Min syn på optimal gruppsammansättning I PU-processen KPP306 Produkt- och processutveckling Veve Rydstedt 4/5/2010 Handledare: Rolf Lövgren
Inledning Genom mina år som student på MDH har jag fått möjlighet att arbeta såväl i grupp som individuellt. Tillfällen, då jag har arbetat i olika projektgrupp har gett mig värdefulla erfarenheter. Dessa erfarenheter har väckt mitt intresse för grupparbetets för och nackdelar. Jag vill diskutera frågor om grupparbete. Varför skapas grupper? Hur kan gruppsammnsättning påverka arbetets resultat? Presterar grupper bättre än individen? Hur ska grupperna skapas, så att effektivitet garanteras? Kan en grupp bli effektiv och verksam ändå, även om den är ihopplockad slumpmässigt? Hur säkerställs effektivitet i gruppen? Arbetet i gruppform har blivit allt vanligare i dagens samhälle. Därför känns ämnet aktuellt och behandla. I mitt essä tar jag upp min syn på gruppsammansättning, framför allt delar jag mina egna erfarenheter, åsikter och tankar. Som stöd och inspiration för mina egna reflekteringar har jag studerat litteratur som behandlar ämnet. Varför används grupper? Det finns många skäl varför grupper används. I samband med ökad konkurrens i arbetslivet ökar de komplexa uppgifterna, somkräver en mångsidig kompetens (Thylefors 2007). För att lösa sådana uppgifter krävs en grupp människor med olika kompetenser. En grupp som består av olika specialister som samarbetar mot gemensamt mål. Med förändrade tider, har den traditionella systemet med ensam ledare som själv tar beslut som berör organisationen, blivit svår att anpassa. Det komplexa omgivningen ställer stora krav på individen och större framgång kan nås genom välanpassat samarbete. Kreativitet har blivit en allt mer önskad färdighet i samband med den ökade globala konkurrensen (Eisele 2007). Arbetsgrupperna ansees öka kreativiteten 2
och innovationsförmågan hos individerna. Arbetet i grupp kan bli mer flexibelt och informationshantering underlättas. Förr förknippades företag och organisationer med något förhållandevis stabilt, hierarkist och centralt överblickbart. Nu är nyckelorden nätverk, förändring, decentralisering och flexibilitet(thylefors 2007) I min utbildning på Mälardalens Högskola har flera av kurserna innehållit jobb i projektgrupp. Tydligen, för att studenterna skulle få erfarenhet av grupparbete och vara väl förberedda till arbetslivet, då jobb i grupper är mycket vanligt förekommande. Genom utbildningens gång har jag kommit fram att jobb i projektgrupp innebär stora fördelar. En av de främsta fördelarna är att individerna i gruppen har olika erfarenheter, bakgrunder och färdigheter. Detta bidrar till att gruppen tillsammans kan nå bättre resultat än varje student individuellt. Just i studenternas fall är grupparbete mycket fördelaktigt, eftersom studenterna inte har hunnit samla på sig tillräckligt med nödvändig kunskap om ämnet. Med kompletterade färdigheter ökar gruppens styrka och gruppen kan prestera bra. Nackdelen med det är att individer i gruppen kan gå miste om viktig information. Om den, som har specialistkunskaper i ett visst ämnesområde, arbetar ensam med berörda ämnet, kan det lätt hända, att resten av gruppen inte engagerar sig i det problemet. Anledningen till det är oftast tidsbrist inte illvilja eller lathet. I sin iver att få arbetet färdigt till bestämt datum delas jobbet upp på detta viset att alla tar itu med uppgifterna som de är duktigast på. En sådan uppdelning är effektiv ur tidssparande synvinkel, men kan resultera i att studenterna missar möjligheten att lära sig nyttiga företeelser och få nya erfarenheter. Arbete gruppvis uppfattas ändå positivt av studenterna. Om man tar eget ansvar för sitt lärande, kan man få ut mycket av grupparbete. Inte minst erfarenheten hur gruppsammansättningen påverkar resultatet. Alltså, ger grupparbate den enastående möjligheten att studera gruppens samverkan från nära håll. Studenterarna har möjligheten att jämföra olika grupper, där de har medverkat och dra slutsatser vilka variabler har orsakat gruppens produktivitet. 3
