Nämnd Dnr 2016/01475-UAN Översikt Ansvar och av handlingar Beskrivning av allmänna handlingar Hantering och registrering av vissa handlingstyper, allmänt IT-system Verksamhet/ansvarsområde Elever Uppföljning/utvärdering Projekt Arbetsmarknadsåtgärder Elevresor Sida 1 2 3 4 4 4 5 5 6 6 7 7 Sida Undervisning 13 Undervisningsprojekt,. 13 temaundervisning Uppdragsutbildning 13 Praktiksamordning 14 Verksamhetsförlagd utbild. (VFU) Studiebesök, resor 14 14 Stödundervisning 14 Individuellt program 14 Utvärdering och åtgärd 14 Arbetsskada, tillbud elev 15 Betyg och omdömen 16 Prov 17 Prövning/betyg 17 Övergripande gemensamma 7 frågor Planer 7 Stipendier, premier, fonder 7 Statistik 8 När- och frånvaro 8 Enkäter, sammanställningar / 8 utvärderingar Skolfotokatalog 8 Elevhälsa 9 Elevhälsa Medicinsk insats 10 Gymnasieintagning 12 Inackorderingstillägg 12 Elevregistrering 12 Restaurangenheten 17 Föräldra- och anhörigkontakter 18 Studie- och yrkesorientering 18 Bibliotek 19 Vuxenutbildnings Centrum VUC 19 Grundläggande- och gymnasial 20 vuxenutbildning, komvux Påbyggnadsutbildning, YH 20 Betyg och intyg, vuxenutbildning 20 Elevföreningar 21 Modersmålsstöd/ 22 modersmålsundervisning Beställningar 22 Studieorganisation 12 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.
1 (20) Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: Vid ualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. t förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid ualitet (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).
Nämnd 2 (20) Beskrivning av allmänna handlingar / arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Tillkomstår 2008-01-01 Förvaltning avdelningar Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) Uppgift ansvarar för gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning, utbildning i svenska för invandrare, särskild utbildning för vuxna samt arbetsmarknadsfrågor. För vuxenutbildningen har nämnden inrättat ett Vuxenutbildningscentrum som vägleder och samordnar vuxnas utbildningsbehov. Nämnden ska följa arbetsmarknadsläget och vid behov föreslå åtgärder inom sitt ansvarsområde. Nämnden svarar också för kommunens samarbete med Mälardalens högskola. Kontaktperson/-er på Inger Skoog, registrator förvaltningen TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga register, förteckningar och sökvägar Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar Sekretess och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Myndighetens rätt till försäljning av Kommungemensamt ärendehanteringssystem Ciceron, IST Analys, IST Statistik, Extens, V, Alvis, Journal III SHV, Optiplan Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré samt via hemsida www.vasteras.se Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. SCB, Skolverket, Skolinspektionen, Barn- och elevombudet m m - personuppgifter Beskrivning 2016-12-01 Ev revidering: upprättad:
Nämnd 3 (20) Hantering och registrering av vissa handlingstyper Avtal, överenskommelser och kontrakt etc Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om Servicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening. Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet: Avtal som resultat av upphandling 2.6.1 Genomföra upphandling Samverkansavtal (fackligt) 2.4.1 Samverka och förhandla Serviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner 2.9.1 Hantera inventarier Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet 3.6.3 Inhyrning eller 3.6.4 Uthyrning Avtal vid extern samverkan 1.5.2 Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, 2.3.0 osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, 4.0.2 osv. Projekt och utredningar Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (Servicepartner kan utföra projekt på uppdrag). Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild kod. Sådana projekt klassificeras t ex på 1.3.6 Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp. Allmänt, övergripande, korrespondens etc Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens. Styrande dokument För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klass 1.3.2. T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc. Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s 2.2.0 osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, 4.0.1 osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.
