Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-4076/2016 Sida 1 (10) 2016-05-27 SSA 2016:07 Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stadsteater AB Närvarande från bolaget: Eva Bergman Ekonomihandläggare/Registrator Malin Dahlberg Administrativ chef, arkivansvarig Rickard Båving Arkivkonsult, Bra arkiv Anna Cederlöf Arkivkonsult, Acando Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Harald Löfgren Protokollförare SAMMANFATTNING Stadsteatern inspekterades 2016-04-19. Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är till stor del god. Vid inspektionstillfället konstaterades att bolaget behöver uppdatera sin informationsredovisning samt att en av bolagets arkivlokaler uppvisade ett antal brister. Bolaget använder sig av externa arkivkonsulter som stöd för sin informationshantering. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (10) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Stockholms stadsteater AB att: - Fastställa och förtydliga en ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. Detta gäller fastställandet av arkivinstruktionen samt komplettering av instruktionen enligt ovan skrivning. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Försäkra sig om att digital information eller analoga upptagningar av information (t ex ljud- och bildupptagningar) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. - Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Detta gäller tydliggörande av brytpunkten för arkivet samt att skapa en arkivbeskrivning för redovisningen enligt PIR (fr o m 1/7 2013). - Uppdatera bevarandeförteckningen (PIR) så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Detta föreläggande gäller bolagets förvaring av diarieförda handlingar samt förvaringen av handlingar i arkivlokal två. Stockholms stadsteater AB ska senast den 2017-02-28 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (10) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Stockholms stadsteater AB att: - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e- post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. (inkl upprätta/implementera fullmakt för postöppning - analog och e-post). - Registrera allmänna handlingar i större utsträckning. (sekretessbelagda uppgifter/ upprättade och expedierade handlingar/e-post etc.) - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar.
Sida 4 (10) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivregler är antagna av styrelsen Bolaget har antagit stadens arkivregler i samband med ett styrelsemöte den 2016-02-11. Arkivansvaret behöver fastställas Bolaget har tagit fram en arkivinstruktion som beskriver bolagets arkivorganisation och ansvarsfördelning på ett bra sätt. Bolaget har utsett den administrative chefen till arkivansvarig. Arkivinstruktionen behöver emellertid formellt fastställas av bolaget samt kompletteras med en skrivning om när detta skedde. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Arkivinstruktionen beskriver arkivorganisationen på ett bra sätt. Bolaget tydliggör i denna instruktion arkivansvarig, arkivhandläggare, arkivredogörare och arkivombuds ansvar och uppgifter. Instruktionens beskrivning av arkivhandläggarens ansvar och uppgifter behöver förtydligas med ytterligare beskrivning av vad som ligger på arkivhandläggarens ansvar samt vad som utförs av konsult. Bolaget anser att arkivorganisationen fungerar på ett bra sätt. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Bolaget meddelade att ny scenverksamhet i Vällingby har tillkommit i februari 2016, men i övrigt väntas inga förändringar som kan komma att påverka arkivfrågorna. Fastställa och förtydliga en ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. Detta gäller fastställandet av arkivinstruktionen samt komplettering av instruktionen enligt ovan skrivning. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån är god Bolaget upplever att kunskapsnivån gällande hantering av allmän handling är relativt god hos verksamheten. Bolaget uppger att personal inom den framtagna arkivorganisationen har utbildats i arkiv- och dokumenthanteringsfrågor av de arkivkonsulter verksamheten använder sig av. Bolagets registrator har gått utbildning i informationshantering samt haft sittningar med bolagets arkivkonsulter.
