen. De jag träffat på båda förskolorna i Lilla Edet utstrålar en genuin arbetsglädje och beskriver ett gott samarbetsklimat såväl personalen emellan som med chef och föräldrar. Även på förskolorna i Ale beskriver förskolecheferna en god stämning bland personalen, vilket bidrar till att personalen verkligen vill vara på jobbet och därför inte heller stannar hemma längre än vad de absolut måste vid sjukdom. Samarbete och flexibilitet Såväl chefer som personal har en flexibel inställning till verksamheten. Man ser förskolan som en helhet och inte utifrån arbetslag. Detta innebär bland annat att personalen hjälps åt mycket mellan arbetslagen genom att man exempelvis på Hjärtum har gemensam start på morgonen och anpassar sina dagsuppgifter utifrån rådande situation. Det tydliga samarbetet underlättar både när personalen blir sjuk - då de känner att kollegorna kan backa upp om man behöver vara hemma, och när personalen är på väg att bli frisk - då det blir enklare att komma tillbaks i och med att man vet att kollegorna kommer underlätta återkomsten för en. Orkar man inte med sin ordinarie uppgift är det självklart att kollegorna stöttar genom att byta arbetsuppgift med en eller hjälper till med det som ska göras. I Ale beskrev båda förskolecheferna exempelvis att det mycket väl kan hända att personalen flyttar runt mellan avdelningar för att underlätta för varandra. På Hjärtum konstaterade en av förskollärarna samma sak: Många gånger är det lättare att flytta personal än barn. Såväl personal som chefer har således ett väldigt tydligt lösningsfokus. Båda förskolorna i Lilla Edet har också ett gott samarbete med föräldrar som å ena sidan har höga krav, men som arbetar konstruktivt ihop med personalen för att kraven ska uppfyllas. Kommunikation Personalen är öppen med när det blir för mycket både gentemot varandra och chefen. De förskollärare som jag träffade i Lilla Edet berättade exempelvis att de alltid är ärliga med varandra om de känner sig lite krassliga eller inte orkar med något specifikt just vid något tillfälle. Signalerna tas på allvar av både kollegor och chef och de hjälps åt att hantera situationen. Även när man har det tufft på en avdelning om till exempel någon av personalen är sjuk, är man öppen med det gentemot kollegorna och personalen kan flytta runt för att stötta varandra, vilket jag nämnde ovan. Ledarskap och tillitsstyrning Alla förskolor har en tydlig tillitsbaserad styrning cheferna litar på att personalen kan hantera sina jobb och personalen litar på att de kan få stöd både av varandra och av chefen. I Lilla Edet nämnde båda förskolecheferna även sina chefer i sammanhanget och menade att det är en väldigt tydlig tillit över hela hierarkin, vilket underlättar för dem att vara mer flexibla gentemot sin personal på förskolorna. Märker de exempelvis att ett 4

arbetslag behöver få avlastning och komma ifrån för planering eller liknande, känner de att de kan sätta in en extra vikarie, även om ekonomin inte nödvändigtvis tillåter det. Cheferna är närvarande två dagar i veckan, och är noga med att vara lyhörda och ta tag i orosmoment så snart de uppdagas. Deras främsta fokus är att verksamheterna i första hand ska vara trygga och därefter tillkommer kraven från läroplanen. Alla jag pratade med var eniga om att ledarskapet är avgörande, och i Björklövens fall var förskolechefen noga med att påpeka att ledarskapet inte endast avser hennes ledarskap som chef, utan även teamledarna i arbetslagen. På Björklöven har de en tydlig utvecklingsorganisation bestående av förskolechef och en teamledare från varje avdelning. De ses varannan vecka och ser