4 (22) UTBILDNINGS- och ARBETSMARKNADSNÄMNDEN Se not 60 Allmänna frågor / ärenden 5) Ciceron Nämnden övergripande. IT-SYSTEM Se även under avsnitt Kulturskola. Verksamhetssystem Extens /Dexter/V Alvis OSL 23:2 _ Hanterar betyg, när- och frånvaro, planering uppföljning/statistik, utvecklingssamtal, IUP m m. Se dessa handlingsslag Dokumentationssystem Journal III SHV OSL 23:2 Dokumentationssystem för Elevhälsans hälso- och sjukvårdspersonal (skolsköterskor, skolläkare, psykologer, logopeder) Marshie (huvudkomponentlista, recept mm) Mätman (internkontroll, uppföljning) _ Används inom Restaurangenheten (se denna enhet) Ärendehanteringssystem Ciceron _ Västerås stads ärendehanteringssystem. Se redovisningsplanen för Gemensamma administrativa processer. Rapporter av tillfällig betydelse Vid ualitet Blankett - skydd av personuppgift OSL 23:2 Vid ualitet Sammanställningar, rapporter ur Extens, Dexter etc Originalhandling förvaras hos objektledare som även utför gallring. Samtycke enligt personuppgiftslagen Extens/Dexter Alvis Vid ualitet Gallras tidigast vid elevens avgång Samtycke enligt offentlighets- och sekretesslagen OSL Behörighet till systemet Extens, Alvis och till Journal III Vid ualitet Vid ualitet Gallras tidigast vid elevens avgång Så länge personen arbetar i systemet. Förvaras hos objektledaren 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
5 (22) VERKSAMHET / ANSVARSOMRÅDE (rubrik) Se not 665 Föräldra- / elevkontakter 5) Ciceron T ex mejltväxling ELEVER (rubrik) Ansökningshandlingar Vid Inakt. Efter avslutad utbildning. Handling från ej antagna elever gallras efter 1 år. Gäller även KY-utbildning. 6.5.1 662 Intagning 5) Ciceron Statistik till nämnden från Intagningen 6.5.1 662 Överklagan Ciceron 6.5.1 662 Besvär - övriga Ciceron 6.1.7 6.1.8 615 Elevvård 5) Ciceron OSL 23:2 6.1.2 617 Elevärenden 5) Ciceron OSL 23:2, 23:3 Tex anmälningar från Skolverket, Skolinspektionen, Barn- och elevombudet Ledighet för elev, ansökan 1 år Gallras 1 år efter att eleven slutat skolan. Centralt utarbetad blankett ska användas. Ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning e t c Extens Vid Gallras efter att anteckning har gjorts på klasslista samt i elevsystemet Extens. 6.1.2 617 Överenskommelse elevs studiegång (enskilda elever) Ciceron OSL 23:2 PUL T.ex. hemundervisning 6.1.2 617 Beslut om tillfällig omplacering Ciceron OSL 23:2 PUL 6.1.2 617 Beslut om tillfällig placering vid annan skolenhet Ciceron OSL 23:2 PUL Blankett finns Blankett finns 6.1.2 617 Varning CSN (gymnasiet) Ciceron 3 år 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
6 (22) 6.1.2 617 Skriftlig varning Ciceron OSL 23:2 Blankett finns 6.1.2 617 Beslut om avstängning i de frivilliga skolformerna Ciceron OSL 23:2 PUL Blankett finns 6.1.2 617 Beslut om avstängning från utbildning med praktiska inslag (gymnasiet) Ciceron OSL 23:2 PUL Blankett finns 6.1.2 617 Disciplinära åtgärder 5) Ciceron OSL 23:2 PUL UPPFÖLJNING / UTVÄRDERING (rubrik) T ex avstängning av elev, flytt av elev 1.6.2 015 Tillsyn samt uppföljning av Skolinspektionen, Arbetsmiljöverket 5) Ciceron Gäller kommunal gymnasieskolor 6.5.5 015 Dokumentation från fristående gymnasieskolor för uppföljning och insyn Ciceron Fristående gymnasieskolor 1.4.2 668 Utredningar / rapporter 5) Ciceron Resursfördelning; uppföljning av elevantal etc per skola Extens _ Underlag/uppgifter till Konsult o service; ekonomicenter (för utbetalning). PROJEKT (rubrik) Se not 660 Projektbeskrivningar, minnesant, möteshandl. etc 5) Ciceron Se not 660 Pedagogiska priset 5) Ciceron Nämnden beslutar om en årlig pristagare. Nomineringar, annons, affisch m m 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
