- Plan för förberedelsefasen juni-oktober 2011
Sida 2 av 21 er Revision Datum Av Kommentar Granskare Godkännare 0.1 2011-05-23 WA, KS, RS 0.2 2011-05-26 Uppdaterad enligt korrektur WA 0.3 2010-05-27 Uppdaterad enligt korrektur KS 0.4 2010-06-01 Uppdaterad av RS WA WA 2010-06-07 Fastställd version. WA
Sida 3 av 21 Innehåll VERSIONER... 2 1 INLEDNING... 4 2 BAKGRUND... 5 3 TIDSPLAN FÖR FÖRBEREDELSEFASEN... 6 3.1 REVIDERAD TIDSPLAN... 6 3.2 REVIDERAD FÖRANKRING OCH REMISSHANTERING... 7 4 MÅLBILD VID BESLUTSPUNKT 3 (BP3)... 8 5 SAMMANFATTNING AV GENOMFÖRDA AKTIVITETER... 8 5.1 SAMMANFATTNING AV RESULTATLEVERANSER... 9 5.2 VERKSAMHETSDELPROJEKTET... 9 5.2.1 Processkartläggning... 9 5.2.2 Begreppskartläggning... 10 5.2.3 Omvärldsanalys och verksamhetsregler... 10 5.2.4 Verksamhetsarkitektur... 10 5.2.5 Förberedelser för migrering... 11 5.2.6 Övergripande kravspecifikation del 1... 12 5.3 LÖSNINGSDELPROJEKTET... 12 5.3.1 Integration med lokala system... 12 5.3.2 Kartläggning av icke-funktionella krav... 13 5.3.3 Kartläggning av alternativa tekniska plattformar... 13 5.3.4 Analys av Sparx EA... 14 6 PLANERADE OCH PÅGÅENDE AKTIVITETER... 15 6.1 SAMMANFATTNING AV PLANERADE RESULTATLEVERANSER... 15 6.2 VERKSAMHETSDELPROJEKTET... 15 6.2.1 Övergripande kravspecifikation del 2... 16 6.2.2 Strategiska frågor... 16 6.2.3 Migreringsplan... 17 6.3 LÖSNINGSDELPROJEKTET... 18 6.3.1 Utvärdering av alternativa tekniska plattformar... 18 6.3.2 Övergripande lösningsförslag... 18 6.3.3 Förberedelser för realisering... 20 7 BILAGA TIDSPLAN FRÅN OKTOBER 2010... 21
Sida 4 av 21 1 Inledning I projektdirektivet 1 som utgör beställningen till projektledaren för Ladok3- står följande om vad är och ska uppnå: Ladok3 är namnet på hela det flerårsprojekt som ska utveckla nästa generation av studieadministrativt systemstöd för universitet och högskolor i Sverige, som alltså ska ersätta det Ladoksystem som idag går i drift, med de förändringar i åtagandet som följer av beställarens och projektägarens beslut. I direktivet beskrivs även skälen till med följande formulering: Av en rad samverkande skäl på teman som ekonomi, framtidssäkring, kvalitet och tillförlitlighet, bättre integrationsmöjligheter, upplösning av komplexitet, utnyttjande av nya tekniska möjligheter och moderna gränssnitt har Konsortiet dragit slutsatsen att en systemförnyelse avsevärt kan minska driftskostnaderna, inte bara för Konsortiet utan också för den lokala högskolan, samtidigt som servicen till nyttjarna kan anpassas och utökas. Ladok3- inleds med en förberedande fas där behov och krav analyseras, för att säkerställa att det nya systemstödet baseras på behov hos Konsortiets medlemmar och andra intressenter, samt uppfyller de effektmål som beskrivs i projektdirektivet. Förberedelsefasens slutresultat är ett övergripande lösningsförslag som svarar mot krav, behov och mål samt en projektplan för s resterande tid. Projektplanen utgör beslutsunderlag för s beslutspunkt 3 (BP3), vilket innebär att förberedelsefasen avslutas. Förberedelsefasen initierades i och med projektdirektivets fastställande i maj 2010 och BP3 är planerad till oktober 2011. Dokumentet följer följande disposition. Först ges en bakgrund till som helhet. Därefter följer en beskrivning av tidsplanen för s förberedelsefas och hur den reviderats sedan i oktober 2010 samt en kort beskrivning av vilket resultat som förväntas leverera vid förberedelsefasens slut. De efterkommande kapitlen ger en beskrivning av dels vilka delprojekt som hittills är genomförda och vilket resultat de gett, dels vilka delprojekt och aktiviteter som är pågående och under uppstart i förberedelsefasen. Det finns en tidigare version av detta dokument, daterad 2010-10-27 2, som ersätts av denna version. 1 Direktiv för Ladok3-, 2010-05-20 2 Plan för förberedelsefasen i Ladok3, 2010-10-27
