Utvärderingsrapport 2014-04-22 Upphandlande organisation Stockholm Vatten VA AB Michaela Kanti Upphandling Fruktkorgar 13SV27 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Anbudslämnare Säljare: Anbud: Organisationsnr.: Kval.: Företagsväxter i Knivsta AB Kommentar: Företagsväxter/FruktkorgarStockh 5562554401 olmvatten2014 (14/4) Företagsväxter i Knivsta AB fick möjlighet att förtydliga sitt anbud avseende avsnitt 4.12 Priser avseende Fruktkorgar, mjölk samt övriga varor. Enligt överenskommelse var sista datum för inlämnandet av förtydligandet 2014-04-21. Besvarade delar i upphandlingen Del: Generell del Säljare: Anbud: Anbudssumma Jämförelses Kval.: Företagsväxter i Knivsta AB Kommentar: Företagsväxter/Fruktkorg arstockholmvatten2014 (14/4) 265 356,00 Företagsväxter i Knivsta AB fick möjlighet att förtydliga sitt anbud avseende avsnitt 4.12 Priser avseende Fruktkorgar, mjölk samt övriga varor. Enligt överenskommelse var sista datum för inlämnandet av förtydligandet 2014-04-21. 4. Krav på varan med tillhörande tjänster pris 291 891,60 4.1. Sortiment Leverantör skall tillhandahålla ett brett sortiment av olika sorters frukt, fruktblandningar och mjölk. Därutöver skall Leverantören vid begäran tillhandahålla godis vid specifika tillfällen/högtider såsom påsk och jul. Bekräftelse att kraven på brett sortiment och tillhandhållande av godis uppfylls: (/Nej Sida 1 av 8
4.2. Kvalité Leverantören skall tillse att all frukt är av klass 1 enligt Jordbruksverkets och EU:s kvalitetsnormer för frukt och grönsaker. Bekräftelse att kraven på kvalité av klass 1 uppfylls: (/Nej 4.2.1. Hållbarhet och skadad frukt Leverantören skall leverera frukt av sådan kvalité att den är ätbar vid leverans och minst fem (5) dagar framåt. Leverantören skall om Beställaren så begär det, byta ut skadad frukt (stöt-, frostskadad eller dylikt) snarast dock senast dagen efter leverans. Bekräftelse att kraven på hållbarhet och utbyte av skadad frukt uppfylls: (/Nej 4.3. Fruktkorgarnas innehåll Fruktkorgarna skall oavsett storlek innehålla ett basutbud av frukt bestående av bananer, äpplen, päron och citrus. Därutöver skall det ingå minst en (1) sort av säsongsanpassad frukt, såsom persikor, vindruvor, nektariner, plommon, jordgubbar, kiwi, körsbär, aprikoser, sharonfrukt, clementiner eller dylikt. Svensk frukt skall levereras i möjligaste mån när det är säsong för denna. Varje fruktkorg skall oavsett viktmässig storlek innehålla ca 25 % bananer, 20 % äpplen, 20 % päron, 15 % citrus och 20 % säsongsfrukt. Leverantören skall även erbjuda fruktkorg med samma innehåll som beskrivs ovan, innehållandes enbart ekologisk frukt. Leverantören skall tillse att respektive beställande avdelning/enhet fritt kan välja ekologiska alternativt rättvisemärkta eller motsvarande bananer till den fruktkorg som beställts. Bekräftelse att kravet på fruktkorgarnas innehåll och dess utbyte uppfylls: (/Nej 4.3.1. Fruktkorgarnas storlek och märkning Leverantören skall leverera fruktblandningar som är paketerade i korgar om 4, 6, 9 och 11 kg. Varje fruktkorg skall märkas med beställande enhets/avdelnings namn samt leveransadress. Därutöver skall de fruktkorgar som är ekologiska vara märkta med en etikett/folder/tag som anger att det är ekologisk frukt. Bananer som är rättvisemärkta eller motsvarande skall även dessa vara märkta. Bekräftelse att kravet på storlek och märkning uppfylls: (/Nej 4.4. Miljökrav - Frukt Sida 2 av 8
