6 PIVOTTABELLER PIVOTTABELLER Skapa pivottabell 00 Redigera källdata 0 Formatera pivottabell 0 Anpassa pivottabell 05 Göra beräkningar i pivottabell 09 Skapa pivotdiagram från pivottabell Extra övningar Med en pivottabell kan du lätt sammanfatta stora datamängder som är presenterade i listform. Du kan enkelt ändra tabellen för att visa andra intressanta uppgifter. Utgår du från en tabell kan du även klicka på Sammanfatta med pivottabell (Summarize with PivotTable) på fliken Design (Design). Vill du ändra cellområdet klickar du på knappen Dölj dialogruta och markerar rätt område, bekräfta med Enter. SKAPA PIVOTTABELL Med en pivottabell kan du snabbt kombinera stora datamängder och jämföra olika uppgifter. I tabellen visar du bara den information som du för tillfället är intresserad av. Pivotera betyder vrida och vända, och det syftar på möjligheten att i efterhand kunna ändra pivottabellen så att den visar den data du är intresserad av just nu! När du arbetar med en pivottabell finns det många fördelar att utgå från en tabell. Har du definierat området som en tabell och lägger till information infogas den automatiskt i pivottabellen när du väljer att uppdatera den. Du kan även utgå från ett cellområde när du skapar pivottabellen, då gäller samma riktlinjer som när du skapar en tabell. Lägger du till mer information sist i cellområdet måste du ändra datakällan för att pivottabellen ska uppdateras. Skapa pivottabell För att skapa en pivottabell utifrån en tabell gör du på följande sätt: 5 Markera en valfri cell i tabellen eller inom ett cellområde med data. Visa fliken Infoga och klicka på Pivottabell (Insert, PivotTable) i gruppen Tabeller (Tables). Kontrollera att området som infogats är rätt. Kontrollera att Nytt kalkylblad (New Worksheet) är markerat. För att infoga tabellen på det aktuella kalkylbladet markerar du På detta kalkylblad (Existing Worksheet) och anger en cell där pivottabellen ska placeras. Klicka på OK. 5 00
Nu visas en tom pivottabellrapport tillsammans med fältlistan. Dessutom visas de två flikarna Alternativ och Design (Options, Design) under Verktyg för pivottabell (PivotTable Tools). 6 Markera de fält i fältlistan som du vill lägga till i rapporten. Excel lägger in fälten som radetiketter, kolumnetiketter eller värden i den nedre delen av Fältlista för pivottabell (PivotTable Field List). Fält som finns i rutan Värden (Values) tilldelas automatiskt en funktion, som standard summeras de. 7 Om du inte är nöjd med pivottabellen kan du dra fälten mellan rutorna i områdesavsnittet längst ner i åtgärdsfönstret. Du kan redigera fältrubrikerna som automatiskt visas i pivottabellen, genom att skriva ett nytt namn i cellen. Om du inte ser fältlistan visar du fliken Alternativ och klickar på Fältlista (Options, Field List) i gruppen Visa/dölj (Show/ Hide). Du kan även dra fälten direkt till rutorna i områdesavsnittet. Placera ett fält i rutan Rapportfilter (Report Filter) för att filtrera hela tabellen, och bara visa information för ett visst objekt. 6 7 Övning 7 Skapa pivottabell Öppna arbetsboken ORDER V som finns i övningsmappen. Skapa följande pivottabell på ett nytt blad med namnet Pivottabell. Spara arbetsboken. 0
