Patientsäkerhetsberättelse för Sveagatan

2015-02-20 Patientsäkerhetsberättelse för Sveagatan År 2014 Datum och ansvarig för innehållet 20 februari 2015 Helene Yxhammar Verksamhetschef Vardaga äldreomsorg Sveagatan Mallen är anpassad av Vardaga AB utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall KVALITETSAVDELNINGEN KA/LF 2013-11-28

Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2/11

Sammanfattning Vardaga äldreomsorg bedriver vård och omsorg i särskilt boende samt daglig verksamhet. De personer som bor och vistas på verksamheterna har biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) och den övervägande delen av insatser är enligt SoL Sveagatan har och hade år 2014 som mål en hög patientsäkerhet där kunden är trygg och säker i sin kontakt med den hälso- och sjukvård som vi bedriver. Hälso- och sjukvårdspersonalen har under året arbetat kontinuerligt både proaktivt och systematiskt med patientsäkerhet för att eliminera risker för vårdskador. Vårdplan upprättas där så behövs och vårdplanen följer omvårdnadsprocessens samtliga steg. Sveagatans kvalitetsmål 2014 var att förbättra identifiering, åtgärd och uppföljning av avvikelser och identifierade risker. Målet har blivit uppfyllt. Detta genom att samtliga medarbetare dokumenterar och lägger in avvikelser i Vardagas kvalitetssystem Q-maxit som verkar i alla led. Patientsäkerhetsarbetet har bedrivits kontinuerligt under året. Avvikelser och identifierade risker har utretts och omvandlats till konkreta åtgärder för att uppnå en utveckling. Vidare har vi som vårdgivare arbetat med att underlätta för kund och närstående att bidra till vårt förbättringsarbete genom att fånga in deras upplevelser och synpunkter. Ytterligare ett kvalitetsmål har varit att alla kunder ska registreras i Senior Alert och BPSD. Målet har uppfyllts, sjuksköterskorna använder sig nu av systemet Senior Alert och registrering pågår fortlöpande. Samtliga kunder är registrerade i BPSD och arbetet fortsätter. Medarbetare tillsammans med gruppchef registrerar och följer upp kontinuerligt. Övergripande mål och strategier för 2014 Förbättra identifiering, analys, åtgärd och uppföljning av avvikelser och identifierade risker Öka kundernas/ närståendes delaktighet i vårt patientsäkerhetsarbete Fortsätta arbete, implementering och registrering i de nationella kvalitetsregistren så vi kan använda utdata till vårt systematiska kvalitetsarbete 3/11

Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Q- maxit är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. Sveagatan har även som lokalt mål en hög patientsäkerhet där kunden ska känna sig trygg och säker i kontakten med hälso- och sjukvården och att personalen arbetar systematiskt för att minska risken för vårdskador. Vi har under 2014 utrett samtliga händelser/ avvikelser och registrerat vilka åtgärder vilka åtgärder vi vidtagit med syfte att förhindra att liknande händelser ska inträffa åter. Vi har även informerat närstående om möjligheten att inkomma med synpunkter/ klagomål. Under 2014 har kvalitetsmålet varit att påbörja arbetet, implementeringen och registrering i Senior Alert. Målet har uppfyllts, sjuksköterskorna använder sig nu av systemet. Implementeringen med registrering pågår fortsättningsvis. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschefen ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Regionchefen ansvarar för att vid behov vidta kvalitets- miljö och arbetsmiljörelaterade åtgärder inom regionen. För verksamheten Sveagatan har Karlstad kommun uppdraget som MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) som också ansvarar för att patienterna får en säker och ändamålsenlig vård, behandling av god kvalitet och att det medicinska omhändertagandet tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet. MAS utarbetar och beslutar om riktlinjer och följer upp att de efterlevs. Vardagas kvalitetsutvecklare följer upp verk-samhetens kvalitetsarbete. 4/11

