ORSA KOMMUN KOLLEKTIVAVTAL FÖR SAMVERKAN 1 (6)
INLEDNING Allmänt Arbetsgivaren och de fackliga organisationerna är genom detta samverkansavtal överens om att gemensamt sträva efter att främja den kommunala verksamhetens effektivitet, förnyelse och serviceförmåga. En hög kvalitet i samverkanssystemet förutsätter en vilja att fatta beslut i samverkan, en förtroendefull dialog mellan arbetsgivaren, medarbetarna och deras fackliga organisationer och respekt för varandras olika roller. Vi ska tillsammans arbeta för ett gott värdskap såväl internt som mot våra kommuninvånare. Medarbetarnas kunskaper, engagemang och kreativitet är viktiga förutsättningar för verksamhetens utveckling. Därför ska medarbetarnas kompetens tas tillvara i samverkansoch i beslutsprocessen. Medarbetarna ska vara välinformerade om de frågor som påverkar den egna arbetsplatsen. De förändringar som sker i verksamheten måste också mötas av förändring i kompetensen hos medarbetarna. Här har såväl arbetsgivaren som medarbetaren ett ansvar. Jämställdhetsarbete ska vara ett naturligt inslag i verksamheten. Det innebär att kvinnor och män, oavsett etnisk bakgrund, religion eller sexuell läggning, har samma rättigheter, möjligheter och skyldigheter inom alla områden. En förutsättning för att kunna arbeta målinriktat med samverkan, jämställdhet, arbetsmiljö och rehabilitering är att respektive förvaltning avsätter medel för detta ändamål. Kostnader som uppstår i samband med att förvaltningen tillgodoser god samverkan, jämställdhet, bra arbetsmiljö och rehabilitering, ska rymmas inom förvaltningens anvisade budgetram. Arbetsmiljö och hälsa Arbetsorganisation, arbetsförhållanden och arbetstider ska utgå från verksamhetens behov och anpassas till medarbetarnas förutsättningar och bidra till hälsa och välbefinnande. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är en viktig hörnsten i verksamheten. För att säkerställa god hälsa och arbetsmiljö ansvarar arbetsgivaren för kompetensutveckling för såväl chefer, medarbetare och arbetsplatsombud/skyddsombud. Nytillträdda chefer och skyddsombud ska alltid genomgå arbetsmiljöutbildning och vid behov ska uppdateringseller vidareutbildning anordnas. Medarbetaren har ett ansvar att vara delaktig i hälso- och arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen. För att svara upp mot sitt ansvar för arbetsanpassning och arbetslivsinriktad rehabilitering är det viktigt att arbetsgivaren har kunskap om och rutiner för detta arbete. Det är viktigt med en fungerande struktur för rehabiliteringsarbetet och utgångspunkten för rehabiliteringen är att den anställde ska kunna återgå i arbete. Företagshälsovården är en multidisciplinär och oberoende expertverksamhet som ska användas för att främja och utveckla hälsa, förebygga risker samt föreslå åtgärder för både hela verksamheter och medarbetarna. Den ska ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, verksamhetens resultat och hälsa. 2 (6)
UTGÅNGSPUNKT OCH FÖRUTSÄTTNINGAR Samverkan är en naturlig del av den löpande verksamheten och inkluderar såväl medarbetar- som ekonomi- och organisationsfrågor. Grunden för samverkanssystemet utgörs av medbestämmandelagen (MBL), arbetsmiljölagen (AML) och lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen (FML). Utöver detta finns policydokument antagna av fullmäktige eller kommunstyrelsen samt riktlinjer och rutiner för hantering av olika områden. Med detta som utgångspunkt ska följande gälla: Arbetsgivaren är genom rätten att leda och fördela arbetet ansvarig för beslut och verkställighet i verksamheten. Det är alltid ansvarig chef som fattar beslut i aktuella frågor. Personal-, ekonomi-, organisations-, jämställdhets-, arbetsmiljö-, rehabiliterings- samt verksamhetsfrågor ska vara integrerade. Kunskap och kompetens som finns hos medarbetarna och deras fackliga organisationer ska tas tillvara. Utvärdering av samverkansavtalet genomförs regelbundet och ska finnas som en diskussionspunkt på dagordningen i central samverkansgrupp