Sida 5 av 21 2 Bakgrund Figur 1 visar när ett antal, för, väsentliga beslut ligger i tiden. Innan Ladok3- startades genomfördes ett förstudieprojekt 3, vars resultat ledde fram till att Ladokkonsortiets höststämma 2009 fattade beslut om att Ladok3- skulle genomföras och startas omgående med tillsättande av en styrgrupp. Utifrån höststämmans 2009 beslut om att påbörja genomförandet av Ladok3- tillsatte Ladokkonsortiets styrelse 2009-12-16 en styrgrupp för Ladok3-. Beslutet angav styrgruppens sammansättning, ansvar och befogenheter samt ett antal initiala uppgifter att lösa. I beslut 2010-02-18 gav styrelsen ett uppdrag till styrgruppen i form av målen för Ladok3-. Figur 1: Tidslinje över beslutsprocessen i Ladok3-s planering och uppstart I projektdirektivet beskrivs bakgrunden till med följande formulering: Ladok har under lång tid successivt vidareutvecklats för att möta tillkommande krav. Inriktningen har gått från att vara enbart en bankbok för studenternas resultat till att också ligga till grund för medelstilldelning. Det har också blivit ett allt starkare, och nödvändigt, verktyg för uppföljning, utvärdering och planering. Systemet har undan för undan byggts på med ny funktionalitet och med tiden blivit något av ett lappverk där det blir allt svårare och framförallt mer kostsamt att hantera förändringar. Kostnaden för att anpassa och hålla dagens system i drift tar i anspråk en allt större andel av tillgängliga resurser. Samtidigt har förutsättningar och kravbild genomgått grundläggande förändringar sedan dagens Ladok formades. Flera närliggande system har utvecklats som ställer högre krav på samspel och effektivt informationsutbyte. Studenternas användarmönster och förväntningar har också förändrats. Ladok3 har även en internationell dimension och ska vara en del av ett europeiskt utbildningssystem. På styrgruppens möte den 20 maj 2010 fastställdes ett projektdirektiv som styrande för Ladok3-, vilket utgör s första beslutspunkt (BP1) 3 Flertal dokument som finns på ladok.se. Sammanfattning av slutsatserna finns bland annat i Förstudierapport Nästa systemgeneration förslag till höststämman, 2008-10-27 och Slutrapport fördjupad förstudie 2009-10-28.
Sida 6 av 21 enligt PPS-modellen. PPS står för praktisk projektstyrning och är den projektstyrningsmodell som används av. Innan en huvudprojektledare för Ladok3- var utsedd tillsatte styrgruppen PFG Projektförberedande gruppen. Utifrån ett direktiv daterat 2010-01-27 framgår att målen för PFG var att: under s inledande fas under styrgruppen starta sådana aktiviteter som dels bör komma igång mycket tidigt i, dels är okontroversiella i perspektiv av tillsättningsbeslutets restriktion att inte mer än nödvändigt binda en tillträdande huvudprojektledare. Inom PFG startades fyra delprojekt; processanalys av den studieadministrativa processen, processanalys av processen för att planera och fastställa utbildningsutbudet, en begreppskartläggning och en kartläggning av nuvarande Ladoks interaktion med andra lokala system. I maj 2010 påbörjade huvudprojektledaren sitt uppdrag och de delprojekt som startades av PFG gick in i ordinarie projektform. 3 Tidsplan för förberedelsefasen I oktober 2010 presenterades en tidsplan 4 för s förberedelsefas. Under våren visade utvärdering av de pågående delprojekten att tidsplanen behövde revideras för att visa en korrekt bild av arbetet i. Här presenteras s reviderade tidsplan med en sammanfattande beskrivning av de största förändringarna mot den tidigare tidsplanen. 3.1 Reviderad tidsplan På styrgruppsmötet den 13 maj 2011 presenterade huvudprojektledaren en reviderad tidsplan, figur 2, som visar den kvarvarande tiden och aktiviteterna fram till BP3 i oktober 2011. Den reviderade planen innehåller ett antal förändrade och tillagda aktiviteter, men även rena tidsförändringar för redan planerade aktiviteter. De största förändringarna är: Del Övergripande kravspecifikation var enligt den ursprungliga tidsplanen planerat att avslutas i mitten av maj. Projektet har delats i två delar och sträcker sig nu, totalt sett, till första veckan i september. Merparten av förlängningen av denna aktivitet beror på tillagda aktiviteter för kvalitetssäkring och paketering inför remiss. De båda delprojekten Övergripande kravspecifikation del 1 och 2 beskrivs närmre i kapitel 5.2.6 och 6.2.1. Det har tillkommit en ny prioriterad aktivitet som kallas Strategiska frågor. Strategiska frågor startades i mitten av april och beräknas lämna 4 Tidsplanen från oktober 2010, är bifogad sist i dokumentet.