Sida 5 (10) I dagsläget finns ingen introduktion för nyanställda som tar upp verksamhetens hantering av allmänna handlingar. Stadsarkivet rekommenderar att bolaget upprättar rutiner för detta. Rekommendationer Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Diarieföring och posthantering Bolagets post delas ut av vaktmästeriet, oftast utan att ha öppnats först. Posten går inte via bolagets registrator. Ansvaret ligger på den anställda att göra bedömningen om inkommen handling ska diarieföras och därmed skicka den vidare till registrator. Bolaget tar även emot handlingar via funktionsbrevlådor samt via de anställdas personliga e-postbrevlådor. Den centrala funktionsbrevlådan bevakas av registrator. Vad gäller den personliga e-postbrevlådan ansvarar den anställda att göra bedömning om eventuell diarieföring bör ske. Bolaget uppger att det förekommer att oöppnad post blir liggande. Bolagets diarieföring hanteras av registrator (back-up finns). I dagsläget används diarieföringssystemet Acta. Stadsteatern uppger att diarieföring av inkommen handling inte alltid sker samma dag som handlingen inkom samt att sekretessbelagda uppgifter inte alltid diarieförs. Bolagets arkivinstruktion beskriver att sekretess alltid ska diarieföras samt hur detta ska ske. Registrator uppger att det upprättas ungefär 15 ärenden i veckan. Efter diarieföring förvaras handlingarna i pärm. Merparten av de registrerade ärendena ligger öppna väldigt länge i diariet. Bolaget menar att en genomgång bör göras för att kontrollera ärendestatus i diariet. Handlingar registreras även i andra system, så som avtalssystemet Prelima, där handlingarna även skannas och kopplas i systemet. Fullmakter för postöppning finns inte Bolaget har i dagsläget inte fullmakter för öppnande av inkommande post. Vid semester används autosvar i Outlook alternativt så bevakar den anställda sin e-post under frånvaron. Bolagets arkivinstruktion rekommenderar framtagande av fullmakter för postöppning. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Bolaget har tagit fram hanteringsanvisningar som täcker bolagets verksamhetsområden. Anvisningarna finns tillgängliga på bolagets
Sida 6 (10) gemensamma serveryta. Hanteringsanvisningarna behöver uppdateras med nytillkomna gallringsbeslut (SSA 2016:01 och det kommande ekonomibeslutet). Bolaget upplever att personalen i första hand frågar om hur handlingar ska hanteras, medan hanteringsanvisningarna mer används som ett stöd. Bolaget upplever att personalen är mer medvetna om hanteringsanvisningarnas existens efter genomförda utbildningar. Stadsarkivet påtalade vikten av att hanteringsanvisningarna hålls uppdaterade och regelbundet ses över. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. (inkl upprätta/implementera fullmakt för postöppning - analog och e- post). Registrera allmänna handlingar i större utsträckning (sekretessbelagda uppgifter/ upprättade och expedierade handlingar/e-post etc.). Detta gäller sekretesshandlingar och analog post. Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisning. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Generella gallringsbeslut Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av bolaget. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Gallringsbeslut finns Bolaget har myndighetsspecifika gallringsbeslut (SSA 2004:12, SSA 2013:06) som reglerar gallring av analog information och information i IT-system inom kärnverksamheten.
Sida 7 (10) Gallringsbeslut för Kulturhusets verksamhet saknas Kulturhusets verksamhet överfördes den 1/7 2013 till Stockholms stadsteater AB från Kulturnämnden. Gallring av information inom Kulturhusets verksamhet har tidigare reglerats i gallringsbeslut SSA 2008:03 och omfattar i huvudsak förslag (inkl. arbetsprover) till utställningar, projekt och program som inte genomförs. Bolaget kan emellertid inte tillämpa ett gallringsbeslut som är fattat för Kulturnämnden. Stadsteatern behöver göra en översyn av ovan nämnda beslut och inkomma med en framställan. Framställan bör ta ett helhetsgrepp och innefatta information från övriga delar i verksamheten. På så sätt får bolaget ett nytt gemensamt gallringsbeslut som ersätter samtliga tidigare besluten. Gallringsbeslut tillämpas Bolaget uppger att de ligger i fas med verksamhetens gallring. Gallring genomförs årligen under kontrollerade former. Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Information i digital form Bolaget använder ett flertal system för sin hantering av digital information, t ex Acta, Prelima, Actit Business och Business PA. Bolaget ska övergå till att använda det stadsgemensamma ekonomisystemet Agresso samt på sikt även stadens ärende- och dokumenthanteringssystem edok. Stadsteatern har ännu inte gjort några leveranser till stadens gemensamma e-arkiv och behöver börja planera för sin digitala arkivering. Utöver informationen i de egna systemen ska även t ex bolagets webbplats arkiveras. Ljud- och bildupptagningar Stadsteatern förvarar i dagsläget ett relativt omfattande ljud- och bildmaterial i arkivet, det rör sig framför allt om filmade teaterproduktioner. Materialet är i många fall på databärare som inte lämpar sig för långsiktigt bevarande (t ex VHS-kassetter och DVDskivor). Stadsteatern är medveten om att de måste ta om hand materialet om det inte ska förstöras, men har inte haft de ekonomiska förutsättningarna. Verksamheten fick vid inspektionen 2011 föreläggande om detta materials bevarande och utförde därefter också en bevarandeutredning av materialet. Vid inspektionstillfället framkom det att ambitionen är att materialet ska digitaliseras och