och förvaltningsråd vid första mötet varje år. SAMVERKANSSYSTEMET Samverkanssystemet är uppbyggt av strukturerade mötesformer på olika nivåer i organisationen. Grundtanken är att varje fråga hanteras på den nivå den hör hemma. De olika nivåerna i samverkanssystemet utgörs av medarbetarsamtal, arbetsplatsträff, förvaltningsråd och central samverkansgrupp. Samverkansgrupp med representativt inflytande kan inrättas som ytterligare en mötesform. Då samverkansgrupp inrättas gäller samma arbetsform som i förvaltningsråd i denna. Medarbetarsamtal Syftet med medarbetarsamtalen är att i dialog mellan chefen och medarbetaren få en fördjupad genomgång av frågor som är väsentliga för medarbetaren, verksamheten och arbetsledningen. Chefen ska genomföra medarbetarsamtal minst en gång per år och det ska vara inplanerat i förhand. Samtalet bör ligga i god tid före lönesamtalet. Medarbetaren har också möjlighet att ta initiativ till medarbetarsamtal. Samtalet ska vara strukturerat, dokumenteras av chef och skriftligen godkännas av medarbetaren. Det är viktigt att både chef och medarbetare ser samtalet som ett möte för gemensamt lärande. 3 (6)
Medarbetarsamtalet kan också vara ett tillfälle, om båda parter så önskar, att ha en dialog om medarbetarens hälsa. Medarbetarsamtalet ska leda fram till en individuell handlingsplan som båda parter är överens om. Arbetsplatsträffar (APT) Arbetsplatsträffen är en naturlig del av verksamheten och är ett direktmöte mellan chef och arbetsgrupp. Den ska vara ett forum för dialog mellan medarbetarna och närmaste chef i syfte att gemensamt arbeta med utveckling, planering, och uppföljning av arbetet inom det egna området, inklusive arbetsmiljö- och hälsofrågor. Chefen är ansvarig för att det hålls regelbundna arbetsplatsträffar, för att det finns en dagordning och att minnesanteckningar skrivs inom en vecka efter avslutat möte. Både chefen och medarbetarna har ansvar för innehållet på arbetsplatsträffen. Arbetsplatsträffen ska normalt genomföras 8 gånger per år. Arbetsplatsträffen kan kombineras med facklig information. Detta ska planeras i förväg. Medarbetare som är frånvarande under en lång tid ska inbjudas till träffarna och hållas informerade om vad som händer på arbetsplatsen för att underlätta återgång till arbetet och stärka arbetslagets gemenskap. Medarbetare som deltar på en arbetsplatsträff på ledig dag får ersättning i form av tid mot tid. Om arbetsgivaren beordrar deltagande på arbetsplatsträff på ledig dag utgår övertidsersättning enligt avtal. Frågor och synpunkter från arbetsplatsträffarna kan skickas till nästa samverkansnivå. Förvaltningsråd Förvaltningsråd är ett forum för parterna emellan att föra dialog på förvaltningsnivån. Syftet är att gemensamt delta i planerings- och beslutsprocessen och att överblicka och följa upp förvaltningens verksamhet, inklusive arbetsmiljöoch hälsofrågor. Förvaltningsråd ska genomföras minst 6 gånger per år. I förvaltningsrådet sker samverkan genom ett representativt inflytande. Arbetsgivarens representant(er) ansvarar för att frågor behandlas i förvaltningsråd innan beslut fattas. Förvaltningsråd ska vara skyddskommitté enligt Arbetsmiljölagens regler. Sammansättningen är begränsad till högst två ledamöter per arbetstagarorganisation (fackligt ombud och skyddsombud). Möjlighet finns till gemensamt samverkansorgan enligt KHA 5 och 8. Båda parter kan ta in sakkunnig vid behandling av visst ärende. Arbetsgivaren utser högst så många ledamöter att antalet understiger de fackliga representanterna med en. För ledamöterna ska det finnas ersättare. Ordförande utses av arbetsgivaren. Sekreterare utses av förvaltningsrådet. Sammanträdesplan för verksamhetsåret ska fastställas. Vid beredning av beslutsärende ska beslutsunderlag bifogas kallelsen. Kallelse och handlingar till möte i förvaltningsråd tillställs ledamöterna normalt fem vardagar före sammanträdet. 4 (6)
