Instruktioner för bokning och beställning av lokaler via webb eller bokningsklient i TimeEdit 3. Det finns två sätt att beställa och boka lokaler på i TimeEdit 3. Oavsett vilket av sätten man väljer, kommer alla bokningar att hamna i TimeEdits databas och bokningen kan nås på samma sätt. De två sätten är bokningsklient och webbokningssida. Bokningsklienten är till för dig som skall lägga hela kursscheman eller göra annan mer omfattande bokning. Webbokningssidan är avsedd för ren lokalbokning och till för dig som bara bokar enstaka lokaler tex mötesrum. Webbokningssidan kan även användas av dig som har dina kursscheman på annat sätt än i TimeEdit 3 och bara vill kunna beställa lokaler till dina scheman, ur tex gemensamma lärosalars lokalbestånd, för att sedan lägga in dessa i exempelvis ett pappersschema. Du kan göra både bokningar och beställningar oavsett om du använder webbokningssidan eller bokningsklienten. Bokningar och beställningar En bokning innebär att då du lagt in en lokal i en bokning och slutfört bokningen, är lokalen bokad. En beställning innebär att det går iväg en ansökan om att få lov att boka en viss lokal till en lokalägare som kan godkänna eller neka beställningen. Lokalen blir först bokad när lokalägaren godkänt beställningen. Beställaren får en e-postbekräftelse då beställningen godkänts eller nekats. Vilka lokaler du får boka direkt och vilka du behöver beställa, beror på vilka rättigheter du har till vilka lokaler i systemet. En tumregel är att du får boka din egen institutions lokaler, men måste beställa lokaler då du vill låna lokaler av någon annan, tex av gemensamma lärosalar.
Virtuella lokaler Man beställer lokaler genom att använda sk virtuella lokaler. En virtuell lokal är en hitte-på lokal som pekar på en eller flera riktiga lokaler. Normalt indikerar namnet och signaturen på den virtuella lokalen att den är till för att skapa beställningar. Den virtuella lokalen som används för att beställa lokalen Edens Hörsal har t ex signaturen Virt-Ed:116 och namnet Edens Hörsal Beställ och kortnamnet Edhör Beställ. För att beställa lokalen Edens Hörsal skapar du en bokning precis som vanligt och inkluderar lokalen Virt-Ed:116 på bokningen. Detta kan göras antingen via bokningsklienten eller via webbokningssidan. En virtuell lokal behöver inte motsvara exakt en vanlig lokal utan kan användas för att beställa en viss typ av lokal, en lokal i ett vist hus osv. Ett exempel är den virtuella lokalen Virt-V:Dator Våning 1 (V:Datorsal Våning 1 Beställ) som används för att beställa en valfri datorsal på våning 1 i V-huset på LTH. Precis som vanliga lokaler tillämpas rättigheter på de virtuella lokalerna. Du kan därför ha rätt att beställa vissa lokaler men inte andra. Ekonomisk befogenhet Om du bara skall boka och beställa lokaler som inte är försedda med kostnad, kan du gå vidare till nästa stycke. Ekonomisk befogenhet behöver bara sökas av dig som skall boka lokaler som är försedda med en kostnad, exempelvis lokalerna ut gemensamma lärosalars bestånd. För att få lov att boka lokaler som är försedda med en avgift för bokning, krävs en speciell delegation från din institution eller motsvarande. Syftet med detta är att få kontroll över vem som ådrar sin institution eller motsvarande kostnader för lokalhyra. Delegationen heter Ekonomisk befogenhet. Vem som får ådra sin institution eller motsvarande kostnad, varierar på olika ställen på Lunds universitet och därmed vem som blir beviljad ekonomisk befogenhet. Prata med din studierektor, prefekt eller motsvarande för att ta reda på vad som gäller hos dig! Du som skall ansöka om ekonomisk befogenhet, gör detta på följande sätt: 1. Gå till LUCAT http://lucat.lu.se/ och logga in 2. Gå till Min sida -> Mina behörigheter 3. Välj Ansök om behörighet till höger, ovanför listan på dina nuvarande behörigheter 4. Välj IT-tjänstgrupp Studieadministration 5. Välj IT-tjänst TimeEdit 6. Välj Behörighet Ekonomisk befogenhet 7. Ange vilka attestorganisationer, vilka kostnadsställen du skall ansöka om att få boka till; a. Skriv in kostnadsstället i sökrutan under rutan attestorganisationer. b. Klicka på Lägg till c. Upprepa för varje attestorganisation/kostnadsställe som du vill ansöka om behörighet att få lov att boka för. 8. Klicka på Ansök 9. Ansökan går nu till prefekt eller motsvarande för godkännande! Påminn gärna den som är attestansvarig på din institution eller motsvarande om att gå in och godkänna din ansökan!
