Ledningssystem för arbetsmiljöarbetet i Sigtuna kommun Antagen av: KS den 2009-06-15 138 Arbetsgivardelegationen 2009-05-29
Innehåll Värdegrund 4 Inledning 5 1 Arbetsmiljöpolicy 6 1.1 Viljeinriktning... 6 1.2 Samverkan och delaktighet... 6 1.3 Fördelning av arbetsuppgifter inom arbetsmiljön... 6 1.4 Genomförande... 6 1.5 Uppdrag till förvaltningarna... 7 2 Riktlinje för fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter 8 2.1 Nämnd/Styrelse... 8 2.2 Förvaltningschef... 9 2.3 Chefer... 10 3 Riktlinje för det systematiska arbetsmiljöarbetet 13 3.1 Inledning... 13 3.2 Modell för kvalitetssäkring av arbetsmiljöarbetet... 13 3.3 Mål... 14 3.3.1 Kommunnivå... 14 3.4 Planering... 14 3.4.1 Förvaltningsnivå... 14 3.4.2 Enhetsnivå... 14 3.4.3 Arbetsplatsträff... 14 3.5 Ledning... 15 3.5.1 Förvaltningsnivå... 15 3.5.2 Enhetsnivå... 15 3.6 Styrning... 16 3.6.1 Kommunnivå... 16 3.6.2 Förvaltningsnivå... 16 3.6.3 Enhetsnivå... 16 3.6.4 Arbetsplatsträff... 16 3.7 Undersökning... 17 3.7.1 Enhetsnivå... 17 3.8 Analys... 17 3.8.1 Förvaltningsnivå... 17 3.8.2 Kommunnivå... 17 3.9 Uppföljning... 18 3.9.1 Kommunnivå... 18 3.9.2 Förvaltningsnivå... 18 3.10 Bilaga 1 Processbeskrivning SAM... 19 3
Värdegrund Sigtuna kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare, som kännetecknas av en arbetsgivarpolitik med ett öppet klimat och med inriktning på god arbetsmiljö och hälsa, jämställdhet, ledarskap och mångfald. Utvecklat medarbetarskap och framtidsinriktat arbete med ledarutveckling, är viktiga delar i arbetsgivarpolitiken. En förutsättning för en bra arbetsgivarpolitik är delaktighet och samverkan så att varje medarbetare upplever sig sedd, hörd, respekterad och medskapande. Sigtuna kommun ska vara en arbetsgivare som förmår rekrytera, utveckla och behålla kompetenta medarbetare. Vi ska vara kända för ett hållbart arbetsliv med konkurrenskraftiga arbetsvillkor, ett arbetsliv som tar hänsyn till en kulturell mångfald samt kvinnors och mäns villkor. 4
Inledning Sigtuna kommun ska vara ett föredöme när det gäller arbetsmiljöarbetet. Nämnderna ansvar för att se till att arbetsmiljöarbetet genomförs. Förtroendevalda, chefer och medarbetare ska ha kunskap om Sigtuna kommuns arbetsmiljöarbete och ska delta aktivt i arbetsmiljöarbetet samt känna till på vilket sätt det genomförs. De tre delarna i ledningssystemet bildar tillsammans en helhet för kommunens arbetsmiljöarbete. Kommunens arbetsmiljöpolicy ger en övergripande inriktning om hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras. Riktlinjen för fördelning av arbetsmiljöarbetet klargör vem som ska utföra arbetet och vilka befogenheter som medföljer. Riktlinjen för det systematiska arbetsmiljöarbetet beskriver vad som ska göras och när det ska ske. Som stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet finns riktlinjer och mallar för rutiner inom viktiga arbetsmiljöområden utlagda på intranätet 5
1 Arbetsmiljöpolicy 1.1 Viljeinriktning Ledarskapet ska ge förutsättning för en trygg och bra fysisk och psykosocial arbetsmiljö genom samverkan, tydliggjorda krav och förväntningar vad gäller arbetsuppgifter och deras utförande och möjlighet till utveckling för medarbetarna. En väl avvägd balans mellan verksamhetens och medarbetarnas behov är viktig. Chefen ansvarar för att: förmedla mål och förankra, följa upp och utvärdera dem motivera ledning och medarbetare på alla nivåer medarbetarna blir delaktiga samverkan fungerar väl Medarbetarna ansvarar för: sin egen och verksamhetens utveckling att medverka till en god arbetsmiljö att utföra sina arbetsuppgifter utifrån sina befogenheter 1.2 Samverkan och delaktighet Arbetsmiljöarbetet är ett arbetsgivaransvar och därmed ett chefsansvar och ska ske i samverkan med medarbetarna och deras fackliga organisationer. Varje medarbetare förväntas vara delaktig i arbetsmiljöarbetet genom direkt inflytande på arbetsplatsträffarna och indirekt genom fackliga representanter i samverkansgrupperna. Samverkansgrupperna är skyddskommittéer och ska planera, genomföra och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet samt sammanställa kartläggning och riskbedömning i en lägesbeskrivning. 