2009-10-01 Delrapport 2, Ny redovisningsmodell 1. Bakgrund SUHF (Sveriges universitets- och högskoleförbund) har 2007-11-08 tagit beslut om att rekommendera samtliga sina medlemmar att införa en ny redovisningsmodell för gemensamma kostnader. Syftet är att skapa en modell som på ett enkelt, rättvisande och kostnadseffektivt sätt bidrar till god intern styrning och kontroll, samt stödjer högskolans behov av tillförlitliga beslutsunderlag för verksamhetsstyrning och uppföljning. Utifrån detta fick budgetchef i uppdrag av universitetsdirektör att ta fram en projektplan för införande av ny redovisningsmodell vid Umeå universitet. Den ursprungliga projektplanen fastställdes av rektor 2007-12-18. En projektgrupp bildades i början på 2008: Christina Adolfsson (redovisningsansvarig), Carina Henningsson (projektsekreterare), Maria Hanell (controller), Birgitta Nyström (enhetschef), Marie Nässén (redovisningsekonom), Katrine Vikström (systemadministratör) och Ann-Charlott Dalberg (administrativ samordnare fysik). Projektgruppen har kompletterat sina kunskaper med flera referensgrupper för att t ex få synpunkter och stöd till projektledaren/styrgruppen, bl a har budgetsamordnarna vid fakulteterna varit en viktig referensgrupp. Projektgruppen har arbetat fram stora delar av modellen via en rad projektmöten och eget arbete mellan projektmöten. Projektgruppen har löpande gjort avstämningar med fakulteter och prefekter både under 2008 och 2009. I juni 2008 skickades förslag till delrapport på remiss till fakulteterna. I september 2008 beslutade rektor fastställa en delrapport avseende ny redovisningsmodell, delrapporten innehåller framförallt viktiga beståndsdelar i modellen (se bilaga 1). I rektorsbeslutet om delrapport ingick att arbeta vidare med de delar som inte var klara i modellen samt göra en konsekvensanalys. Under hösten 2008 har institutioner och fakulteter tagit fram kalkyler enligt den nya modellen och för universitetsgemensam nivå har projektgruppen tagit fram kalkyler. Till hjälp med detta arbete har en kalkylmall tagits fram. Under hela projektperioden hittills har löpande avstämning gjorts med övriga större lärosäten, framförallt de lärosäten som har medicinsk fakultet. Rektor har 2009-06-02 fastställt en justerad projektplan för projektet Ny redovisningsmodell. Den nya redovisningsmodellen införs fr.o.m 2010-01-01. En styrgrupp har utsetts för projektet bestående av universitetsdirektör Lars Lustig (ordförande i styrgruppen), Staffan Uvell (rektorsråd), Svante Lampa (medicinsk fakultet), Per Höglund (samhällsvetenskaplig fakultet), Per Gardeström (teknisk-naturvetenskaplig fakultet), Görel Sandström (humanistisk fakultet), Birgitta Nyström (universitetsförvaltningen) och Per Ragnarsson (projektledare). Under augusti månad kommer förslag om kvarstående delar i modellen att lyftas till rektor för beslut, kvarstående delar är bl a hantering av myndighetskapital, övergångsregler och modell för medfinansiering. Universitetsstyrelsen har 2009-06-11 beslutat om budgetanvisningar för år 2010: Fakultetsnämnderna ska bidra aktivt vid införandet den nya redovisningsmodellen.