Sida 7 av 21 två leveranser, en i juni och en i oktober. Aktiviteten beskrivs närmre i kapitel 6.2.2. I lösningsdel har en aktivitet som kallas Förbereda realisering brutits ut ur del Övergripande lösningsförslag. Aktiviteten startar i slutet av maj och beräknas pågå över BP3 och kan sägas vara en förberedelse till genomförandefasen snarare än en del av förberedelsefasen. Förbereda realisering beskrivs närmre i kapitel 6.3.3. Figur 2: Reviderad tidsplan för förberedelsefasen maj-oktober 2011 3.2 Reviderad förankring och remisshantering I tidsplanen från oktober 2010 hade fyra remisskandidater identifierats och planerats in i förhållande till hur såg ut då. Med anledning av den förändrade tidsplanen och förändringen i delprojekten är också den planen reviderad. Den första av de fyra remisskandidaterna, verksamhetsarkitektur, bedömdes inte lämplig som remiss och delar av resultatet spreds istället som en informativ promemoria på vilken mottagarna inbjöds att lämna kommentarer. Promemorian skickades ut i februari 2011. Den andra identifierade remisskandidaten, övergripande kravspecifikation, var planerad att skickas i mitten av maj 2011. Efter att ha reviderat planen för del Övergripande kravspecifikation söks förankring i flera steg. Projektets resultat i form av processbeskrivningar och informationsmodeller skickas för återkoppling till en referensgrupp bestående av verksamhetsexperter från Konsortiemedlemmarna och övriga utpekade intressentorganisationer.
Sida 8 av 21 Frågor av mer strategisk natur, som är en given del i ett remissunderlag är utbrutna ur del Övergripande kravspecifikation del 1 för att beredas och tas ställning till i aktiviteten Strategiska frågor. I Strategiska frågor fungerar en expertgrupp av systemägare som rådgivande. Från Strategiska frågor återförs ställningstaganden och motiv till det nyligen initierade del Övergripande kravspecifikation del 2. Del innefattar den breda förankring som var ursprungligen planerad till maj. Bred förankring söks med största sannolikhet i form av en remiss i september/oktober 2011 och då eventuellt samtidigt med förankringen av det övergripande lösningsförslaget. Den tredje identifierade remisskandidaten är migreringsplanen. Ett urval av migreringsplanens innehåll ska förankras hos s intressenter. Det är ännu inte beslutat i vilken form förankringen av denna aktivitet sker. Den fjärde identifierade remisskandidaten är det övergripande lösningsförslaget. Planen är fortsatt att denna remissas enligt det beslutade formella förfarandet och att det sker i september/oktober 2011. 4 Målbild vid beslutspunkt 3 (BP3) PPS-modellens tredje beslutspunkt (BP3) betyder att förberedelsefasen på ett projekt godkänns och att är redo att gå in i genomförandefasen. I Ladok3- är BP3 planerad till oktober 2011. Genomförandefasen är, enligt PPS-modellen, den fas där s leveranser produceras. Det ska därför vid BP3 finnas tillräckligt bra underlag för att göra ett åtagande för resterande del av. Ladok3-s huvudprojektledare är ansvarig för att ta fram den projektplan som är beslutsunderlag för BP3. I projektplanen presenteras övergripande kravoch lösningsbeskrivningar tillsammans med tidplan och kostnadskalkyl för genomförande- och avvecklingsfaserna. Inför BP3 handlar alltså till stor del om utredningsarbeten för att identifiera och förankra en kravbild och omfattningsbeskrivning på det nya systemstödet och att möta dessa med en lösningsbeskrivning. En viktig avstämningspunkt vid BP3 är att kunna visa hur den föreslagna lösningen uppfyller de effektmål som dikterats i projektdirektivet utöver de krav som ställs av verksamheten. 5 Sammanfattning av genomförda aktiviteter Projektets förberedelsefas inleddes i januari 2010 då de så kallade PFG-projekten startades. PFG står för projektförberedande gruppen och var en serie utredande aktiviteter som genomfördes i väntan på upphandling av huvudprojektledaren.
