Uppföljning av intraprenaderna i AFH

Transkript

1 Uppföljning av intraprenaderna i AFH I den motion, från Ann Catrine Fogelgren (FP), som ligger till grund för intraprenadförsöket i Göteborg definieras en intraprenad som en driftform som ger verksamheten ett ökat ansvar och större befogenheter än om verksamheten bedrivs i traditionell kommunal form. Målsättningen är att öka möjligheten till påverkan från brukare och att ge större utrymme för egna initiativ från de anställda. Detta ska i sin tur leda till ökad kvalitet gentemot brukarna. Uppföljningen av intraprenaderna sker huvudsakligen vid tre tillfällen per år. Under maj månad besöker utvalda personer ifrån förvaltningen intraprenaderna. Under besöken görs en kvalitativ bedömning av intraprenadernas arbete. I denna rapport presenteras den sammanlagda bedömningen ifrån besöken. Under hösten besöker intraprenaderna nämnden där de redogör för resultatet av deras arbete. I årsrapporten ska sedan intraprenadernas resultat ingå i den sammanlagda redogörelsen vad gäller stadsdelens måluppfyllelse, men också följas upp under en separat rubrik. Från och med 1 januari 2015 drivs äldreboendet Granliden som intraprenad. Detta innebär att Askim-Frölunda-Högsbo nu har tre intraprenader, två äldreboende och ett funktionshinderboende. Nedanstående rapport redogör för de tankar, åsikter, känslor och upplevelser som intraprenadernas chefer, medarbetare och brukare uttryckt under förvaltningens besök ute på enheterna Gerdas Gård, Boende Kvartetten och Granliden. Vid besöken deltog stadsdelsdirektör, berörd sektorschef, HR-chef, ekonomichef samt förvaltningscontroller. Gruppen träffade enhetscheferna, en grupp medarbetare samt en grupp brukare för att höra deras upplevelser av intraprenadformen och dess betydelse för verksamheten. Fortfarande tidigt att utvärdera tydliga kvalitativa effekter Förra årets uppföljning konstaterade att det var för tidigt att dra några slutsatser kring om och i så fall hur intraprenadformen har påverkat kvaliteten i verksamheten. Intraprenaderna var däremot övertygade om att driftsformen på sikt kommer leda till en ökad kvalitet för brukarna. Det är fortfarande svårt att direkt se några kvalitativa effekter för brukarna. Anledningen till det är dels att intraprenadformen innebär ändrade förutsättningar att bedriva verksamheten rent organisatoriskt, vilket innebär att kvalitativa effekter kan ta tid, men en anledning är också svårigheten att jämföra kvalitet mellan verksamheter. Stadsdelen har tidigare inte haft verktyg att jämföra kvaliteten mellan olika enheter, men är nu inne i en implementeringsfas av ett ledningssystem som kommer att ge denna möjlighet. Upplevelsen av intraprenadformen pekar dock tydligt på positiva effekter vad gäller kvaliteten gentemot brukarna. 1

