Visma Byråstöd Ger redovisnings- och revisionsbyrån full kontroll på uppdragen och kunderna. Navet i det dagliga arbetet för medarbetarna. Förenklar och effektiviserar verksamheten. Ekonomilösningar som du vill ha det
Välkommen till Visma Byråstöd Vi vill att du snabbt och enkelt ska komma igång och börja använda det program du investerat pengar i. För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi hur Visma Byråstöd är uppbyggt i detta häfte. Mer information samt stöd under arbetets gång får du i programmets Hjälp, som du når genom att trycka på F1-tangenten. Behöver du ytterligare tips och råd om ditt program hittar du det på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt. Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida Min sida. Min sida når du direkt från Visma Byråstöd och den ger dig senaste versionen av programmet, tillgång till internettjänster, nyheter, inspiration med mera. För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt genom att registrera dig på vismaspcs.se. Läs mer på sidan 4. Min sida Logga in För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad. Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs. Visma Infoline Dagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi. Nyhetsarkiv Sök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar. Menyn Via huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna. Tips och aktuellt Råd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete. Ekonomifakta/Skattekalender Viktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året. Vismas internettjänster Härifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster. Inspireras av andra Här kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer. 2
Arbeta med Visma Byråstöd Arbeta med Visma Byråstöd I nedanstående bild illustrerar vi hur Visma Byråstöd fungerar. Här beskrivs flödet från den inledande inmatningen av grunduppgifterna, fram till rapporteringen. Använd gärna den här schematiska bilden som referens när du läser innehållet i häftet. Visma Byråstöd 1 Grunduppgifter 2 Det dagliga arbetet 3 Rapportering Externa parter Överblicka arbetsuppgifter med bevakningslistor Medarbetarna arbetar med tilldelade ansvarsområden Kunddokumentation Starta och arbeta i Vismas internettjänster och program Kunder Information och material från kunder 3
Börja så här Börja så här Installera programmet 1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen som du har hämtat från Visma Spcs hemsida. 2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen. 3. Slutför installationen. En programikon läggs till på ditt skrivbord. 4. Starta programmet och aktivera ditt program. Importera programdata från andra Vismaprogram Om du använt andra Vismaprogram innan du installerade Visma Byråstöd på din dator, kan du nu på ett enkelt sätt importera programdata från dessa program till Visma Byråstöd. 1. Öppna Visma Byråstöd och logga in i din byrå. 2. Välj Arkiv Importera Programdata Från andra Vismaprogram 3. Nu startas en guide som du kan köra på samtliga datorer om du har programdata från andra Vismaprogram. 4. Efter det att du importerat all programdata startar du alltid dina Vismaprogram via Visma Byråstöd. Börja arbeta med Vismas internettjänster 1. Registrera grunduppgifterna i Visma Byråstöd. Läs mer på nästa sida. 2. Skapa ett konto till Min sida och Vismas internettjänster Skapa ett konto till Min sida och Vismas internettjänster genom att registrera dig direkt på vismaspcs.se. 3. Aktivera stödet för internettjänsterna Nästa steg är att koppla ihop Visma Byråstöd med tjänsterna. För att kunna göra aktiveringen måste du vara inloggad som Byråadministratör. Aktivera internettjänsterna 4. Bjud in kund till samarbete Nästa steg är att byrån bjuder in kunder till samarbete om tjänster. Inbjudan görs via Visma Byråstöd. Den information som redan finns i Visma Byråstöds kundregister, till exempel vem på byrån som är handläggare för en viss kund och uppdrag, används för samarbetet. Bjud in kund till samarbete 5. När kund accepterat samarbete När kunden accepterat samarbetet får du ett meddelande om detta via mejl. Internettjänsterna aktiveras då automatiskt i Visma Byråstöd. 6. Information om aktiva samarbeten Du kan i Visma Byråstöd se vilka tjänster som är aktiverade och vilka medarbetare som kan arbeta med de olika tjänsterna. Visa information om aktiva samarbeten 7. Inställningar i respektive internettjänst Du kan läsa mer om internettjänsterna under respektive tjänst. Visma Ekonomiöversikt Visma Kundfaktura Visma Reseräkning Visma Stämpla Du måste vara inloggad på Min sida för att kunna arbeta med internettjänsterna. Nästa steg: Grunduppgifter 4