Sida 9 av 21 Utöver de aktiviteter som den tidigare versionen av detta dokument beskriver så innefattar detta kapitel tre tillkomna och redan genomförda aktiviteter: Omvärldsanalys och verksamhetsregler samt Förutsättningar för migrering inom ramarna för verksamhets och Analys av Sparx Enterprise Architect (EA) som genomförts inom lösningsdel. 5.1 Sammanfattning av resultatleveranser Figur 3 visar vilka resultat som hittills levererats under s förberedelsefas och när de levererats. De orange rutorna illustrerar leveranser från verksamhetsdel och de lila illustrerar leveranser från lösningsdel. Datumet anger den dag då dels slutrapport fastställdes i slutversion. Skillnaden mellan en projektintern och en projektextern leverans är att de interna leveranserna främst utgör underlag för vidare utredningsarbete inom, även om de kan ha externt intresse. Figuren visar tydligt att s förberedelsefas har tung fokus på interna leveranser. Hittills levererad resultatdokumentation återfinns på ladok.se där Ladok3- har en egen flik. Figur 3: Genomförda leveranser i förberedelsefasen till och med 2011-05-20 5.2 Verksamhetsdel 5.2.1 Processkartläggning Målet med processanalyserna var att åskådliggöra de ingående delprocesserna i så kallat är-läge, nuläge, för att klargöra vilka delprocesser som ska beskrivas på en fördjupad bör-nivå, framtida önskat läge. Processkartläggningen bestod av två delprojekt inom ramen för den projektförberedande gruppens arbete:
Sida 10 av 21 Studieadministrativa processen och Processen att planera och fastställa utbildningsutbud. De två delprojekten har levererat processbeskrivningar i bild och text som beskriver aktiviteter, in- och ut-objekt och använda begrepp definierade i begrepps. Resultatet av processanalyserna gick vidare in i del Verksamhetsarkitektur. 5.2.2 Begreppskartläggning Syftet med del Begreppsmodell och definitioner var att kartlägga vilka begrepp som förekommer i verksamheten, beskriva dessa begrepp, föreslå nya där begrepp saknades och identifiera problematiska begrepp. Projektet hade också till uppgift att utgöra stöd till processanalysaktiviteterna och säkerställa att de överenskomna begreppen användes. Leveransen från aktiviteten är en lista med begrepp och deras betydelse. Listan lämnades över och utvecklades vidare i del Omvärldsanalys och verksamhetsregler och överlämnades sedan till del Övergripande kravspecifikation del 1 för ytterligare vidareutveckling och användning. Resultatet från begreppskartläggningen användes också i del Verksamhetsarkitektur för att underlätta arbetet med att ta fram en informationsmodell. 5.2.3 Omvärldsanalys och verksamhetsregler Syftet med del var att göra en genomgång av tidigare författat material och skapa en strukturerad sammanställning av krav på Ladok3 respektive brister i dagens Ladok samt verksamhetsregler (regler och förordningar) som styr utbildningsverksamheten vid ett lärosäte. Dessutom skulle en omvärldskartläggning genomföras med fokus på att kartlägga redan framtaget material, i förekommande fall avgöra relevansen och sammanfatta det som är väsentligt för respektive systemet Ladok3. Del levererade dels en utvecklad version av begreppslistan, som kompletterats med verksamhetsregler som styr begrepp, dels en omvärlds- /framtidsanalys med sammanställda resultat ur tidigare producerade material bland annat från Högskoleverket. Resultat från del levererades vidare till de efterkommande delprojekten Verksamhetsarkitektur och Övergripande kravspecifikation. 5.2.4 Verksamhetsarkitektur Syftet med del Verksamhetsarkitektur var att övergripande beskriva verksamhetens processer, informationsobjekt och systemstöd för att kunna göra en avgränsning för vilket område som ska utgöra fokus för funktionella krav inom Ladok3.
Sida 11 av 21 Verksamhetsarkitekturen resulterade i en stadsplan som i olika former beskriver bör-läget av utbildningsverksamheten ifråga om informationsobjekt och processer. En stadsplan beskriver en verksamhets informationsobjekt, processer och systemstöd på övergripande nivå. Det centrala i stadsplanen är verksamhetens information och hur den definieras, lagras och anskaffas. En analys av resultatet kan sedan visa på en optimal informationshantering och hur det nya systemstödet Ladok3 bör stödja verksamhetens och processernas informationsbehov. Med hjälp av stadsplanen och efterföljande analys var tanken att identifiera avgränsning för det efterkommande del Övergripande