ANVÄNDARBESKRIVNING FÖR PERSONAL 1
INLEDNING Programmet ipool är ett system för att på ett effektivt sätt sköta bemanning och personalinformation via ett webbaserat gränssnitt som är enkelt att använda och förstå. Din arbetsgivare kan annonsera ut lediga tider direkt på ipool eller skicka SMS om det är bråttom att få in folk. De som har rätt kvalifikationer för ett arbetspass och som har angivit att de kan arbeta får på ett eller annat sätt möjlighet att boka in sig på det aktuella passet. För att detta ska fungera krävs att du som vill arbeta kontinuerligt fyller i vilka tider du är tillgänglig för jobb. Fyller du inte i när du kan arbeta löper du stor risk att förbises vid tillsättning av arbetspassen. En annan viktig funktion i ipool är kommunikation av personalinformation. Din arbetsgivare kan enkelt skicka ut information till dig i interna meddelanden som även kan innehålla filer du kan läsa och/eller ladda ner. Du kan svara på meddelandena och även skicka egna till dina kollegor. Om din arbetsgivare har en integration med TIL Tid kan du i ipool även se precis hur du arbetar under de närmaste veckorna eller längre beroende på hur långt planeringen är klar. Ytterligare funktioner i ipool rör byte av tider med dina kollegor samt sjukanmälan och ledighetsansökan. Vi strävar efter att ipool ska vara så lätt att förstå att du sällan ska behöva någon handbok, men vi rekommenderar ändå att du läser igenom den här texten en gång innan du börjar använda programmet. Vi kommer nu att gå igenom ipool detaljerat sida för sida för att du ska veta precis hur programmet fungerar. Observera att din arbetsgivare kan ha valt att inte aktivera alla funktioner i ipool så det är inte säkert att du har tillgång allt som nämns i handboken. Saknar du något kan du ta upp det med din arbetsgivare och höra varför de inte aktiverat funktionen. 2
INLOGGNING Ipool är ett helt webbaserat program. Det enda du behöver för att använda ipool är en uppkoppling till Internet och en webbläsare. Programmet fungerar nu bra i alla de stora webbläsarna men har du en gammal version av någon av dessa (t ex Internet Explorer 6) rekommenderar vi att du uppgraderar till en nyare. Ipool fungerar också delvis i vissa mobiltelefoner men än så länge lovar vi inte full funktionalitet i dem. Adressen till ipool är www.ipool.se och det är uppe till höger på denna sida man loggar in. För att logga in skriver du ditt användarnamn och lösenord i fälten och klickar på Logga in. Om du har angivit korrekta uppgifter loggas du in och kan börja använda programmet. Observera att lösenordet är känsligt för stora och små bokstäver så se till att du skriver exakt de tecken som ingår i lösenordet. Har du en e postadress registrerad i ipool kan du om du har glömt sitt lösenord klicka på länken Glömt lösenord? för att få ditt lösenord sänt till dig. 3
STARTSIDAN Det första som möter dig när du loggat in i ipool är den s k startsidan. Här får du en snabb överblick över vad du kan göra och det är härifrån du enklast navigerar dig vidare till övriga sidor. Siffrorna inom parentes visar hur många lediga tider som finns utlagda, hur många dagar de närmaste fyra veckorna du angivit att du kan arbeta, hur många erbjudanden om byte av tider du har fått, hur många olästa meddelanden du fått från din arbetsgivare mm. Under Administration på den här sidan hittar du också bl a den här handboken. Från varje annan sida i ipool kan du enkelt ta dig tillbaka till startsidan genom att antingen klicka på tillbakaknappen på webbläsaren eller på den stora svarta knappen uppe i mitten på varje sida. 4
MÅNADSÖVERSIKT Månadsöversikten är helt ny i ipool. Vi har bytt ut den svåröverblickbara listan från tidigare versioner och försökt sammanföra allt som har med tider att göra till en och samma plats. Här ser du ditt aktuella schema i en tydlig månadsvy och du växlar mellan månaderna genom att klicka på symbolerna < och > överst intill rubriken. Söndagar och röda dagar är färgade röda, dagens datum blått och dagar som ligger utanför vald månad gråa. I schemat finns de tider du är inbokad på utskrivna. Har en tid parenteser runt sig betyder det att den ännu inte registrerats i TIL Tid och alltså ännu är preliminär. Ibland kan det precis som i den gamla versionen stå två tider (eller fler) på samma dag. Överlappar dessa tider varandra innebär det i allmänhet att den utan parenteser gäller. Du kan föra musmarkören över en tid för att se en beskrivning av