1.3 Fördelning av arbetsuppgifter inom arbetsmiljön Genom denna policy fördelar kommunstyrelsen arbetsmiljöarbetsuppgifter till nämnd/styrelse för genomförandet av arbetsmiljöarbetet. Vidare fördelning ska ske skriftligt enligt Riktlinjen för fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter. 1.4 Genomförande Ansvaret för att det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs ligger på respektive nämnd/styrelse. De ansvarar för fördelningen av arbetsmiljöarbetsuppgifterna samt att resurser och befogenheter finns för uppdraget. De som får arbetsmiljöarbetsuppgifter fördelade till sig ska ha en självständig ställning, tillräckliga befogenheter och resurser samt kontrollerad kunskap och 6
kompetens. Det ska klart och tydligt framgå för samtliga på arbetsplatsen vem som har en viss arbetsmiljöarbetsuppgift. I arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet är det viktigt att komma ihåg att varje verksamhetsbeslut har en arbetsmiljökonsekvens. Inför varje verksamhetsförändring ska en riskbedömning göras. 1.5 Uppdrag till förvaltningarna Varje förvaltning ska årligen planera sitt arbetsmiljöarbete och dokumentera det. Varje förvaltning ska årligen genomföra ett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt Riktlinje för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Förvaltningens kartläggning och riskbedömning ska sammanställas i en lägesbeskrivning som tillsammans med analys och förslag på åtgärder ska delges arbetsgivardelegationen årligen senast den 1 mars. 7
2 Riktlinje för fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att kommunen som arbetsgivare fullgör sina skyldigheter för att säkerställa en god arbetsmiljö. Arbetsgivaransvaret vilar primärt på kommunstyrelsen som personalorgan och nämnder som personalmyndigheter. Tillsynen över att arbetsmiljön är tillfredställande ska vara en naturlig och integrerad del av chefernas ansvar. Arbetsmiljöarbetet ska läggas ut så det på olika nivåer i organisationen är klargjort vem som har arbetsuppgifterna. Denna riktlinje innehåller arbetsuppgifter som ska utföras på olika nivåer. I det fall då befogenheterna inte räcker till finns former för att tydligt returnera arbetsmiljöarbetsuppgiften tillbaka till överordnad chef. 2.1 Nämnd/Styrelse Nämnderna ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämnd/styrelse ska se till att: det systematiska arbetsmiljöarbetet utförs fördela arbetsmiljöarbetsuppgifter till förvaltningschefen kommunens samverkansavtal tillämpas årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och rapportera till arbetsgivardelegationen det bedrivs en ekonomisk planering för arbetsmiljöarbetet till kommunstyrelsen returnera arbetsmiljöfrågor som nämnden saknar befogenheter för 8
2.2 Förvaltningschef De fördelade arbetsmiljöarbetsuppgifterna innebär att förvaltningschefen ska: 1) ha kunskap om samt se till att gällande lagar och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet efterlevs 2) organisera det systematiska arbetsmiljöarbetet vad avser övergripande planering, ledning och kontroll inom förvaltningen (AFS 2001:1) 3) tillämpa kommunens samverkansavtal 4) tillämpa kommunens arbetsmiljöriktlinjer 5) se till att fördelningen av arbetsmiljöarbetsuppgifter klart visar vem i förvaltningen som har ansvaret för varje typ av fråga och att tillräckliga befogenheter och kompetens finns 6) se till att kartläggningar och riskbedömningar av den fysiska och psykosociala arbetsmiljön inom förvaltningens verksamheter årligen genomförs, samt rapportera en samlad lägesbeskrivning över arbetsmiljön till nämnden. 