Att boka och beställa lokaler Webbokning Gå till https://se.timeedit.net/web/lu/db1/lugem1/ri1q5.html och logga in med din LUCAT-id och LUCAT-lösenord. Du kommer nu till en bokningssida på webben. Överst på sidan ser du olika sätt att filtrera på de lokaler som du kan boka och beställa. Under detta fält ser du en lista på de lokaler du har rätt att boka och beställa. De lokaler du har rätt att boka direkt heter det de heter utan varken prefix eller suffix. De lokaler du har rätt att beställa har prefixet Virt- i signaturen och suffixet Beställ i namnet.
Bokning steg 1 Att söka efter en lokal Skriv namnet på den lokal du vill söka fram i fältet Sök. Du får nu fram den lokal du vill boka i sökresultatet under filtreringsalternativen. Att filtrera efter en lokal Du kan även filtrera fram lokaler efter tex hus eller lokaltyp. Detta gör du genom att filtrera i dropdown-menyerna.
Du kan även filtrera på att endast visa lokaler som är lediga en viss tid. Detta gör du genom att kryssa i rutan visa endast lediga lokaler och skriva in den tid och det datum du önskar boka. Nu visas endast de lokaler som är lediga den tid du önskar boka i listan över sökresultat. Att boka en lokal För att boka en viss lokal, klicka på lokalen i listan över sökresultat. Du får nu upp en kalender som visar när lokalen är bokad den vecka du valt. Klicka på önskad, ledig tid i kalendern. Fyll i önskad start och sluttid och klocka på OK. Bokning steg 2 Du får nu upp ett formulär med uppgifter som behövs för att kunna boka. Lokal (obl) Den eller de lokaler du önskar boka eller beställa. Du kan boka eller beställa flera lokaler i samma bokning genom att klicka på + bredvid raden för Lokal Kostnadsställe (obl) Kostnadsstället som lokalen skall bokas på Webbokningsaktivitet (obl) Vad lokalen skall användas till, tex möte eller disputation Personal den personal som skall tjäna som bokningsreferens på bokningen. Du kan lägga till fler personer genom att klicka på + bredvid raden för personal Konteringssträng (obligatoriskt om lokalen kostar) Om lokalen medför en kostnad för lokalhyra skall det alltid anges varifrån kostnaden för lokalhyra skall tas. Finns det ingen konteringssträng i en
beställd lokal som medför kostnad, kommer beställningen att nekas. Gäller det den bokning av en lokal utan kostnad, behövs ingen konteringssträng. Titel Om man önskar att ha en titel på sin bokning skriver man in den här. Titeln syns sedan i webbvisningen över lokaler. Observera att titeln även syns som rubrik för lokalbokningar på flygplatsvisningen av lokalbokningar på några av Lunds univesitets informationsskärnmar. Stava rätt och uttryck dig korrekt! Publik kommentar - En längre kommentar som syns på de flesta webbvisningar över lokalbokningar. Kurskod Om man skall beställa lokaler till ett schema, är det allra bästa att vända sig till en bokare som har klientbehörighet, så att bokningen kan läggas in i rätt schema i TimeEdit. Om du ändå skall beställa lokaler till en kurs, skriv i kurskoden i fältet för kurskod. Lokalen kommer dock INTE in i något schema, utan kommer att ligga som en lös lokalbokning i TimeEdit. URL Om du vill att en webbadress skall synas i bokningen i TimeEdits webbvisning Intern kommentar Kommentarer till tex beställningsmottagaren av din beställning. Det kan vara uppgifter om vilken sal du vill ha, om vem som är ansvarig för bokningen eller om det är något annat du vill meddela den som tar emot en beställning. Kontaktuppgifter kontaktuppgifter som telefonnummer och adress till den som gjort en viss bokning. När du fyllt i formuläret ovan, klicka på Beställ/Boka. Lokalen blir nu bokad alternativt beställd! Att ändra i en bokning Du kan bara ändra i bokningar som du själv gjort. För att ändra i en bokning, scrolla längst ner på bokningssisdan och klicka på den bokning du önskar ändra under Mina bokningar. Du får nu upp ett pop-up förnser som visar din bokning. Klicka på ändra. Nu kan du justera bokningstexter eller avboka din bokning.
