PROJEKTPLAN Införande av VO-plattformen Sakai webbadress http://www8.umu.se/it/umu_internt/voplattform/ Projektnamn Införande av VO-plattformen Sakai Fastställt av Dokumentansvarig Daniel Lind Dokumentidentitet Version 0.2 Datum 2009-01-22 Status Utkast
Dokumenthistorik Version Datum Ändrad av Utförda förändringar 0.1 2009-01-20 Daniel Lind Första utkast. 0.2 2009-01-22 Daniel Lind Införda synpunkter från Niklas L. Sidan 2 av 10
Innehållsförteckning 1 DIREKTIVET... 4 1.1 DEFINITIONER OCH FÖRKORTNINGAR... 4 2 BESKRIVNING... 4 2.1 OMFATTNING... 4 2.2 PROJEKT-/ PRODUKTMÅL... 4 2.3 AVGRÄNSNING... 4 2.4 TIDPLAN... 5 2.5 KOSTNAD... 6 2.6 DOKUMENTATION... 7 2.7 AVSLUTSKRITERIER... 7 2.8 AVVIKELSER... 7 2.9 BEROENDEN... 7 3 ORGANISATION... 7 3.1 BESKRIVNING AV ANSVAR... 7 3.2 RESURSER... 8 4 GENOMFÖRANDE... 9 4.1 START AV PROJEKTET... 9 4.2 BESLUTSPUNKT... 9 4.3 UPPFÖLJNING/ RAPPORTERING... 9 4.4 AVSLUT AV PROJEKTET... 9 5 PÅVERKAN PÅ/AV PROJEKTET... 9 6 NYCKELANTAGANDE... 10 7 SAMVERKAN... 10 8 KOMMUNIKATION... 10 8.1 INOM PROJEKTET... 10 8.2 KOMMUNIKATIONSPLAN... 10 9 RISKER... 10 Sidan 3 av 10
1 Direktivet Detta projekt avser att införa Sakai som plattform för kontorsstöd för virtuella organisationer, enligt beslut från rektor Göran Sandberg 2008-06-24. Det fullständiga direktivet återfinns i dokumentet med diarienummer UmU 103-2381- 08. 1.1 Definitioner och förkortningar Sakai Cambro Mondo Sprint En open source-produkt som agerar samarbets- och lärplattform. Den underhålls och utvecklas i samarbete mellan främst lärosäten i ett flertal olika länder, där merparten finns i USA. Läs mer på produktens officiella webbplats sakaiproject.org. Umeå universitets namn på den lokalt anpassade versionen av Sakai. Stockholms universitets namn på den för Stockholm anpassade versionen av Sakai. En del av en utvecklingsmetodik inom programvaruutveckling (Scrum) som önskas användas i samarbete med andra lärosäten. VO-plattform Ett IT-stöd för arbete i virtuella organisationer, t.ex. kurser, forskningsprojekt och andra grupper av människor som samarbetar. 2 Beskrivning Införa Sakai som VO-plattform och ersättare till PingPong. 2.1 Omfattning De delmoment som innefattas i detta projekt är att: integrera Sakai med övriga plattformar i webbkomplexet komplettera Sakai med ytterligare prioriterade verktyg anpassa Sakai till vår webbprofil planera och genomföra migreringen från PingPong till Sakai planera för och genomföra en omställning till användning av Sakai som ersättare för PingPong 2.2 Projekt-/ produktmål Målet med detta projekt är att Sakai skall vara införd som plattform för virtuella organisationer och integrerad med övrig identitetsarkitektur. Målet bör även vara att den lokalt anpassade produkten har så pass bred funktionalitet och hög kvalitet att PingPong kan tas ur drift, men samtidigt bibehålla eller förbättra det tekniska användarstödet för dess användare. 2.3 Avgränsning En avgränsning på denna projektplan är det arbete som utförts inom projektet innan 2009-01-01, då Göran Landgren utgjorde projektledare. Sidan 4 av 10
En annan avgränsnsing är att det inte inte finns någon tillgång till data i PingPong förutom via det normala gränssnittet. Servern för PingPong kan likställas med en svart låda, vars innehåll är okänt. Det kan därför bli aktuellt med externa insatser för att få ut data från PingPong. Finansiering av sådant arbete är inte medräknade i denna projektplan. Detta projekt inkluderar inte förvaltning av Sakai, enligt den definition som arbetats fram mellan Umdac och IT-enheten. Detta projekt avser inte att ta fram en koppling mellan en kurs och ansvarig lärare. Det förutsätts finnas tillgängligt via LDAP eller liknande innan momentet Course Management i tidsuppskattningen nedan påbörjas. Umdac har fått ett parallellt uppdrag att ta fram ett fristående system för att hantera denna koppling. 2.4 Tidplan Hela projektet startades 2008, men denna del som detta dokument avser och beskriver startar 2009-01-01 och avslutas 2009-12-31. Sidan 5 av 10