kravspecifikation. Tanken var också att kunna besvara vilka ändringar som behöver genomföras och vilka processer som ska stödjas av det nya systemstödet Ladok3. Stadsplanen var planerad att utgöra s första remiss och markera ett viktigt vägval för det fortsatta arbetet inom Ladok3. Rapporten gav dock inte det förväntade resultatet, med avseende på att besvara alla förväntade frågeställningar. Den huvudsakliga anledningen var att analysen bedömdes vara för ofullständig för att skulle kunna dra slutsatser om och tillräckligt motivera omfattningen av det nya systemstödet. De bitar som ansågs vara tillräckligt utredda skickades istället ut dem i form av en promemoria 5 till Konsortiets medlemmar och övriga utpekade organisationer för påsyn och kommentarer. Dessutom genomfördes en hearing. Innehållet i promemorian rörde ett antal principer för det fortsatta arbetet med Ladok3. Principerna i sig har påverkan på arkitekturen för IT-stödet Ladok3 och kommer att vidare hanteras och motiveras i del Övergripande lösningsförslag. Detta innebär att del Verksamhetsarkitektur lämnade en del frågeställningar kring omfattning och avgränsning för det nya systemstödet Ladok3 obesvarade. De frågeställningarna utreds vidare och besvaras i de efterföljande delprojekten Övergripande kravspecifikation och Strategiska frågor. Det beskrivs vidare i kapitel 6.2.1 och 6.2.2. 5.2.5 Förberedelser för migrering Som en förstudie till det större Migreringsplan genomfördes en kortare aktivitet kallad Förberedelser för migrering. Från aktiviteten levererades en rapport där förutsättningarna för att genomföra ett migreringsplansprojekt utreddes och beskrevs i ett utkast till projektplan. Rapporten är överlämnad till projektledaren för verksamhets och utgör dels underlag inför uppstart och övergripande projektplanering av del Migreringsplan, dels en överlämning till projektledaren för del Migreringsplan, när denna är rekryterad. 5 PM: Principer för det fortsatta arbetet i Ladok3, 2011-02-07
Sida 12 av 21 5.2.6 Övergripande kravspecifikation del 1 I aktivitet Övergripande kravspecifikation detaljeras verksamhetens processer och funktionella krav på respektive delprocess identifieras. Del har utgått från de processbeskrivningar som togs fram på mycket övergripande nivå i det föregående del Verksamhetsarkitektur. Ett mål med del är att detaljeringsnivån på kraven är så djup att det utifrån resultatet går att besluta om val av systemstöd och lösningsarkitektur. Kraven har arbetats fram i grupper med så bred representation som möjligt ifråga om deltagande lärosäten och olika intressentgrupper. Leveransen från aktiviteten är funktionella krav med tydliga kopplingar mot informationsobjekt och informationsmodeller. Direktivet till del Övergripande kravspecifikation pekar ut att del inte bara ska leverera ett konkret resultat utan också förankra det med de utpekade intressenterna inom den givna tidsramen. De övergripande kraven var planerade att utgöra s andra remiss. Projektet planerades om och reviderades i början av maj och som ett resultat av det beslutades att djupgående kvalitetssäkring av resultatet samt förankringsaktiviteter ska genomföras i det nya delprojekt som initierades då, Övergripande kravspecifikation del 2. Det ursprungliga benämns därefter som Övergripande kravspecifikation del 1. Frågor av mer strategisk natur har identifierats i del. Om man bedömt att de inte kommer få svar av det planerade arbetet har de lämnats vidare till Strategiska frågor för vidare utredning och ställningstagande. Som resultat från Övergripande kravspecifikation del 1 kommer en kravsammanställning som överlämnats till del Övergripande lösningsförslag. Vidare levererar del ett resultat i form av processbeskrivningar och informationsmodeller som förankrats hos dels referensgrupp. 5.3 Lösningsdel 5.3.1 Integration med lokala system Aktiviteten Integration med lokala system initierades av PFG och avslutades i oktober 2010. Aktivitetens syfte var att utreda de tekniska förväntningarna på Ladok3 i de lokala miljöerna. Inom aktiviteten ingick att utreda vilka lokala system som kommunicerar med dagens Ladok, vad den kommunikationen innehåller och hur det kan se ut i Ladok3. Leveransen av aktiviteten är en rapport som beskriver dagens Ladoks integration med lokala system och som beskriver olika förslag på gränssnittsstandarder och kritiska tider för och omfattning av information som levereras till/från Ladoksystemet.