Beställning via bokningsklient Du som använder bokningsklienten för bokning skall göra de beställningar av lokaler du behöver utanför ditt ordinarie lokalbestånd via TimeEdits bokningsklient. Precis som för webbokningen behöver du dock först ansöka om ekonomisk befogenhet i LUCAT för att få lov att beställa lokaler som medför en lokalkostnad för din institution eller motsvarande. För att beställa en lokal, gör så här: 1) Kontrollera att lokalen du vill boka är ledig. Man kan inte se om en lokal man inte har behörighet att boka är ledig eller inte i klienten, utan detta måste du göra via någon av TimeEdits webbingångar, exempelvis den här: https://se.timeedit.net/web/lu/db1/gem2/ri1q7.html 2) Fyll i din valdalista precis som vanligt. När du kommer till lokal, söker du fram en virtuell lokal och lägger den i din bokning, på samma sätt som om det var en vanlig, fysisk lokal. 3) Rita in din bokning i kalendern i TimeEdit precis som vanligt. Bokningen får ett gult hörn som visar att det finns en beställning i bokningen. 4) En beställning går nu iväg till den som äger lokalen. Lokalägaren godkänner eller avslår din bokning. Du får nu en e-postbekräftelse skickad till den e-postadress du angett i användarinställningarna på ditt bokarkonto. Om bokningen blir godkänd, ligger nu den fysiska lokalen i din bokning. Du behöver inte göra någonting mer! Blir beställningen nekad, blir hörnet på bokningen rött. Ingen lokal blir bokad då en beställning nekas. Att beställa en lokal till en befintlig bokning Om du vill lägga beställa en lokal till en befintlig bokning, gör så här: 1) Sök fram bokningen i din bokningslista. 2) Markera bokningen genom att klicka på den. 3) Sök fram den önskade virtuella lokalen i objektlistan 4) Klicka och dra den virtuella lokalen till bokningslistan. Släpp lokalen i bokningslistan. 5) Välj Lägg till i menyn som dyker upp. 6) Bokningen får nu en beställning i sig och får ett gult hörn som indikerar att det är en beställning. En beställning går iväg till lokalägaren som godkänner eller nekar bokningen.
Att avboka en beställd lokal I skrivande stund finns det ingen beställningsflöde för att avbeställa lokaler. Du kan själv ta bort en lokal ur en bokning, även om du inte har någon bokningsrätt till lokalen. Lokalägaren behöver dock veta om du bokar av en lokal, speciellt om du gör det med mindre än två veckors innan bokningen infaller. För att avboka en lokal som du själv inte är lokalägare av (exempelvis LU:s tentamenslokaler och gemensamma lärosalar) gör så här: 1. Skicka e-post till lokalägaren. Ange bokningens boknings-id i mailet, så att lokalägaren vet vilken bokning det gäller. Du hittar en boknings boknings-id genom att: a. Högerklicka på bokningen b. Välj Visa info c. Du får nu upp info-fältet med information om bokningen. ID-numret står överst under rubriken Bokningsinfo. 2. Lokalägaren letar nu upp bokningen och tar bort lokalen. Anledningen till att låta lokalägaren ta bort lokalen är för att meddela lokalägaren om avbokningen, så att en avbokad lokal inte står olåst. Tänk på att om lokalen kostar, gäller LU:s avbokningsregler, även om du själv avbokar lokalen!