_ ~ ~~~`~ T, y 1\atrineholms kommun

_ ~ ~~~`~ T, y 1\atrineholms kommun KOMMUNSTYRELSEN Kommunstyrelsens 2012-01-31 1 (5) Vår handläggare Utredningssekr Marie Sandström Koski Ert datum Er beteckning Socialdepartementet Yttrande över delbetänkandet På jakt efter den goda affären (SOU 2011:73) Kommunstyrelsen ikatrineholms kommun beslutade vid sitt sammanträde den 25 januari 2012 att anta det förslag till yttrande över delbetänkandet På jakt efter den goda affären som kommunledningsförvaltningen upprättat. Protokollet kommer att justeras den 31 januari. Yttrande Då betänkandet beskriver problem mer än lösningar finns oftast inga konkreta förslag för kommunen att ta ställning till i betänkandet. Yttrandet kommer därför att koncentrera sig till att bedöma om eventuella problembilder känns relevanta för kommunen samt om kommunen anser att det saknas områden som Upphandlingsutredningen 2010 inte hanterar i betänkandet. Katrineholms kommun har idag fem årsarbetare som arbetar som upphandlare. En av dessa tjänster bekostas av externa upphandlande myndigheter och enheter och kommunen kan därför sägas fungera som en inköpscentral. Upphandlarna utför ungefär 100 upphandlingar av varor, tjänster och byggentreprenader per år. Upphandlingarna utförs för den egna verksamheten, för Vingåkers kommun och till viss del de båda kommunernas helägda och delägda bolag och förbund. Upphandlingar görs även tillsammans med andra kommuner i Södermanlands 1än och till sammans med Landstinget Sörmland. Yttrandet är uppställt så att eventuella synpunkter som är föranledda av utredningens delbetänkande hänvisar till kapitelindelningen idetsamma. 2.7.1 Medborgarperspektiv Av utredningen framgår att en upphandling som hanterar varor och tjänster som syftar till att möjliggöra god service till medborgarna ställer högre krav på att en upphandlande myndighet medvetet axlar köparrollen. Kommunen instämmer i detta och konstaterar att affärstraditionen troligtvis är låg i de flesta kommuner. I skattefinansierade verksamheter gynnas sällan affärs- C:\Users\klpepsWppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.0utlook\OV9GMVHG\Yttrande till

Kommunstyrelsens "~' ~~~ atrineholms kommun \ 2 ~s~ KOMMUNSTYRELSEN 2012-01-31 medvetenhet i budgetsammanhang, och konkurrensutsättningen ses ibland som en onödig och byråkratisk omväg för att nå verksamhetens må1. I skattefinansierad verksamhet finns sällan incitament för konkurrensutsättning. De upphandlande myndigheterna har dessutom svårt att verka som medvetna köpare då de i affärssammanhang möter säljare som dagligen hanterar affärer inom sitt område, men myndigheterna endast upphandlar en gång var tredje år. Kommunen anser att utredningen i kommande betänkande bör främja att goda exempel lyfts fram och att samordnade mallar tas fram av t ex Kammarkollegiet för att på det sättet stärka möjligheter att upphandlande myndigheter nyttjar samma, eller i vart fall liknande, dokument. 2.8.1 Beakta de mindre företagen och upphandlande myndigheterna. Utredningen konstaterar att mindre myndigheter missgynnas av regelverken, då samma krav ställspå en liten kommun som på en större. Detta är korrekt. Katrineholms kommun är Sveriges ca 75 största kommun, men har ett invånarantal om endast ca 32 000 personer. Detta innebär att det finns ca 220 st kommuner i Sverige som är lika stora eller har färre invånare än 32 000 st. Katrineholms kommun fungerar trots detta som den största samarbetspartnern till sina mindre grankommuner och är en av de fyra största i länet. För att hjälpa mindre upphandlande myndigheter bör arbete med gemensamma mallar stärkas (se ovan). På detta sätt stärks rättssäkerheten iunderlagen, men förenklar även för leverantörer då underlagen blir mer likformade. 4.6. Beloppsgränserna fär direktupphandling Utredningen överväger att i sitt slutbetänkande föreslå att beloppsgränsen för direktupphandling höjs, i vart fall för upphandling av byggentreprenader. Kommunen genomför idag ca 100 upphandlingar. En generell höjning av direktupphandlingsbeloppet skulle innebära att tid frigjordes för att kvalitetssäkra upphandlingar av större värde. I de direktupphandlingar där konkurrensnivån är hög kommer troligtvis konkurrensutsättning att fortsätta. Kommunen stödjer tanken på att beloppsgränsen för direktupphandling höjs till ett högre belopp, alternativt kopplas till en procentsats av den upphandlande myndighetens eller enhetens omsättning kompletterat med ett lägsta belopp. Idag har kommuner med invånarantal understigande t ex 10 000 invånare samma beloppsgräns som de största myndigheterna, landstingen och kommunerna. Med tanke på storleken på de sammanlagda inköpen bör direktupphandlingen inte bara vara kopplad till transaktionskostnaden utan även till vad som faktiskt kan ses vara ett lågt belopp för myndigheten eller enheten. 4.7 Förhandlad upphandling med föregående annonsering Utredningen konstaterar att det finns ett intresse av ökade förhandlingsmöjligheter. C:\Users\klpepsWppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.0utlook\OV9GMVHG\Yttrande till