2.5 Kostnad Projektets planering fördelar sig enligt nedanstående tidsuppskattning: Aktivitet h Course Management 305 Umeå universitets profil 60 Hjälpfiler 85 Nya verktyg 50 Användarhantering gäster 20 WebDAV 110 Övrigt Högre krav på attribut i Shibboleth 10 Samba-koppling för lokal utveckling på utvecklingsserver 15 Använda umu.se för inkommande e-mail isf intern. 20 Dokumentation 50 Testning 115 Installation 40 Interna möten 30 Totalt anpassningar: 910 1 Scrum-sprint med SU VT09 till Sakai 2.6 h Förberedelser (SVN, dok, mm) 60 Deltagande i 1 sprint 3 personer 20 dagar 480 Anpassningar på UmU efter sprinten 96 Totalt sprint: 636 Arkivering h Utredning 20 Krav-analys/specifikation/juridik 30 Skapande av skript 50 Genomförande av arkivering 40 Verifiering av data 20 Totalt migrering: 160 Övrigt h Projektledning 430 Deltagande i Sakai-konferens SU 3 personer 42 Totalt övrigt: 472 Aktivitet h kr/h kr Anpassningar 910 560 509 600 kr Sprint 636 560 356160 kr Arkivering 160 560 89600 kr Support (50% tom sep 2009) Ulf Sperens, UPC 530 500 265000 kr Övrigt 472 560 264320 kr Totalt: 2 708 1 484 680 kr 2.5.1 Omkostnader Projektet planeras få följande omkostnader: Omkostnader Resor Sakai-konferens SU 3 personer Övrigt kr 12 000 kr 1 000 kr Totalt omkostnader: 13 000 kr Sidan 6 av 10
I ovanstående omkostnader ingår ej medlemskap i SPP (Sakai Partners Program), vilket uppskattas till 24 000 dollar för 3 år, enligt uppgifter på http://sakaiproject.org. 2.6 Dokumentation Följande dokument skall tas fram under projektets gång: Projektplan Teknisk produktbeskrivning (Översiktlig beskrivning av arkitektur ämnat för tekniker) Installations- samt uppgraderingsansvisningar Slutrapport 2.7 Avslutskriterier Projektet anses avslutat när samtliga av följande kriterier är uppfyllda: Sakai är infört som VO-plattform på Umeå universitet. Data från PingPong är arkiverad eller manuellt överförd till Sakai. De dokument som listas i denna projektplan är framtagna samt att slutrapporten godkänts av uppdragsgivaren. 2.8 Avvikelser Avvikelser under projektets gång rapporteras fortlöpande muntligen och/eller skriftligen till uppdragsgivaren för hantering. 2.9 Beroenden Detta projekt har inga starka beroenden till andra pågående projekt eller annat planerat arbete. Däremot finns potentiella integrationspunkter med andra pågående projekt som t.ex. UmU Portal och Infoglue, men dessa bör hellre anses ge mervärde än utgöra risker eller beroenden för detta projekt. Dessa integrationspunkter avses tydliggöras under projektets gång. Eftersom PingPong AB äger maskinen där PingPong driftas och Umeå universitet ej har tillträde dit, finns ett starkt beroende till företaget PingPong AB. Eftersom en uppgradering av produkten Sakai planeras under försommaren är det viktigt att den nya versionen kommer i tid och är av sådan kvalitet att en uppgradering är försvarbar. 3 Organisation 3.1 Beskrivning av ansvar 3.1.1 Uppdragsgivarens ansvar Ansvarar för att godkänna leveranserna från projektet och slutrapporten, samt förändringar i projektplanen. Uppdragsgivaren ansvarar även för att tillsätta en förvaltningsorganisation för förvaltningen av Sakai som finns på plats i god tid innan projektets avslut. Sidan 7 av 10
3.1.2 Arbetsgruppens ansvar Ansvarar för att på en hög nivå koordinera arbetet med införandet av den nya VOplattformen. 3.1.3 Projektledarens ansvar Projektledaren ansvarar för: Att projektet uppfyller fastställt mål och syfte det operationella arbetet utifrån givna direktiv att krav och synpunkter från olika intressegrupper tillföres projektet att kontakta arbetsgruppen och uppdragsgivaren om planerade resurser, tidplaner och/eller kostnadskalkyler inte beräknas hålla. 3.1.4 Projektmedlemmars ansvar Projektledaren utser de personer som skall medverka i projektet för att utföra de aktiviteter som anges i projektplanen och utifrån de beslut som tas av arbetsgruppen. Dessa personer skall utifrån projektplanen utföra projektarbetet samt finnas tillgängliga när så behövs. Projektmedlemmarna ansvarar även för att rapportera avvikelser och förslag på förändringar till projektledaren. 