7 (22) ARBETSMARKNADSÅTGÄRDER, övergripande 5) Ciceron T ex avtal och beställningar Se not 150 Projekt, allmänna frågor 5) Ciceron 1.4.2 Årsredovisningar, verksamhetsberättelser från utförare 6.1.1 610 ELEVRESOR, skolskjutsfrågor allmänna frågor 5) Ciceron 5) Ciceron Särskilda skäl för enskilda barn kan förekomma. Delegeringsbeslut återrapporteras till nämnden i form av rapporter på beviljade och avslagna elevresor. Ansökan och beslut utan bilagor Optiplan 3 år 6.1.1 610 Ansökan och beslut med särskilda bilagor Ciceron 23:2 Intyg med utlåtande Beställning av transport Handläggs av Kollektivtrafikförvaltningen ÖVERGRIPANDE GEMENSAMMA FRÅGOR Information ( t ex internt och externt informations-material, veckoblad, budskapsplattsform e t c) Ett arkivexemplar av egenproducerat material arkiveras av utfärdaren. Veckoblad, budskapsplattformar av kortsiktig betydelse gallras vid ualitet. Informationsmaterial studie- och yrkesvägledning Ett arkivexemplar bevaras av egenproducerat material. Kursplaner (gymnasiet) Stipendier / fonder Handlingar rörande stipendier och fonder är ej allmänna handlingar. Hanteras enl. stiftelselagen. Förvaltas av Barn- och utbildningsförvaltningen på uppdrag av Kommunstyrelsen. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
8 (22) 6.0.6 607 Internationalisering 5) Ciceron Samtliga EU-projekt Statistik (rubrik) Statistik (t ex särskilda verksamheter, placering olika åldrar) Statistik till SCB, Skolverket m fl Statistik, övergripande intagningsstatistik, intagningslistor Extens Framtagning av statistik görs av objektsförvaltare som fr o m 2011 är placerad på Servicepartner. Tabeller bevaras. Förberett för sökning på placering var, vilka, inkomstuppg. Uttag arkiveras centralt. Extens Alvis (3 år, tom 2009) 1 år Statistik - intern Färdigställd enhetsspecifik statistik När- och frånvaro Extens V 1 år Gallras ett år efter läsårets slut. Elevs när- och frånvaro ska kunna styrkas av personalen. Detaljerad frånvarolista skrivs ut från V-klass innan elev avslutas. Gäller elever från år 6 till gymnasiet. Enkäter, sammanställningar / utvärderingar (egna), elever Sammanställning bevaras. Se även gemensamma administrativa processer om enkät och remisshantering, underlag kan gallras vid ualitet Skolfotokatalog Ett arkivexemplar bevaras. Samtyckesblankett riktlinjer vid publicering av foton och filmer Vid Gallras vid ualitet efter upphörd giltighetstid (3 år). Hantering av tillstånd för webbpublicering, se redovisningsplanen för Gemensamma administrativa processer (s. 6) 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