över det systematiska kvalitetsarbetet, vilket sedan förs vidare av teamledarna till avdelningarna. Under 2016 behandlades frågan även på så kallade pedagogiska forum där hela personalstyrkan var med. Numera behandlas den istället på APT-möten, då ekonomin inte tillåter att man fortsätter med forumen, något som förskolechefen oroar sig över. På Nygård beskrev förskolechefen en tydlig inställning mot övertid. Om personalen av olika skäl trots allt skulle få övertid, förväntas de ta ut övertiden direkt - för att få en omedelbar återhämtning. Bemanningsstabilitet Den mest konkreta åtgärden som hade gjorts för att minska sjukfrånvaron var att förskolechefen på Surte förskola hade anställt en fast vikarie, vilket bidrog till ett lugn i såväl barn- som personalgrupperna. Hjärtums förskola fick en fast vikarie runt årsskiftet 2016/2017 och Nygårds förskolechef har också till avsikt att anställa en inom kort. Likt Surte, upplevde Hjärtum också att det har varit väldigt positivt att ha en vikarie på plats. I de fall man inte har haft en fast vikarie har det istället tagits in samma timvikarier, vilket gynnat kontinuiteten i verksamheterna. Numera har man betydligt svårare att få in vikarier, vilket är ett av argumenten förskolorna i Lilla Edet har haft för att anställa en fast som alltid är på plats och rör sig mellan avdelningarna utefter rådande behov. Meningsfullhet På alla förskolor jag besökte var både chefer och personal tydliga med att all personal är värdefull. Förskollärare och barnskötare kompletterar varandra och det finns en mening med båda yrkeskategorier. Förskolechefen för Nygård reflekterade exempelvis över att det inte råder någon nämnvärd hierarki bland yrkesgrupperna, varvid det blir en bättre stämning på arbetsplatsen. Förskolläraren på Nygård kompletterade med att man är väldigt noga med att ta tillvara på personalens engagemang. Om någon är intresserad av något och skulle vilja starta ett projekt eller liknande så uppmuntras denne till det. Björklövens förskolechef var inne på liknande banor och menade att känslan av meningsfullhet; att personalen upplever att de syns, är värdefulla och får vara med och påverka på sin arbetsplats, är en av grunderna till att deras sjukfrånvaro är så låg. Man har ett syfte och vet vad som förväntas av en. Lokala förutsättningar Något som endast förskolechefen för Surte påpekade, men som skulle kunna vara relevant även i resterande fall, är storleken på lokalerna. Alla förskolor är relativt stora 5

till ytan och det finns gott om utrymme att dela upp barnen i mindre grupper, eller komma ifrån om man behöver en lugn stund. Det finns även naturliga mötesplatser i lokalerna, vilket bidrar till gemenskapskänslan. Det konstaterades vid flera tillfällen att faktumet att förskolorna inte är byggda som långa korridorer gynnar naturliga möten. Det är förhållandevis goda socioekonomiska förutsättningar både avseende barnen och personalen. Båda förskolecheferna i Ale berättade dessutom att de har en väldigt aktiv personal, som tränar mycket på fritiden. Personalen kan även komma att inspirera varandra till att träna, vilket bidrar till en positiv utveckling. Lokala eldsjälar var något som Björklövens förskolechef nämnde i just detta sammanhang. På både Surte och Hjärtum togs den höga åldersstrukturen bland personalen upp som något positivt. Få av personalen har egna småbarn, vilket enligt förskolecheferna bidrar till att personalen är friskare. Detta kan dock vara intressant att analysera vidare utifrån att sjukfrånvaron överlag i både Ale och Lilla Edet är högre ju äldre personalen är. Båda förskolorna i Lilla Edet