Universitetsstyrelsen fastställer procentsatser för universitetsgemensamma kostnader avseende grundutbildning och forskning den 5 november. Fakultetsnämnden fastställer procentsatser för fakultetsgemensamma kostnader avseende grundutbildning och forskning senast 15 december. Prefekt fastställer procentsatser för institutionsgemensamma kostnader avseende grundutbildning och forskning senast den 1 februari. 2. Kvarstående frågor i modellen 2.1 Rektors beslut 2008-09-23 Nedan finns rektors beslut angående ny redovisningsmodell 2008-09-23. Bifogad delrapport avseende ny redovisningsmodell för gemensamma kostnader inklusive samtliga förslag fastställs av rektor. Projektkalkyler ska tas fram i enlighet med delrapport och projektgruppens framtagna mallar senast 2008-10-31. Fakulteterna ansvarar i samråd med sina institutioner för att räkna fram procentsatsen för institutionsgemensamma kostnader. Mot bakgrund av att modellen innebär omfördelningseffekter i uttag av gemensamma kostnader mellan GU resp. FO och att dessa effekter behöver analyseras och hanteras, ska modellen införas 2010-01-01. En analys av konsekvenser på samtliga organisatoriska nivåer ska göras och presenteras för rektor senast 2009-05-15. Projektgruppen är huvudansvarig för analysen, men även fakulteterna ska delta i analysarbetet. Projektgruppen ska i samverkan med fakulteterna ta fram en enkel och tydlig modell för medfinansiering senast 2009-05-15. Projektgruppen ska i övrigt följa utvecklingen vid andra lärosäten och ev. föreslå förändringar i UmU:s modell om det visar sig att UmU:s modell avviker från övriga lärosäten. Projektgruppen ska i samråd med medicinsk fakultet ta fram ett förslag i syfte att bibehålla nuvarande överenskommelse med VLL om uttag av gemensamma kostnader samt ta fram modell för s.k core facilitys som t ex djurhus.
3. Förslag Nedan följer förslag till modell samt rapportering utifrån beslut samt övriga frågor som uppstått. Förslagen är sammanfattade i de inramade avsnitten. 3.1 Kalkyler för påslag Under hösten 2008 har institutioner och fakulteter tagit fram kalkyler för påslag enligt den nya modellen och för universitetsgemensam nivå har projektgruppen tagit fram kalkyler. Till hjälp med detta arbete har en kalkylmall tagits fram. Mallar kommer att utvecklas ytterligare under hösten 2008, detta gäller bl a kalkylstöd för fakulteter, medfinansiering och klassificering av kärn- och stödverksamhet. Universitetsstyrelsen har i budgetanvisningar inför 2010 beslutat när procentsatser ska fastställas. Inför år 2010 ska kalkyler uppdateras och justeras. Förslag: Kalkyler för påslag i enlighet med projektgruppens framtagna mallar ska uppdateras inför 2010 så att beslut om procentsats år 2010 beslutas enligt universitetsstyrelsens anvisningar. Fakulteterna ansvarar i samråd med sina institutioner för att räkna fram procentsatsen för fakultets- och institutionsgemensamma kostnader. Projektgruppen får i uppdrag att kvalitetssäkra kalkyler samt utveckla mallar och kalkyler. 3.2 Överenskommelse med VLL om uttag av gemensamma kostnader samt modell för s.k core facilities Core facilities hanteras som kärnverksamhet avseende speciallab. Plattformar hanteras som kärnverksamhet i enlighet med övriga lärosäten. Nuvarande överenskommelse innebär att om VLL betalar medel för forskning till UmU så sker inget uttag av gemensamma kostnader. Medicinsk fakultet måste därför avsätta medel för att medfinansiera vid utbetalning av medel från VLL alternativt att både fakultet och institution avsätter medel för detta. Förslag: Fastställa beskriven modell för s.k Core facility samt överenskommelse med VLL om uttag av gemensamma kostnader. 3.3 Omfördelningseffekter Den nya redovisningsmodellen innebär omfördelningseffekter mellan verksamheter samt mellan fakulteter och institutioner. I syfte att modellen inte ska innebära stora och ej planerade omfördelningseffekter föreslås följande: När det gäller fakulteternas betalning av kostnader på universitetsgemensam nivå ska medel avsättas på universitetsgemensam nivå för att kunna kompensera den/de fakulteter som får ökade universitetsgemensamma kostnader år 2010 p.g.a modellen ändras. Förändringar av betalning av universitetsgemensamma kostnader som beror på volymförändringar år 2010 ger inte rätt till kompensation. Fakulteterna ansvarar för att göra eventuella justeringar av institutionernas budgetramar 2010 i de fall fakulteterna ser behov utifrån omfördelningseffekter av den nya redovisningsmodellen. Förslag: Fastställa ovan beskriven modell för hantering av omfördelningseffekter.