4.4.1. Ursprungsland För samtliga frukter skall skriftlig information kunna lämnas om var (ursprungsland) varan är odlad och förädlad. Leverantören skall därför lämna information om ursprung i form av märkning på varan alternativt följesedeln. Bekräftelse att krav på skriftlig information om ursprungsland i form av märkning på varan/följesedel uppfylls: (/Nej 4.4.2. Ekologisk frukt Den ekologiska frukten som ingår i det offererade sortimentet skall uppfylla kriterierna enligt förordningen (EG) 834/2007* om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter. *Förordning 834/2007 av den 28 juni 2007 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter. Bekräftelse att krav på offererat sortiment uppfyller kriterierna enligt förordning (EG) 834/2007 (/Nej Leverantören skall bifoga certifikat såsom EU-ekologiskt, KRAV eller annan dokumentation som verifierar kravet. (Bifogat dokument) Leverantören har bifogat dokumentation (SMAK-certifikatfrån organ SE-EKO-03) som visar att företaget uppfyller rådets förordning 834/2007 samt kommissionens förordning 889/2008 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter. EkologisktCertifikat2014 (1).pdf 4.4.3. Särskilt kontraktsvillkor - Socialt ansvarsfull odling Bananer som levereras till Stockholm Vattenkoncernen som rättvisemärkta eller motsvarande skall vara odlade under sådana arbetsförhållanden som är förenliga med följande: - ILO:s åtta (8) kärnkonventioner (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182) - FN:s barnkonvention artikel 32 - den arbetsmiljölagstiftning som gäller i produktionslandet - samt den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön samt det socialförsäkringsskydd som gäller i produktionslandet. Leverantör som tilldelas Ramavtal skall inom en (1) vecka efter tilldelning inkomma med certifiering enligt internationell standard såsom Fairtrade, Rainforest Alliance, SA 8000. Bekräftelse att kravet kommer att uppfyllas samt att Leverantören inkommer med certifikat enligt ovan: (/Nej 4.5. Beställning/abonnemang och ändringar Beställande avdelning/enhet skall kunna beställa abonnemang för stående order med leverans 1-3 gånger per vecka. Leveransdag överenskommes med beställande enhet/avdelning. Om ordinarie leveransdag infaller på en helgdag skall leverans ske nästkommande vardag. Sida 3 av 8
Respektive beställande avdelning/enhet skall vid behov kunna begära såväl kortare som längre leveransuppehåll (exempelvis sommar och jul) under avtalsperioden. Detta skall kunna göras senast sju (7) dagar innan aktuell leveransdag. Utöver detta skall betsällande enhet/avdelning kunna justera sin stående order, tillfälligt eller permanent under avtalsperioden. Justering av stående order skall kunna göras senast tre (3) dagar innan aktuell leveransdag. Beställande enhet/avdelning skall ha möjlighet att utesluta viss typ av frukt med anledning av allergi eller liknande. Bekräftelse att krav på beställning och ändringar uppfylls: (/Nej 4.5.1. Rutin och information om leveranser och beställningar Leverantören skall ange rutin och information för leveranser, såväl stående som enstaka och hurivida beställning kan ske via telefon eller e-post. Leverantören skall beskriva rutin och form för beställningar och leveranser till Stockholm Vattenkoncernen. (Fritext vi vill att ni mailar beställningar/ändringar till kundtjanst@foretagsvaxter.com