7) se till att de arbetsmiljörutiner som behövs inom förvaltningen är utarbetade och följs, samt att den befintliga dokumentationen årligen revideras 8) se till att årliga sammanställningar görs över olyckor, tillbud, sjukfrånvaro och personalomsättning 9) utan dröjsmål underrätta Arbetsmiljöverket om allvarlig olycka inträffat. Detta gäller även vid tillbud som har inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa (AMF 2 ). Eventuella ingripanden och förelägganden från Arbetsmiljöverket ska efterlevas 10) i samband med budgetarbetet föra en ekonomisk planering över de arbetsmiljöförbättrande åtgärder som planeras 11) stimulera initiativ på arbetsmiljöområdet. 12) returnera till nämnden varje arbetsmiljöfråga som förvaltningschefen saknar befogenheter för 9
2.3 Chefer De fördelade arbetsmiljöarbetsuppgifterna innebär att chefen ska: 1) ha kunskap om samt se till att gällande lagar och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet efterlevs 2) organisera det systematiska arbetsmiljöarbetet vad avser planering, ledning och kontroll (AFS 2001:1) och att se till att det genomförs enligt kommunens riktlinje 3) tillämpa kommunens samverkansavtal 4) tillämpa kommunens arbetsmiljöriktlinjer 5) se till att tillräckliga befogenheter och att kompetens finns om fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter sker till underställda chefer 6) årligen genomföra kartläggning och riskbedömning av den fysiska och psykosociala arbetsmiljön, samt upprätta handlingsplaner för det som inte omedelbart åtgärdas. En lägesbeskrivning lämnas till förvaltningschefen. 7) åtgärda akuta brister i arbetsmiljön och se till att planerade arbetsmiljöinsatser genomförs och får avsedd effekt 8) göra befintliga arbetsmiljörutiner kända för alla medarbetare och fortlöpande ge den information och de instruktioner som behövs för att förebygga ohälsa, olyckor och tillbud 9) utreda och rapportera arbetsskador, olycksfall och tillbud 10) utan dröjsmål underrätta Arbetsmiljöverket om allvarlig olycka inträffat. Detta gäller även vid tillbud som har inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa (AMF 2 ). Eventuella ingripanden och förelägganden från Arbetsmiljöverket ska efterlevas 11) beakta arbetsmiljöaspekter i beslut och integrera arbetsmiljöarbetet i verksamhetsplanerna och budgetarbetet samt framföra behov av arbetsmiljöförbättrande åtgärder till förvaltningschefen 12) returnera till närmaste chef varje arbetsmiljöfråga som du som chef saknar befogenheter för 13) För rektorer gäller även att se till att valda elevskyddsombud får utbildning och ges möjlighet att delta i arbetsmiljöarbetet. 10
Fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter Undertecknad som har arbetsgivaransvaret för arbetsmiljön inom nämnd/förvaltning/verksamhetsområde fördelar arbetsmiljöarbetsuppgifter till namn som i sin befattning inom det aktuella området har ansvaret för övriga beslut som i stor utsträckning påverkar arbetet och arbetsmiljön. Vi har kommit överens om vad som ingår i ansvaret och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera väl, i enlighet med denna fördelning. Bifogad bilaga rubrik punkt 2.2 förvaltningschef/2.3 chef med angivande av markering framför punkterna anger detta arbetsmiljöansvar. I den mån befogenheterna och resurser inte räcker till, ska vederbörande tydligt returnera frågan/frågorna tillbaka till mig, som då återtar ansvaret för den aktuella frågan. Uppgiftsfördelningen med bilaga har upprättats. Originalet förvaras i den mottagandes personakt. Mottagandet av ovanstående fördelning bekräftas Märsta den Underskrift av den som fördelat arbetsmiljöarbetsuppgifterna Underskrift av den som mottagit arbetsmiljöarbetsuppgifterna 11