har haft en låg personalomsättning, vilket underlättat för ny personal att komma in i gänget. På Björklöven har personalomsättningen tvärtom enligt förskolechefen varit hög. Det strukturerade arbetssättet med systematiskt kvalitetsarbete i kombination med en tydlig uppdragsbeskrivning och digitala hjälpmedel såsom UNIKUM, har dock underlättat. Förskolechefen konstaterade att detta visserligen underlättar och att man är duktiga på uppföljning när personalen väl kommit igång, men att introduktionen kan bli bättre. Avslutningsvis var även de båda förskolorna i Lilla Edet förhållandevis små under år 2016, med två respektive tre avdelningar. Detta bidrog enligt förskolecheferna till att personalen hade närmre till varandra och därmed enklare att arbeta ihop. De är även båda belägna på landsbygd, där det enligt cheferna råder lugnare stämning överlag. Utmaningar Efter att ha gått igenom de främsta framgångsfaktorer som identifierades i samtalen med förskolechefer och personal, kommer det i detta avsnitt att ges en kort överblick över några utmaningar som även tagits upp. Framgångsfaktorerna är nämligen inte isolerade från omvärlden och påverkas av naturliga skäl av kringliggande faktorer som kan vara bra att ha i åtanke. Som nämndes tidigare avseende bemanningen, har samtliga förskolor haft svårt att få in vikarier. Detta är inget lokalt bekymmer, utan är en utmaning som flera kommuner och förskolor står inför. Det bidrar dock till att det kan bli svårt att upprätthålla en kontinuitet, vilket man visserligen klarat av att lösa någorlunda bra innan, men som börjar bli allt svårare att lösa numera. Denna vetskap kan göra att personalen ibland går till jobbet även om de är sjuka, då de vet att det inte går att få in någon ersättare för dem. Vidare upplevde man i Ale att kraven från nationellt håll på förskolan ökar, medan förutsättningarna inte förändras. Förskolan får alltfler uppdrag och fokus är såpass 6

mycket på lärande att värden som trygghet och omsorg ibland hamnar i skymundan. I samband med detta ökar kraven från föräldrar och barnen är på förskolan allt längre, varvid grundbemanningen på tre personer behöver fördelas över längre tid. En sista aspekt som nämndes på en av förskolorna var företagshälsovårdens beredskap för att hantera posttraumatisk stress. Man upplever att alltfler bland personalen har någon form av anknytning till krigsdrabbade länder, varvid det kan behövas ökad kunskap både bland chefer och företagshälsovård avseende hur man ska bemöta sådant. Ekonomi och kompetensförsörjning Vilka ekonomiska konsekvenser medför då sjukfrånvaron? Utifrån den statistik som medlemskommunerna har skickat in till GR har jag gjort några grova beräkningar, för att skapa en uppfattning om vilka ungefärliga ekonomiska summor sjukfrånvaron kostar. Då just förskollärare är en yrkesgrupp som det råder brist på ute i arbetsmarknaden, har sjukfrånvaron relaterats till bemanningssiffror för att illustrera hur stor del av den redan befintliga personalen som inte är på jobbet. Då det finns flertal osäkerheter i alla siffor är det viktigt att beräkningarna endast ses som indikationer och inte exakta kalkyler. Kompletterande detaljer över beräkningarna finns att se i Bilaga 1. Antal personer i sjukskrivning Den genomsnittliga sjukfrånvaron för förskollärare i GR1 är 9,8 %. Sett utifrån de totalt anställda på runt 6350 1 personer, innebär det att motsvarande ungefär 638 tjänster försvann i sjukfrånvaro. Hade sjukfrånvaron istället varit på 7 %, det vill säga i nivå med den kommun i regionen som hade lägst sjukfrånvaro (Ale, 7,1 %), hade den istället motsvarat runt 