STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-17157/10 SID 1 (5) 2011-01-12 SSA 2010:24 RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN) Länskriminalpolisavdelningen inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 14 december 2010. Det var den första inspektion av arkivbildaren som genomförts. Närvarande från Länskriminalpolisavdelningen: John Bäckström Kansli- och planeringschef Håkan Söderström IT-säkerhetsansvarig Erik Sundin Administrativ chef Inga Ankartjärn Assistent och registrator Birgitta Odén Myndighetsarkivarie Rättsenheten Erika Palm Arkivarie Rättsenheten Christina Eriksson Rotelchef gods- och registrerroteln Närvarande från Stockholms stadsarkiv: Martin Ståhl Inspektionsförrättare Sara Naeslund Lems Protokollförare STADSARKIVETS FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Länskriminalpolisavdelningen att: Uppdatera beskrivningen av fördelning av ansvar för hantering av allmänna handlingar. Beakta vilka konsekvenser verksamhetsförändringar kan innebära för arkivbildning och gallring. À jour-föra arkivförteckningen till och med föregående år. Se till att avslutade ärenden förvaras skyddade. Senast den 31 maj 2011 ska föreläggandena ha åtgärdats. Box 22063, 104 22 Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se www.ssa.stockholm.se
SID 2 (5) STADSARKIVETS REKOMMENDATIONER Stadsarkivet rekommenderar Länskriminalpolisavdelningen att: Länskriminalpolisavdelningen ska ge personalen tillräckliga kunskaper om hantering av allmänna handlingar. Upprätta en fullmakt för postöppning eller göra de anställda medvetna om att inkomna handlingar ska kunna tas om hand för registrering och utlämnande samma dag. SAMMANFATTNING Länskriminalpolisavdelningens hantering av allmänna handlingar inspekterades av Stockholms stadsarkiv utifrån de krav som ställs i arkivlagen, arkivförordningen och i Riksarkivets föreskrifter. Stadsarkivet bedömer att hanteringen av allmänna handlingar hos Länskriminalpolisavdelningen generellt sett är god men att det finns brister som måste åtgärdas under några områden. ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Varje myndighet ansvarar enligt arkivlagen för vården av sitt arkiv. Polismyndigheten i Stockholms län är en myndighet, med ett dussintal arkivbildare. Chefen för Rättsenheten är arkivansvarig för hela myndigheten. Chefen för Länskriminalpolisavdelningen, Margareta Linderoth, är ansvarig för avdelningens arkivfrågor. Polismyndigheten i Stockholms län har en myndighetsarkivarie och ett antal arkivarier som ansvarar för olika organisatoriska enheter. Därutöver har Länskriminalpolisavdelningen ett antal registratorer som även fungerar som arkivhandläggare. Det finns däremot ingen fastställd heltäckande instruktion för ansvar och fördelning av arbetsuppgifter. Länskriminalpolisavdelningen ska uppdatera beskrivningen av fördelning av ansvar för hantering av allmänna handlingar. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Länskriminalpolisavdelningen bedömer att den allmänna kunskapsnivån om hanteringen av allmänna handlingar är god. Information om regelverket ges till alla nyanställda och det finns gott om information på intranätet. Däremot ser man behov av att då och då påminna personalen om hur regelverket ser ut. Rekommendation Länskriminalpolisavdelningen ska ge personalen tillräckliga kunskaper om hantering av allmänna handlingar.
SID 3 (5) HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Stadsarkivet bedömer att Länskriminalpolisavdelningen har väl fungerande rutiner för diarieföring och postöppning. Dock skulle rutinerna för öppning av personadresserad post och e-post behöva ses över. Skriftliga rutiner finns för postöppning och diarieföring. Ett dussintal diarier används. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Rikspolisstyrelsen har tagit fram en arkivbildningsplan för polismyndigheterna. Denna ska anpassas för varje arkivbildare, vilket även gjorts för Länskriminalpolisavdelningen. Arkivbildningsplanen är framför allt ett verktyg för myndighetens registratorer och arkivarier. Rekommendation Länskriminalpolisavdelningen bör upprätta en fullmakt för postöppning eller göra de anställda medvetna om att inkomna handlingar ska kunna tas om hand för registrering och utlämnande samma dag. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖRÄNDRINGAR Vissa verksamhetsgrenar kommer eventuellt föras från Länskriminalpolisavdelningen till andra delar av myndigheten. Detta skulle komma att påverka arkivbildningen. Länskriminalpolisavdelningen ska beakta vilka konsekvenser verksamhetsförändringar kan innebära för arkivbildning och gallring. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Polisen omfattas av en mängd gallringsföreskrifter. För Länskriminalpolisavdelningen finns såväl lokala gallringsbeslut, som föreskrifter som gäller för hela landets polismyndigheter (i form av RA-MS:ar och RA-FS:ar). I dagsläget
SID 4 (5) uppges det inte finnas något behov av en revidering av dessa beslut. Samtliga verksamhetsområden har utretts i gallringshänseende. Polismyndigheten i Stockholms län prövar kontinuerligt gallringsbehovet. Gallringsbeslut tillämpas Länskriminalpolisavdelningen gallrar regelbundet i enlighet med utfärdade gallringsföreskrifter. Gallringen sker under kontrollerade former. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form Ansvaret för systemen som används på Länskriminalpolisavdelningen ligger centralt, på Rikspolisstyrelsen samt i vissa fall på polismyndigheten i länet. Länskriminalpolisavdelningen använder sig inte av några egna system. Rutiner för att kontrollera skrivmateriel finns Länskriminalpolisavdelningen köper enbart in skrivare, faxar, kopiatorer, pennor och papper som Rikspolisstyrelsen upphandlat för att de ska vara arkivbeständiga. Ljud- och bildupptagningar finns Länskriminalpolisavdelningen har en stor mängd videoband, digitala bilder och ljudband. Avdelningen ser behov av att ta om hand dessa på ett sätt som gör att de kan bevaras på lång sikt, men inväntar där riktlinjer och finansiering från Rikspolisstyrelsen. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns Länskriminalpolisen har ingen egen arkivbeskrivning utan ingår i arkivbeskrivningen för polismyndigheten i Stockholms län. En arkivförteckning finns Arkivförteckningen för Länskriminalpolisen är inte uppdaterad så långt det är möjligt. De s k K-ärendena pågår ofta under lång tid och kan därför inte förtecknas förrän ett antal år har förflutit. I andra serier kan volymerna däremot förtecknas snabbare än vad som sker i dagsläget. Länskriminalpolisen redovisar den gallringsbara informationen översiktligt.
SID 5 (5) Rikspolisstyrelsen bedriver ett projekt att gå över till den processorienterade arkivredovisningen och stödjer Länskriminalpolisen i detta arbete. Man räknar med att gå över till det nya redovisningssättet år 2014. Länskriminalpolisen ska á jour-föra arkivförteckningen till och med föregående år. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas delvis i arkivlokal Länskriminalpolisens handlingar förvaras i två arkivlokaler, centralarkivet för polismyndigheten i Stockholms län samt arkivlokalen för City polismästardisktrikt. Centralarkivet godkändes av Stadsarkivet 2005 och visade sig vid inspektionen uppfylla regelverket. Arkivlokalen för City är under ombyggnad. Det ärendet hanteras parallellt. Ärenden som är avslutade men yngre än två år förvaras oskyddade hos registratorerna. Länskriminalpolisen ska se till att avslutade ärenden förvaras skyddade. Stockholms stadsarkiv Martin Ståhl Arkivarie, Tillsyn och rådgivning