6.2. Rutin för avvikelsehantering enligt HSL, riskanalys och anmälan enligt Lex Maria Bakgrund Alla vårdgivare är enligt lag skyldiga att bedriva ett systematiskt, fortlöpande och dokumenterat kvalitetssäkringsarbete. Rapportering och analys av allvarliga skador, risker och andra avvikelser ingår som en naturlig del i detta. Författningar och regler för hur avvikelser ska hanteras styrs av Patientsäkerhetslagen (2010 :659), Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2005 :28 med ändringar i SOSFS 2013 :3) om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria. Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och (SOSFS 2008:1 samt ändringar 2013:6) om användning och egentillverkning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården. Med avvikelsehantering menas rutiner för att identifiera, dokumentera och rapportera avvikelser samt för att fastställa och åtgärda orsakerna, utvärdera åtgärdernas effekt och sammanställa och återföra erfarenheterna. En avvikelse är en icke förväntad händelse som medfört eller skulle kunna medföra risk eller skada för omsorgstagaren. Avvikelser kan vara relaterade till den medicinska behandlingen eller omvårdnaden. De kan även bottna i brister i fråga om det mänskliga handlandet, tekniken i och organisationen av vården. Avvikelser kan också förorsakas av brister i samverkan i vårdkedjan. Syfte Lex Maria-anmälans primära syfte är att få en objektiv utredning om anledningen till en inträffad allvarlig skada eller uppkommen risk för sådan, för att därigenom på olika sätt förebygga att liknande händelser inträffar i framtiden. Omsorgstagare och/eller närstående skall genom utredningen så långt det är möjligt få klarhet i vad som faktiskt inträffat. Syftet är att ta lärdom av händelsen och med riskförebyggande insatser förhindra att samma typ av avvikelse inträffar igen. Syftet är inte att peka ut enskilda yrkesutövares misstag, fel och brister. Rutiner och åtgärder för att förhindra en upprepning, skall integreras i det dagliga arbetet för att öka kunskapen hos alla och därmed höja kvaliteten. 1 (5)
Mål All personal som arbetar inom Socialförvaltningen skall ha kännedom om gällande rutin för avvikelsehantering enligt HSL, riskanalys och anmälan enligt Lex Maria. Personalen åläggs att ta ansvar för att omsorgstagarna får en god och säker hälsooch sjukvård, god omvårdnad och lever under trygga förhållanden Vad skall anmälas/rapporteras? Avvikelser som är av betydelse för omsorgstagarens säkerhet och det som Du finner inte är god och säker vård. Exempel på sådant som bör anmälas/rapporteras: fallskador som lett till allvarliga konsekvenser för patienten och som föranletts av brister i samband med undersökning, vård eller behandling förväxlingar, felaktiga förskrivningar, feldoseringar och felexpedieringar sådana där läkemedel är inblandade, om de föranlett eller borde ha föranlett aktiva behandlingsåtgärder eller överföring av patienten till en annan vårdenhet utebliven eller fördröjd undersökning, diagnos, vård, behandling eller rehabilitering som varit motiverad enligt vetenskap och beprövad erfarenhet felaktigt utförd undersökning, vård eller behandling felaktig, otillräcklig eller vilseledande information till patienten eller närstående felaktig, otillräcklig eller vilseledande instruktion till personalen vid behandlande eller mottagande vårdenhet felaktig användning eller felaktigt underhåll av medicintekniska produkter eller annan utrustning som tekniska försörjningsstöd, nödkraftsaggregat och informationssystem tidigare okända eller mindre kända skador eller risker vid tillämpning av metoder eller rutiner som är i allmänt bruk sådana som förorsakats av brister i arbetsrutiner, i vårdens organisation eller i samarbetet mellan olika vårdenheter vårdrelaterade infektioner handling som av behandlingsansvarig yrkesutövare bedömts som försök till självmord och som föranletts av brister i undersökning, vård eller behandling fall med eller utan skada För klagomål, synpunkter och beröm finns särskilda rutiner. Varje anställd har skyldighet att rapportera avvikelser och risker till enhetschef/sjuksköterska. Inträffade avvikelser skall betraktas som möjlighet till förbättring. 2 (5)
Rutin för registrering av avvikelser i procapita Logga in med användarnamn och lösen Skriv in personnummer/namn och sök fram rätt person Välj typ av avvikelse Skriv i händelsedatum Välj organisation markera den enhet som avvikelsen inträffat på Fyll i mottagare = Enhetschef, Omvårdnadsansvarig sjuksköterska och MAS När det gäller Fall = Enhetschef, Arbetsterapeut och Omvårdnadsansvarig sjuksköterska Ange arbetsplats Fyll i bemanning Gå till ytterligare uppgifter och markera de rutor som är aktuella Gå till dokumentation Öppna underrubriker med att klicka på + tecknet Dokumentera under den yrkeskategori du tillhör Öppna skrivfunktionen med dubbelklick eller tryck på ny/vitt papper i verktygsmenyn Skriv i fritext vad som hänt, trolig orsak till händelsen, ev. följder för omsorgstagaren, vidtagna åtgärder och vad som skulle kunna förhindra att avvikelsen hände. Signera genom att ange ditt lösen. Inte personbundna avvikelser används person numret 440404-TF04 När avvikelsen sparas så skickas automatiskt bevakning till mottagarna OBS att om man lägger in mer uppgifter i efterhand går inte någon bevakning iväg utan man måste själv informera berörda att det tillkommit uppgifter. 3 (5)
