INSTRUMENT FÖR GEODETISK MÄTNING

c" UPPHANDLINGSPROTOKOLL & 0 STADSBYGGNADSKONTORET tri STADSMÄTNINGSAVDELNINGEN T it9. cjo t90ktft Stadsbyggnadskontoret Inkom2012-10- 29 Reg. Dnr: UPPHANDLINGSPROTOKOLL OCH UPPHANDLING AV INSTRUMENT FÖR GEODETISK MÄTNING

c lkii o UPPHANDLINGSPROTOKOLL & 0 e STADSBYGGNADSKONTORET x 1-1 DNR 0 2012-07015 - 410,?" STADSMÄTNINGSAVDELNINGEN 4' TA9 Innehållsförteckning 1 INLEDNING 3 1.1 Bakgrund 3 1.2 Upphandlingens omfattning 3 1.3 Upphandlingsform 3 1.4 Annonsering 3 1.5 Förfrågningsunderlaget 3 1.6 Anbudstiden 3 1.7 Inkomna anbud 4 1.8 Utgångspunkter för prövning och utvärdering av inkomna anbud 4 2 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ LEVERANTÖREN 5 2.1 Leica Geosystems AB (anbudl) 5 2.2 Top Positions AB(anbud 2) 5 2.3 Trimtec AB (anbud 3) 5 2.4 Sammanfattning 5 3 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ PRODUKTEN 6 3.1 Leica Geosystems AB (anbud 1) 6 3.2 Top Position AB (anbud 2) 6 3.3 Trimtec AB (anbud 3) 6 3.4 Sammanfattning 6 4 ANBUDSUTVÄRDERING 7 4.1 Tilldelningsgrund 7 4.2 Tilldelningskriterier 7 4.2.1 Pris 7 4.2.2 Uppfyllande av bör - krav 7 4.3 Utvärderingsresultat 8 4.3.1 Leica Geosystems AB (anbud 1) 8 4.3.2 Trimtec AB (anbud 3) 8 4.4 Förslag till beslut 8 5 BESLUT OM RAMAVTAL 9

OC" 1- STADSBYGGNADSKONTORET 0 TA40. STADSMÄTNINGSAVDELNINGEN UPPHANDLINGSPROTOKOLL & 1 INLEDNING 1.1 Bakgrund Denna upphandling har genomförts av Stadsbyggnadskontoret/Stadsmätningsavdelningen (SBK), Flemminggatan 4, Stockholm. Upphandling avser ett ramavtal för geodetisk mätutrustning. Detta protokoll redovisar handläggningen av upphandlingen, prövningen av inkomna anbud och utvärderingen av anbud som visat huruvida ställda krav uppfyllts. 1.2 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattas av inköp av sex kompletta mätutrustningar dvs, sex totalstationer och sex GNSS-mottagare under tre år. Första avrop beräknas ske under kvartal fyra 2012. Samtidigt sker inbyte av del av den befintliga utrustningen. Inbytet sker sen succesivt i samband med leverans av en ny totalstation. 1.3 Upphandbngsform Upphandlingen genomfördes enligt bestämmelserna för öppet förfarande enligt reglerna i 4 kap lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 1.4 Annonsering Upphandlingen har offentliggjorts genom att annonsmanus översändes till Visma OPIC AB för publicering den 4 september 2012. Annons publicerades i Kommissionens databas Tenders Electronic Daily (TED), hos Visma OPIC AB samt hos Allego. Annonsen i TED har dokumentnummer 284442-2120. 1.5 Förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget tillhandahölls digitalt genom den länk som återfanns i annonsen om upphandling. 1.6 Anbudstiden Samtliga krav som SBK ställer på leverantören och geodetiska mätinstrumenten, samt kommersiella villkor, redovisades i det skriftliga förfrågningsunderlag som har utgjort underlag för anbudslämnande. Förfrågningsunderlaget har funnits tillgängligt elektroniskt på www.opic.se under hela anbudstiden. Leverantörerna uppmanades i förfrågningsunderlaget att skriftligen kontakta SBK om någonting i förfrågningsunderlaget uppfattades som oklart. Inkomna frågor resulterade i att 7frågor besvarades under anbudstiden. Lämnade svar avsåg förtydligande av omständigheter redovisade i förfrågningsunderlaget och medförde inte att i förfrågningsunderlaget ställda krav förändrades eller utgick. 3 (9)