Akuta beställningar/kompletteringar bör komma in senast kl 12.00 dagen innan leveransdag. Upphandlarens kommentar: Leverantören har angett rutin och information i enlighet med ovanstående krav. 4.6. Leveransadresser Leverans av fruktkorgar, mjölk eller dylikt skall ske till följande adresser: Huvudkontoret, Torsgatan 26, 106 36 Stockholm Bornsjöenheten, Talby Nedergård, 152 95 Södertälje Bromma Reningsverk, Nockebyanläggningen, Gustav III:s väg 95, 168 39 Bromma Bromma Reningsverk, Åkeshovsanläggningen, Drottningholmsvägen 490, 168 39 Bromma Henriksdals Reningsverk, Värmdövägen 23, 131 55 Nacka Henriksdals Reningsverk, Sicklaanläggningen, Hammarby fabriksväg 100, 120 30 Stockholm Huddingekontoret, Förrådsvägen 18, 141 46 Huddinge Lovö Vattenverk, Strömdalsvägen, 178 93 Drottningholm Norsborgs Vattenverk, Norsborgsvägen, 145 90 Norsborg Sicklaförrådet, Hammarby Fabriksväg 100, 120 33 Stockholm Observera att huvudkontoret på Torsgatan 26 vid halvårsskiftet år 2015, kommer att flytta hela sin verksamhet till Bromma. Detta innebär att leverans till Torsgatan 26 kommer att ersättas med leverans till Bryggerivägen, 168 67 Bromma. Mer information om detta kommer att meddelas i god tid före flytten. Bekräftelse att krav på leverans till Stockholm Vattens leveransadresser uppfylls: (/Nej 4.7. Leveranstider Leverantören skall säkerställa att leverans av färdigställda fruktkorgar sker enligt överenskomna leveransdagar och omfattning (antal leveranser per vecka) med beställande enhet/avdelning, samt mellan kl 08:00-10:00, dock senast kl 10:00. Vid upprepade brister och fel i leveranserna eller leveranstider är det förknippat med punkt 6.12Vite i Ramavtalets huvudtext. Sida 4 av 8
Bekräftelse att kraven på leveranstider uppfylls: (/Nej 4.8. Leveransvillkor Leverantören skall leverera till specifikt rum på angiven adress för det fall en beställande enhet/avdelning önskar detta. Överenskommelse om detta skall ske vid beställning av stående order (abonnemang), enstaka leverans eller justering av stående order. Därutöver skall samtliga leveranser ske i enlighet med DDP enligt Incoterms 2010 inklusive emballage, på angiven leveransadress. I övrigt skall tillämpliga villkor i Ramavtalet samt ALOS 05 gälla. Bekräftelse att krav på leveransvillkor uppfylls: (/Nej 4.9. Retursystem Leverantören skall kostnadsfritt tillhandahålla ett retursystem för fruktkorgar. Fruktkorgarna skall vara hela och rena. Bekräftelse att kravet på retur och fruktkorgar uppfylls: (/Nej 4.10. Kundtjänst och kontaktpersoner Leverantören skall tillhandahålla en kompetent kundtjänst som kan hantera enstaka beställningar, abonnemang, fakturering, leveranser, returer och reklamationer gentemot Beställaren. Därutöver skall Leverantören tillse att Stockholm Vatten erhåller specifika kontaktpersoner för såväl information om varorna som för avrop/beställning. Dessa personer skall ha kunskap och kompetens om offererade varor. Leverantören skall ange namn och kontaktuppgifter på utsedda kontaktpersoner som ska hantera ovanstående för Stockholm Vattenkoncernen. Bekräftelse att kravet på kompetent kundtjänst och kontaktpersoner uppfylls: (/Nej Anneli Klinterhäll Jenny Sonesson kundtjanst@foretagsvaxter.com, 08-34 24 24 Ange namn och kontaktuppgifter till utsedda kontaktpersoner: (Fritext Anneli Klinterhäll Jenny Sonesson kundtjanst@foretagsvaxter.com, 08-34 24 24 4.11. Statistik Leverantören skall årligen (12 månaders avtalsperiod) inkomma med statistik till Stockholm Vatten innehållande: köp på artikelnivå för respektive enhet/avdelning total omsättning för hela koncernen Statistiken skall redovisas i Excel-format. Årlig statistik skall levereras senast två (2) månader efter avslutad tolvmånaders (12) avtalsperiod. Bekräftelse att kraven på redovisning och inlämning av statistik uppfylls: (/Nej Sida 5 av 8