Ta bort pivottabell För att ta bort en pivottabell som ligger på ett eget blad är det lättast att ta bort hela bladet. Högerklicka på bladfliken och välj Ta bort (Delete), bekräfta att du vill ta bort bladet genom att klicka på Ta bort (Delete). Finns pivottabellen på ett blad som innehåller andra uppgifter, markerar du tabellen genom att visa fliken Alternativ och klicka på Markera (Options, Select) i gruppen Åtgärder (Actions). Välj Hela pivottabellen (Entire Pivot- Table). Visa sedan fliken Start och klicka på Radera (Home, Clear) i gruppen Redigering (Editing). Välj Radera allt (Clear All). REDIGERA KÄLLDATA Om du redigerar uppgifterna som ligger till grund för pivottabellen måste du uppdatera pivottabellen. Uppdatera pivottabell Om du ändrar på någon av uppgifterna i källdatan uppdateras inte pivottabellen automatiskt. För att uppdatera pivottabellen visar du fliken Alternativ och klickar på Uppdatera (Options, Refresh) i gruppen Data (Data). Övning 75 Uppdatera pivottabell Fortsätt med arbetsboken ORDER V. Ändra beloppet på Ordernr 09 till 575 och uppdatera pivottabellen. Ändra även rubriken enligt bilden. Spara arbetsboken. Lägga till nya poster Om du utgick från en tabell när du skapade pivottabellen, och utökar tabellen med ytterligare poster kommer detta att automatiskt slå igenom i pivottabellen, när du väljer att uppdatera den. Lägga till nya poster i cellområde Om du infogar nya poster mitt i cellområdet (ej sist), kommer pivottabellens område att uppdateras automatiskt. Lägger du däremot till en ny post sist i cellområdet måste du själv ändra datakällan. Aktivera pivottabellen, visa fliken Alternativ och klicka på Ändra datakälla (Options, Change Data Source) i gruppen Data (Data). Redigera cellreferenserna så att de inkluderar det nya området och bekräfta med OK. 0
Övning 76 Lägga till ny post Fortsätt med arbetsboken ORDER V. Lägg till en ny order enligt följande och uppdatera pivottabellen. Spara arbetsboken. FORMATERA PIVOTTABELL Pivottabellformat Vill du snabbt förändra utseendet på pivottabellen kan du använda fördefinierade pivottabellformat. Med hjälp av dessa format kan du göra tabellen tydligare. Visa fliken Design och gruppen Pivottabellformat (Design, PivotTable Styles). Bläddra genom formaten med hjälp av pilarna till höger i gruppen, eller klicka på knappen Mer (More) för att visa hela galleriet. När du pekar på de olika formaten ser du direkt hur resultatet kommer att bli. Klicka på det format som du vill använda. Vill du göra ytterligare inställningar för formatet kan du göra detta i gruppen Alternativ för pivottabellformat (PivotTable Style Options). För att göra tabellen mer lättläst kan du använda pivottabellformat. Övning 77 Formatera pivottabell Fortsätt med arbetsboken ORDER V. Använd pivottabellformatet Mellanmörkt pivottabellformat (Pivot Style Medium ). Spara arbetsboken. 0
Layout Du kan snabbt ändra layouten på pivottabellen och visa den på ett annat sätt, med hjälp av alternativen som finns i gruppen Layout (Layout) på fliken Design (Design). Visa fliken Design och gruppen Layout (Design, Layout). Klicka på Delsummor eller Totalsumma (Subtotals, Grand Totals) om du vill bestämma hur dessa ska visas, eller om de inte ska visas. Klicka på Rapportlayout (Report Layout) och välj hur layouten ska se ut. Som standard visas pivottabellen i kompakt format, men vill du ha med fältrubrikerna kan du välja att visa den som en disposition eller tabell. Klicka på Tomma rader och välj Infoga en tom rad efter varje element (Blank Rows, Insert Blank Line after Each Item) om du vill infoga tomma rader mellan varje element och på så sätt göra tabellen mer lättläst. 0
ANPASSA PIVOTTABELL Filtrera pivottabell Till höger om varje fältetikett i pivottabellen finns en listpil. Om du klickar på listpilen kan du själv välja vad som ska ingå i pivottabellen. Har du flera fält väljer du högst upp vilket fält du vill filtrera efter. Du avmarkerar rutan framför det eller de element som inte ska ingå i sammanställningen. Bekräfta genom att klicka på OK. När tabellen är filtrerad visas en filtersymbol i stället för listpilen. Vill du åter igen visa alla element i pivottabellen klickar du på listpilen och markerar (Markera allt) ((Select