Grunduppgifter Grunduppgifter Exempel Medarbetare: Namn: Siw Eriksson För att du ska få ut mesta möjliga av ditt program behöver du göra några grundläggande inställningar och ange vissa grunduppgifter. Under rubriken Byråunderhåll finns basfakta om din byrå. Här anger du förutom adressuppgifter och organisationsnummer också vilket skattekontor du söker byråanstånd hos. Det finns tre centrala register i Visma Byråstöd Kunder, Medarbetare och Kontakter. Registren fungerar som databaser, där information hämtas som stöd för ditt dagliga arbete. För att allt ska fungera i programmet och för att rapporter, byråanstånd och deklarationer ska bli korrekta är de grunduppgifter du anger här mycket viktiga. Bra att veta När du första gången startar programmet och skapar en ny byrå får du ange organisationsnummer och namn för byrån. Därefter registrerar du din första medarbetare. Den först registrerade medarbetaren blir byråadministratör. Kontaktuppgifter: Behörighet: Roll: Kund: Grunduppgifter: Verksamhetsuppgifter: Uppdragsval: Programval: siw.eriksson@revisorn.se 08-34 20 02 Byråadministratör Auktoriserad revisor Jonas Åkeri AB 556123-9004 Åkeriverksamhet Räkenskapsår: 20XX-01-01 20XX-12-31 Moms 1 månad efter redovisad period Redovisning Lönehantering Skattedeklaration Bokslut Revision Deklaration Visma Administration Visma Lön 600 Visma Skatt Proffs Visma Bokslut Visma Revision Byråuppgifter: Under Uppdragsval anger du vilka uppdrag byrån utför åt kunden och vem som ansvarar för, respektive deltar i, uppdragen. Kund: Informationen ligger sedan till grund för Bevakningslistorna. Medarbetare: För att du enkelt ska kunna kommunicera med dina kunder och medarbetare finns möjlighet att skicka e-post och sms direkt från programmet. Nästa steg: Bevakningslistor 5
Det dagliga arbetet Bevakningslistor Exempel Siw Eriksson är uppdragsansvarig för Deklaration för kunderna: Jonas Åkeri AB När grunduppgifterna är registrerade är nästa steg att börja arbeta med byråns uppdrag utifrån bevakningslistorna. Med programmet följer flera färdiga bevakningslistor som kan användas direkt. Det går också att skapa nya bevakningslistor anpassade i detalj efter de uppdrag byrån utför. Med bevakningslistorna får alla på byrån en god överblick av uppdragen som utförs åt kunderna. Det går att göra urval i listorna för att till exempel visa enbart de uppdrag en viss medarbetare deltar i eller är kundansvarig för. När en arbetsuppgift är slutförd kan den som arbetat med uppdraget klarmarkera den. På så vis har alla på byrån alltid aktuell information om hur arbetet med de olika uppdragen fortskrider. Stiftelsen Idrottskultur Testaktiebolaget AB Övningsbolaget AB Avklarade arbetsuppgifter för kunden Jonas Åkeri AB: Deklaration, Byråanstånd sökt Deklaration, Påbörjad Deklaration, Färdigställd Bra att veta Med hjälp av Anstånd och Deklaration skapar du filer som sedan kan föras över till Skatteverket. Du kan också se hur långt deklarationsarbetet har kommit för byråns kunder. Dessutom ges en översikt av hur väl byrån följer inlämningstakten för de kunder som har beviljats byråanstånd. Det finns flera färdiga bevakningslistor i programmet. Information om vilka kunder som ingår i respektive bevakningslista samt vem som är kundansvarig, hämtas från de inställningar du gjort på kunden under Uppdragsval. De olika bevakningslistorna visas med innehållet anpassat efter den period och det urval du gjort. I listan visas vem som är kundansvarig och du ser på ett överskådligt sätt vilka delmoment i uppdragen som är klarmarkerade. När du klarmarkerar en uppgift kan du även lägga till en anteckning. Nästa steg: Utgå alltid från Visma Byråstöd 6
Det dagliga arbetet Utgå alltid från Visma Byråstöd När du angett vilka program som används vid de olika uppdrag som byrån utför, blir valen under Starta anpassade för respektive kund. Genom att alltid starta och arbeta med programmen från Visma Byråstöd säkerställer du att du arbetar i rätt program. Förutom Vismas ekonomiprogram finns också en rad olika internettjänster som effektiviserar arbetet med dina kunder. Byrån kan direkt från Visma Byråstöd bjuda in kunder till samarbete. När kunden har godkänt inbjudan startas tjänsterna från Visma Byråstöd. Exempel För kundernas räkning använder byrån i vårt exempel olika program och tjänster. Jonas Åkeri AB: Visma Administration Visma Lön 600 Visma Bokslut Visma Revision Visma Skatt Proffs Visma Kundfaktura Visma Ekonomiöversikt På vismaspcs.se/byrasamarbete presenteras de tjänster byrån kan samarbeta med kunderna om. Stiftelsen Idrottskultur: Visma Bokslut Visma Skatt Proffs Bra att veta En stor fördel med att alltid utgå från Visma Byråstöd är att du kan säkerhetskopiera data från alla program du arbetar med vid ett och samma tillfälle. Använder du till exempel Visma Administration och Visma Lön kommer säkerhetskopian att omfatta data även från dessa program. Jonas Åkeri AB: Med hjälp av internettjänsten Visma Kundfaktura förs kundens fakturor elektroniskt över till byrån som därmed slipper manuell registrering. Stiftelsen Idrottskultur: Arbetar byrån med uppdraget lönehantering för kunden är internettjänsterna Visma Reseräkning och Visma Stämpla ett sätt att effektivisera arbetet. Tjänsterna är integrerade med Visma Lön 600. Nästa steg: Kunddokumentation 7