3.2 Resurser 3.2.1 Uppdragsgivare Torbjörn Wiberg, IT-chef vid Umeå universitet. 3.2.2 Arbetsgrupp Gruppen består av representanter från Umdac, UPC, IT-enheten, projektledaren för projektet Flex-utbildningar samt studentrepresentant, enligt direktiv från rektor Göran Sandberg. Följande personer ingår i arbetsgruppen: Torbjörn Wiberg, IT-enheten Göran Landgren, Informatik Mikael Söderström, Informatik Claire Englund, UPC Ulf Sperens, UPC Daniel Lind, Umdac Andreas Bokerud, studentrepresentant 3.2.3 Projektledare Daniel Lind, Umdac, är projektledare från 2009-01-16. Göran Landgren, Informatik, var projektledare till 2009-01-15. Sidan 8 av 10
3.2.4 Resurspersoner I projektet behövs primärt följande kompetens: Systemutvecklare med inriktning mot J2EE och LDAP. Utvecklare med inriktning mot Linux och MySQL. Expertanvändare PingPong. Expertanvändare Sakai. 4 Genomförande Då flera aktiviteter redan genomförts i projektet under 2008, såsom t.ex. driftsättning, listas dessa inte här. Här listas endast de större aktiviteterna som avser 2009. Scrumsprint En Scrumsprint tillsammans med Stockholms universitet för Sakai-uppgradering. Planeras preliminärt till maj 2009, men beror bland annat på när den nya versionen av Sakai blir tillgänglig från communityn. Course Management Att förenkla och harmonisera hanteringen av kurssajter med det dagliga arbetet för verksamheten. Planeras till våren 2009. Avveckling PingPong Servern med PingPong avses stängas ned 2009-09-30. Till dess behövs arbetssätt för arkivering av viktigt kursmaterial tas fram. Denna arkivering bör även vara genomförd till detta datum. 4.1 Start av projektet Då projektet redan startade under 2008 förväntas arbete med de ovan beskrivna momenten starta redan 2009-01-01. 4.2 Beslutspunkt Följande beslutspunkter förväntas finnas under projektet: Projektplan (uppdragsgivaren.) Arbetsgruppens sammankomster under projektets gång. Slutrapport (uppdragsgivaren). 4.3 Uppföljning/ Rapportering Uppföljning och rapportering sker fortlöpande till uppdragsgivaren. Rapportering sker även till arbetsgruppen vid dess möten. 4.4 Avslut av projektet Kriterierna för avslut av projektet återfinns under rubriken Avslutkriterier ovan. 5 Påverkan på/av projektet Sidan 9 av 10
Projektet kommer att påverka framförallt lärare samt studenter som idag använder PingPong. Lärare bör därför, av utomstående från detta projekt och mot självkostnadspris, ges möjlighet till utbildning i produkten Sakai. Användningen av Cambro innebär även ökade krav på rationell kontohantering för att studenterna skall kunna få tillgång till systemet i ett tidigt skede av utbildningen. 6 Nyckelantagande Projektet förutsätts få tillgång till servern för PingPong, eller att data därifrån görs tillgänglig av PingPong AB på annat sätt. Görs inte detta äventyras projektets ramar. 7 Samverkan Under projektet bör samverkan ske med såväl internationella som nationella projekt och organisationer samt lokala systemägare och övriga intressenter. Följande intressenter förväntas bli aktuella: Sakaiproject.org Stockholms universitet 8 Kommunikation 8.1 Inom projektet Inom projektet sker kommunikationen genom planerade möten, men även via e-post, telefon och snabbmeddelanden. Planerade möten förutsätts resultera i mötesprotokoll, medan övriga kommunikationssätt inte dokumenteras explicit. 8.2 Kommunikationsplan En kommunikationsplan bör tas fram av, eller i samråd med, arbetsgruppen för införandet av Sakai. 9 Risker Följande risker är identifierade inom ramarna för projektet: Beskrivning Risk Konsekvens Förhindras genom att Ej tillgång till data i PingPong via DB Hög Manuell hantering eller Kontakta PingPong AB i ett eller liknande inköp av arbete från leverantör tidigt skede. Brist på expertanvändare Sakai medel Utbildningskostnader och sämre kvalitet på support. Inventera och ta tillvara på befintlig kompetens. Sidan 10 av 10