9 (22) ELEVHÄLSA 6.1.7 614 Tillsynsrapport IVO (inspektionen för vård och omsorg) Ciceron 6.1.7 614 Avvikelserapport med yttrande dokumentationssystem Ciceron OSL 23:2 OSL 25:1 E Ett ex. skickas till anmälare + resp chef. Sammanfattning av avvikelser per läsår förvaras hos systemspecialist dokumentationssystem Journal III/SHV 6.1.7 614 Avvikelserapport med yttrande Elevhälsans psykologiska insats Ciceron OSL 23:2 OSL 25:1 Ett ex. skickas till anmälaren + resp. chef Sammanfattning av avvikelser per läsår förvaras hos samordnande psykolog Lex Maria-anmälan Elevhälsans psykologiska insats Lex Maria anmälan beslutas av resp. chef Anmäls till IVO som yttrar sig i ärendet 6.1.7 614 Lokala instruktioner för systemadministration Ciceron Rutiner för systemadministration i dokumentationssystem Journal III/SHV 6.1.7 614 Psykologutlåtande i elevärende Journal III OSL 23:2 T ex externa psykologutlånden i utredning av skolsvårigheter Psykologiska undersökningar / skolpsykologjournaler Journal III SHV OSL 23:2 Journalförs digitalt i åtskild del i Journal III SHV från 2010-01-01. För elever födda före 1992: slutarkiveras i pappersformat. För elever födda 1993-1995: slutarkiveras både digitalt och i pappersformat enl ök med stadsarkivet. För elever födda efter 1996 eller senare endast digital arkivering förutom testmaterial som slutarkiveras i egen pappersakt. Psykologiska testinstrument OSL 17:4 Arkiverat åtskilt från journalen 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
10 (22) ELEVHÄLSA MEDICINSK INSATS 6.1.7 614 Avvikelserapport och yttrande Elevhälsans medicinska insats Ciceron OSL 23:2 OSL 25:1 Ett ex. skickas till anmälare + resp. chef Sammanfattning av avvikelser per läsår förvaras hos samordnande skolsköterska. Lex Maria-anmälan Elevhälsans psykologiska insats Lex Maria anmälan beslutas av skolöverläkare, anmäls till IVO som yttrar sig i ärendet. 6.1.7 614 Patientsäkerhetsberättelse Ciceron Enl. 3 kap. 10 PSL ska vårdgivaren senast 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Vårdgivaren har gett uppdraget till samordnande skolsköterska. 6.1.7 614 Överlåtelse av anskilda medicinska ledningsuppgifter Ciceron Verksamhetschefen får uppdra åt sådan befattningshavare som har tillräcklig kompetens och erfarenhet att fullgöra enskilda medicinska ledningsuppgifter 6.1.7 614 Metodbok Ciceron Handbok; Riktlinjer, metoder och strategier för elevhälsans medicinska insats. Rutin vid driftsavbrott Journal III SHV Vid. Förvaras på varje enhet Elevhälsovårdsjournaler Journal III SHV Akt OSL 25:1 Journalförs digitalt i Journal III SHV. Tidigare pappersjournaler förvaras i accessarkivet. Slutarkivering ombesörjs av Barn och Utbildningsförvaltningen. Journaler för elever födda 2000 eller senare slutarkiveras digitalt. Tidigare journaler arkiveras både digitalt och i pappersform enl ök med stadsarkivet. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
11 (22) Vaccinationstillstånd Journal III SHV OSL 25:1 Vid / Se not. Vaccinationserbjudanden där vårdnadshavare tackat nej skannas till elevhälsovårdens system Journal III/SHV. kan efter skanning och kvalitetskontroll av bilden gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Tillstånd där vårdnadshavare tackat ja gallras när elev slutat på aktuell skola. Inkommande kopior av andra vårdgivares journalhandlingar Remisser och remissvar, t.ex logoped Journal III SHV OSL 25:1 Vid /. Handlingarna i papper får gallras under förutsättning att korrekt information är överförd till skolhälsovårdens journalsystem (sammanfattning eller skanning) Fullmakter Medgivande/samtycke med begäran om utlämnande av elevhälsovårdsjournalkopior Journal III SHV PUL Se not Medgivanden mottagna år 2009 eller senare skannas till elevhälsovårdsjournalen. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner i Metodboken. shandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Brev/e-post från elev eller vårdnadshavare Journal III SHV OSL 23:2 OSL 25:1 Vid / Där innehållet i brevet/e-postmeddelandet har betydelse för elevens hälsa ska det kopieras eller skannas till elevhälsovårdens journalsystem och bevaras. Övriga brev kan gallras vid in aktualitet. Elevhälsovårdsjournaler (EMI) i original från annan kommun eller från friskola Journal III SHV OSL 25:1 Tillväxtvärden, syn- och hörselvärden och givna vaccinationer förs över till resp. modul i elevhälsovårdens journalsystem. Notera att uppgifterna kommer från x-vårdgivarens journal. Sammanfattning av relevant information noteras i den digitala journalen Därefter skickas originalhandlingen tillbaka till ägaren (den avsändande skola) Elevhälsovårdsjournaler (EMI) papperskopior eller utskrifter från annan kommun eller från friskola Journal III SHV OSL 25:1 Skannas till elevhälsovårdens journalsystem. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner i Metodboken. shandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006) 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
12 (22) Gymnasieantagning, särskola 6.5.6 604 Inackorderingstillägg, övergripande frågor 5) Ciceron Statistik, inackorderingstillägg Extens 3 år Ansökan om inackorderingstillägg Extens 3 år Beslut om inackorderingstillägg Extens 3 år 6.5.6 604 Överklagan, inackordering Ciceron 1 år ELEVREGISTRERING 6.3.5 644 Övergripande frågor Ciceron Byte av skola 1 år Original skickas till mottagande skola. Kopia hos avlämnande skola. Blankett finns. lista Rapport ur Extens Uttages läsårsvis vid vårterminens slut. Med uppg om skola, läsår, klass, lärare, elevnamn, pers nr, adress Elevhistorik ( elevkort ), studieplan (gymnasiet) Extens Listor/grupplistor (av tillfällig betydelse) Vid Gäller ev listor som skrivs ut från Extens/Dexter. STUDIEORGANISATION 6.3.5 644 Övergripande frågor 5) Ciceron Beslut om svenska som andraspråk Vid Gallras när eleven slutar skolan. Blankett finns. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
13 (22) Pedagogisk journal / elevakt, särskola OSL 23:2 Vid övergång till gymnasiesärskola följer akten eleven. UNDERVISNING (rubrik) 6.0.4 643 Undervisningsplanering, övergripande frågor Ciceron Enhetsplaner Vid Årsvis per enhet Försöksverksamhet (gymnasiet) Medgivande att tillåta inspelning i utbildningssyfte Vid Blanketten skrivs under av målsman. Gallras då eleven slutat skolan. Blankett finns. Timplan (eller motsv.) för varje läsår och skolenhet Extens Årskursens timplan vid årets slut skrivs ut i papper av skolan. Schema Vid Inakt Ansökan till Lovskola Vid Blankett finns. Avtal om elevdator Vid Gallras i samband med att dator återlämnas av elev. 6.1.3 601 Läromedel, resurser Ciceron T ex lån av dator, Stöd-PC (gymnasiet) 643 Dispensansökan (20-årsregeln) Ciceron Se not 643 Undervisningsprojekt / temaundervisning, övergripande frågor 5) Ciceron Se not 660 Uppdragsutbildning, övergripande frågor 5) Ciceron 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