den. Alla prickar och stjärnor i olika färger symboliserar olika saker och det är inte alls säkert att du har alla varianter på ditt schema. Gröna prickar symboliserar dagar då du angett att du kan arbeta. Blå prickar anger dagar då det finns lediga tider att boka in sig på. Röda och lila prickar visar sjukfrånvaro respektive olika former av ledighet. Röda respektive lila stjärnor visar egen sjukanmälan respektive ledighetsansökan som skett via ipool och ännu inte godkänts. Gula prickar anger att du har en tid som någon vill byta till sig och gula stjärnor att du själv vill byta din tid mot någon annans. Genom att föra musmarkören över prickarna får du information om vilka tider de gäller mm. 5
LEDIGA TIDER OCH KAN ARBETA Klickar du på en blå prick i schemat eller på den lilla blå gubben uppe till höger över schemat kommer du till en lista över lediga tider för dagen respektive månaden. Du kan också komma direkt hit från startsidan genom att klicka på den blå gubben där. För att boka in dig på en tid klickar du på den blå pricken till vänster om tiden i listan. Var noga med att kontrollera så du verkligen kan arbeta den valda tiden och att den inte kommer i konflikt med någon annan tid eller några arbetsregler. Du måste bekräfta att du vill boka in dig genom att trycka OK i dialogrutan som dyker upp och det är bara en preliminär bokning tills din arbetsgivare godkänt tiden och parenteserna försvinner från tiden på ditt schema. Klickar du på den lilla gröna gubben uppe till höger över schemat eller på den gröna gubben på startsidan kommer du till en lista över de tider då du angett att du kan arbeta under vald månad. För att ange när du kan arbeta klickar du på fliken Redigera / Lägg till uppe till höger. En kalender och fält för tider och kommentar dyker upp och du kan registrera dina tillgängliga tider. I kalendern kan du välja flera dagar i taget antingen genom att klicka på dem en och en eller genom att välja en hel rad eller kolumn. Tiderna kan du ange genom att antingen skriva in dem själv eller genom att klicka på den lilla klocksymbolen och välja. De tider du anger i rutorna för från och till samt det du skriver i kommentarrutan sparas på alla de dagar du markerat när du klickar på Spara. Längst till höger i listan över tider då du kan arbeta (bakom dialogrutan för Redigera / Lägg till) finns det på varje rad en papperskorg. Klicka på en sådan för att ta bort en tid från listan. 6
BYTE AV TID Observera att det inte är säkert att din arbetsgivare har aktiverat denna funktion. Den gula färgen på gubbar och annat i ipool är associerad med byte av tid. Klickar du på den gula gubben på startsidan kommer du till en sida där du kan se vilka tider någon annan har erbjudit dig och kan göra ett byte. Först ska vi dock gå igenom hur du gör för att själv erbjuda en av dina egna tider för byte. Om du har en tid en dag och vill byta den mot en annan går du till din månadsöversikt och klickar sedan på den grå gubben uppe till höger. En lista över dina tider innevarande månad visas och till höger om varje tid finns en liten gul stjärna. Klickar du på en sådan stjärna kommer du till ett nytt fönster där du har möjlighet att välja vilka tider du vill byta till. Markera de dagar du är intresserad av i kalendern och klicka på Sök så kommer de tider upp till höger som du kan välja att erbjuda din tid mot. Tiderna som kommer upp tillhör personer som har en tid under valda datum och som inte redan arbetar på dagen för din erbjudna tid. Klickar du på en gul stjärna hamnar tiden i den nedre tabellen och personen som har tiden får ett erbjudande om att byta med dig. Du kan välja att erbjuda din tid till hur många som helst. När någon tackar nej ändras den gula stjärnan i den nedre tabellen till en grå så att du vet att han/hon inte är intresserad av ett byte den dagen. Du kan också själv ta bort ett erbjudande genom att klicka på papperskorgen till höger om en tid. När någon väljer att godta ett byte försvinner alla andra erbjudanden för den tiden och bytet går vidare till din arbetsgivare för godkännande. Tider som andra personer har erbjudit dig att byta till dig visas på startsidan inom parentes under den gula gubben. Klickar du på den kommer du till en sida där alla tider du kan byta till dig redovisas. Vem som erbjuder ett byte och information om den tiden står som rubrik med grå bakgrund och därunder står de av dina tider som han eller hon kan tänka sig att byta till. För att genomföra bytet klickar du bara på den gula pricken till vänster om en av 7