r`~ I TT ~ 1\atrineholms kommun ~ KOMMUNSTYRELSEN Kommunstyrelsens 2012-01-31 3 (5) Kommunen ställer sig tveksam till hur upphandlingar som både tillgodoser direktivens krav på i huvudsak oförändrat underlag efter förhandling och en större flexibilitet Tupphandlingen. Redan idag finns möjligheten att förhandla, men nyttjas dåligt då det tar tid att förhandla och nyttan av att förhandla kan ifrågasättas då underlaget inte får förändras i någon större omfattning. Leverantörer brukar sällan vara intresserade av att redovisa en lösning på ett problem och sedan, utan ersättning, låta lösningen bli en del i en offentlig upphandling. Ett alternativ till förhandling är att t ex Kammarkollegiet får i uppgift att sammankalla möten mellan upphandlande myndigheter och enheter å ena sidan och leverantörer åandra sidan för att föra diskussioner om marknaden, innovativa lösningar och lyckade underlag. 4.9 Elektronisk upphandling en förenklingsåtgärd för alla? Upphandlingsutredningen har för avsikt att analysera om utredningen kan bidra till att komma till rätta med de flaskhalsar som hindrar en snabb utveckling av den elektroniska upphandlingen i Sverige. Enligt kommunen kan en flaskhals vara att många kommuner, även vid samarbete, är små och har begränsade personella resurser för att införa elektronisk upphandling. Även antalet upphandlingar kan, enligt kommunen, vara en hämsko för att nyttja ett elektroniskt upphandlingssystem fullt ut. Tiden för att utveckla upphandlingen på lokal nivå finns inte utan tidigare underlag används trots att upphandlingen skulle kunna genomföras på ett för leverantören mer effektivt sätt. Så som diskuterats ovan kan en höjning av direktupphandlingsbeloppet leda till att tid frigörs för att t ex utveckla de elektroniska upphandlingarna. 4.10 Ramavtal Utredningens beskriver på ett omfattande sätt fördelar och problem med ramavtal. Kommunen konstaterar att utredningen tagit till sig synpunkter från upphandlande myndigheter och enheter om fördelar och nackdelar med ramavtal. Kommunen vill förtydliga sina egna synpunkter rörande ramavtal med följande: Ju tydligare det faktiska behovet beskrivs i underlaget, ju större chans har leverantörerna att möta förfrågan med bra priser och bra kvalitet. Priserna i ramavtal med angivna nettopriser har en tendens att bli onormalt låga för att leverantören sedan försöker byta ut nettoprisprodukter eller fa en decentraliserad organisation att köpa produkter som är dyrare. Utredningen förenklar ibland hur organisationer genomför gemensamma ramavtal. Beskrivningarna motsvarar i första hand de upphandlingar som genomförs gemensamt gällande IT-produkter på nationell nivå. Gemensamma upphandlingsorganisationer på kommunal nivå höjer förvisso nivån och kompetensen hos dem som genomför upphandlingarna, men då många kommuner har en mycket bred C:\UsersUclpepsWppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.0utlook\OV9GMVHG\Yttrande till KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress:Djulögatan41 Org.nummer212000-0340