14 (22) 6.1.6 606 Praktiksamordning, övergripande frågor 5) Ciceron 6.0.4 600 Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) Ciceron Studiebesök, resor, övergripande frågor Vid T ex rapporter, deltagarförteckningar STÖDUNDERVISNING 6.1.7 616 Ansökan om mottagande i särskola, med fyra särskilda utlåtanden. Socialt utlåtande, psykologutredning, medicinskt utlåtande, pedagogiskt utlåtande samt beslut gymnasiesärskola Ev. kompletteringar till ärendet Utskrivning av elev Ciceron OSL 23:2 Ansökan med underlag skickas till central samordnare för särskolan som beslutar. Särskilt utarbetad rutin ska följas. Original förvaras t o m 2006-12-31 i skolhälsovårds-journal. Kopia hos placeringsassistent. Beslut kan överklagas av vårdnadshavare. För gymnasiet: Särskild blankett Ansökan till gymnasiesärskolan år 1 ska användas. Kräver ett särskilt mottagande. 6.1.7 616 Beslut om mottagande i särskola Beslut om utskrivning ur särskola Ciceron OSL 25:1 PUL Beslut kan överklagas av vårdnadshavare/elev Se not 606 664 Individuellt program, övergripande frågor 5) Ciceron Personakter över ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret 5 år Gallras under förutsättning att elevregister bevaras Praktikplatser, närvarorapporter redovisning från arbetsgivare 3 år UTVÄRDERING OCH ÅTGÄRD 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
15 (22) Arbetsskada (vid prao) /olycksfall Journal III OSL 23:2 Anmälan görs på Västerås stads webb. Kopia förvaras på skolan (rektor ansvarar). Journalanteckning kan finnas i shv-journalen Blankett finns. Anmälan görs även till Arbetsmiljöverket Tillbud (elev) Förvaras på skolan. Elevhälsans pedagogiska handlingar Elevakt OSL 25:1 Samlade dokument t ex utlåtanden från talpedagog, dyslexipedagog, specialpedagoger och kurator. Förvaras i elevakt på skolan. 6.1.7 6.1.8 615 Anmälan om diskriminering/kränkande behandling Ciceron OSL 23:2 Särskild utarbetad rutin finns och ska följas. Blankett finns. Delgivning till nämnd. 6.1.7 6.1.8 615 Utredning och uppföljning om diskriminering/kränkande behandling Ciceron OSL 23:2 Särskild utarbetad rutin finns och ska följas. Blankett finns. Utredning och uppföljning är delegationsbeslut, ska återrapporteras till nämnd. 6.1.7 6.1.8 615 Anmälan enligt 14 kap 1 Socialtjänstlagen (orosanmälan för elev) Ciceron OSL 23:2 Blankett med rutin finns. Orosanmälan gjord av skolsköterska scannas in i Journal III 6.1.7 616 Utredning och pedagogisk bedömning om behov av särskilt stöd. Beslut om att upprätta åtgärdsprogram. Beslut om fortsatt åtgärdsprogram. Beslut att inte upprätta åtgärdsprogram. Beslut att avsluta åtgärdsprogram. Ciceron OSL 23:2 PUL Särskild utarbetad rutin ska följas med tillhörande blanketter. Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd. Besluten är offentliga. Bakomliggande utredning är hemlig enligt angiven paragraf. 6.1.7 616 Tilläggsbelopp Ciceron OSL 23:2 OSL 23:5 Delegationsbeslut återrapportering nämnd Tilläggsbelopp fristående gymnasieskola 6.1.7 616 BIBASS+ Ciceron OSL 23:2 BIBASS=Barn i behov av särskilt stöd. Resursfördelning inom skolverksamheterna. 6.1.7 616 Samrådsmöte enskild elev Ciceron OSL 23:2 Ersätter elevvårdskonferens. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
16 (22) Individuella studieplaner (uppgift om elevens studieväg och val av kurser) V Extens Vid BETYG OCH OMDÖMEN 6.3.4 647 Betyg, övergripande frågor 5) Ciceron Betygskataloger Extens Läsårsvis Uttag per klass med koder i klartext alt. med kodförklaring separat. Bevaras digitalt samt som underskrivet dokument i papper. Betyg förvaras i 10 år på resp skola. Leverans sker på 11:e året. Kompletteringar av grundskolebetyg på gymnasiet kan ske och dessa betyg förvaras då separat läsårsvis. Lokala kursbeskrivningar/kursplaner