2 Intraprenadformen handlar framför allt om förändrade förutsättningar för cheferna att bedriva sitt arbete och cheferna, så väl som medarbetarna, lyfter fram den utökade friheten som en stor fördel i arbetet att öka kvaliteten i verksamheten. Cheferna kan i större utsträckning möta medarbetarnas önskemål och behov och medarbetarna kan i större utsträckning möta brukarnas önskemål och behov. Intraprenadformens betydelse varierar dock lite mellan de olika enheterna. Inom de båda äldreboendena, som är stora verksamheter med många anställda, betonas framför allt den extra tid som cheferna får med medarbetare och brukare, medan gruppboendet Kvartetten, som är en något mindre verksamhet, betonar friheten i mer specifika frågor som exempelvis schemahantering. Medarbetarna och chefen på Boende Kvartetten upplever alla att den största skillnaden är att det nu finns utrymme för verksamhetsutveckling, ett utrymme som tidigare, till stor del, upptogs av arbetet med bemanningsoptimering och avancerad resursplanering. Tidigare tog planering av scheman en betydande del av personalens tid. Den tiden går nu till brukarna istället. Cheferna på Granliden, som endast varit intraprenad under sex månader, beskriver att intraprenadformen skapar ett fokus kring kvalitet. Vi pratar mer med personalen och hyresgästerna, vilket gör att vi ser mer saker som vi vill utveckla, berättar de. Precis som föregående år lyfts möjligheten att ta med pengar över årsskiftet samt känslan av att äga sin agenda fram som de två mest betydelsefulla effekterna av intraprenadformen. Under årets uppföljning blir också intraprenadformens betydelse för möjligheten att arbeta med verksamhetsutveckling på den egna enheten tydlig. Cheferna beskriver hur deras ökade närvaro leder till en ökad insikt kring nödvändig utveckling, men också en ökad möjlighet att faktiskt arbeta med dessa frågor. Cheferna på Granliden beskriver, efter knappt ett halvår som intraprenad, att det är tydligt att det krävs mycket av ledarskapet. Ska man lyckas krävs det att man som chef också vågar gå utanför sin komfortzon och delta i större utsträckning, berättar de. De upplever att de, på den här tiden, fått en bättre dialog om verksamheten och att det finns en större vilja och ett engagemang att förändra verksamheten till något bättre. Även medarbetarna måste ta sig ur sin komfortzon om det ska hända något i verksamheten, betonar de. En ökad delaktighet och starkare känsla av samhörighet Intraprenadformen handlar framför allt om chefernas förutsättningar och på så vis indirekt medarbetarnas förutsättningar. Detta blir tydligt i samtalen med medarbetarna ifrån de olika intraprenaderna. På Gerdas Gård och Boende Kvartetten, som är inne på sitt andra år som intraprenad, har medarbetarna relativt tydliga uppfattningar om vad intraprenadformen innebär och vilka positiva effekter de ser när det gäller deras förutsättningar att bedriva verksamheten. På Granliden har de inte en lika tydlig uppfattning, utan uttrycker istället en förväntan på vad intraprenadformen kommer att 2

3 innebära. Däremot är det tydligt att intraprenadformen redan har betytt mycket för cheferna på Granliden. På frågan vad intraprenadformen har lett till svarar Granlidens chefer att det har förändrat tankesättet och hur de tänker på Granliden. Det gör något med tankesättet och det blir mer en teamkänsla, säger en av cheferna. De beskriver hur de känner sig utvalda, vilket självklart skapar energi, men också hur intraprenadformen har lett till en känsla av samhörighet med hela staden. Cheferna bekräftar också att den faktiska förändringen i arbetssättet inte riktigt har kommit i gång på Granliden och beskriver en ny intern organisation som precis ska starta upp. Den nya organisationen utgörs av en ledningsgrupp med underliggande grupper vars syfte främst är att skapa ett ökat inflytande för medarbetare och på sikt också brukare. Delaktighet handlar dels om den strukturella möjligheten att vara med och påverka, men framför allt handlar det om ledarskap och ett synsätt på sina medarbetare. Alla cheferna beskriver hur intraprenadformen underlättar ett ledarskap som bygger på delaktighet och som möjliggör delaktighet i vardagen. Det handlar om en förbättrad möjlighet att träffa sina medarbetare, men också om ett synsätt att varje medarbetare behöver vara med och bidra. Upplevelsen är att man tidigare behövde fråga chefen om en idé som sällan blev av och att man nu istället kan berätta för chefen att man gjort en viss sak och få responsen vad kul, svarar en av medarbetarna på Gerdas Gård på frågan hur Gerdas Gård skiljer sig mot andra arbetsplatser. Boende Kvartetten beskriver deras värdegrund där det står att alla ska vara en aktiv del av lösningen. Något som bygger på upplevelsen att det faktiskt också går att förändra. Medarbetarna på Boende Kvartetten beskriver hur de upplever att de i större utsträckning kan göra satsningar och aktiviteter. De har under året erbjudit kontaktpersoner till de brukare som varit i störst behov. Enheten har också haft möjlighet att genomföra utvecklingsinsatser för hela personalgruppen som fått betyda väldigt mycket, både ur ett socialt och ett professionellt perspektiv. Medarbetare från alla intraprenaderna vittnar om ett förbättrat samarbete mellan personalgrupper, något som kan leda till förbättrad arbetsmiljö såväl som förbättrad kvalitet för brukarna. På Boende Kvartetten beskriver personalen hur det nu mer är naturligt att både täcka upp för varandra, men framför allt inkludera varandra i aktiviteter för brukarna. Innan skötte varje avdelning eller boende sin egen verksamhet i större utsträckning. I och med ett utökat ansvar som kräver mer upplever medarbetarna att arbetsbelastningen har ökat något. Ett ökat engagemang och ansvar, till följd av en ökad delegering, skapar en något högre, men också en till stor del positiv, arbetsbelastning. Sjukfrånvaron på Gerdas Gård har sjunkit jämfört med 2014 och den ligger också lägre än snittet för förvaltningens särskilda boenden. Både Kvartetten och Granliden har samma sjukfrånvaro som juni Kvartetten har förhållandevis hög sjukfrånvaro jämfört med snittet för stadsdelens övriga boenden och det beror på ett par långtidssjukskrivningar på en av kvartettens enheter. Granlidens sjukfrånvaro är lägre än snittet för de särskilda boendena. 3