Återföring av avvikelser Avvikelser skall alltid analyseras och följas upp och erfarenheterna av det inträffade skall återföras till berörd personal på nästkommande personalträff. Anmälan avser händelsen, inte personalen. Behandla avvikelsen konfidentiellt! Målet skall vara att åtgärda och undanröja grundorsaken till avvikelsen, tillvarata erfarenheter och förhindra upprepning. Personalens ansvar: All personal är skyldig att identifiera och rapportera avvikelser från vad som kan uppfattas som en god och säker hälso- och sjukvård Avvikelserapporten ska skrivas (dokumenteras) i procapita av den/de som blir kallade till platsen där avvikelsen inträffat och av dem som är involverade Vid avvikelse gällande läkemedel skall telefonkontakt omgående tas med sjuksköterskan. Sjuksköterskan bedömer och vidtar sedan utifrån sitt medicinska yrkesansvar de åtgärder som behövs Vid avvikelse där MTP (hjälpmedel) är inblandade skall telefonkontakt omgående tas med Kommunens rehab. personal. Kommun rehab. skickar avvikelserapport till LD Hjälpmedel i Borlänge och en kopia till MAS Enhetschefens/sjuksköterskans ansvar: Skyldighet att ta emot avvikelsen och ansvara för fortsatt handläggning och hantering via procapita Vid allvarlig avvikelse kontakta MAS direkt (samma dag eller närmaste vardag) när händelsen inträffat Enhetschef och sjuksköterska går tillsammans igenom mottagna avvikelser så snart som möjligt dock minst en gång per vecka Vidtagna och planerade åtgärder dokumenteras i procapita Uppföljning, utvärdering av avvikelsen och eventuella konsekvenser/skador/vidtagna åtgärder dokumenteras samt signeras Den medicinskt ansvariga sjuksköterskans ansvar: Mottar avvikelserapporterna, utreder och bedömer om avvikelsen ska hanteras som en avvikelse eller om Lex Maria anmälan skall göras till Inspektionen för Vård och Omsorg Utreda avvikelsen och utvärdera om det går att minska risken för att den inträffar igen. Om så är fallet ändra rutinerna. Vid en allvarlig avvikelse vidtas lämpliga åtgärder omgående Registrering, analys och statistisk sammanställning av avvikelser, samt årlig återföring av avvikelserna muntligt/skriftligt till VO-cheferna, enhetscheferna, socialchefen, staben, HSL-gruppen och socialnämnden 4 (5)
Allvarlig avvikelse Är en allvarlig kroppslig skada eller sjukdomeller psykisk skada, eller död som inte är en oundviklig konsekvens av patientens tillstånd. Med allvarlig menas även att skadan eller sjukdomen medfört behov av väsentligt förändrade vårdinsatser eller lett till bestående besvär Vårdgivaren, Socialnämnden i Säters kommun, har delegerat till medicinskt ansvarig sjuksköterska att fullgöra uppdraget att anmäla Lex Maria ärenden till Socialstyrelsen Lex Maria anmälan: Om en patientt i samband med hälso- och sjukvård drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom eller om en patient i samband med undersökning, vård eller behandling begått självmord eller inom fyra veckor efter vårdkontakt begått självmord och detta kommit till vårdgivarens kännedom Rutin Anmälan ska göras på fastställd bankett från Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) Anmälan enligt Lex Maria ska göras till IVO så snart som möjligt men senast inom två månader med beskrivning av händelseförloppet, vilka åtgärder som vidtagits, omvi identifierat orsaken till händelsen, riskbedömning om risken att det händer igen och riskförebyggande åtgärder. Omsorgstagaren och/eller dennes närstående skall underrättas om att en händelse som medfört allvarlig skada eller sjukdom eller risk för föranlett en Lex Maria-anmälan. Omsorgstagaren eller närstående skall ges möjlighet att i anslutning till anmälan beskriva sin upplevelse av händelsen En anteckning om att omsorgstagaren eller en närstående underättats om Lex Maria-anmälan skall göras i omvårdnadsjournalen. Det ska även antecknas om information inte lämnats och anledning till detta Informera omsorgstagaren och/eller närstående om möjligheten att själva kontakta Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd, IVO och/eller Patientnämnden Stöd till personal som varit inblandade i händelsen Särskilt angelägna fall kan preliminäranmälas innan utredningen är klar Informera Socialnämnden, socialchef och berörd VO-chef/enhetschef Den anmälda händelsen utreds av IVO, främst i syfte att förebygga upprepning. Om de anser att det finns skäl för någon i sin yrkesutövning ha begått ett brott för vilket fängelse är föreskrivet görs anmälan om åtal, finns skäl att legitimerad personal brustit i sin yrkesutövning kan beslut om prövotid eller återkallande av legitimation föreläggas. IVOs beslut delges Socialnämnden, socialchef och berörd VOchef/enhetschef Omsorgstagaren/eller närstående skall få en kopia av Inspektionens beslut Eventuella åtgärder vidtas enligt Inspektionens beslut Erfarenheter från utredningen ska användas i det förebyggande riskhanteringsarbetet 5 (5)