Plats och tid: kl 13.15-15.35 Förvaltningshuset, Lokal Rosen 1 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Viktoria Strömberg ( Landstiget ) Ordförande Irma Görtz (Norrköping Kommun)ej närvaro Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) Pernilla Frank (Försäkringskassan)ej närvaro Örjan Carlsson (Valdemarsvik Kommun) ej närvaro Inga-Lill Östlund (Söderköping Kommun) ej närvaro Criss Hagfeldt Gabriella Åstrand Gunweig Svensson Ersättare Övriga Ricardo Olivares ( Landstinget ) Peter Johansson ( Förbundschef ) Criss Hagfeldt ( Norrköping Kommun ) Tomas Feldt Håkan Lind (Arbetsförmedlingen)ej närvaro Sandra Lundqvist Medén Gabriella Åstrand (Försäkringskassan ) Per Hollertz ( Valdermarsvik Kommun)ej närvaro Gunweig Svensson ( Söderköping Kommun) Utses att justera: Gabriella Åstrand Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland 2013-06-05 Sekreterare: Paragrafer: 54-66 Tomas Feldt Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Viktoria Strömberg Gabriella Åstrand BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2013-06-05 Datum för nedtagning av anslag: 2012-06-27 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Karina Nilsson
54 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland fastställer föredragslistans innehåll. Och utser Gabriella Åstrand att justera dagens protokollet.
55 Halvtidsuppföljning av servicetrainee SAMÖ-1/2012 106 Styrelsen tar informationen till protokollet. Elvira Ekström informerar styrelsen om halvtidsuppföljning av servicetrainee.
56 Resultatsammanställning kvartal 1 år 2013 SAMÖ-31/2013 106 Styrelsen tar informationen till protokollet. Kansliet har tagit fram resultatsammanställning för kvartal 1 år 2013. I rapporten redovisas samtliga personer som varit aktuella i verksamheterna under kvartal 1 år 2013. I samband med kvartalsrapport 2 kommer även samtliga personer som avslutats under perioden att redovisas. Rapporten redovisas i bilagda handling. SAMÖ.2013.165
57 Redovisning av rapporten - De nollklassade och samverkan SAMÖ-27/2013 106 Informationen tas till protokollet. Uppföljning av rapporten De nollklassade och samverkan från föregående styrelsemöte. Rapporten har mottagits väl av de inblandade och diskuterades på beredningsgruppen 2013-05-29. Försäkringskassan och Arbetsmarknadskontoret kommer att inleda ett gemensamt arbete kring detta.
58 Genomförandeprocess plattform Söderköping (GPS) och Valdemarsvik SAMÖ-32/2013 106 Sandra Lundqvist Medén redogör kortfattat för bakgrunden och processen i Söderköping respektive Valdemarsvik. I Valdemarsvik fortlever koordinator ännu men kommer gå över i plattform, andra halvåret 2013. En ny medarbetare till plattform Valdemarsvik anställs fr.o.m. slutet av augusti. Plattform Söderköping (GPS) kommer under hösten att förstärkas med en ny medarbetare från Arbetsförmedlingen som även kommer att verka mot plattform Valdemarsvik. Vägen fram till en väl fungerande plattform är dock inte spikrak utan behäftad med olika frågeställningar och hinder som ska övervinnas, enligt Sandra. Informationen tas till protokollet.
59 Uppföljning och utvärdering av plattformarna SAMÖ-33/2013 106 Peter Johansson redogör för hur det arbetas med frågan om uppföljning och utvärdering av plattformarna. Samordningsförbundet har haft flera gemensamma träffar med Huddinge Botkyrka Salems samordningsförbund samt Norra Västmanlands samordningsförbund. En träff med professor Berth Danemark, Örebro universitet, har ägt rum. Indikatorer/kännetecken ska tas fram. Utifrån indikatorerna kan ett styrdokument tas fram hur uppföljning och utvärderingar ska ske framledes. Indikatorerna tas fram genom omröstning i en konsensuskonferens som består av brukare, politiker, chefer och medarbetare. Kansliet återkommer med ytterligare information. Informationen tas till protokollet.