4 Boende Kvartetten arbetar med ett nytt koncept kring kompetensförsörjning som också kan motverka sjukskrivningar. Konceptet handlar kortfattat om att tillvarata personers särskilda kompetenser och intressen. Det handlar dels om att erbjuda personer som saknar utbildning en möjlighet att utbilda sig under tiden de arbetar på enheten. Dessa personer får en utbildningsplan som följs upp. Det handlar också om att tillvarata och förädla den kompetens som finns inom arbetsgruppen. Exempel på detta är en medarbetare som besöker alla boendena inom enheten och pratar om tillit. Tillit till att våga släppa brukarna, tillit till varandra i personalgruppen och tillit till sin egen intuition och yrkesroll. I samtalen med både cheferna och medarbetarna på alla tre intraprenaderna blir det tydligt hur intraprenadformen påverkar synen på verksamhetens ekonomi. Möjligheten att flytta med sig överskott över årsskiftet och skyldigheten att ta med sig underskott skapar även den en känsla av samhörighet, men också ett annat sätt att se på verksamhetens resurser eller eventuella brist på resurser. Just resursbrist är något som tar relativt lite utrymme i samtalen med både cheferna och medarbetarna. Även om en viss oro kan uttryckas är fokus på att göra det bästa möjliga av befintliga resurser. En ökad delaktighet för brukarna Även när det gäller delaktighet och inflytande för brukarna går det att ana en skillnad mellan intraprenaderna som är inne på sitt andra år och Granliden som varit i gång sedan årsskiftet. Brukarna på Gerdas Gård upplever inte att de behöver vara med i speciella grupper eftersom det sköts så bra ändå. Det finns en direktkontakt som fungerar och cheferna sitter ofta uppe på avdelningarna och äter tillsammans och får på så sätt en daglig kontakt med brukarna. På Granliden uttrycker alla brukarna en stor nöjdhet med exempelvis personalen. Samtidigt berättar några brukare att de inte är helt nöjda med maten och på frågan om de kan prata med någon för att få till stånd en förändring svarar de att de inte vill belasta cheferna, eller redan belastad personal, med sådana saker. Det handlar alltså inte bara om att skapa en struktur som tillåter delaktighet, utan också en kultur som uppmuntrar det och som gör det till en naturlig del i verksamheten. En brukare på Gerdas Gård berättar att det går utmärkt att framföra synpunkter till både personal och chefer. Upplevelsen är att de tar hand om det så snabbt de kan och där är nog intraprenadformen en viktig förutsättning, berättar han. En fungerande men trevande organisationen runt intraprenaderna Alla intraprenaderna beskriver en fungerande styrning och ledning i linjen. Då intraprenadverksamheten är ett försök finns det oklarheter där intraprenaden tillsammans med den centrala förvaltningen ibland kan tvingas förtydliga skrivningar 4