3.4 Konsekvenser Den nya redovisningsmodellen innebär flera konsekvenser (se bilaga 1, sid 11-12). De lärosäten som infört modellen år 2009 har angett att frågor om hur resursfördelning påverkas samt frågor om medfinansiering varit väldigt många. Upplevelsen av att det finns informationsunderskott i organisationen har varit väldigt tydliga. Det är svårt att göra en komplett konsekvensanalys av hur alla institutioner och fakulteter påverkas av den nya redovisningsmodellen. I bilaga 2 finns en sammanställning av de konsekvenser prefekter och kanslichefer/budgetsamordnare lyft vid workshop 2009-05-26. Eftersom det är svårt att göra en fullständig konsekvensanalys föreslås istället att uppföljning ska göras. Förslag: Uppföljning av konsekvenser med modellinförandet ska tas fram i projektets slutrapport (senast 2010-06-30). Ledning på universitetsgemensam nivå, fakultetsgemensam nivå, institutionsgemensam nivå samt universitetsförvaltningen och UB ansvarar för att under 2010 samt inför 2011 besluta om förbättringar eller ge förslag på förbättringar i syfte att undvika negativa konsekvenser. 3.5 Medfinansiering av stödverksamhet Som huvudregel gäller att finansiärer ska bidra till full kostnadstäckning och betala proportionell andel av stödverksamhetens kostnader. Det finns dock vissa privata finansiärer där det är svårt att få täckning för stödverksamhetens kostnader. Målet ska alltid vara att försöka få så fullständig finansiering som möjligt från finansiärer. Nedan finns projektgruppens förslag till modell för medfinansiering. 1. Enligt regleringsbrev, beslutat av regeringen 090219, fastslås att Underskott som uppkommer i den bidragsfinansierade verksamheten på grund av att icke-statliga finansiärer inte bidrar med hela sin andel av de indirekta kostnaderna får täckas med medel från anslag, om inte ändamålet med anslaget hindrar detta. 2. I budgetarbetet på samtliga nivåer (universitetsgemensam, fakultetsgemensam, och institutionsgemensam nivå) måste anslagsmedel, uppdelat per verksamhet, reserveras för medfinansiering utifrån både nya och redan pågående projekt. 3. Varje nivå (universitetsgemensam, fakultetsgemensam respektive institutionsgemensam) beslutar om eventuell medfinansiering på den egna nivån. 4. Vid mottagandet av finansiärskontrakt från icke-statliga finansiärer, fattar prefekt/motsvarande beslut om eventuell medfinansiering av de indirekta kostnaderna på samtliga tre nivåer samt ansvarar för finansiering. Prefekt/motsvarande kan, om särskilda behov finns, besluta att på fakultets- respektive universitetscentral nivå ansöka om medfinansiering av indirekta kostnader på respektive nivå. 5. Om underskott uppstår hos bidragsfinansierade projekt krävs redan idag beslut av prefekten om medfinansiering. Detta kommer även att krävas fortsättningsvis. Medfinansieringen bokförs i samband med delårsbokslut samt helårsbokslut. Förslag: Fastställa beskrivna modell för medfinansiering. Ge projektgruppen i uppdrag att i samråd med budgetsamordnarna ta fram mallar och rutiner för medfinansiering.