4.12. Priser avseende Fruktkorgar, mjölk samt övriga varor Priser skall anges för samtliga angivna varor nedan. Dessa priser, så kallade nettopriser, kommer att ingå i utvärderingen. Samtliga nettopriser skall anges elektroniskt i TendSign. Därutöver skall rabattsatser anges för övriga varor inom Leverantörens sortiment. Dessa skall anges i Svarsformulär 3 Varor och rabattsatser i enlighet med anvisningarna där. Priser skall anges i svenska kronor SEK exklusive mervärdesskatt. Lämnade priser skall omfatta samtliga kostnader förknippade med köpet och leveransen samt tillhörande tjänster. Priser som angetts i förfrågningsunderlaget får inte omförhandlas. Pris angivna på annat sätt beaktas ej. Angivna nettopriser för angivna varor samt av Leverantören angiven rabatt för övrigt sortiment skall gälla vid tidpunkten för sista anbudsdag och gälla under de första tolv (12) månaderna av avtalsperioden. Angivet pris för respektive fruktkorg kommer att multipliceras med respektive av Stockholm Vatten angiven kvantitet (årsvolym). Därefter kommer de multiplicerade priserna att summeras till ett totalpris. Observera att angiven kvantitet endast tjänar som underlag för utvärdering och utgör ingen volymgaranti. Bekräftelse att kraven avseende priser uppfylls: (/Nej Leverantören har bifogat Svarsformulär 3 Varor och rabattsatser korrekt ifylld enligt krav samt i rätt format: (/Nej Upphandlarens kommentar: Leverantören skall ange pris per fruktkorg och storlek enligt nedan. Korgarnas innehåll regleras i avsnitt 4.3 "Fruktkorgarnas innehåll och hantering" (Prismatris) Leverantören har bifogat Svarsformulär 3. Efter förtydligande har anbudsgivaren bedömts uppfylla kravet. 265 356,00 Specifikation Kvantitet Enhet Pris/enhet Fruktkorg 4 kg 938,00 st 68,00 Fruktkorg 6 kg 615,00 st 96,00 Fruktkorg 9 kg 463,00 st 144,00 Fruktkorg 11 kg 2,00 st 176,00 Fruktkorg ekologisk 4 kg 48,00 st 88,00 Fruktkorg ekologisk 6 kg 139,00 st 132,00 Fruktkorg ekologisk 9 kg 2,00 st 198,00 Fruktkorg ekologisk 11 kg 2,00 st Sida 6 av 8
242,00 Fruktkorg med rättvisemärkta bananer 4 kg 52,00 st 76,00 Fruktkorg med rättvisemärkta bananer 6 kg 26,00 st 108,00 Fruktkorg med rättvisemärkta bananer 9 kg 159,00 st 162,00 Fruktkorg med rättvisemärkta bananer 11 kg 2,00 st 198,00 Fruktkorg ekologisk med rättvisemärkta bananer 4 kg 26,00 st 96,00 Fruktkorg ekologisk med rättvisemärkta bananer 6 kg 26,00 st 138,00 Fruktkorg ekologisk med rättvisemärkta bananer 9 kg 2,00 st 207,00 Fruktkorg ekologisk med rättvisemärkta bananer 11 kg 2,00 st 253,00 Ekologisk mjölk 1 liter 672,00 st 17,00 Latte Art 2,6 % 1 liter 42,00 st 17,00 4.13. Alternativa drivmedel - tilldelningskriterium Stockholm Vatten har som målsättning att endast använda miljöbilar i verksamheten (med undantag för specialfordon) som ska köras på minst 85 % biodrivmedel*. Detta då vi vill undvika fossila bränslen i vår verksamhet samt generera mindre koldioxidutsläpp från trafiken för att därigenom påverka klimatet mindre. Stockholm