Sida 13 av 21 Resultatet från aktiviteten utgör analysunderlag i del Utvärdera alternativ, där det som framkommit i rapporten utgör del i bedömningskraven. Resultatet används också som underlag i arbetet med det övergripande lösningsförslaget. 5.3.2 Kartläggning av icke-funktionella krav Icke-funktionella krav kan kortfattat beskrivas som krav som inte berör själva funktionerna i systemet men som ändå är viktiga verksamhetskrav, exempelvis krav på säkerhet, tillgänglighet och användargränssnitt. Inom del Kartläggning av icke-funktionella krav ingick utredning av icke-funktionella krav på en ny systemgeneration, baserad på de erfarenheter vi har av nuvarande teknikgeneration, på mer eller mindre specificerade krav i förarbeten och på allmänna tekniktrender inom området samt inte minst på effektmålen i projektdirektivet. Aktiviteten levererade en rapport som kartlägger icke-funktionella krav på en kommande systemgeneration, beskriver hur dessa krav kan uppfyllas samt visar på motstridiga krav. Rapporten listar vilka prioriteringar och vägval som står inför. Rapporten omfattar följande områden och frågeställningar: Lärdomar av historiska tekniska förändringar i Ladok Identifierade icke-funktionella krav på nästa systemgeneration i tidigare Ladok3-utredningar Tolkning av styrgruppens direktiv med avseende på vad de innebär för de icke-funktionella kraven Exemplifiering genom att beskriva alternativa tänkbara systemarkitekturer och beskrivningar av för- och nackdelar beträffande uppfyllande av de icke-funktionella kraven Aktiviteten identifierade även andra icke-funktionella krav som man tror är aktuella för men som inte uttryckts i tidigare material. Resultatet överlämnades till del Övergripande kravspecifikation varifrån en delmängd returnerats som sådana krav som kan betraktas som givna eller som rena lösningsfrågor. Resten hanteras som en del av kravarbetet. 5.3.3 Kartläggning av alternativa tekniska plattformar Målet med aktiviteten var att kartlägga alternativa lösningar till att Ladok3 utvecklas i egen regi. Dagens modell, där en egen skräddarsydd lösning utvecklats, är ett av många sätt att uppfylla kraven på en ny systemgeneration och är också huvudspår för. Det finns mängder med befintliga lösningar på marknaden och som möjliga samarbetsprojekt som alternativ till en helt egen lösning. Antalet möjliga lösningar är mycket stort varför urvalet måste begränsas och de studerade lösningarna ses som exempel ur ett större urval.
Sida 14 av 21 Resultatet består av en rapport för respektive system/utvecklingsprojekt omfattande: Leverantörsbeskrivning och villkor för användning samt en kostnadsindikation där så var möjligt Övergripande systemarkitektur Beskrivning av vilka verksamhetsprocesser som stöds och hur man kan ta del av information om dessa Utvecklingsmiljö och teknikval för eventuell modifiering eller komplettering i konsortieregi Metod och verktyg för kravhantering (objekt och processer), ev. begränsningar i inflytande Del gjorde utredning och beskrivningar av följande alternativa plattformar: Oracle Peoplesoft (USA) som representant för befintliga kommersiella lösningar Kuali (USA) HISinOne (Tyskland) Del diskuterade också en kommande lösning från Svenska IST som idag levererar lösningar till grundskola och gymnasium. Eftersom denna inte finns färdig idag är det inte möjligt att bedöma förutsättningarna för den, men IST kan delta i en budgivning om skulle välja att gå ut i en ren upphandling där Peoplesoft, Sungard med flera kan lämna anbud. Det har konstaterats att det idag inte finns någon färdig lösning som uppfyller styrgruppens förväntningar på flexibilitet (tjänsteorientering, SOA) och tidplan men att kan titta vidare på HiSinOne eftersom HIS som äger systemet erbjuder mycket fördelaktiga villkor för ett samarbete om vidareutveckling av systemet. Kuali valdes bort då tidplanen för indikerar leverans av den typ av funktionalitet som Ladok3 eftersträvar först framåt 2013-14. 5.3.4 Analys av Sparx EA Analys av Sparx EA var en sidoaktivitet för att utvärdera tekniska förutsättningar för att inom Ladok3- kunna arbeta mer effektivt med processbeskrivningar och informationsmodeller och med efterföljande utvecklingsarbete. Resultatet av analysen presenterades som en rapport med rekommendationer och förutsättningar för att använda verktyget. Aktiviteten är lagd på is tills vidare och presenteras inte närmre i detta dokument. Det är möjligt att vi senare återupptar aktiviteten efter en mer omfattande behovsanalys av systemstöd.
Sida 15 av 21 6 Planerade och pågående aktiviteter Den följande beskrivningen av Ladok3-s pågående och kommande aktiviteter utgår från den reviderade tidsplanen som presenteras tidigare. 6.1 Sammanfattning av planerade resultatleveranser Figur 4 visar de resultatleveranser som planerat under perioden juni till oktober. Det kvarstår fortfarande många leveranser och tyngdpunkten ligger även fortsatt på projektinterna leveranser, då respektive delprojekts resultat har stor koppling till övriga delprojekts arbete och resultat. Figur 4: Ladok3-s planerade leveranser juni-oktober 2011 6.2 Verksamhetsdel Det övergripande verksamhetsdel har tre återstående aktiviteter före BP3: Övergripande kravspecifikation del 2, Strategiska frågor samt Migreringsplan. Figur 5 visar en övergripande tidplan för verksamhetsdels delprojekt samt schematiska beskrivningar av arbetet som genomförs i Övergripande krav del 1 och del 2. Respektive delprojekts/aktivitets syfte och mål beskrivs mer ingående kommande kapitel.