3.6 Följa andra lärosäten/föreslå förändringar Projektledare och redovisningsansvarig har löpande haft mycket samarbete med övriga lärosäten, framförallt de lärosäten som har medicinsk fakultet. I bl a avsnitt 3.6 bygger huvuddelen av förslagen på diskussionerna med övriga lärosäten. I avsnitt 3.8 finns ett avsnitt om interna tjänster där förändringar föreslås för att ha gemensam linje med övriga lärosäten. För närvarande pågår ett arbete med att tillsammans med andra lärosäten definiera vad som ska ingå i begreppet lokalkostnader. Förslag: Projektgruppen får i uppdrag att följa utvecklingen vid andra lärosäten och ev. föreslå förändringar i UmU:s modell om det visar sig att UmU:s modell avviker från övriga lärosäten. 3.7 Myndighetskapital Projektgruppen ska ta fram ett nytt förslag till modell för hantering av myndighetskapital enligt rektors beslut 2008-09-23. Målet är att undvika att uttag av universitetsgemensamma kostnader sker två gånger för myndighetskapital, att undvika att universitetsgemensamma och fakultetsgemensamma kostnader ökar, samt att hitta en administrativt enkel modell. Den föreslagna modellen ska förankras med samtliga fakulteter och beslutas av rektor. Nedan finns projektgruppens förslag. Varje år görs en avstämning av nivå på myndighetskapital på institutionsnivå, första gången per 2009-12-31. Avstämning ska ske per verksamhetsgren, dvs FO resp. GU. Se exempel nedan för modell: 2009-12-31 2010-12-31 2011-12-31 Institution X 100 110 105 Utgångsvärde 100 100 100 Institution Y 100 90 95 Utgångsvärde 100 90 90 För institution X sker ingen justering eftersom inget myndighetskapital har förbrukats efter utgångsvärdet vid starttidpunkten 2009-12-31. För institution Y sker en återföring av universitetsgemensam OH, storleken på återförandet beror på i vilken utsträckning myndighetskapital förbrukats inom GU eller FO. Institutionen avgör sedan till vilket/vilka projekt återföring ska ske. Justering för myndighetskapital ska inte göras när en institutions myndighetskapital understiger +-0 tkr. Tidsgränsen för avstämning är 3 år fr.o.m 2009-12-31, dvs den sista avstämningen ska göras per 2012-12-31. Fördelen med modellen är att avstämningen sker på institutionsnivå (ett krav i remissvaren) samt att modellen innebär att det inte blir någon dubbelbeskattning. Eftersom avstämning ska ske en gång per år bedöms inte modellen vara alltför administrativt tung.
Förslag: Fastställa ovan beskriven modell för hantering av myndighetskapital. 3.8 Interna transaktioner I delrapporten 2008-09-23 beslutades att endast undanta köp av lärar- och forskartjänster internt inom Umeå universitet från basen för universitetsgemensamma och fakultetsgemensamma kostnader. Det har visat sig att alla övriga undersökta lärosäten undantar samtliga interna köp av tjänster samt övriga interna transaktioner från basen. Det är dessutom betydande tekniska problem med att inkludera interna köp av tjänster med i basen. Den föreslagna basen innebär att det i säljarens pris ingår gemensamma kostnader för alla nivåer, men att köparen inte dessutom ska betala gemensamma kostnader. Förslag: Interna transaktioner inkl. köp av interna tjänster ska undantas från basen för universitetsgemensamma, fakultetsgemensamma och institutionsgemensamma kostnader. 3.9 Stödverksamhet i budget Det är viktigt att det tydligt framgår i beslutade budgetar hur mycket medel som avser medel till universitetsgemensamma, fakultetsgemensamma samt institutionsgemensamma kostnader. I fakulteternas beslutade budgetar ska de tillkommande medel år 2010 som fördelas till institutioner och enheter för stödverksamhet framgå tydligt. Institutionerna ska tydligt budgetera intäkter och kostnader för stödverksamhet för universitetsgemensamma (ugem), fakultetsgemensamma (f-gem) och institutionsgemensamma (i-gem) kostnader år 2010. Förslag: Budgetering av stödverksamhet ska göras utifrån ovan föreslagna modell. 