Årsvis alfabetisk arkivering. Utgör bilagor till betygen. Slutbetyg, kopia = examensbevis, yrkesexamensbevis Samlat betygsdokument = studiebevis Förvaras läsårsvis i personnummerordning. Koder får ej användas. Se separat bilaga om hantering av betyg från gymnasiet. Om kopiorna inte förvaras i pnr-ordning ska separat lista tas ut och förvarars med kopiorna. Gymnasiearbete Fysisk teater, dans eller annat arbete. Notering finns i slutbetyget. Anmälan, prövning 3 år Intyg av betydelse för betygssättning Intyg av rutinkaraktär gallras vid ualitet. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
17 (22) PROV Nationella prov svenska / svenska som andraspråk Resultatsammanställning Ämnesprov, elevlösningar Vklass Från 2011 endast sammanställning i svenska. Endast elevlösningar finns i papper Nationella prov övriga ämnen (ej svenska) Resultatsammanställning Ämnesprov, elevlösningar Vklass 5 år Endast elevlösningar finns i papper Övriga prov Vid ualitet Prövning / betyg Sorteras in med elevens betygskopia / samlat betygsdokument/studiebevis RESTAURANGENHETEN 6.1.5 611 Restaurangenheten Övergripande frågor (som kräver handläggning eller som är av viktigare karaktär) 5) Ciceron Övergripande frågor rörande restaurangenheten samt ärenden som kräver handläggning (t ex avtal, viktigare övergripande personal- och/eller ekonomifrågor, korrespondens med vårdnadshavare) 4.2.2-4.2.5 80 Godkännande av livsmedelsanläggning Ciceron Motpart: Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen. Ansökan, godkännande, beslut om riskklassificering och avgift samt inspektionsrapport. Handlings- och åtgärdsplan för enheterna med uppföljning (internkontroll) Lokalt vid arkivering Förvaras hos utvecklare. Matsedel, normal samt vegetarisk Lokalt vid arkivering (se not.) Matsedel finns för varje kök. Ett urval matsedlar bevaras. Resterande gallras vid ualitet. För arkivering ansvarar utvecklare. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
18 (22) Recept, näringsberäkning Mashie Vid Recept bevaras i urval. Egenkontroll uppgifter om åtgärder, kontroller, temperatur, hygien etc Mätman Vid Uppdateras kontinuerligt Beställningar, följesedlar VIP _ För bevarande och gallring, se gemensam rv-plan för ekonomiområdet. Matråd, minnesanteckningar Lokalt vid arkivering Specialkostrutin Lokalt (se not.) Vid Minnesanteckningar från Matråd bevaras i urval från tre enheter. Utvecklare ansvarar. Övriga gallras vid ualitet. Särskild rutin för specialkost finns. Uppdateras kontinuerligt. Blanketter på vasteras.se. Se not 602,6 34, 645,6 54 FÖRÄLDRA- OCH ANHÖRIGKONTAKTER Hem och skola / Brukarråd / Föräldrainflytande / Lokala styrelser - övergripande frågor 5) Ciceron 6.1.6 606 STUDIE- OCH YRKESORIENTERING, övergripande frågor 5) Ciceron 6.1.6 606 Utredning och rapporter Ciceron Arbetsplatskontakter 3 år Praktikbesked 3 år Omdömen, PRAO 3 år Se not 063 Arbetsplatsförlagd utbildning (APL), överenskommelser Ciceron Externa avtal 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