Sida 16 av 21 Figur 5: Övergripande tidsplan för verksamhetsdel juni-oktober 2011 6.2.1 Övergripande kravspecifikation del 2 Övergripande kravspecifikation del 2 är ett delprojekt med fokus på att kvalitetssäkra och förankra resultatet från del Övergripande kravspecifikation del 1. Kvalitetssäkringen består i att återspegla alla användarperspektiv, att stämma av resultatdokument mot resultat från aktiviteten Strategiska frågor samt renodla och förpacka resultatet för extern förankring. Del ska nå följande resultat: 1. De övergripande kraven ska vara heltäckande och enhetligt beskrivna 2. Ställning ska ha tagits till synpunkter/kommentarer som inkommit från referensgrupp för Övergripande kravspecifikation del 1och erforderliga ändringar i materialet vara genomförda. 3. Synpunkter och erfarenheter från studenter ska vara insamlade och återspeglade i materialet. 4. De övergripande kraven ska vara paketerade och i ett format som är färdigt för att skicka ut på remiss. Formatet ska överenskommas med projektledare för aktivitet Strategiska frågor. 5. Lösningsdel ska ha fått stöd avseende en funktionell utvärdering av HISinOne. Förankring av dels resultat säkerställandet av att kravbilden motsvarar verksamheternas önskemål sker genom ett formellt remissförfarande. 6.2.2 Strategiska frågor Strategiska frågor går på djupet med ett antal frågeområden av strategisk natur, vilka har stor påverkan på Ladok3-s lösningsförslag men som inte besvaras naturligt i något annat delprojekt, exempelvis omfattning och innehåll.
Sida 17 av 21 Arbetet i aktiviteten är uppbyggd kring en expertgrupp med systemägare från ett antal lärosäten. Aktiviteten initierades i april 2011, för att explicit hantera frågeställningar som berörs men inte direkt hanteras inom andra projekt. Målet är då även att lyfta frågeställningarna till en mer övergripande nivå, än vad som görs i ett enskilt delprojekt. Resultatet av strategiska frågor är ett antal ställningstaganden med tillhörande motiveringar och förutsättningar. Resultatet förankras tillsammans med andra delprojekts resultat. I skrivandes stund är sju olika områden av frågeställningar identifierade, varav tre är prioriterade att hantera i första hand, då de har störst påverkan på övriga pågående delprojekts arbete och resultat. De sju områdena är (de tre första är prioriterade): Innehåll i Ladok3 - Vilken information ska finnas i det nya systemet? Vilken funktionalitet ska tillhandahållas? Databasrelaterade frågeställningar - En gemensam databas, möjlighet att dela databas eller separata installationer? Gränssnittsrelaterade frågeställningar - Hur ska informationen i systemet nås? Vad avses med begreppet en gemensam, nationell portal för studenter? Begreppsutredning kring identiteter, autentisering, signering med flera Vad ska hanteras i Ladok3? Utvecklingsrelaterade frågeställningar Processrelaterade frågor Hantering av inriktning och termin behov av förändring? Gemensamma processer men behålla utrymme för flexibilitet Planen är att aktiviteten strategiska frågor lever vidare när förberedelsefasen övergår i genomförandefas, då det med största sannolikhet uppstår nya frågor med behov av beredning och utredning ur ett övergripande strategiskt perspektiv. 6.2.3 Migreringsplan Syftet med del Migreringsplan är att utreda vilka förutsättningar som är styrande för i vilken ordning Ladok3 kan implementeras i verksamheten. Utifrån dem ska del ta fram en plan för migreringen av Ladok3. Styrande faktorer, utöver vad som är mest lämpligt för verksamheten, kan vara; vilka funktioner som är eftersatta i dagsläget, vilka funktioner som tekniskt går att implementera före andra, vilka funktioner som berör flest medarbetare, externt informationsutbyte etcetera. I aktiviteten ingår även att analysera vilken eventuell påverkan migreringen kan få på lärosätena och hur denna ska hanteras under införandet. Aktiviteten levererar en plan över vilka moduler/funktioner som är möjliga att delleverera, i vilken