60 Redovisning av genomförd internkontrollavseende första halvåret 2013 SAMÖ-72/2012 008 Styrelsen tar informationen till protokollet. De två av styrelsen utsedda ledamöter har genomfört internkontroll enligt internkontrollplan 2013. Kontrollrapporterna redovisas i bilagda handlingar SAMÖ.2013.169
61 Genomförande av plattform i Norrköping - inriktningsbeslut. SAMÖ-23/2013 106 Styrelsen godkänner genomförande av plattform i Norrköpings kommun En arbetsgrupp bestående av medarbetare från de olika myndigheterna har tillsammans med personal från kansliet utarbetat förslag till plattform för Norrköpings kommun. Förslaget har diskuterats på beredningsgruppen och styrelsen och har utifrån dessa diskussioner reviderats. I Norrköping har en lokal styrgrupp riggats för genomförande av förslaget. I styrgruppen ingår en representant från respektive huvudman. Till styrgruppens hjälp kommer processtöd och dokumentation att erhållas från förbundet. Styrgruppen arbetar fram förslag på lösningar av viktiga frågeställningar och redovisar löpande till styrelsen för beslut. Det reviderade förslaget redovisas i bilagda handling. SAMÖ.2013.171 Sänt till:
62 Anställning av samordnare till plattform Söderköping (GPS) och Valdemarsvik SAMÖ-34/2013 106 Styrelsen beslutar att bordlägga frågan om Samordningsförbundet ska tillsvidareanställer en samordnaren på heltid för plattform Söderköping (GPS) och Valdemarsvik. Styrelsen beslutade i december 2012 att genomföra förslag till plattformar i Söderköping och Valdemarsvik. I underlaget redovisades förslag att fr.o.m 2014-01-01 anställa en gemensam samordnare på heltid för de båda plattformarna samt att förbundets processledare under 2013 skulle verka som samordnare. I samband med att presidiet i april träffade den lokala samverkansgruppen i Söderköping för att diskutera utvecklingsarbetet kring plattformarna väcktes frågan om förbundet kunde anställa samordnaren. Ett av skälen till detta var att samordnaren skulle få en mer neutral roll gentemot samtliga myndigheter istället för att ex.v anställas av kommunen. Några formella hinder till detta finns inte utifrån lagstiftningen så länge samordnaren inte direkt arbetar med enskilda individer. Även den lokala samverkansgruppen för Valdemarsvik ställer sig bakom denna idé. Tilläggas kan att det nu finns en gemensam styrgrupp för de båda plattformarna. Kansliets förslag är att en heltidstjänst som samordnaren för plattform Söderköping (GPS) och Valdemarsvik tillsvidareanställs av samordningsförbundet fr.o.m 2014-01-01. För att klara ut rekryteringen har en rekryteringsgrupp skapats med representanter från samtliga huvudmännen som sitter med i de lokala samverkansgrupperna styrgruppen och förbundschefen. Sänt till: Söderköping och Valdemarsvik Kommun.
63 Tecknande av tilläggsavtal med Arbetsförmedlingen avseende förstärkning md en arbetsförmedlare till FIRA-projektet. SAMÖ-67/2011 106 Styrelsen beslutar godkänna och teckna bilagda tilläggsavtal med Arbetsförmedlingen avseende förstärkning av FIRA-projektet med en arbetsförmedlare. Styrelsen beslutade vid föregående möte att ge kansliet i uppdrag att utarbeta ett förslag till avtal för att förstärka FIRA-projektet med en arbetsförmedlare. Kansliet har utarbetat ett tilläggsavtal till det huvudavtal som finns kring FIRA-projektet. Tilläggsavtalet omfattar en utökning med en arbetsförmedlare till en kostnad av 43 333 kr per månad. Avtalsperioden löper från 2013-08-15 2014-12-31 då huvudavtalet upphör. Avtal redovisas i bilagda handling SAMÖ-2013-173 Sänt till: Arbetsförmedlingen, Madeleine Peyron
64 Tecknande av uppdragsavtal med Valdemarsviks kommun avseende start av plattform i Valdemarsviks kommun SAMÖ-18/2013 106 Styrelsen beslutar godkänna och tecknar bilagda uppdragsavtal med Valdemarsviks kommun avseende köp av tjänst som samordnare till plattform Valdemarsvik samt processledare. Uppdragsavtal avser köp av tjänst som samordnare till plattform Valdemarsvik samt processledare för genomförande av plattform Norrköping t.o.m årsskiftet, totalt 60% tjänst. Anledningen är att nuvarande processledare avslutar sitt uppdrag hos förbundet. Uppdragsavtal är skrivet för perioden 2013-08-12-2013-12-31. Avtal redovisas i bilagda handling SAMÖ.2013.176 Sänt till: Valdemarsviks kommun, Carina Thuresson
65 Tecknande av uppdragsavtal med Söderköpings kommun, tekniska förvaltningen, avseende plattform i Söderköping SAMÖ-9/2013 106 Styrelsen beslutar att godkänna och tecknar bilagda uppdragsavtal med Söderköpings kommun, tekniska förvaltningen, gällande plattform Söderköping (GPS) samt funktion som samordnare. Det nuvarande uppdragsavtalet upphör 2013-05-31. Fr.o.m 2013-06-01 ingår Navigator i plattformen samtidigt som en tillfällig samordnings-funktion byggts in i plattformen t.o.m årsskiftet eftersom nuvarande processledare inom samordningsförbundet slutar sitt uppdrag. Avtal redovisas i bilagda handling SAMÖ.2013.178 Sänt till: Söderköpings Kommun, Michael Botvidsson
66 Budgetuppföljning april 2013 SAMÖ-19/2013 106 Styrelsen godkänner budgetuppföljning för april 2013. Med ändring av Processkartläggning blir 0 :- istället för 200.000 :- varvid Avvikelse blir 514.000 :- istället för 314.000 Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för april 2013. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.
Övrigt. Förbundschefen Peter Johansson kommer att skicka ut kallelse till utbildning angående ipad via e-post. Utbildningen kommer att genomföras den 29 augusti kl. 10.00 12.00, Förvaltningshuset Rosen, lokal Rosen 1. Sandra Lundqvist Medén avtackas då hon slutar som processledare på Samordningsförbundet, den 14 juni, för att påbörja en tjänst som förbundschef på Finspångs samordningsförbund.