457 tjänster. Minskningen hade således inneburit att 181 fler hade varit på jobbet. En minskning från 9,8 % till 7 % sjukfrånvaro motsvarar bemanning för drygt 18 förskolor.2 Ekonomiska aspekten Grovt räknat var sjuklönekostnaderna i regionen knappt 88 mkr år 2016. Hade all sjukfrånvaro kompenserats med vikarier, hade den tillkommande vikariekostnaden blivit runt 69,5 mkr, och totalkostnaden hade därmed landat på ungefär 157 mkr. Kostnaderna motsvarar närmare en heltidstjänst per femavdelningsförskola 2. Skulle sjukfrånvaron istället varit på 7 % hade sjuklönen blivit ungefär 64 mkr och vikariekostnaden kring 50 mkr, med en total kostnad på 114 mkr. En minskning till 7 % motsvarar en besparing på runt 43 mkr på regional nivå3. 1 GR exkl Tjörn, varifrån det inte inkommit sjukfrånvarostatistik för år 2016. 2 Räknat på fem-avdelningsförskolor med två förskollärare/avdelning. 3 GR exkl Lilla Edet, Stenungsund och Tjörn. Då arbetsgivaren endast betalar sjuklön upp till den 14 arbetsdagen, är beräkningarna endast på sjukfrånvaro upp till 14 dagar. Statistiken för Lilla Edet, Stenungsund och Tjörn gick dock inte att få uppdelad i antal dagar, varvid de är exkluderade. Observera att karensdagen är inräknad i alla kommuners statistik, då statistiken endast finns uppdelad utifrån dag 1-14. 7

Intervjuer Ale Björklövens förskola Förskolechef Susanne Ketabati-Olsson Surte förskola Före detta förskolechef Helena Johansson Lilla Edet Hjärtums förskola Förskolechef Helena Bergenson Förskollärare Mona Brink-Nilsson Förskollärare Sandra Samuelsson Nygårds förskola Förskolechef Denise van Hilst Förskollärare Jessica Mittelli 8

Bilaga 1 Alla beräkningar är baserade på den sjukfrånvarostatistik avseende år 2016 som medlemskommunerna har skickat in till GR. Då det finns flertal osäkerheter i uppgifterna bör dessutom beräkningarna endast ses som indikationer. Framförallt finns det en problematik i att arbetsgivaren endast betalar sjuklön mellan sjukdag 2-14, medan uppgifterna endast finns uppdelade för dag 1-14. Detta innebär att den första sjukdagen, den så kallade karensdagen, är inräknad i sjuklönekostnaden även om arbetsgivaren inte betalar sjuklön den dagen. Avseende kompetensförsörjningen är beräkningarna utifrån de uppgifter kommunerna har lämnat in över antal anställda förskollärare. Tjänstgöringsgraden går dock inte att utläsa ur statistiken, varvid även denna uppgift bör tolkas med viss försiktighet. Sett till den övergripande tjänstgöringsgraden för alla yrkeskategorier i kommunerna, ligger den generellt över 90 %. För att beräkna sjuklönekostnad har följande ekvation använts: Medianlön (28 900, enligt SKL4) x arbetsgivaravgift (38,33 %, enligt SKL5) x 0,8 (sjuklönenivån är 80 %) x sjukfrånvaro i respektive kommun x andel sjukfrånvaro som är inom 1-14 dagar x antal anställda i respektive kommun x 12 (antal månader per år) För att beräkna vikariekostnaden har denna ekvation använts: Timlön (125 kr, exempel taget från en av medlemskommunerna) x arbetsgivaravgift (38,33 %) x 12 (månader) x antal anställda x sjukfrånvaro i respektive kommun x andel sjukfrånvaro som är inom 1-14 dagar När totalsumman för sjukfrånvaro beräknats har det även tagits hänsyn till att ordinarie personal har högre lön än vikarier. Detta har dock inte haft nämnvärd betydelse för slutkostnaden. 4 SKL. Fakta om löner 2016. 2017. https://skl.se/arbetsgivarekollektivavtal/kollektivavtal/faktaochstatistik/faktaomloner.554.html (Hämtad 2017-04-23) 5 SKL. Arbetsgivaravgifter. 2016. https://skl.se/ekonomijuridikstatistik/ekonomi/budgetochplanering/arbetsgivaravgifter.1290.html (Hämtad 2017-04-23) 9