All)). Du kan använda rapportfilter för att snabbt filtrera hela pivottabellen och bara visa data för enstaka element. Klicka på listpilen till höger om fältetiketten och välj vad som ska visas i pivottabellen. Bekräfta med OK. För att visa alla element för aktuellt fält väljer du i stället (Alla) ((All)) i listan. Här får du lära dig att filtrera pivottabellen och bara visa vald information. Övning 78 Filtrera pivottabell Fortsätt med arbetsboken ORDER V. Visa endast uppgifterna för de två försäljarna Johan och Maria. Återställ sedan pivottabellen så att alla säljarna visas. Gruppera data i pivottabell Har du skapat en pivottabell av en stor mängd data kan du i vissa fall gruppera element med ett visst intervall, du kan till exempel gruppera veckor fyra och fyra. Markera fältetiketten. Visa fliken Alternativ och klicka på Grupperingsfält (Options, Group Field) i gruppen Gruppera (Group). I rutan Med (By) anger du med vilket värde elementen ska grupperas. Klicka på OK. För att ta bort en gruppering klickar du i stället på Dela upp grupp (Ungroup) i samma grupp. 05
Disponera om pivottabell Nu ska du få en förklaring till varför en sådan här tabell kallas för pivottabell, ordet pivotera betyder vrida och vända. Så här gör du för att disponera om en pivottabell: Dra ett fält i områdesavsnittet under fältlistan (muspekaren ändrar utseende till en korspil) till önskad ruta. Fortsätt att flytta fälten tills du är nöjd med pivottabellen. Övning 79 Disponera om pivottabell Fortsätt med arbetsboken ORDER V. Disponera om tabellen så att den ser ut enligt följande: Återställ sedan tabellen till ursprungligt skick. Lägga till fält Vill du i efterhand lägga till ytterligare fält gör du det via fältlistan. Du kan antingen markera fältet och låta Excel automatiskt placera det i områdesavsnittet, eller själv bestämma hur det ska placeras på följande sätt: Peka på önskat fält i övre delen av fältlistan. Dra fältet till önskad ruta i områdesavsnittet längst ner i åtgärdsfönstret. 06
Övning 80 Lägga till fält och filtrera pivottabell Fortsätt med arbetsboken ORDER V. Lägg till fältet Veckodag som ett kolumnfält i pivottabellen. Lägg sedan till de resterande fälten som rapportfilter. Filtrera pivottabellen så att endast Fruktträd visas. Återställ sedan tabellen så att alla uppgifter visas. Spara arbetsboken. Ta bort fält När du skapar pivottabeller är det lätt hänt att de blir för stora och komplicerade. Det är bättre att hålla dem enkla, då är de också lättare att läsa. Du kan lätt ta bort fält som du inte längre vill ha kvar i pivottabellen genom att avmarkera fältet i fälttlistan. Du kan även dra bort fältet från områdesavsnittet, muspekaren ändrar då utseende och visar att fältet kommer att tas bort. Övning 8 Ta bort fält Fortsätt med arbetsboken ORDER V. Ta bort fältet Ordernr från pivottabellen. Spara arbetsboken. Visa och dölja delar av pivottabellen När du arbetar med en pivottabell visas fältlistan och områdesavsnittet som standard till höger i programfönstret. I pivottabellen visas även fältrubriker och plus och minus-knappar om det finns flera rad- eller kolumnfält. Du kan själv välja om dessa ska visas eller döljas via fliken Alternativ och gruppen Visa/dölj (Options, Show/Hide). 07
