Konstnärliga fakulteten Sida: 1 (7) Delprojektplan Realisering institution Z
Konstnärliga fakulteten Sida: 2 (7) Innehåll 1 Mål... 3 1.1 Bakgrund och projektidé... 3 1.2 Projektmål... 3 1.3 Avgränsningar... 3 1.4 Leveransobjekt och godkännande... 3 2 Plan... 4 2.1 Beslutspunkter... 4 3 Organisation/Bemanning Realisering institution och relaterade projektforum... 4 3.1 Resursbehov och inköp resultat... 6 4 Arbetsformer i delprojektet... 6 4.1 Sammanställning av delprojektets arbetsformer... 6 4.2 Information och möten... 6 5 Bilagor... 8 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar P 1 20111101 Utkast överlämnat till ledare för realisering X, Y och Y från projektledaren P 2 20120110 Överlämnat till strategiska projektledningen P3 Redigerad version överlämnad till strategiska projektledningen Basfakta Godkännande Projektplanen godkänd av: Beställare/Projektägare: Projektledare: Anna Lindal Maria HirviIjäs
Konstnärliga fakulteten Sida: 3 (7) 1 Mål 1.1 Bakgrund och projektidé Delprojektet Realisering institution Z är en del av verksamhetsutvecklingsprojektet vid Konstnärliga fakulteten och ingår som en del av fas 3 och innefattas av den övergripande projektplanen för fasen. Den övergripande projektidén är att utveckla verksamheten innehållsligt genom att se över och utveckla organisation, arbetssätt och roller. Det finns också en önskan att effektivisera genom samordning. Denna effektivisering sker proaktivt. Målet för delprojektet är att skapa de organisatoriska förutsättningarna för den blivande institutionen. Arbetet ska vara slutfört den 30 juni. Efter detta datum överlämnas förändringsarbetet till linjen för den nya organisationen. Denna projektplan beskriver arbetet för realisering institution Z och har sin utgångspunkt i det Uppdrag/direktiv som beställaren överlämnat. 1.2 Projektmål Den 30 juni 2012 skall den kommande institutionen ha en funktionell bas för utvecklandet av ledning, studieadministrativa processer, gemensamma lokaler och tekniskt stöd samt gemensamma strukturer för kommunikation och marknadsföring. Därtill skall fyra institutionskollegier med ansvar för utbildning och forskning vara färdigt formerade och ha påbörjat gemensamma samtal för utvecklandet av institutionens substantiella potential. 1.3 Avgränsningar Delprojektet har inte ansvar för arbetsmiljö. I uppdraget som delprojektledare för realiseringsarbetet innefattas inte ett chefskap för berörda medarbetare. I uppdraget ingår inte heller ansvar för konsekvenser gällande den nya institutionen avseende budget och personal. I uppdraget ingår inte heller att ta ansvar för utbildning eller forskning. 1.4 Leveransobjekt och godkännande Punkterna nedan är exempel på leveranser inom delprojektet. Delprojektet levererar alltid till den Strategiska projektledningsgruppen som godkänner framarbetat resultat. Tidsplanen för arbetet framgår av separat bilaga. Plan för rekrytering av ledningsfunktioner och annan bemanning Plan för gemensamt utnyttjande av lokaler och tekniskt stöd, i möjligaste mån även med institution Y Plan för lokal kommunikation och information om projektet inom Z Plan för lansering och marknadsföring i samarbete med fakultetskansliet och institutionerna X och Y
Konstnärliga fakulteten Sida: 4 (7) Plan för gemensam administration (studieadministration, ekonomi, personal, information) Plan för kommande lokal besluts och delegationsordning 2 Plan 2.1 Beslutspunkter Följande beslutspunkter för delprojekt realisering är definierade: Datum BP Beskrivning 16.1. Nr: 1 Strategiska projektledningen tar beslut om inlämnad projektplan. 13.2. 5.3. 2.4. 23.4. Nr: 2 Nr: 3 Nr: 4 Nr: 5 Avstämning med Strategiska projektledningen kring framarbetat resultat. 4.6. Nr: 6 Slutleverans till Strategiska projektledningen. 3 Organisation/Bemanning Realisering institution och relaterade projektforum Realiseringsgrupp institution Z Maria HirviIjäs, ledare realisering institution Christina Dege, administrativ funktion till den 10.2. Ingemar Henningsson, administrativ funktion från den 13.2. Therese Vestlund, personalfunktion Anna Holgén, kommunikationsfunktion Strategisk projektledningsgrupp Anna Lindal, Dekanus (beställare) Johan Norrback, Prodekanus Magnus Peterson, Fakultetsdirektör Lena Sandstedt, projektledare, Konstnärliga fakulteten Carina Krantz, projektkommunikatör, Konstnärliga fakulteten Viktoria Björcke, projektrådgivare, Prové Management