Protokoll från förvaltningsrådets möte ska finnas tillgängliga på arbetsplatser inom förvaltningens verksamhetsområde inom två veckor efter genomfört möte. Centrala samverkansgruppen (CESAM) Centrala samverkansgruppen är ett forum för parterna emellan att föra dialog på kommunnivån. Syftet är att gemensamt delta i planerings- och beslutsprocessen och att överblicka och följa upp kommunens verksamhet, inklusive arbetsmiljö- och hälsofrågor. Centrala samverkansgruppen träffas minst 6 gånger per år. I centrala samverkansgruppen sker samverkan genom ett representativt inflytande. Arbetsgivarens representant(er) ansvarar för att frågor behandlas i central samverkansgrupp innan beslut fattas. Centrala samverkansgruppen ska vara central arbetsmiljökommitté. Sammansättningen är begränsad till högst två ledamöter per arbetstagarorganisation (fackligt ombud och skyddsombud). Möjlighet finns till gemensamt samverkansorgan enligt KHA 5 och 8. Båda parter kan ta in sakkunnig vid behandling av visst ärende. Arbetsgivaren utser högst så många ledamöter att antalet understiger de fackliga representanterna med en. För ledamöterna ska det finnas ersättare. Ordförande utses av arbetsgivaren. Sekreterare utses av centrala samverkansgruppen. Sammanträdesplan för verksamhetsåret ska fastställas. Vid beredning av beslutsärende ska beslutsunderlag bifogas kallelsen. Kallelse och handlingar till möte i centrala samverkansgruppen tillställs ledamöterna normalt fem vardagar före sammanträdet. Protokoll från centrala samverkansgruppens möte ska finnas tillgängliga på arbetsplatserna inom kommunen inom två veckor efter genomfört möte. BESLUTS- OCH ANSVARSFRÅGOR Arbetsgivaren är ansvarig för beslut och verkställighet i alla verksamhetsfrågor. Det representativa inflytandet innebär att medarbetarna representeras av arbetsplatsombuden, som är anmälda till arbetsgivaren av de fackliga organisationerna. Arbetsplatsombuden är således formell motpart till arbetsgivarföreträdare. Arbetssättet på arbetsplatsträffar, samverkansgrupper och förvaltningsråd ska präglas av att samråd ska ske före beslut. Beredning i samverkansgrupp, förvaltningsråd och centrala samverkansgruppen ersätter förhandling och information enligt MBL 11, 19 och 38. Vid oenighet i någon verksamhetsfråga protokollförs detta. Därefter kan arbetstagarorganisationen begära förhandling enligt MBL 14 inom 7 kalenderdagar efter att protokollet justerats. Begäran om MBL 14 förhandling ska vara skriftlig och tillställas den enhet som fullgjort den lokala förhandlingen. Vid oenighet i samverkansgrupp lyfts frågan först till förvaltningsråd. Därefter kan arbetstagarorganisationen begära förhandling enligt MBL 14 inom 7 kalenderdagar efter att protokollet justerats. 5 (6)
När enighet i sakfrågan uppnåtts ska överenskommelsen inte ha verkan av lokalt kollektivavtal (KHA 6). Vid oenighet i skydds/arbetsmiljöbeslut kan ärendet hänskjutas till Arbetsmiljöverket i enlighet med Arbetsmiljöförordningen ( 9). Om någon av parterna finner att en viss fråga inte lämpar sig för behandling i samverkanssystemet gäller reglerna i MBL, AML eller FML i sin helhet i den frågan. Förhandling rörande individärenden sker aldrig i samverkanssytemet. Beslut om mål, medel, befogenheter och resurser fattas av arbetsgivaren med iakttagande av de avtal, samverkansregler eller andra förhandlingsregler som gäller. Politiskt förtroendevaldas rätt att fatta beslut om verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet ska respekteras. FACKLIG TID Fackliga ledamöter i förvaltningsråd och samverkansgrupp ska före gruppens sammanträde ges möjlighet till förberedelse i aktuellt ärende. Tidsuttag för förberedelsearbete ska ske i samråd med närmaste chef. FÖRVALTNINGSÖVERENSKOMMELSER Förvaltningschef och lokala fackliga ombud ska träffa en förvaltningsöverenskommelse med förteckning över förvaltningens arbetsplatsträffar, samverkansgrupper och förvaltningsråd. Vid gemensamt samverkansorgan ska sammansättningen på detta beskrivas i förvaltningsöverenskommelse. Förvaltningsöverenskommelsen ska ses över en gång om året. 6 (6)