Allmänt om grupper Begreppet grupp är väldigt brett. Rent allmänt kan det uttryckas som att en arbetsgrupp utgörs av människor med bestämda relationer till varandra som samverkar för att nå ett gemensamt resultat (Thylefors 2007). I arbetslivet kan man stöta på en hel del olika sorters grupper. Det finns grupper med diffusa gränser, där alla gruppmedlemmar inte ens alltid har kontakt med varandra. Men på något sätt har de gemnsamt slutmål ändå och medarbetarna är ömsesidigt beroende av varandra, när det gäller att fullgöra sina uppgifter. I arbetsgrupper har man alltså på ett eller annat sätt alltid mål som kräver samarbete för att förverkligas. En grupp, som sätts samman för att utgöra en uppgift, nå ett mål, håller inte sin ursprungliga form. Precis som omvärlden ändras, sker änadringar också i gruppen. Grupppen utvecklas och går igenom ett antal olika faser. Det finns olika teorier som beskriver gruppens utveckling mot att bli effektivt fungerande. De flesta teorierna har åtminstone tre faser gemensamt: en första beaktningsfas, en mellanfas som bland annat präglas av konflikter, där medlemmarna försöker att skapa ordningoch reda, samt slutligen en fas där gruppens medlemmar upplever sammanhållning och samarbetar effektivt. Dessa faser måste genomgås i tur och ordning, då senare faser förutsätter att man gått genom en tidigare. Man måste känna att man tillhör gruppen för att vilja att den åstadkommer något särskilt, vilket i sin tur kräver kontroll över att uppgifterna sköts. För att uppleva samhörighet krävs det att gruppmedlemmarna vet var de har varandra och att man vet vad som förväntas av varandra (Thylefors 2007). 4
Hur ska grupper sammansättas Jag har tillhört i grupper, där jag har kunnat bestämma själv, vem jag vill jobba med och grupper med förutbestämd sammansättning av studenter. Vår första tanke är ju oftast att det är skönt att arbeta med människor som vi känner väl, med kompisar som vi kan känna oss trygga med. Vi vill gärna känna bra arbetsklimat, tillit och öppenhet. Det är mänskligt att söka sig till personer som liknar oss och vi hoppas att kommunikationen inom gruppen i detta fall skulle bli fri och tydlig. Paradoxalt nog, verkar det som att sådan trygghet hämmar effektivitetn i gruppen. Relationer som vi har utöver arbetsuppgifter påverkar oss starkt. Vänskapsband gör oss försiktiga. Rädslan att såra en vän hindrar oss att kritisera gruppmedlemmarna. Vi kan gå med på beslut som vi inte gillar bara för att undvika konflikter med människor som betydelsefulla för oss utanför grupparbetsammanhang. I sådana grupper är ordning och reda viktigast och alla sorters konflikter undviks i högsta grad. Kritiken tillåts inte och gruppens produktivitet blir låg (Larsten 2000) På detta viset låter vi privatlivet bestämma över arbetet och vi når inte tillfredställande resulat i gruppen. Besvikelse, som vi känner för att arbetet inte blev så bra som förväntat kan dessutom påverka den privata relationen negativt. I detta fall kan man fråga sig vad var gemensamt mål för gruppen. Om målet var först och främst att visa bra resultat, hitta så bra lösning som helst, eller om målet var att lida genom grupparbetet med den privata relationen behållen på samma nivå som i början av grupparbetet. Men å andra sidan kan sådana grupper ibland fungera utmärkt. Ibland kan kompisrelationer vara till stor fördel. Det finns situationer där individerna i gruppen ställer upp för varandra, kompleterar varandras brister och täcker varandra. Det verkar som i vissa relationer mellan individer finns djupare förståelse om varandras tankemönster och principer. I sådana fall är det mycket lättare att anpassa sitt eget uppförande efter sina gruppmeddelemarnas. 5