Sida 8 (10) tillgängliggöras. Stadsarkivet ser positivt på denna satsning och på att materialets bevarande säkerställs. Godkända produkter Bolaget använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är levererade av Volvo IT och ska enligt leverantör vara arkivgodkända. Bolaget binder in styrelsehandlingar och årsredovisningen. Arkivbeständigt papper används. Försäkra sig om att digital information eller analoga upptagningar av information (t ex ljud- och bildupptagningar) förvars på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Sammanslagning av verksamheter arkivets brytpunkt Under 2013 skedde en sammanslagning av Stadsteaterns verksamhet med Kulturhusets verksamhet. Den nya organisation är aktiv från och med den 1 juli 2013. Detta innebär att från och med detta datum ska arkivhandlingar från Kulturhusets verksamhet införlivas i Stadsteaterns arkivförteckning. Arkivbeskrivning finns men behöver uppdateras Bolaget har en arkivbeskrivning för arkivet under perioden 1960-2013. Vid inspektionstillfället diskuterades brytpunkten för arkivets redovisning. Arkivbeskrivningen behöver justeras så att det tydligt framgår att den beskriver arkivet fram till och med den 30 juni 2013. Ny arkivbeskrivning ska upprättas Verksamheten behöver ta fram en arkivbeskrivning för bolagets arkiv från och med den 1 juli 2013. Denna arkivbeskrivning utformas efter den stadsgemensamma redovisningsmodellen PIR (processorienterad informationsredovisning). Arkivförteckning finns men behöver uppdateras Arkivförteckningen för Stadsteaterns verksamhet 1960-2013 är i princip färdigställd. Brytpunkten för detta arkiv behöver tydliggöras och handlingar som inte tillhör denna period behöver flyttas över till den förteckning som gäller för den nya organisationen från och med den 1 juli 2013.
Sida 9 (10) Bevarandeförteckning enligt PIR Bolaget har en bevarandeförteckning enligt den stadsgemensamma redovisningsmodellen PIR. Bolaget behöver komma igång med förtecknandet och få in mer information i förteckningens processer. Bolaget behöver också säkerställa att digital information och information som hanteras i verksamhetssystem tas med i förteckningen. Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Detta gäller tydliggörande av brytpunkten för arkivet samt att skapa en arkivbeskrivning för redovisningen enligt PIR (fr o m 1/7 2013). Uppdatera bevarandeförteckningen (PIR) så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokal Bolaget har två arkivlokaler varav en är godkänd av Stadsarkivet sedan tidigare (beslut SSA 2008:06). Lokal nummer två, vilken inte är godkänd av Stadsarkivet, innehåller mest gallringsbar information men också bevarandeinformation. Lokalen uppvisar flertalet brister som gör att det i dagsläget står klart att lokalen inte uppfyller de föreskrivna krav som Riksarkivet ställer på en arkivlokal. Bristerna består bland annat av hål i tak, oklara rördragningar, oklarheter kring ventilation och brandspjäll samt oklarheter kring armaturens skydd mot damm. Stadsarkivet rekommenderar att bolaget tar hjälp av fastighetsägaren för att fastställa hur lokalen förhåller sig till Riksarkivets föreskrifter om arkivlokal (RA-FS 2013:04). Vid inspektionstillfället framkom det att det finns ytterligare en arkivlokal i huset som Kulturförvaltningen tidigare använde för Kulturhusets handlingar. Det är idag oklart om denna lokal står tom och om den kan tas över av Stadsteatern. Stadsarkivet uppmanar Stadsteatern att undersöka detta. Denna arkivlokal skulle kunna ersätta den arkivlokal som idag uppvisar flertalet brister. Alternativet är att åtgärda bristerna som arkivlokal två uppvisar. Dokumentskåp används Bolaget använder åtta dokumentskåp som står emot brand i 60 minuter (brandklass EI 60), vilket bolaget sedan tidigare har dispens för (beslut SSA 2012:09). I skåpen förvaras ekonomihandlingar, avtal och personalakter.
Sida 10 (10) Allmänna handlingar förvaras oskyddade Bolaget förvarar de diarieförda handlingarna oskyddade. Stadsarkivet påpekade vid inspektionen att bevarandehandlingar samt gallringsbar information med längre frist än två år måste förvaras skyddade. Bolaget föreslog att de kan köpa in ytterligare dokumentskåp. Eftersom bolaget har dispens att förvara handlingar i en lägre brandklass än de av riksarkivet föreskrivna EI 120 minuter, kan ytterligare dokumentskåp med brandklass EI 60 minuter införskaffas. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Detta föreläggande gäller bolagets förvaring av diarieförda handlingar samt förvaringen av handlingar i arkivlokal två. 2016-05-27 Christina Moberg Inspektionsförrättare