Användarmanual Nyheterna i Visma Tendsign 4.0 Uppdaterad 2014-05-21 VISMA COMMERCE AB +46 13 47 47 500 tendsignsupport@visma.com www.tendsign.com
Innehållsförteckning 1. Visma TendSign 4.0... 2 2. Grafiskt utseende... 3 3. Navigering... 4 4. Min startsida... 6 5. Strukturerade dokument... 8 6. Övriga förändringar... 10 1
1. Visma TendSign 4.0 Detta dokument presenterar kort de ändringar som införs i och med TendSigns nya gränssnitt. Ändringarna berör huvudsakligen följande områden: Grafiskt utseende Systemet får ett nytt modernare utseende som stämmer överens med den nya grafiska profil som är under införande i Visma Commerces samtliga produktområden (TendSign, Proceedo och Opic). Navigering Istället för att toppmenyn byts ut när man klickar sig in i en upphandling, ett avtal osv. behålls alltid samma funktioner i toppen. Istället inför vi en ny vertikal vänstermeny, där relevanta funktioner för den specifika upphandlingen/avtalet osv. finns tillgängliga. Nytt är också att Processen ingår som ett val i vänstermenyn, vilket gör att övrig navigering finns tillgänglig även när man är inne i upphandlingsprocessen. Min startsida Plus- och Pro-användare får tillgång till en Att hantera -ruta som översiktligt samlar obesvarade frågor och nya kompletteringar för leverantörer. Pro-användare får även en ny panelvy, som visar mer information och smarta genvägar för de senast använda upphandlingarna. Strukturerade dokument Vi inför drag-och-släpp för att ändra ordning på dokument, rubriker, dokumentdelar, frågor och rader i prismatriser. Nytt är också dubbelklick som en genväg till att redigera en rubrik, dokumentdel eller fråga. Sist i dokumentet redovisas några övriga mindre förändringar som också har gjorts. 2
2. Grafiskt utseende Färger och ikoner (små grafiska symboler) har justerats enligt en ny grafisk profil som är under införande på Visma Commerce och även andra Visma-bolag. För att underlätta övergången har i största möjliga mån samma symbolik använts, även om ikonerna har ritats om i en ny stil. Exempelvis symboliseras fortfarande ett skall-krav av ett utropstecken, ta bort-funktionen av en papperskorg osv. Denna förändring berör samtliga kontotyper i systemet: Basic, Plus, Pro, leveratörskonton och alla administratörskonton. Startsidan för Pro-användare, exempel på nytt grafiskt utseende. 3
3. Navigering Tidigare har TendSign använt sig av en navigering med vertikala flikar i skärmens vänsterkant (Min startsida, Upphandlingens/avtalets osv. startsida, Processen) och en toppmeny som byts ut beroende på vilken av de vertikala flikarna som har varit vald. I det nya gränssnittet är den blåa toppmenyn alltid densamma, och istället finns nu en vertikal vänstermeny med de menyval som är relevanta för det sammanhang man befinner sig i. Processen är nu också en del av vänstermenyn, så att även när man står i processteget Viktning kan man fälla ut menyvalet Anbud > Simulera anbud. Även denna förändring berör samtliga kontotyper i systemet: Basic, Plus, Pro, leverantörskonton och alla administratörskonton. Exempel på den nya navigeringen. Inne i upphandlingsprocessen har man fortfarande kvar den blåa toppmenyn högst upp på skärmen. De upphandlingsspecifika menyvalen inklusive själva processen finns nu i den nya vertikala vänstermenyn. 4