Sida 18 av 21 ordning de kan levereras och inom vilka tidspann leveranser är lämpliga för verksamheten. Aktiviteten har föregåtts av en kortare förstudie, Förutsättningar för migrering, som kartlade förutsättningar och behov för att genomföra del på bästa sätt. Förstudien ligger till grund för det direktiv som styr del Migreringsplan. Migreringsplanen förankras hos Konsortiets medlemmar och övriga utpekade intressenter. Hur förankringen sker är ännu inte beslutat. 6.3 Lösningsdel 6.3.1 Utvärdering av alternativa tekniska plattformar Utvärdering av alternativa tekniska plattformar är fortsättningen på del Kartläggning av alternativa tekniska plattformar. I aktiviteten ska de alternativ som styrgruppen beslutat om utvärderas i förhållande till den övergripande kravspecifikationen samt den grundarkitektur som effektmål, styrelsedirektiv och strategiska krav resulterat ifrån Övergripande lösningsförslag. I juni genomförs en fördjupad analys av hur HISinOne uppfyller de olika utvärderingsunderlagen med stöd av en konsult från HIS och två projektmedarbetare från verksamhetsdel. Resultatet från aktiviteten är en rapport som bedömer hur väl systemet motsvarar våra krav som de formulerats i processbeskrivningar och informationsmodeller samt hur vi uppfattar stödet från HiS. Utvärderingen fortsätter tills något framkommer som visar att systemet inte är lämpat som grund för Ladok3 eller att vi väljer att utgå från det. På styrgruppens möte i juni fattas beslut om del ska fortsätta eller avslutas. Om del fortsätter är det sannolikt svårt att hålla nuvarande tidsplan. Utvärderingen av HISinOne ingår då fortsatt i underlaget i del Övergripande lösningsförslag som ska presentera ett eller flera lösningsförslag som på bästa sätt möter alla mål och krav som ställs på lösningen, från direktiv och från verksamheten. 6.3.2 Övergripande lösningsförslag I aktiviteten Övergripande lösningsförslag ska en sammanhållen systemarkitektur presenteras som uppfyller verksamhetens krav på det nya IT-stödet Ladok3. Lösningsförslaget ska beskriva slutmålet för Ladok3 och vilket arbete som behövs för att nå dit. I lösningsförslaget beskrivs en eller flera bästa tänkbara lösningar med motivering till hur och i vilken grad de uppfyller den samlade kravoch målbilden. Vidare ska lösningsförslaget beskriva vilka delar av systemstödet
Sida 19 av 21 som ska upphandlas, anpassas eller utvecklas i egen regi och vilket arbete som behövs för integration till redan existerande systemmiljö. Utöver ovanstående ska aktiviteten också omfatta val av systemkomponenter och utvecklingsmiljö, metodstöd för utveckling och test samt framtagning av en initial datamodell. Till detta kommer en övergripande tidsplan för genomförandet och en kostnadsuppskattning för varje föreslagen lösning (en eller flera). Beslut om ett övergripande lösningsförslag innebär ett viktigt ställningstagande inför genomförandet och lösningsförslaget utgör därför en viktig remisspunkt för. Aktiviteterna i del följer fyra tänkbara lösningsspår. Oavsett vilket/vilka spår som presenteras som det slutliga lösningsförslaget har del flera stora vägval kvar innan ett resultat kan levereras. De fyra spåren baseras på antingen en egen lösning eller på en extern huvudkomponent (HISinOne). Då HISinOne är en sammanhållen lösning kan den antingen byggas ut eller kompletteras med externa applikationer med saknade tjänster. Grundapplikationen måste också anpassas till våra behov vilket antingen kan göras av leverantören HIS eller av konsortiets teknikleverantör. Sannolikt behövs både och. En egen lösning kommer sannolikt bestå av en kärna och ett antal tillägg vilka alla kan antingen utvecklas i egen regi, anskaffas som samarbeten eller upphandlas. Grundarkitekturen har till syfte att möjliggöra olika kombinationer av tillägg beroende på lärosätets behov. Kärnan ska innehålla de delar som inte är avskiljbara och som måste användas av alla konsortiemedlemmar. Projektet studerar tre olika sätt att ta fram framförallt kärnfunktionaliteten: 1. Helt förutsättningslös nyutveckling 2. Använda erfarenheter och samordningsfördelar med NyA 3. Refaktorisera nuvarande Ladok (LpW) Det sista alternativet innebär en stegvis förändring av nuvarande Ladok tills målarkitekturen uppnås, metoden syftar till att minska risken för projekthaveri genom att teoretiskt kan avbrytas efter varje fas i utan att investeringen går förlorad. Syftet med alternativ 2 och 3 är att ta fram beslutsunderlag för att välja eller att välja bort dessa realiseringsmetoder. För löpande förankring av arbetet med del har en expertgrupp rekryterats som består av systemarkitekter, säkerhetsansvariga och driftkunniga. Det övergripande lösningsförslaget remissas till samtliga Konsortiemedlemmar och övriga utpekade remissmottagande organisationer.
Sida 20 av 21 6.3.3 Förberedelser för realisering Aktiviteten syftar till att snabbare komma igång med produktionen efter BP3 genom att redan under remissarbetet förbereda för produktionsfasen i enlighet med det förslag som går ut på remiss. Kravspecifikationen ska detaljeras, eventuell upphandling ska förberedas, organisationsförslag tas fram och tekniska val göras. Förberedelsearbetet hänger sannolikt ihop med migreringsplaneringen.
Sida 21 av 21 7 Bilaga tidsplan från oktober 2010 Tidsplanen nedan är densamma som presenterades i oktober 2010.