Returnering av arbetsmiljöarbetsuppgift. Namn på den som returnerar arbetsmiljöarbetsuppgift Befattning Returnerad arbetsuppgift Anledning till returneringen Mottagaren av returneringen Märsta den Underskrift av den som returnerar arbetsmiljöarbetsuppgiften Underskrift av den som mottager returneringen av arbetsmiljöarbetsuppgiften 12
3 Riktlinje för det systematiska arbetsmiljöarbetet 3.1 Inledning Riktlinjen utgår från arbetsmiljölagen, arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) (AFS 2001:1), kommunens arbetsmiljöpolicy samt det lokala samverkansavtalet LAMAMBA. Ett arbetsmiljöarbete med systematik ger en kvalitetssäkring av genomförande och resultat. I det dagliga arbetet handlar SAM om att fatta beslut och genomföra åtgärder. Varje verksamhetsbeslut har en arbetsmiljökonsekvens. SAM handlar dels om förebyggande åtgärder så att ingen skadas eller blir sjuk, dels hälsofrämjande åtgärder som bidrar till ett förlängt arbetsliv. SAM ska genomföras under en tidsperiod på ett år, enligt denna modell. Varje förvaltning ska göra en planering för när de olika stegen ska genomföras under året. Det systematiska arbetsmiljöarbetet sker genom samverkansgrupperna och tillsammans med skyddsombuden. Dialogen som metod och förhållningssätt ska användas. Inflytande och delaktighet som ger insikt är grundläggande för alla. Medarbetarna ska ges möjlighet att delta i planeringen och genomförandet. Ordlista Kommun = kommunövergripande nivå Förvaltning = förvaltningens ansvarsområde Enhet = samtliga verksamhetsområden under förvaltningschefen 3.2 Modell för kvalitetssäkring av arbetsmiljöarbetet Riktlinjen är uppdelad i steg, se processbeskrivning bilaga1, och utgår från huvudstegen undersöka, genomföra, följa upp i AFS 2001:1 och beskriver både kommunens och förvaltningarnas arbete. De steg som beskrivs i processen är: Mål Planering Ledning Styrning Undersökning Analys Uppföljning Genom att följa varje steg i modellen och genomföra den under en tolvmånadersperiod kvalitetssäkras arbetsmiljöarbetet. Genom den tydliga kopplingen till samverkansavtalet ges medarbetarna möjlighet till inflytande över sin arbetssituation och ökad delaktighet. I samtliga steg i modellen ska hälsofrämjande aspekter ingå. 13
3.3 Mål Detta är första steget i att genomföra ett systematiskt arbetsmiljöarbete. För att genomföra arbetsmiljöarbetets alla steg under ett år bör målen sättas i januari. 3.3.1 Kommunnivå Arbetsmiljöpolicy Anger kommunens viljeinriktning och mål med arbetsmiljöarbetet. Kommunens arbetsmiljöpolicy ska vara utgångspunkten i arbetsmiljöarbetet. Ansvarig: Kommunstyrelsen Verksamhetsplan Beskriver den politiska viljan med verksamhetsarbetet. Innehåller politiskt övergripande strategiska mål där förvaltningarna ska upprätta aktiviteter. Ansvarig: Kommunstyrelsen 3.4 Planering Planeringen av arbetsmiljöarbetet handlar om att bestämma vad som ska göras och hur det ska göras. Även tidpunkter då de olika stegen senast ska vara genomförda och rapporterade planeras i detta skede. 3.4.1 Förvaltningsnivå Samverkansgrupp Med utgångspunkt från kommunens arbetsmiljöpolicy, verksamhetsplanen och SAM planeras aktiviteter som dokumenteras i en arbetsmiljöplan. Processen tidsplaneras för året. Revidering sker årligen med stöd av analysen från verksamheternas lägesbeskrivningar. Ansvarig: Förvaltningschef 3.4.2 Enhetsnivå Samverkansgrupp Cheferna planerar genomförandet av det systematiska arbetsmiljöarbetet tillsammans med samverkansgrupperna. Arbetsuppgifterna fördelas och tidsbestäms. Ansvarig: Chef 3.4.3 Arbetsplatsträff Dialog förs på arbetsplatsträffarna om det löpande arbetsmiljöarbetet. Ansvarig: Chef 14