Just det har fått mig att fundera vad det är som gör egentligen att gruppen fungerar bra tillsammans och att gemensamt resultat nås med lätthet. Om man utgår att människor är i grunden osjälviska, samarbetsinriktade och sociala, då skulle ju arbete i en grupp alltid ge bättre resultat än individuellt arbete. Detta verkar inte stämma i verklighteten. Människor visar stor tendens att tänka på egen nytta. Det verkar som individer i gruppen presterar bra om deras privata mål överensstämmer med gruppens mål. I denna situation känner människan att det är fördelaktigt att kämpa för att nå gruppens mål, eftersom hon samtidigt gör något som gynnar henne själv. Alltså, kan det vara så att gruppen ska sättas ihop av människor som har personliga anledningar att jobba mot hela gruppens gemnsamma mål? Men nu är det så att människor är ganska olika i sina personligheter och deras motiver och mål behöver inte alls överrensstämma. Hur får man alla att arbeta åt samma håll mot organisationens mål? När en ny projektgrupp startas börjar olika personligheter tänka på sina roller och möjligheter. Inför en ny uppgift, när människor ska från det kända in i det okända, blir reaktioneran helt olika. Några ser hot, andra ser möjligheten(larsten 2000). Drivkrafterna Det har utvecklats en rad olika metoder för att få gruppsammansättningen att bidra till produktivite och effektivitet. En av dessa metoder, Viljekraft, är framtagen av Inger Larsten. Metoden är unik och pedagogisk och leder till att människor lättare kan ändra handlingsmönster och bidra mer produktivt i en förändringsprocess för att nå organisationens mål.metoden är till för att utnyttja människors olikaheter för att sammanställa bra och produktiva grupper. Författaren presenterar nio drivkrafter som står bakom våra handlingar. Individen strävar alltid efter att uppnå det som känns meningsfullt och riktigt i enlighet med sin drivkraft. Det som känns viktigt för en person är kanske inte alls viktigt för en annan person. Om individen får arbeta utifrån sin egen drivkraft ger det stimulans, inre tillfredsställelse och trygghet. Individens naturliga motivation är att agera utifrån sina värderingar. Det är denna strävan som är själva drivkraften. (Larsten 2000) 6
Alla vi människor är olika. Våra styrkor och förmågor skiljer sig mycket från varandra. Med respekt och tolerans för olikheter får man ut det bästa av varje människa. Drivkraften påverkar, ofta omedvetet, värderingar och beteenden hos individen. Och drivkraften är nyckeln till våra olikheter. En rätt använd nyckel öppnar människors låsningar för eller emot varandra. (Larsten 2000). De nio drivkrafter som Larsten presenterar verkar intressant och användbar metod för att nå en optimal gruppsammansättning. Med insikt om drivkrafterna nås bättre resultat för verksamheten. Samtidigt kan gruppen finna stor arbetsglädje. Man kommer direkt till kärnan för motstånd och motivation hos människor och därmed uppnås effektivt samarbete. Kortfattat kan man förklara att metoden använder sig av fem kraftfulla steg: Kartläggning av drivkraften 7 Intervju Ökad självkännedom om vad som ger energi och mening i arbetet och varför det gör det. Grund för personlig utveckling. Insikt av egen och andras värderingar Seminarium Nyckel till att överbrygga motsättningar för att nå övergripandemål. Grund för effektivt samarbete med gemensamt språk och förståelse för olika sätt att bidra. ViljeAnalys för gemensamma värderingar Seminarium Enighet om vägval även i det kritiska frågor som man tidigare inte kunnat enas om. Effektivt beslut som alla står bakom. HandlingsKraft för genomförande Seminarium Handlingsplaner som fungerar.förmågan att hantera ständiga förändringar. Håll processen levande