Vatten strävar därför att genom upphandlingar av tjänster med transportfordon som utförs för Stockholm Vatten bidra till detta mål. Leverantören behöver inte uppfylla tilldelningskriteriet vid avtalsstart men skall välja det alternativ som är möjligt för Leverantören i syfte att uppfylla Stockholm Vattens mål med biodrivmedel. Leverantören skall besvara nedanstående frågor med ett eller Nej. Observera att endast ett alternativ skall besvaras med ett, övriga besvaras med ett Nej. Vid val av alternativ 1 innebär det att Leverantören inte kommer att erhålla något påslag på totalpriset då detta alternativ inte ses som en kvalitetsbrist. Således blir totalpriset det slutliga utvärderingspriset. Vid val av alternativ 2 medför det en kvalitetsbrist som ger ett påslag om 4 % på totalpriset. Det innebär att ett påslag om 4 % kommer att göras på anbudets summerade priser, dvs samtliga inlämnade priser som multiplicerats med angiven kvantitet och summerats till ett totalpris. Påslaget på totalpriset resulterar i ett utvärderingspris. Vid val av alternativ 3 medför det en kvalitetsbrist som ger ett påslag om 6 % på totalpriset. Det innebär att ett påslag om 6 % kommer att göras på anbudets summerade priser, dvs samtliga inlämnade priser som multiplicerats med angiven kvantitet och summerats till ett totalpris. Påslaget på totalpriset resulterar i ett utvärderingspris. Vid val av alternativ 4 medför det en kvalitetsbrist som ger ett påslag om 10 % på Sida 7 av 8
totalpriset. Det innebär att ett påslag om 10 % kommer att göras på anbudets summerade priser, dvs samtliga inlämnade priser som multiplicerats med angiven kvantitet och summerats till ett totalpris. Påslaget på totalpriset resulterar i ett utvärderingspris. Till detta skall en beskrivning av Leverantörens tänkta plan för att uppfylla valt alternativ, lämnas i fritextfältet nedan. I det fall alternativ 4 väljs skall Leverantören ange orsaken till varför Leverantören kommer att använda traditionella drivmedel under avtalsperioden. *Biodrivmedel är flytande drivmedel som framställts av förnybar råvara, till skillnad från fossila bränslen som är en ändlig, icke-förnybar råvara, såsom biodiesel, etanol eller biogas framställt genom rötning av slam från reningsverk. Leverantören kommer inom 12 månader tillse att drivmedlet till transportfordonen som omfattas av detta uppdrag består av biodrivmedel, fordonsgas eller el. (/Nej Nej Leverantören kommer inom 24 månader tillse att drivmedlet % 20,00 till transportfordonen som omfattas av detta uppdrag består av biodrivmedel, fordonsgas eller el. (/Nej Nej % 20,00 Leverantören kommer inom 36 månader tillse att drivmedlet % 30,00 till transportfordonen som omfattas av detta uppdrag består av biodrivmedel, fordonsgas eller el. (/Nej Nej % 30,00 Leverantören kommer att använda tradtionella drivmedel till transportfordonen som omfattas av detta uppdrag. (/Nej % 50,00 Leverantören skall lämna en beskrivning av den tänkta planen för att uppfylla valt alternativ (avser alt 1-3) alternativt ange orsak till varför Leverantören inte har någon möjlighet att uppfylla något av de övriga alternativen (avser alt 4): (Fritext Vi har miljödieselbilar i hela vår fordonsflotta, vi har fasat ut alla bensinbilar i organisationen, vi har börjat titta på biogas men inte tagit något beslut på det så vill kan inte lova något idag. Vi vill hålla det vi säger. Sida 8 av 8