Konstnärliga fakulteten Sida: 5 (7) Operativ projektledningsgrupp Lena Sandstedt, projektledare, Konstnärliga fakulteten Carina Krantz, projektkommunikatör, Konstnärliga fakulteten Viktoria Björcke, projektrådgivare, Prové Management Projektsamordningsforum Staffan Rydén, ledare realisering institution X Team från X Eva Engstrand, ledare realisering institution Y Jeff Kaller, ledare realisering institution Y Team från Y Maria Hirvi Ijäs, ledare realisering institution Z Team från Z Carina Krantz, operativa projektledningen Deltagare från ytterligare fakultetsövergripande delprojekt kan tillkomma Sammankallande Lena Sandstedt, projektledare Lokalt samordningsforum Maria HirviIjäs, ledare realisering Gunilla Burstedt, prefekt Lasse Lindqvist, prefekt Mats Olsson, högskolerektor Johan Öberg, tf. enhetschef Sammankallande Maria HirviIjäs Campusplaneringsforum Maria HirviIjäs, ledare realisering Lena Sandstedt, projektledare Lars Nilsson, arkitekt (rådgivande) Björn Hildenwall, koordinator från den 1.2. Sammankallande Maria HirviIjäs Lokala arbetsgrupper Samordning teknik och resurser sammankallande Dan Sandkvist Samordning undervisningslokaler och studentarbetsplatser sammankallande Ann Charlotte Glasberg Blomqvist Samordning utställningsverksamhet och utställningslokaler Maria HirviIjäs Samordning administration Christina Dege, Ingemar Henningsson Samordning lansering och marknadsföring Carina Krantz Samordning namnfrågan Maria HirviIjäs Samordning rekryteringsfrågor Therese Vestlund Samordning lokal besluts och delegationsordning Maria HirviIjäs Operativ samordning vaktmästeri och service Lena Sandstedt
Konstnärliga fakulteten Sida: 6 (7) 3.1. Resursbehov och inköp resultat Resursbehov Roll Projektledningsstöd Byggplanering Arbetsgrupper Personalfunktion Administrativ funktion Kommunikationsfunktion realiseringsprojekt Koordinator för bygg och omlokaliseringsprojekt Behov / Timmar Prové 2 genomgångar LAN 20 tim 15 pers x 10 timmar 20% januari juni 40% januari juni 20% januari juni 30 % februari juni Informatörsstöd planering av lansering Operativt informatörstöd implementering 25% februari april 100% april juni 4 Arbetsformer i delprojektet 4.1 Sammanställning av delprojektets arbetsformer Realiseringsgrupp, möte tisdag jämna veckor Kommunikationsfunktion, möte onsdag jämna veckor Lokalt samordningsforum, möte torsdag jämna veckor Campusplaneringsforum, möte onsdag jämna veckor Lokala arbetsgrupper som tar fram underlag i specifika områden/frågeställningar Projektsamordningsmöten varje månad 4.2 Information och möten Email Z skickas till personal och studenter separat ca var 14 dag.
Konstnärliga fakulteten Sida: 7 (7) Möte Syfte/resultat Former/plats/frekvens Ansvarig Infomöte personal Substanshalvdagar Infomöte studenter Allmän lägesrapport, temainfo, feedback, dialog Allmän innehållsdialog, feedback, Samarbetsfrämjande Allmän lägesrapport, temainfo, feedback, dialog Glashuset varje månad MHI Glashuset 3 ggr under våren MHI Glashuset varje månad MHI 5. Bilagor och referenser Ref. Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Målbild, Konstnärliga fakulteten 2020 2 Beslutsdokument Konstnärliga fakultetsnämnden 110608, vid Konstnärliga fakulteten ny organisation 3 Beslutsdokument Konstnärliga fakultetsnämnden 111012 vid Konstnärliga fakulteten Ny institutionsindelning 4 Uppdrag/direktiv: Ledare för realiseringsarbete av ny institution 20111114 Uppdrag/direktiv: Namnfrågan 20111124