MAS upprättar och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården. MAS arbetar fortlöpande med att upprätthålla, utveckla, planera, styra, kontrollera, dokumentera och redovisa arbetet med verksamhetens kvalitet och säkerhet. Verksamhetschefen ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och effektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller de krav MAS ställer utifrån att den enskilde ska tillförsäkras en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. Sveagatan drivs på uppdrag av Karlstad kommun som entreprenad. Verksamhetens patientsäkerhetsarbete har anpassats utifrån beställarens krav- gällande avtal och MAS lokala riktlinjer. Under 2014 har ingen patientsäkerhetsplan upprättats. Patientsäkerhetsarbetet har dock systematiskt följts upp genom vårt arbete med egenkontroll och avvikelser. Vi har en lokal rutin kring hur avvikelser skall utredas- åtgärdas samt följas upp lokalt. Karlstad kommuns vård och omsorgsnämnd, VON, har det yttersta ansvaret för verksamheten. Nämnden ska fastställa övergripande mål för kvalitetsarbetet samt kontinuerligt följa upp verksamheten och utvärdera målen Verksamhetschefen på Sveagatan har uppdraget att leda verksamheten avseende verksamhetsansvar, ekonomiskt ansvar, personalansvar samt inneha ansvaret som Verksamhetschef enligt SOSFS 1997:8 med ansvar enligt hälso- och sjukvårdslagen svarar för verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Gruppchefernas ansvar är att göra alla medarbetare delaktiga i kvalitets-arbetet. Gruppchefen leder det dagliga arbetet på sin enhet och säker-ställer att gällande riktlinjer och rutiner är kända och följs av medarbetaren. Gruppchefen rapporterar till Verksamhetschef. Personalens inom sitt kompetensområde ansvar för att utveckla och säkra kvaliteten i det dagliga arbetet är att hålla sig informerade om gällande riktlinjer och rutiner samt rapportera avvikelser. 5/11

Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Samtliga medarbetare på Sveagatan har kunskap om hur Vardagas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Kvalitetsrådet som träffas en gång per kalendermånad är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Närstående har inbjudits att delta. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder. Vid inflyttning och över tid erbjuds alla patienter, av omvårdnadsansvarig sjuksköterska, preventionsbedömningar gällande fall, nutrition, trycksår samt munhälsa. Vid identifierad risk ska en omvårdnadsplan upprättas samt kontinuerlig utvärderas dock minst två gånger/år. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Kvalitetsutvecklare har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. Kvalitetsutvecklare har genomfört systematisk uppföljning av de avvikelser som inkommit och återkopplat till verksamhetschefen för uppföljning av vidtagna åtgärder. Under 2014 har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. Under 2014 har Sveagatan inte deltagit i någon PPM studie avseende trycksår eller basala hygienrutiner. Utbildning i Senior Alert har getts SSK och målet 2014 var att alla kunder på Sveagatan skulle vara registrerade, vilket uppnåtts. Samtliga kunder är även registrerade i BPSD- registret och arbetet fortsätter. Registrering i palliativa registret har skett kontinuerligt under 2014. Samtliga medarbetare har genomfört årlig utbildning i basala hygienrutiner samt inkontinensvård. Sjuksköterska har utbildats i trycksår och nutrition. 6/11

Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll har genomförts två gånger under det gångna året, maj och november. Egenkontrollen består av 166 frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med legitimerade medarbetare. Frågorna besvaras i Q-maxit, IT-stödet för ledningssystemet Q- maxit. Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i Förbättringsloggen i Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för MAS/kvalitetsutvecklaren inför tillsyn. Kvalitetstillsyn genomförs årligen av kvalitetsutvecklare Vardaga äldreomsorg. Tillsynen är en kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. Under 2014 har vi genomfört två egenkontroller en i maj och en i november. Resultaten av våra lokala egenkontroller har bearbetats dels i särskild åtgärdsplan för de delar vi ansåg skulle läggas som projekt i förbättringsprocesser. På Sveagatan används resultat från både Vardagas egenkontroll samt Karlstads kommuns egenkontroll som underlag till enhetens förbättringslogg. Resultat från kvalitetstillsyn har lagts in i förbättringsloggen i Q- maxit. Resultaten har diskuteras på arbetsplatsträffar och i de olika råden ex. kvalitet-, kost- och aktivitetsråd. Medarbetarna involveras i förbättringsarbetet både som ombud i de olika råden och på gemensamma arbetsplatsträffar. Ett förbättringsområde som vi har arbetet med under 2014 är kundens individuella aktiviteter samt nattfastan. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Enligt gällande regelverk finns samverkansöverenskommelse upprättad med berörd läkarorganisation. Överenskommelsen reglerar insatsernas omfattning och innehåll bland annat avseende tillgänglighet, uppföljning av behandlingsinsatser, läkemedelsanvändning, medicinsk vårdplanering samt utbildningsinsatser till medarbetarna. Överenskommelse om läkarsamverkan ger förutsättning för tydlighet och ömsesidig förståelse. På Sveagatan sker läkarinsatser via vårdcentralen Åttkanten och en fast läkare som är PAL. Besök för rond och uppföljning sker i regel varje onsdag. Samarbetat uppfattas som mycket gott och vi har en säker hantering av medicinska frågor och 7/11

följer de riktlinjer som gäller kring kontinuerlig uppföljning och årlig kontroll av läkemedel som föreskrivs. Samverkansmöten sker 2 ggr/år. Samverkan med uppdragsgivare På Sveagatan sker samverkan med uppdragsgivaren i flera olika forum. Övergripande samverkansmöte med vård- och omsorgsförvaltningens representanter sker 3 ggr/år. Vidare sker uppföljning med systemförvaltare av datasystemet Treserva 2 ggr/år för information om nyheter och uppdateringar i systemet. Kontinuerlig tillsyn sker enligt kommunens underlag för egenkontroller både anmälda och oanmälda under året samt även från kommunens miljö och hälsa. Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Legitimerade medarbetare har tillsammans med omsorgsmedarbetare kontinuerliga uppföljningar utifrån patientens pågående hälso- och sjuk-vårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. Rehabiliterande insatser av arbetsterapeut och sjukgymnast på Sveagatan köps av Karlstads kommuns hemrehabilitering och uppgår till i snitt 5 timmar/vecka. Fördelningen av tid och insatser bedöms och prioriteras av de båda yrkesprofessionerna själva utifrån vårdbegäran som verksamheten beställer. Teammöten mellan arbetsterapeut, sjukgymnast, sjuksköterska, verksamhetschef och våningspersonal ska ske cirka var 5:e vecka under året. Uppföljningsmöten mellan verksamhetschef för Sveagatan och chef för hemrehabiliteringsenheten, där övergripande rehabfrågor och tidredovisning diskuterats har skett vid 2 tillfällen under 2014. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 På Sveagatan arbetar vi systematiskt med riskbedömningar utifrån varje patient. Riskbedömningen görs utifrån olika områden och personals kompetens. Efter en genomförd riskbedömning fattas beslut om eventuella åtgärder likaså efter en eventuell avvikelse görs en ny riskbedömning utifrån aktuell situation. Olika typer av preventionsunderlag används till exempel för bedömning av fallrisker, nutrition och undernäring och trycksår. På samtliga nyinflyttade görs alltid en riskbedömning av sjuksköterska som uppdateras kontinuerligt och i samråd med läkare vid behov. I verksamheten används sedan juni 2011 en checklista för identifiering av arbetsmiljörisker i arbetet kring kund både ur ergonomisk och psykologisk synvinkel. Checklistan är ett arbetsverktyg för personalen som ska användas för att dokumentera de arbetsmiljörisker som kan leda till skada för personalen. 8/11

Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 Rapportering av händelser/ Avvikelser Alla medarbetare har kunskap om hur Vardagas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivare. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. På Sveagatan läggs samtliga avvikelser in i Q- maxit. Dessa analysera av verksamhetschef och behandlas sedan utifrån orsak och åtgärder. Kvalitetsrådet deltar i arbetet med att analysera avvikelserna och även i de föreslagna åtgärderna. Vid Lex Sarah informerar alltid verksamhetschef kommunens tillsynsenhet och MAS om det inträffade och utredningen görs tillsammans. Medicinska avvikelser sammanställs månadsvis och redovisas för kommunens MAS. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Alla medarbetare har kunskap om Vardagas hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschefen och legitimerade medarbetare informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart. På Sveagatan har egenkontroll i Q-maxit innehållande 166 kvalitetsfrågor besvarats under året och de bristområden som identifierats har flyttats över till enhetens förbättringslogg för vidare arbete. Identifierade brister har bland annat omfattat dokumentationen i genomförandeplaner, kundens delaktighet i genomförandeplanen och att riskbedömningarna som görs vid inflyttning kan göras snabbare och följas upp kontinuerligare. Blankett för synpunkter och klagomål för kund och närstående finns tillgänglig och väl synlig i entréplanet på Sveagatan. Synpunkter och klagomål har lämnats in under året. De synpunkter och klagomål som framförts av kund/närstående har varit av olika karaktär och lämnats både muntligt och skriftligt. 9/11

Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med patient och närstående För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med patient och närstående. Vardaga har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående och är oberoende från våra verksamheter. Under 2014 visar sammanställning av avvikelser/händelser att de klagomål som är från närstående handlar om den dagliga omsorgen och basala hygienrutiner. Klagomål har inkommit gällande hälso- och sjukvårdsområdet. Att få anhöriga delaktig i vilken daglig omsorg vi ger till patienterna kommer öka anhörigas förståelse för den omsorg och vård vi ger. Inför inflyttningen lämnas en informationsfolder ut innehållande praktisk information om boendet, för att skapa en säker miljö för kunden/patienten avseende bland annat fallrisker och brand. Utanför varje avdelning finns en närståendepärm tillgänglig med mer fördjupad information. Informationsbrev har under 2014 skickats ut månatligen. Närstående har erbjudits ankomstsamtal av kontaktmannen inom 7 dagar där genomförandeplanen upprättats. Uppföljning av planen sker efter 3 månader och sedan minst 2 ggr/år. De närstående ska vara delaktiga i utförandet av genomförandeplanen Några veckor efter inflyttning samlas kund, närstående, kontaktperson, sjuksköterska och verksamhetschef eller gruppchef till ett välkomstmöte. Där diskuteras hur vården ska utföras och vilka önskemål som finns, vilka mål som ska sättas och hur den löpande kommunikationen ska ske med närstående framöver. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Under året har samtlig personal genomgått webbaserad utbildning i vårdhygien. SSK har registrerat samtliga kunder i kvalitetssystemet Senior Alert. Arbetet i systemet med registrering och uppföljning sker fortlöpande. Riskbedömningar har utförts och det preventiva arbetet fortlöpt. Gruppchef har genomfört utbildning i BPSD och har implementerat samarbete med personalen registrerat samtliga kunder i BPSD och registrering och uppföljning sker fortlöpande. 10/11

Övergripande mål och strategier för kommande år Alla patienter, där samtycke finns från god man och/ eller kund ska registreras i BPSD, Senior Alert och Palliativa registret. Där inget samtycke kan inhämtas ska dock arbetsmetoden vara densamma för att säkerställa kvaliteten. Alla medarbetare ska genomföra utbildning i demens utifrån EBP. Nattpersonal kommer delta i projektet den goda natten. Kvalitetsrådet kommer vara med och lyfta fram de delar som i enkätundersökningarna påvisar utvecklingsbehov för verksamheten, detta för att uppnå högre kvalitet. Där enheten kan komma att uppvisa brister i såväl kommunens som Vardagas egenkontroll kommer förbättringsmål upprättas, med vilka det kommer arbetas vidare med i olika konstellationer på arbetsplatsen. De samverkansrutiner som finns idag, fungerar väl och arbetet vad gäller det området ligger på nivån att bevara den så. 11/11