19 (22) 6.8.1 6.8.2 612 Studieekonomi, gymnasiet, övergripande frågor 5) Ciceron Studieredovisning till Centrala studiestödsnämnden (CSN) 3 år Original bevaras på CSN. Förfrågan från Centrala studiestödsnämnden (CSN) om läsårstider Vid Bevaras på CSN. 6.1.4 613 BIBLIOTEK, övergripande frågor 5) Ciceron T ex ansökan om tillstånd enl 17 URL att få framställa exemplar, nerladdning och kopiering av talböcker mm till personer med funktionshinder. 6.6.1-6.6.3 674-676 VUENUTBILDNING / VUENUTBILDNINGSCENTRUM (VUC), övergripande 5) Ciceron Även Svenska för invandrare (SFI), Särvux 2.5.8 049 Statsbidrag, ansökan och beslut 5) Ciceron 6.6.2 678 Orienteringskurser, beslut om inrättande 5) Ciceron 1.3.6 678 t kvalitetsarbete 5) Ciceron 6.5.1 662 Antagning elev, allmänt 5) Ciceron Ansökan till kommunal vuxenutbildning Alvis Vid Webbansökan. Gallras tidigast efter att eleven avslutat sin utbildning. Prövning, ansökan om Alvis Vid Resultat från prövning i ett ämne införs i betygskatalog ( läser upp ett betyg). 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
20 (22) 6.6.3 677 Betyg, allmänt 5) Ciceron T ex beställning av nationella prov. Nationella prov genomförs av utbildningsanordnare. Betygskataloger Alvis Sorteras halvårsvis alfabetiskt efter kursbeteckning och inom varje kurs i datumordning. Kurskods-nyckel i första kartongen per halvår. Kurskod, förklaring till koder suttag. Förvaras tillsammans med betygskataloger. Läggs i första kartongen/halvår. Slutbetyg, kopia Alvis Slutbetyg i personnummerordning (uttag i papper). Samlat betygsdokument utfärdas endast på begäran av eleven (kan välja ett urval av ämnen). Se not 670-679 GRUNDLÄGGANDE- OCH GYMNASIAL VUENUTBILDNING övergripande frågor 5) Ciceron Ansökan Lärvux Vid Gallras efter avslutad utbildning. Sammanställning kartläggning elever 5 år Kunskapsmässig Test i svenska, matematik och engelska förkunskaper Vid Efter avslutade studier 6.7.1-6.7.4 673 Yrkeshögskola (YH), övergripande frågor 5) Ciceron Ansökningar Extens Vid Efter avslutad utbildning. Handlingar från ej antagna elever gallras efter 1 år Lista intagna elever Extens Betyg och intyg vuxenutbildning, YH 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
21 (22) Betyg och betygskataloger Alvis I systemet Alvis om grund- och gymnasiekurser. Intyg för genomgången utbildning YH Examensarbeten Elevregister Extens Alvis Förvaras i Extens under studietiden 6.0.2 603 ELEVFÖRENINGAR (t ex elevråd, elevkår), övergripande frågor 5) Ciceron Protokoll Korrespondens, protokoll m fl originalhandlingar från elevrådet bevaras. 6.1.9 618 MODERSMÅLSSTÖD / MODERSMÅLSUNDERVISNING, övergripande frågor 5) Ciceron Centrum för tvåspråkighet Elevlistor Extens 3 år Närvarorapport Vid Ett år efter läsårets slut. Underlag för prövningsresultat 3 år Efter provtillfället Skriftlig bedömning (ej uppnått mål), modersmål Med betygskataloge n Avgångselev får ett skriftligt omdöme om eleven inte har godkänt slutbetyg i ett eller flera ämnen. Använd INTE blankett i Dexter. Särskild blankett ska användas. Skriftligt omdöme, modersmål Unikum Vid En del av den individuella utvecklingsplanen (medföljer eleven). 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
22 (22) 6.1.7 616 Kartläggning av nyanlända elever Ciceron OSL 23:2 Kartläggning utförs av Arenan Skoltransport, uppgift om 1 år Original hos Centrum för tvåspråkighet, faxas till skolskjutshandläggare Busskort, beställning 3 år Original hos Centrum för tvåspråkighet, faxas till skolskjutshandläggare Beställningar (rubrik) Modersmålsundervisning, beställning 3 år Introduktionsgrupp, beställning 3 år Studiehandledning, beställning 3 år Inskolningsassistent (inskolningslärare t o m 2000), beställning 3 år 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.