C, 110 UPPHANDLINGSPROTOKOLL & 0 e % STADSBYGGNADSKONTORET i-4 49 415 *4'794:9. STADSMÄTNINGSAVDELNINGEN 1.7 Inkomna anbud Anbudstiden gick ut 16 oktober 2012. Tre försändelser inkom före anbudstidens utgång. Försändelserna öppnades den 17 oktober 2012 och förtecknades i ett öppningsprotokoll. Inget anbud inkom för sent. Följande anbud inkom: Leica Geosystems AB, org. nr 556098-9690 Top Positions AB, org. nr. 556686-2743 Trimtec AB, ORG. NR. 556622-7004 1.8 Utgångspunkter för prövning och utvärdering av inkomna anbud Handläggningen av inkomna anbud har genomförts i tre steg. Inledningsvis genomfördes en prövning av att anbuden uppfyller samtliga ställda krav på leverantören angivna i förfrågningsunderlagets avsnitt 2. Därefter genomfördes en prövning av att samtliga ska-krav på Produkten som angavs i avsnitt 3 uppfylldes och att de kommersiella krav som anges i ramavtalet (avsnitt 4) accepterades samt att priser lämnats i enlighet med förutsättningarna i bilaga 5. De anbud som återstod efter steg två deltog därefter i den avslutande anbudsutvärderingen. Förutsättningarna för prövning och utvärdering av inkomna anbud har redovisats i SBK:s förfrågningsunderlag. För att underlätta leverantörernas möjligheter att lämna ett fullständigt anbud har SBK i förfrågningsunderlaget lagt in formulär som leverantören kunnat använda för att lämna efterfrågade redovisningar. Kraven på likabehandling av leverantörerna innebär att utlymmet för att förtydliga eller lägga till uppgifter i anbuden är ytterst begränsade. Vikten av att anbuden baseras på de ställda kraven och är kompletta har av detta skäl betonats i SBK:s förfrågningsunderlag. 4 (9)

CY10 UPPHANDLINGSPROTOKOLL & Ed In.. 45 STADSMÄTNINGSAVDELNINGEN 4 TAS) 0 t" STADSBYGGNADSKON 2 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ LEVERANTÖREN Prövningen i steg 1 syftar till att klarlägga om leverantören uppfyller i förfrågningsunderlaget ställda krav på leverantören. Den har inte till uppgift att rangordna de anbudsgivande leverantörerna. Prövningen av kraven på leverantören utgör därmed en tröskel som anbudsgivaren måste ta sig över, innan prövningen av kraven på Produkten påbörjas. Prövningen av inkomna anbud har baserats på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven på leverantören och i anslutning till dessa av SBK efterfrågade redovisningar. 2.1 Leica Geosystems AB (anbud1) Den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet har visat att samtliga ställda krav på leverantören är uppfyllda. 2.2 Top Positions AB(anbud 2) Den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet har visat att samtliga ställda krav på leverantören är uppfyllda. 2.3 Trimtec AB (anbud 3) Den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet har visat att samtliga ställda krav på leverantören är uppfyllda. 2.4 Sammanfattning Samtliga inkomna anbud har enligt ovanstående redovisning visat att i förfrågningsunderlaget ställda krav på leverantör uppfylls. Anbuden går därmed vidare till steg 2, Prövning av kraven på Produkten. 5 (9)

C;1( 110 UPPHANDLINGSPROTOKOLL & 0 STADSBYGGNADSKON!" STADSMÄTNINGSAVDELNINGEN r P.9 3 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ PRODUKTEN Prövningen i steg 2 omfattar en prövning av om ställda ska-krav på Produkten i förfrågningsunderlagets avsnitt 3 uppfylls, om ramavtalsvillkoren som anges i förfrågningsunderlagets avsnitt 4 accepteras, om priser lämnats i enlighet med av SBK:s angivna förutsättningar samt om övriga efterfrågade redovisningar lämnats i enlighet med vad som anges i förfrågningsunderlaget. Den av SBK genomförda prövningen av anbud resulterade i följande slutsatser. 3.1 Leka Geosystems AB (anbud 1) Den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet visade att samtliga ställda krav på Produkten är uppfyllda är uppfyllda. 3.2 Top Position AB (anbud 2) Enligt avsnitt 1.10 i förfrågningsunderlaget ska leverantören lämna priser i enlighet med angivna villkor. Den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet visar att priser för Produkten inte har bifogats anbudet. Med hänvisning till att priser för erbjudna Produkter saknas har lämnat läggs anbudet åt sidan. 3.3 Trimtec AB (anbud 3) Den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet visade att samtliga ställda krav på Produkten är uppfyllda. 3.4 Sammanfattning Sammanställningen ovan visar att följande anbud har visat att i förfrågningsunderlaget ställda krav på Produkten uppfylls. Anbud 1 Leica Geosystems AB Anbud 3 Trimtec AB 6 (9)