3.10 Förändringar procentsatser Om fastställd procentsats avviker mycket från verkligt utfall kan procentsatsen behöva justeras under året, dvs avseende fakultetsgemensam eller institutionsgemensam nivå. Beslut att justera procentsatsen fattas på högre nivå, dvs. fakultet beslutar om en institution ska justera procentsatsen. Justering av procentsats under året får ske maximalt en gång per år och ska göras senast 30/9. Under år 2010 och 2011 har universitetsgemensam-, fakultetsgemensam- och institutionsgemensam nivå möjlighet att föra tillbaka medel alternativt avsätta ytterligare medel som avsatts till stödverksamhet. Efter år 2011 är justeringar inte möjliga utan då får justering istället ske av nästa års procentsats. Samtliga beslutade justeringar ska rapporteras till närmast överordnad nivå. Orsaken till att justeringar är tillåtna första två åren är att det är svårt att hamna på rätt nivå i de kalkyler som görs innan budgetåret. Förslag: Förändring av procentsatser är möjliga utifrån ovan föreslagna modell. 3.11 Direkta/indirekta kostnader Projektgruppen har gjort en genomgång av stödverksamhetens nuvarande kostnader och föreslår att städkostnader fr.o.m 2010 ska vara en direkt kostnad som internfaktureras till
institutioner och enheter samt fördelas vidare till kostnadsbärare. Städkostnader är nära kopplade till lokalhyran som är en direkt kostnad och har ett direkt samband med lokalnyttjandet. Inför år 2011 ska en översyn göras i syfte att se om det finns fördelar med att internfakturera delar av IT-kostnader. Förslag: Städkostnader är fr.o.m 2010.01-01 direkta kostnader och ska internfaktureras till institutioner/enheter och fördelas vidare till kostnadsbärare. 3.12 ALF/TUA och lokalkostnader Forskare som är finansierade med ALF/TUA-medel ska fr.o.m 2010 söka medel för direkta lokalkostnader hos finansiärerna i samband med ansökan om externa forskningsbidrag. De medel som frigörs i budgeten för ALF/TUA ska användas till ökat basanslag. Förslag: Lokalkostnader inom ALF/TUA ska hanteras enligt ovanstående rutiner. 3.13 Läkarprogrammet Läkarprogrammets stödverksamhet (programkommitté m.m) är sammanhållen med en egen budget. Läkarprogrammets stödverksamhet ska belasta berörda institutioner, den praktiska lösningen på detta lämnas till medicinska fakulteten att avgöra. Förslag: Läkarprogrammets stödverksamhet ska hanteras enligt ovanstående rutiner. 3.14 Procentpåslag intern försäljningsverksamhet Det finns flera förvaltningsenheter (bl a Universitetsservice) som är helt eller i huvudsak intäktsfinansierade och kunderna är huvudsakligen interna. Den nya redovisningsmodellen innebär markant ökade påslag för universitetsgemensamma kostnader samt även förvaltningsgemensamma kostnader jämfört med dagens läge, vilket i sin tur medför prishöjningar för kunderna. I det universitetsgemensamma påslaget finns vissa kostnader som direkt är riktade till grundutbildning och forskning (t ex UB och studentförsäkringar). Vissa andra kostnader i universitetsgemensamma påslaget som t ex ledning eller personalenheten är resurser riktade även till dessa förvaltningsenheter. Förslaget är att den interna försäljningsverksamheten ska betala ordinarie påslag för universitetsgemensamma och förvaltningsgemensamma kostnader. Förslag: Den interna försäljningsverksamheten ska betala ordinarie påslag för universitetsgemensamma och förvaltningsgemensamma kostnader. 3.15 Procentpåslag externa försäljningsverksamhet (Ladok och Umdac) För Ladokenheten (LE) ger den nya redovisningsmodellen ett markant högre påslag av universitetsgemensamma kostnader jämfört med tidigare år. LE har idag en princip där omkostnadsavgiften tas ut med en procent på lönebeloppet. Med den nya modellen, där basen är lön+drift samt högre %-sats, blir UGEM beloppet väsentligt mycket högre.