Kommunstyrelsens ~~`'< ~~~~ -: j atrineholms kommun \ 4 (5) Dalum KOMMUNSTYRELSEN 2012-01-31 upphandlingsyta fördelat på få upphandlare är det svårt för kommunala upphandlare att bli riktiga specialister. 4.19.1 Upphandling av livsmedel Utredningen har tagit del av synpunkter rörande livsmedelsupphandlingar som beskriver brister i konkurrensen, många överprövningar, oklarheter vad avser djurskydd och transporter och brister i uppföljning. Katrineholms kommun kan konstatera att det endast är två leverantörer i grossistbranschen som lämnar kompletta anbud, kompletterat med leverantörer som lämnar anbud inom delar av upphandlingen. Dessa två grossisterna överprövar regelmässigt en förlorad upphandling, oavsett om fel har begåtts eller inte. Underlagen vad avser upphandling av livsmedel är så omfattande att enleverantör alltid kan hitta oklarheter om så önskas. 4.19.2 Upphandling av konsulttjänster Utredningen beskriver upphandlingen av konsulttjänster på sidan 174 i betänkandet påföljande sätt: "Det handlar om att handla in en tjänst som myndigheten inte själva kan utföra och som säljaren egentligen är bäst skickad att beskriva ". Enligt Katrineholms kommun är denna beskrivning ett väsentligt problem som rör stora delar av den offentliga upphandlingen, inte endast upphandling av konsulttj änster. Kommunen förutsätts att på ett professionellt sätt kunna beskriva behov av allt från "papper och engångsartiklar" till byggentreprenader av avloppsverk. Möjligheten att nyttja konsulter i dessa fall är delvis begränsade av ekonomiska orsaker. 5.2 Miljömässigt och socialt ansvarsfull offentlig upphandling Kapitlet beskriver offentlig upphandling ur en miljömässigt och socialt ansvarsfull synvinkel. Katrineholms kommun kan konstatera att fokus fortfarande ligger på miljömässigheten i de offentliga upphandlingarna. Leverantörerna har ofta djupa kunskaper om miljökrav inom sin verksamhet, och många gånger har de även tekniska lösningar och en intern kontroll som t o m överstiger de krav som kommunen ställer. Vad avser de socialt ansvarsfulla offentliga upphandlingarna har de inte utvecklats på samma sätt, och bland de få goda exempel som nämns är upphandlingar som ställer krav på att en leverantör av t ex en byggentreprenad ska anställa arbetslösa. Möjligheten idag att främja socialt medvetna företag är begränsad då dessa inte får särbehandlas vid krayställande och utvärdering. Den enda möjligheten kommunen har är att se till att kraven inte försvårar för dessa företag. C:\UsersUclpeps~AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.0utlook\OV9GMVHG\Yttrande till

Kommunstyrelsens,`~ -::'+~ 1\atrineholms kommun \ 5 (5) KOMMUNSTYRELSEN 2012-01-31 Utredningen redovisar även hur de upphandlande myndigheterna kan ställa krav på att ILO-konventioner uppfylls, men kommuner har oftast svårt att göra faktiska uppföljningar av att leverantören lever upp till konventionerna. 5.18 Små och medelstora företags medverkan i offentliga upphandlingar Kapitlet redovisar vilket arbete som sker och vilka överväganden utredningen gör för att underlätta för små och medelstora företags att lämna anbud i offentliga upphandlingar. Katrineholms kommun gör följande reflektion. Bristen på tid minskar dock möjligheterna att göra avvägningar för att attrahera små och medelstora företag i offentliga upphandlingar. Ett annat problem är en kommun, om man jämför med hur ett företag mäts, är en stor köpare. Antalet anställda understiger sällan 500 personer oavsett hur liten kommunen än är. Det är av den anledningen ibland svårt att få fram underlag som fyller kommunens behov med som underlättar för små och medelstora företag att lämna anbud. De merkostnader som kan vara förenat med s k delade anbud kan vara svåra att bära för mindre kommuner. 6 Nationell upphandlingsstatistik Kapitel 6 i betänkandet behandlar frågan om nationell upphandlingsstatistik och hänvisar bl a till arbete med EU-direktiv, svenska forskningsrapporter och exempel från andra länder, t ex Skottland. Katrineholms kommun anser att ett framtagande och fastställande av nyckeltal för statistik är viktigt. Offentlig upphandling är ett verksamhetsområde som, i alla fall i Sverige, har vuxit under de sista tio åren. Det är där%r nödvändigt att få fram jämförbar statistik, dels på nationell nivå, men även på kommunal nivå. Som statistiken ser ut idag firuls det en risk att skillnader i olika upphandlande myndigheters redovisade kostnader och besparingar m a a offentlig upphandling delvis bygger på gissningar och olika sätt att redovisa. Genom en nationell plan för framtagande av statistik blir den offentliga upphandlingen mer vetenskaplig och empirisk än idag. Kommunen anser att samtliga upphandlingar, inklusive direktupphandlingar, bör ingå i framtagandet av en nationell upphandlingsstatistik eftersom det ger en fullständig bild av de offentliga inköpen kompletterat med eventuella konkurrensutsättningar av direktupphandlingar. En fördel med ett nationellt system är dessutom att leverantörer av upphandlings-, e-handels, och ekonomisystem kan utveckla tjänster för redovisning på ett övergripande sätt. Göran Dahlström C:\Users~klpepsWppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.0utlook\OV9GMVHG\Yttrande till

~. ~: ~' : r~ Katrineholms kommun \ KOMMUNSTYRELSEN Kommunstyrelsens 2012-01-31 6 (6) Kommunstyrelsens ordförande Marie Sandström Koski C:\Users\klpepsWppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.0utlook\OV9GMVHG\Yttrande till KOMMUNLEDNINGSF6RVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340