3.5 Ledning Ledningen av arbetsmiljöarbetet innebär att se till att beslutade åtgärder genomförs. Det ska också vara klargjort vem som ska göra vad. Fördelningen av arbetsuppgifterna ska alltid ske skriftligt. 3.5.1 Förvaltningsnivå Förvaltningscheferna tar, utifrån Riktlinje för fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter, emot och fördelar arbetsmiljöarbetsuppgifter inom sin organisation. Förvaltningscheferna ska förvissa sig om att kunskaper, kompetens och befogenheter finns hos dem som tar emot arbetsmiljöarbetsuppgifterna. Ansvarig: Förvaltningschef 3.5.2 Enhetsnivå Cheferna fördelar eventuellt arbetsmiljöarbetsuppgifter vidare och ska då se till att kunskaper och befogenheter finns för dem som ska utföra arbetsmiljöarbetsuppgifterna. Ansvarig: Chef 15
3.6 Styrning Genom att upprätta arbetsmiljöplaner, riktlinjer och rutiner styr man arbetsmiljöarbetet för att förebygga ohälsa och olyckor/tillbud. 3.6.1 Kommunnivå Samverkansgrupp Utifrån kommunens arbetsmiljöpolicy och SAM upprättas/revideras kommunövergripande riktlinjer för fastställande i kommunstyrelsen. Mallar för förslag till rutiner som stöd för förvaltningarnas samverkansgrupper upprättas/revideras. Arbetsmiljöutbildning planeras i samverkan Ansvarig: Personalchef 3.6.2 Förvaltningsnivå Samverkansgrupp Förvaltningens rutiner upprättas/revideras. De rutiner som ska fastställas inom varje förvaltning är: Rutin för det systematiska arbetsmiljöarbetet Rutin vid våld och hot om våld Rutin för första hjälpen och krisstöd Rutin vid kränkande/diskriminerande behandling Rutin för introduktion Utöver dessa kan det finnas föreskrifter från Arbetsmiljöverket som kräver rutin i någon specifik verksamhet. Ansvarig: Förvaltningschef 3.6.3 Enhetsnivå Samverkansgrupp Förvaltningens rutiner verksamhetsanpassas. Ansvarig: Chef 3.6.4 Arbetsplatsträff Dialog förs om kommunens riktlinjer och förvaltningens rutiner så att de blir kända för samtliga medarbetare. Ansvarig: Chef 16
3.7 Undersökning 3.7.1 Enhetsnivå Samverkansgrupperna är skyddskommitté och ska planera arbetsmiljöarbetet. Genom skyddsronder genomförs kartläggning och riskbedömning av verksamheten. Kartläggningen ska visa hur arbetsmiljön är idag. Riskbedömningen syftar på eventuella framtida risker, så att de kan förebyggas eller minimeras. Vid kartläggningen och riskbedömningen ska följande göras: Skyddsrond av den fysiska arbetsmiljön Skyddsrond av den psyko/sociala arbetsmiljön Genomgång av arbetsskador och tillbud Uppföljning av sjukfrånvarostatistik Uppföljning av personalomsättning Analys av medarbetarenkäten De mallar för arbetet som tagits fram i samverkansgruppen på kommunnivå ska användas. Handlingsplaner upprättas för de punkter som ska åtgärdas. Verksamheten sammanfattar sin undersökning i en lägesbeskrivning som lämnas till förvaltningens samverkansgrupp. Ansvarig: Chef 3.8 Analys 3.8.1 Förvaltningsnivå Samverkansgrupp Analys görs av verksamheternas lägesbeskrivningar. Förslag på åtgärder, som blir en grund för nästa års arbetsmiljöplan, tas fram. Rapport lämnas till samverkansgruppen på kommunnivå samt arbetsgivardelegationen. Ansvarig: Förvaltningschef 3.8.2 Kommunnivå Samverkansgrupp Analys sker av förvaltningarnas lägesbeskrivningar och medarbetarenkätens, jämställdhetsplanens och mångfaldsplanens aktiviteter. Ansvarig: Personalchef 17
3.9 Uppföljning Arbetsmiljöarbetet ska följas upp. 3.9.1 Kommunnivå Samverkansgrupp Utifrån analysen görs revidering av kommunens arbetsmiljöpolicy och Riktlinje för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljning görs också av processen, tidsplanen och företagshälsovårdsavtalet. Rapport lämnas senast 1 mars till arbetsgivardelegationen. Ansvarig: Personalchef 3.9.2 Förvaltningsnivå Samverkansgrupp Uppföljning/utvärdering sker av förvaltningens process och tidsplan. Ansvarig: Förvaltningschef 18
3.10 Bilaga 1 Processbeskrivning SAM 19