Det dagliga arbetet Kunddokumentation Exempel För kunden Jonas Åkeri AB har byrån skapat mappar för uppdragen: Bokslut Med Visma Byråstöd samlas dokument och anteckningar för kunderna på ett överskådligt sätt. De dokument som sparas på kunden blir åtkomliga för alla som arbetar med kunden. Har byrån gemensamma malldokument finns möjlighet att spara dessa så att de blir tillgängliga att använda för flera kunder. Förutom dokument finns också möjlighet att lägga till anteckningar för kunderna. Du kan koppla anteckningen till en medarbetare och skapa en påminnelse om anteckningen gäller en arbetsuppgift som ska vara klar till ett visst datum. Deklaration Löpande redovisning Revision Skattedeklaration Siw Eriksson har skapat malldokumenten: Inventeringslista Investeringskalkyl Resultatrapport Bra att veta Vid arbete utanför kontoret har du möjlighet att checka ut uppdrag och dokument från servern. Tillbaka på kontoret checkas uppdragen in igen och det arbete du gjort överförs till servern. Uppdraget blir därmed återigen tillgängligt för alla som arbetar med den aktuella kunden. I Visma Byråstöd kan du lägga till malldokument som alla på byrån kan använda. Under fliken Anteckningar finns noteringar gjorda för kunden. Några av anteckningarna är tilldelade medarbetare för uppföljning vid senare tillfälle. Nästa steg: Rapportering 8
Rapportering Rapportering Exempel Rapportering till Skatteverket Medarbetare: Siw Eriksson Typ av rapport: Deklarationer (SRU) Det finns olika sätt att arbeta med rapportering i Visma Byråstöd. Du kan till exempel skicka filer till dina kunder och andra externa parter och även ta emot information från dessa. På detta sätt minskar du pappersmängden i ditt arbete och kan arbeta effektivt även om du inte är ansluten till samma nätverk som den du vill utbyta information med. Ett annat sätt att överskådligt rapportera och presentera din kunds ekonomiska resultat är via internettjänsten Visma Ekonomiöversikt. Från Visma Byråstöd för du enkelt över siffrorna från ditt redovisningsprogram till Visma Ekonomiöversikt. Kunden kan därefter logga in och se sitt företags ekonomiska ställning. Rapportering via: Skatteverkets filöverföringstjänst Rapportering till kund Kund: Jonas Åkeri AB Medarbetare: Siw Eriksson Typ av rapport: Månadsbokslut Rapportering via: Visma Ekonomiöversikt Bra att veta När Visma Byråstöd tar emot exempelvis en deklarationsfil, jämförs kunduppgifterna i filen med kunduppgifterna i programmet. Finns kunden i kundregistret kopplas filen till kunden, saknas kunden läggs kundens uppgifter till. Till Skatteverket: Till kund: Med filöverföring från Visma Byråstöd lämnar byrån enkelt in deklarationer till Skatteverket. Med en knapptryckning förs kundens aktuella siffror över från Visma Byråstöd till Visma Ekonomiöversikt. När kunden startar Visma Ekonomiöversikt presenteras företagets ekonomiska ställning. Alla som har tillgång till Visma Ekonomiöversikt kan lägga till anteckningar. 9
Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet. Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB Avtalet som ger dig mer! Nya versioner alltid uppdaterad Tjänster för bättre samarbete Supporten till din tjänst Rabatt på program och utbildningar Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs Serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida. Visma Byråstöd tillsammans med Visma Spcs internettjänster öppnar för ännu fler möjligheter att effektivisera ditt arbete. Du kan bjuda in dina kunder till tjänsterna Kundfaktura, Ekonomiöversikt, Stämpla och Reseräkning. Gemensamt för dem alla är att de effektiviserar flödet mellan dig och din kund och ger er båda tid över till annat. Läs mer på vismaspcs.se/byrasamarbete. Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. Vår särskilda supportgrupp för redovisningsbranschen är väl insatt i alla de program du arbetar med via Visma Byråstöd. Med Visma Spcs Serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Analys Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Koncern Visma Revision Visma Skatt Visma Skatt Proffs Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Så här når du oss Supportavdelningen Avtalsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Telefon 0470-70 62 00 E-post support@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/support Öppettider 08.00 17.00 sep maj 08.00 16.00 jun aug Telefon 0470-70 62 50 E-post avtal@vismaspcs.se Öppettider 08.00 17.00 sep maj 08.00 16.00 jun aug Telefon 0470-70 61 60 E-post byra@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/ redovisning Öppettider 08.00 17.00 sep maj 08.00 16.00 jun aug Telefon 0470-70 61 50 E-post utbildning@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/utbildning Öppettider 08.00 17.00 sep maj 08.00 16.00 jun aug www.vismaspcs.se Systemkrav Internetanslutning Operativsystem: Windows 7, Vista eller XP För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se