5 och diskutera hur vissa frågor ska hanteras. Alla cheferna upplever dock ett stöd ifrån den centrala ledningen. Känslan av att själv kunna välja vilka möten de vill gå på betyder mycket för den upplevda arbetsbelastningen, något som har fungerat bra menar de. Cheferna på Granliden berättar hur de tidigare var cirka 10 timmar i veckan på möten med chefer uppåt i leden, tid som nu istället kan läggas på de människor som de är satta att leda, men också tillsammans med deras hyresgäster. Chefen på Boende Kvartetten beskriver dock att kontakten med linjen varit mindre i år än föregående år och uttrycker ett behov av ett bollplank och en extern insyn i verksamheten och i hans ledning och styrning. Intraprenaderna har till viss del olika upplevelser av stadsdelens stödavdelningar. De intraprenader som är inne på sitt andra år beskriver hur kontakten med stödavdelningarna fungerar bättre och bättre och att de upplever att de får en bra service och betraktas mer som kunder. Granliden upplever istället en viss tröghet i stödet kring vissa frågor som enheten har drivit. Politiska mål får till viss del stå tillbaks för kvalitet i verksamheten När det gäller de personalpolitiska målen ser de något olika ut på intraprenaderna. Gerdas Gård har en relativt hög andel timavlönade. Anledningen är att de vill skapa kvalitet i verksamheten genom att redan på våren ta in personal som senare ska täcka upp under sommaren. De personer som ska täcka upp under semestrarna ska vara väl insatta och varma i kläderna när de arbetar under sommaren, menar cheferna på Gerdas Gård. Granliden använder sig av Bemanningsenheten för bemanning av vikarier och där är andelen timavlönade nere på strax under fem procent. Boende Kvartetten har något lägre andel timvikarier jämfört med snittet för området. Alla intraprenaderna erbjuder de som vill heltidstjänster. På Boende Kvartetten innebär det en risk då personalen inte är med i stadsdelens arbete med avancerad resursplanering, alltså att personalen arbetar på flera olika enheter, utan endast går runt på Boende Kvartettens fyra gruppboenden. Det finns tankar om att använda övertalig personal inom enheten i exempelvis förskolan. Idén om att inom ramen för intraprenaden starta en dagligverksamhet med inriktning mot kultur finns också kvar. Detta är en fråga där den centrala ledningen kan behöva stötta för att intraprenaden ska kunna starta en sådan verksamhet. Det finns också tankar om att starta en daglig verksamhet för personer som gått i pension. Alla intraprenaderna beskriver en relativt passiv relation med de fackliga organisationerna. Granliden och Gerdas Gård har helt eller delvis skött löneförhandlingen själva, medan Boende Kvartetten har köpt in stöd ifrån HRavdelningen. Alla tre upplever att det har fungerat bra. Chefen på Boende Kvartetten menar dock att det är för lite samverkan och uttrycker en vilja att ha mer kontakt med 5

6 facken. Alla intraprenader har ambitionen att starta ett eget LSG, vilket ännu inte har blivit verklighet. Medarbetarna upplever inte att det i dagsläget finns något behov av en ökad facklig närvaro på enheterna, men menar samtidigt att det kan komma att ändras och då är det viktigt att facken finns tillgängliga. Stort intresse utifrån, men svårt att sprida lärandet internt Gerdas Gård berättar att det fortfarande är ett stort intresse och många besök från verksamheter utanför Göteborg. De tar emot besök nästan två gånger i veckan och har besök inplanerade under stora delar av Upplevelsen är att besöken bidrar till deras lärande även om det är en utmaning att inte låta dem ta för mycket tid. Cheferna på Gerdas Gård uttrycker också en viss frustration över utvecklingen i övriga stadsdelen. Modellen har spridits med goda resultat i Holland, varför inte i samma utsträckning i vår egen stadsdel, undrar de. Intraprenadformen utmanar utvecklingsarbete drivet ovanifrån Det är som sagt fortfarande svårt att se kvalitativa effekter av intraprenadformen, men årets uppföljning stärker de antaganden som gjordes i samband med förra årets uppföljning ytterligare. Effekter som ökad motivation hos chefer och medarbetare, kortare beslutsvägar och en ökad delaktighet antas leda till en ökad kvalitet för brukarna. Även om de tre intraprenaderna befinner sig i något olika faser i deras arbete kan alla dessa effekter anas på både Gerdas Gård, Boende Kvartetten och Granliden. Alla intraprenaderna beskriver den positiva effekt som möjligheten att kunna fokusera mer på den egna enheten ger. Den interna verksamhetsutvecklingen gynnas och cheferna får möjlighet att vara mer närvarande, vilket också skapar en mer enhetlig känsla bland medarbetarna. Även om cheferna på Granliden berättar hur intraprenadformen också bidragit till en ökad hela-staden-känsla kan intraprenadformen innebära en utmaning när det gäller utveckling av helheten. Om intraprenadförsöket ska utvidgas och driftformen spridas till fler enheter behöver förvaltningen fundera över hur ett utökat egenansvar och ett utökat mandat över den egna kalendern kan kombineras med hela-staden-tänket och den gemensamma utvecklingen. Precis som en av intraprenaderna vittnar om i denna uppföljning finns ett behov av extern insyn. Hur kan redan befintliga grupper formas för att tillgodose detta behov och vara en viktig del i både enhetens och stadsdelens utveckling och lärande utan att bli den överbyggnad som tar fokus från den egna verksamhetens utveckling? Visar intraprenadförsöket att decentralisering och utökade befogenheter för enskilda enheter leder till en förbättrad kvalitet gentemot brukarna blir en ännu viktigare fråga hur staden kan tillgodose sig den förmodade kvalitetsutveckling som den konstaterade utvecklingen hos intraprenaderna antas leda till. 6