dina tider och bekräftar sedan att du vill byta. Den tid du har bekräftat att du vill byta till dig kommer då upp på ditt schema men inom parentes och din gamla tid står ännu kvar i schemat. Först när din arbetsgivare godkänt bytet försvinner parenteserna och även din gamla tid försvinner. Är du inte intresserad av ett byte kan du klicka på papperskorgen till höger om din tid så försvinner erbjudandet och du kan inte längre bli erbjuden samma byte. 8
IMAIL Kommunikationen mellan ledning och personal och likaså personalen emellan är en viktig del i ipool. Genom att skicka s k imail till varandra har man informationen på ett och samma ställe. För att komma till dina imail klickar du på Mina meddelanden på startsidan. Dina olästa imail ligger överst i listan och du kan också välja att se endast de olästa eller de du själv har skickat. Du ser vem som har skickat meddelandena och när de skickats samt rubrikerna och delar av innehållet. Klickar du på rubriken öppnas ett imail på en ny sida. Du kan läsa meddelandet och öppna eller ladda ner eventuella bifogade filer. För att spara filer på din dator högerklickar du på dem och väljer Spara som. Meddelanden från din arbetsgivare kan innehålla en knapp där det står Jag har läst och förstått. Först när du har klickat på den knappen (när du verkligen har läst och förstått både själva imailet och eventuella bifogade filer) markeras meddelandet som läst i listan. Har du inte tid att läsa meddelandet just då låter du bli att klicka på knappen så förblir det oläst och du blir påmind om att läsa det senare genom siffran för antal olästa meddelanden på startsidan. Meddelanden från dina kollegor behöver du inte bekräfta att du har läst utan de markeras som lästa så snart du har öppnat dem. Du kan också svara på ett imail genom att skriva i den stora rutan till höger på sidan och sedan klicka Svara på imail. När du svarar på ett meddelande räknas det som att du läst och förstått det. Längst ut till höger ovanför listan över imail finns en länk för att Skicka nytt meddelande. Klickar du där öppnas en tom meddelandesida där du kan välja vem du vill skicka till, skriva ett ämne och en text och sedan skicka iväg det genom att klicka på knappen längst ner. Du kan bara skicka till en person i taget. 9
PERSONUPPGIFTER MM På sidan med dina personuppgifter har du möjlighet att ändra dina uppgifter och ditt lösenord. Du kan även ladda upp en bild på dig själv och lägga in ditt CV. Slutligen kan du också göra ett antal val för att anpassa ipool efter dina önskemål. Dina uppgifter skriver du i fälten till vänster. För att ändra lösenord måste du först klicka på länken Användaruppgifter. Sedan fyller du i ditt gamla lösenord och det du vill ha som nytt två gånger för att det ska bli rätt. Välj gärna ett lösenord som inte är så lätt att lista ut helst med både bokstäver och siffror. För att spara dina uppgifter klickar du på Spara. För att ladda upp en bild av dig själv klickar du på Ladda upp foto mm och väljer Foto i listan i fönstret som öppnas. Klicka sedan på Bläddra för att leta upp en bild av dig själv på datorn. När du valt bild och klickat på Ladda upp kan du se hur bilden ser ut i de olika format som används på olika ställen i ipool. Eftersom bilden för din arbetsgivare ofta kommer att synas i ett förminskat format är det bra om den tydligt visar ditt ansikte så att man ser vem den föreställer. Bäst blir bilden om du ser till att originalet har formatet 200 x 250 pixlar eller i proportionerna fyra till fem. Testa dig fram för att få ett bra foto. På motsvarande sätt som med fotot kan du ladda upp ditt CV men då väljer du istället CV i dropdownlistan i det lilla fönstret. Du kan ta bort både foto och CV genom att klicka på Ta bort. När du stänger fönstret med det lilla krysset uppe till höger sparas dina ändringar. 10
DINA IDÉER FÖR IPOOL Precis som det står på sidan för att kontakta oss på ipool ska du om du undrar över något som rör ditt arbete eller dina tider vända dig direkt till din arbetsgivare. Men om du har synpunkter på eller frågor om själva programmet ipool är det via den här sidan du bör meddela oss dem. Här kan du även rapportera fel i programmet eller komma med förslag på förbättringar. Vi är glada att ta del av dina synpunkter eller svara på dina frågor. Fyll bara i fälten och klicka på Skicka meddelande så återkommer vi till dig så snart vi kan. 11