Värt att notera om menyer och navigering: I princip är samtliga menyval oförändrade. De har endast bytt plats på skärmen, typiskt från överkant till vänsterkant. Dock är dessa förändringar värda att notera: o Logga ut-funktionen har flyttats ut från menyn Min startsida / Upphandlingens startsida osv. till en egen knapp längst ut till höger i den blåa toppmenyn. o Funktionen för att välja språk i gränssnittet finns numera i den nya undermenyn Språk under profilmenyn (som visar användarnamnet) i toppmenyn. Genom att klicka på knappen << till höger om texten Meny kan du fälla in vänstermenyn för att på så vis få större arbetsyta. Använd samma knapp för att fälla ut menyn igen. Om du klickar på själva texten för ett menyval i vänstermenyn, t.ex. Dokument, navigerar du till den första undersidan under Dokument, dvs. Interna dokument. Om du istället klickar på symbolen > fäller du ut undermenyn utan att navigera. Detta är användbart om du vill gå direkt till en annan undersida, exempelvis Publikt förfrågningsunderlag (menyval nummer 2) eller Frågor och svar (menyval nummer 5). 5
4. Min startsida Att hantera (Plus och Pro) Plus- och Pro-användare ser en ny funktion uppe till höger på startsidan: rutan Att hantera. En av grundidéerna med rutan är att den ska utgöra en översikt över uppgifter som ligger utanför upphandlarens egen kontroll och planering sådant som bara kan dyka upp. I sin nuvarande första version samlar den ihop obesvarade frågor och olästa anbudskompletteringar från samtliga upphandlingar, oavsett för hur länge sedan dessa har inkommit. Tanken är att rutan på sikt ska kompletteras med andra typer av uppgifter, som nya kommentarer på avtal, avtal som kräver elektronisk signatur av upphandlaren och annat. Rutan Att hantera visar Plus- och Pro-användare antalet obesvarade frågor samt antalet kompletterade anbud per upphandling. 6
5. Min startsida Panelvy (Pro) Pro-användare får även tillgång till en ny panelvy över senast använda upphandlingar. Beroende på vilken typ av upphandling det är och vilket skede den befinner sig i visas olika genvägar. För en upphandling som befinner sig i ett planeringsskede visas till exempel genvägar direkt till olika delar av förfrågningsunderlaget. När upphandlingen befinner sig i ett annonseringsskede ser man antalet förfrågningsunderlagshämtare och obesvarade frågor osv. Genom att klicka på länkarna kan man hoppa direkt till relevant sida i systemet. En nedräkning visas till nästa viktigare datum i processen, exempelvis sista anbudsdag för en upphandling som befinner sig i ett annonseringsskede. Med knappen till höger ovanför listan kan den som så önskar växla tillbaka till den klassiska tabellvyn, som tar mindre plats på skärmen. Antalet upphandlingar som visas här i såväl panel- som tabellvy kan man precis som tidigare justera under Mina inställningar som återfinns i profilmenyn i den blåa toppmenyn, dvs. menyn som visar användarnamnet. Den nya panelvyn ger Pro-användare mer information och smarta genvägar relaterade till de senast använda upphandlingarna. 7
6. Strukturerade dokument (Pro) För Pro-användare som arbetar med elektroniska anbudsformulär, s.k. strukturerade dokument, inför vi två stora förändringar: drag-och-släpp för att ändra ordning samt dubbelklicka för att redigera. I och med de förändringarna gör vi också några justeringar i hur man bland annat skapar nya rubriker, frågor och dokumentdelar. Redigering av ett strukturerat dokument i det nya gränssnittet. Drag och släpp Förändringarna innebär att överallt där det tidigare har funnits en gul pil uppåt-symbol som man klickat på för att flytta objektet ett steg uppåt, går det nu att ta tag i objektet med musen och direkt dra det till önskad position. Specifikt gäller det: Dokument i listan över strukturerade dokument Rubriker i trädet samt i rubrikvyn till höger (den sida som visas om man i trädet klickar på en rubrik som innehåller underrubriker) o När det gäller rubriker kan man också flytta in en rubrik som en underrubrik till en annan, genom att släppa den precis ovanpå målrubriken. Det ska dyka upp ett litet + före namnet som ett sätt att visa att den kommer att läggas till som underrubrik. Om rubriken man flyttar har några underrubriker följer dessa naturligtvis med. Notera dock stycket om tekniska begränsningar nedan. Dokumentdelar inom samma rubrik 8