Visa och dölja fält Viktigt! Du kan bara dölja detaljer om det finns minst två rad-/ kolumnfält i pivottabellen. Om pivottabellen innehåller flera rad- och/eller kolumnfält blir den ofta stor och svåröverskådlig. För att tillfälligt förenkla en sådan pivottabell kan du dölja vissa detaljer via fliken Alternativ (Options). Det första radfältet kallas för inre radfält, och efterföljande radfält för yttre radfält. De yttre radfälten upprepas vid behov och dessa kan du välja att dölja. Markera något av fälten i det inre radfältet (Uppdrag i bilden nedan) och klicka på Dölj hela fältet (Collapse Entire Field) i gruppen Aktivt fält (Active Field). Innehållet i de yttre radfälten döljs, men fältetiketterna visas fortfarande. Pivottabellen blir mindre och du får bättre överblick över den. För att på nytt visa fälten, markerar du ett fält i det inre radfältet igen och klickar på Visa hela fältet (Expand Entire Field) i samma grupp. För att bara dölja de yttre radfälten under ett av fälten klickar du på minus-knappen för aktuellt fält. Visa informationen igen genom att klicka på plus-knappen. Övning 8 Dölja fält Fortsätt med arbetsboken ORDER V. Flytta Artikelgrupp till ett radfält. Dölj sedan detaljerna för det fältet. Återställ sedan tabellen genom att ändra fältet Artikelgrupp till ett rapportfilter. 08
GÖRA BERÄKNINGAR I PIVOTTABELL Ett annat sätt att komplettera pivottabellen kan vara att infoga beräknade fält i den. Du kan infoga olika formler baserade på befintliga fält för att på så sätt få fram ännu mer information. Du kan infoga beräkningar i pivottabellen för att visa ytterligare information. Infoga beräknat fält För att infoga ett beräknat fält i pivottabellen gör du så här: 5 Visa fliken Alternativ och klicka på Formler (Options, Formulas) i gruppen Verktyg (Tools). Välj Beräknat fält (Calculated Field). Skriv ett lämpligt fältnamn i rutan Namn (Name). Markera det fält som ska beräknas i listan Fält (Fields) och klicka på Infoga fält (Insert Field). Fältnamnet infogas i rutan Formel (Formula), komplettera formeln. Klicka på OK. Det beräknade fältet läggs även till i fältlistan bland de övriga fälten. I områdesavsnittet ser du att fältet har lagts till i rutan Värden (Values). Har du flera värdefält visas även kolumnrubriken Värden (Values). 5 09
Övning 8 Beräkna provision Fortsätt med arbetsboken ORDER V. Infoga ett beräknat fält som visar provisionen för säljarna, provisionen är 0% av beloppet. Se till att pivottabellen ser ut som på bilden. Spara arbetsboken. Formatera fält För att förtydliga vissa värden i pivottabellen kan du formatera dem med hjälp av talformat. 5 6 Markera fältetiketten eller en av cellerna i fältet som du vill formatera. Visa fliken Alternativ och klicka på Fältinställningar (Options, Field Settings) i gruppen Aktivt fält (Active Field). Klicka på Talformat (Number Format). Välj önskad kategori och ange hur talet ska formateras i dialogrutan Formatera celler (Format Cells). Klicka på OK. Klicka på OK. 6 5 0
Övning 8 Formatera värden Fortsätt med arbetsboken ORDER V. Formatera samtliga värden i pivottabellen så att de visas med tusentalsavgränsare och två decimaler. Spara arbetsboken. Ta bort beräknat fält Om du tillfälligt vill dölja det beräknade fältet, avmarkerar du det i fältlistan. Vill du lägga till fältet i pivottabellen igen markerar du det i fältlistan. Om du vill ta bort det beräknade fältet gör du så här: Visa fliken Alternativ och klicka på Formler (Options, Formulas) i gruppen Verktyg (Tools). Välj Beräknat fält (Calculated Field). Öppna listrutan Namn (Name) och välj det beräknade fältet du vill ta bort. Klicka på Ta bort (Delete). Klicka på OK. Övning 85 Dölja beräknat fält Fortsätt med arbetsboken ORDER V. Dölj fältet Summa av Provision (Sum of Provision) från pivottabellen. Spara arbetsboken. Eget namn på fält I dialogrutan Värdefältsinställningar (Value Field Settings) kan du även ge fältet ett eget namn. För att visa dialogrutan kan du även dubbelklicka på fältet. Högst upp i dialogrutan ser du vilket fält som är valt. I rutan Eget namn (Custom Name) kan du skriva ett eget namn som visas i pivottabellen. Bekräfta namnet genom att klicka på OK.