För Ladokenheten, som i huvudsak har intäkter av avgifter, så måste hela denna ökningen av UGEM tas ut på timpriset. Prisökningen kommer i detta fall att belasta alla Sveriges lärosäten då i princip hela Ladokenhetens omsättning/intäkter kommer via VHS och Ladokkonsortiet gällande Ladok- och NyA-systemen. Det innebär betydande svårigheter att höja timpriset beroende på att Umeå universitet byter redovisningsmodell för gemensamma kostnader. Förslag: För enheter finansierade via avgifter och vars verksamhet karaktäriseras som statlig resurssamordning föreslås att reducering ska göras för vissa delar av universitetsgemensamma kostnader år 2010, dvs de kostnader som direkt är riktade till grundutbildning och forskning (t ex UB och studentförsäkringar). Inför år 2011 ska frågan utredas och beslutet omprövas för att eventuellt övergå till en trappstegsmodell. 3.16 Olika pris internt och externt I dagsläget finns olika prislistor för intern respektive extern försäljning. Även med den nya redovisningsmodellen finns behov att differentiera prissättning. Prissättning beslutas av ansvarig enhet. Förslag: Det ska vara möjligt att differentiera prissättningen internt och externt även när den nya redovisningsmodellen införs. 3.17 Lönebidragsanställda m.m I dagsläget finns undantag för OH-uttag för lönebidrag, dvs det sker inget uttag av universitetsgemensamma kostnader på lönebidrag. Det finns ett värde i att minimera antalet undantag, dels för att behålla basens storlek och dels för att det är administrativt svårt att ha för många undantag. År 2008 erhöll Umeå universitet 7,9 mnkr i lönebidrag. År 2009 kommer universitetet dessutom att erhålla medel för nystartsarbeten. Förslag: Frågan om undantag för lönebidrag lyfts till universitetsledning för ställningstagande. 3.18 Införande Projektgruppen kommer under hösten 2009 att inrikta arbetet på att underlätta fakulteternas och institutionernas införande av den nya redovisningsmodellen. Detta innebär bl a att utarbeta mallar och rutiner, genomföra träffar, svara på frågor, göra kodplaneförändringar m.m. Universitetsstyrelsen har beslutat att fakultetsnämnderna ska bidra aktivt vid införandet av den nya redovisningsmodellen. Detta innebär bl a att budgetsamordnarna kommer att arbeta tillsammans med projektgruppen för att utveckla rutiner, informera sina institutioner m.m. Erfarenheterna från de lärosäten som infört redovisningsmodellen visar att det är väldigt viktigt med modellens koppling till resursfördelning samt informationsinsatser. En mer detaljerad tidplan över höstens arbete kommer att tas fram under augusti månad. 3.19 Övergångsproblematik Ingångna avtal ska hållas mellan Umeå universitet och finansiär avseende pågående projekt. I det fall uttag av gemensamma kostnader enligt avtal avviker från den nya modellen kan medfinansiering ske i enlighet med rutiner för detta. Den nya rutinen för medfinansiering tillämpas finns beskriven i avsnitt 3.4. Mall för ansökan om medfinansiering kommer att utarbetas.
Förslag: Fastställa ovan beskriven modell för övergångsproblematik. 3.20 Kodplaneförändringar Den nya redovisningsmodellen innebär att kodplaneförändringar behöver göras, bl a måste nya verksamhetskoder och baskonton tillskapas. Förslag: Ekonomiadministrativa enheten får i uppdrag att genomföra de kontoförändringar som behöver göras för att den nya redovisningsmodellen ska fungera bra.