Frågor inom samma dokumentdel Rader i prismatriser (detta har tidigare inte varit möjligt ens med gul pilknapp) Som en liten ledtråd till att det går att dra och släppa ett objekt visas ett litet handtag (två rader av prickar) längst ut till höger på objektet. Muspekaren förvandlas också till ett fyrvägskors. Notera följande tekniska begränsningar: Det går inte att dra en rubrik eller dokumentdel från höger sida av skärmen och släppa den på en annan rubrik i trädet. Man kan endast dra och släppa inom trädet respektive högersidan av skärmen inte däremellan. Det går inte att ta en rubrik i trädet och flytta in den som en underrubrik till en annan, om den sistnämnda rubriken redan innehåller dokumentdelar. Detta är en teknisk begränsning i TendSigns databas som har funnits tidigare i funktionen för att flytta rubriker, men problemet blir mer synligt i och med det nya drag-och-släpp-gränssnittet. Dubbelklicka för att redigera Istället för att behöva klicka på redigera-symbolen för dokumentdelar, rubriker och frågor kan du bara dubbelklicka någonstans på det objekt du vill redigera. På grund av tekniska begränsningar är detta inte möjligt att göra i trädvyn utan bara på högersidan av skärmen. Övriga förändringar i strukturerade dokument För att få ett renare gränssnitt på skärmen visas nu endast ikonerna för att redigera, radera eller få information om dokumentdelar, rubriker och frågor när man för muspekaren över respektive objekt. (Ikoner som visar attribut såsom obligatoriska krav eller avtalsklassade texter visas hela tiden.) Av samma skäl och eftersom det nu är enklare att ändra ordning på saker visas inte ikoner för att skapa nya rubriker mellan varje enskild rubrik. Istället visas en ny knapp + Lägg till rubrik högst upp och längst ner i listan över rubriker. Detsamma gäller dokumentdelar och frågor. En annan nyhet är att det går att fälla ihop dokumentdelar genom att klicka på V -symbolen till vänster om delens namn. Högst upp till höger ovanför listan med dokumentdelar finns också en funktion för att med ett klick fälla ut eller fälla ihop rubrikens samtliga dokumentdelar. Detta gör det enklare att dra och släppa för att ändra ordningen på dokumentdelarna. När det gäller rubriker gör vi två små förändringar: när man klickar på en rubrik som innehåller dokumentdelar kan man numera redigera rubrikens namn genom att föra muspekaren över rubriken högst upp på sidan och klicka på redigera-symbolen som visas till höger. Vidare: när man klickar på en rubrik som innehåller underrubriker kan man klicka på en underrubrik direkt i sidan till höger för att navigera till den. (Tidigare fick man alltid navigera via trädet.) Notera också att det går att ändra bredden på rubrikträdet genom att ta tag i den vertikala listen och dra. 9
7. Övriga förändringar Funktionen Visa inte Påminnelse-fönstret vid inloggning är nu aktiverad för samtliga användare. Dvs. man får inte längre ett popup-fönster med påminnelser när man loggar in. Den användare som saknar denna funktion kan slå på den igen genom att bocka ur kryssrutan under Mina inställningar i profilmenyn (som visar ens användarnamn) i den blåa toppmenyn. Antalet aktiviteter på Min startsida är satt till 0 för samtliga användare, dvs. de samlade aktiviteterna oberoende av upphandling/avtal visas inte längre högst upp på startsidan. (Aktiviteterna visas fortfarande på startsidan för varje individuell upphandling/avtal). Den som önskar få tillbaka aktiviteterna även på Min startsida kan ställa in detta under Mina inställningar enligt ovan. Menyvalet Kategorier har tagits bort från menyn Avtal i den blåa toppmenyn. Anledningen är att funktionen inte längre används i systemet. 10