Ike o UPPHANDLINGSPROTOKOLL & r p.40 STADSBYGGNADSKONTORET STADSMÄTNINGSAVDELNINGEN 4 ANBUDSUTVÄRDERING 4.1 Tilldelningsgrund Anbuden har, i enlighet med vad som anges i förfrågningsunderlaget, utvärderats med tillämpning av tilldelningsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga. 4.2 Tilldelningskriterier För denna upphandling har följande utvärderingskriterier valts att användas vid anbudsutvärderingen: Pris Uppfyllande av bör-krav (Maximalt avdrag 50 000 kronor). Utvärderingsmodellen innebär att av Leverantör offererat sammanräknat anbudspris kan reduceras med maximalt 50 000 kronor om man erbjuder samtliga bör-krav. 4.2.1 Pris Utvärderingspriset har baserats på en beräknad kostnad för Mätinstrumentet inklusive service och support samt produktgaranti i 3 år. Utöver det har kostnad för extra service och driftservice ingått. 4.2.2 Uppfyllande av bör - krav Utvärderingen av SBK:s bör-krav kan maximalt reducera anbudspriset med 50 000 kronor. Som underlag för utvärderingen används de svar som anbudsgivare lämnat avseende uppfyllandet av bör-krav angivna i förfrågningsunderlagets avsnitt 3.10 De maximala prisavdraget som kan erhållas, dvs. i det fall samtliga bör-krav är uppfyllda vid tidpunkten för anbudets inlämnande är 50 000 SEK. Nedan en sammanställning av beräkning av utvärderingspriset enligt redovisad metod. Kostnad för ett komplett Mätinstrument. Kostnad 10 extra servicetimmar. Kostnad 10 timmar driftservice support. Kostnad för service 1 års service och support. Erhållen summa av bör-krav. Utvärderingspris 7 (9)

c"oe E-+ T % STADSBYGGNADSKONTORET STADSMÄTNINGSAVDELNINGEN UPPHANDLINGSPROTOKOLL & 4.3Utvärderingsresultat 4.3.1Leica Geosystems AB (anbud 1) Sammanräknat anbudspris, SEK 394 447 Antal i anbudet erbjudna bör-krav 5 stycken Prisavdrag i SEK för erhållna bör-kravspoäng (10 000/krav), SEK 50 000 Utvärderingspris, SEK 344 477 4.3.2Trimtec AB (anbud 3) Sammanräknat anbudspris, SEK 384 700 Antal i anbudet erbjudna bör-krav 5 stycken Prisavdrag i SEK för erhållna bör-kravspoäng (10 000/krav), SEK 50 000 Utvärderingspris, SEK 334 700 4.4 Förslag till beslut Efter genomförd upphandling avseende ramavtal för geodetiska mätinstrument föreslås Stadsbyggnadskontoret att teckna ramavtal med följande anbudsgivare: Trimtec AB org.nr 556622-7004 Motivering: Anbudet är de ekonomiskt mest fördelaktiga som uppfyller ställda krav. Stockholm den 23 oktober 2012 Sune Jonsson 8 (9)

c R o UPPHANDLINGSPROTOKOLL & 0 e STADSBYGGNADSKONTORET x to STADSMÄTNINGSAVDELNINGEN 1-1 0 5 BESLUT OM RAMAVTAL Efter genomförd upphandling avseende geodetisk mätutrustning beslutar Stadsbyggnadskontoret att teckna statligt ramavtal med följande anbudsgivare: Trimtec AB org.nr 556622-7004 Motivering: Anbudet är de ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som uppfyller ställda krav. SBK kommer inte att ingå avtal förrän tio dagar har gått från det att underrättelse om beslutet har skickats till berörda anbudsgivare. StokhMm den25 oktober 2012 Susanne Lindh Stadsbyggnadsdirektör 9 (9)