Coaching Integrering av drivkrafter med aktuella verksamhetsfrågor. Med kartläggning av drivkrafterna nås bättre förståëlse såväl om sig själv som medarbetare. Metoden ger möjligheten att sätta ihop grupper som fungerar bra tillsammans. Istället för att tvinga individer i ramar som verkar lämpliga för grupparbetet, kan deras beteende tas till vara på ett smart sätt. För att en grupp ska kunna optimera den kraft som finns inom den är det viktigt att ge utrymme för både individualisterna och för gruppmänniskorna. Tillåt individer att vara individer också i gruppen (Larsten 2000). Metoden tar hänsyn för personlig utveckling, individens ökad självkännedom ses som grundläggande beståndsdel. Nackdelen med metoden skulle vara att den verkar vara rätt så koplicerad och tidskrävande. Även om det skulle vara nyttigt att använda metoden för en optimal gruppsammansättning finns det fara, att detta aldrig blir av på grund av tidsbrist. Metoden kräver noggranna analyser av personlighet och även om det skulle göra stort nytta att komma till insikt och förstå sina innersta drivkrafter, kan det hända att i verkligheten väljs det bort att lägga ner tid på detta. Möjligtvis kommer man att säga att det där är en mycket bra metod som vi kommer säkert att använda nästa gång vi ska sätta samman en grupp. För att nästa gång har vi bestämt mer tid. Oftast förbisees att tiden som skulle investeras i att sammansätta en opimal grupp skulle leda till bra resultat med mindre ressurser. När människor blir bekräftade bidrar de till övergripande mål på sitt sätt och med sina styrkor. Då ökar också motivationen och produktiviteten! Med respekt och tolerans för olikheter får man ut det bästa av var och en(larsten 2000). De gånger jag själv har jobbat i projektgrupper där handledarna har valt ut gruppmedlemmarna, tycker jag att arbetet har fungerat lika bra (eller dåligt) som de gånger vi, studenter själv har fått välja gruppmedlemmar. I båda fall har det kännts att arbetet skulle kunnat effektiviserars under vissa förutsättningar. Om gruppen fungerar bra eller dåligt verkar inte bero så mycket på om individeran i gruppen matchar eller inte. Snarare handlar det om att förstå sina medarbetare. Många gånger har det kännts att det skulle underlätta om man 8
förstår bakomliggande anledningar, varför någon i gruppen agerar på ett vist sätt. Att analysera sig själv och gruppmedlemmar skulle öka förståelsen om varandra och bidra till effektivare resultat. Slutsatser För att få grupparbete att fungera och att få gruppen att prestera effektivt krävs extra stort arrangemang och mycket hårt arbete. Om slumpmässigt utvalda människor sätts samman i en grupp och deras arbete jämförs med människor som utgör sitt arbete individuellt, visar det sig oftast att gruppen presterar sämre. Ändå behöver man inte ge upp tanken att arbeta i grupp. Om grupparbete organiseras rätt och om gruppen består av individer som fungerar bra ihop finns det stora vinster att göra. Om företag stasar på grupparbete, krävs det att gruppen designas och utvecklas med stor noggrannhet. Man måste tänka långsiktigt och se misstag som möjlighet att förbättra gruppen i framtiden. Man ska inte vara rädd för att lägga ner tid på gruppens optimala sammansättning. Tiden som har använts för att skapa den optimala gruppen kommer att betala sig. Utöver dat att gruppen kommer att vara effektivare och prestera bättre finns det fördelar som att medarbetarna känner sig mer motiverade. Att känna tillfredställelse och själförverkligande är viktigt för människor. Djup förståelse om sig själv och sina gruppmedlemmar ökar möjligheten för bättre grupparbete. Gruppen kan möta de höga krav att effektivt arbeta mot gemensamt mål, samtidigt som förändringar så ställs ett högt krav på att gruppen lyckas med att arbeta mot samma mål, samtidigt som de måste kommunicera på samma nivå och dela kunskap på ett sätt som främjar arbetet som projektet innebär. 9
Referenser Ingela Thylefors (red) Arbetsgrupper Från gränslösa team till slutna rum(2007) Författarna och Bokförlaget Natur och Kultur, Stockholm Inger Larsten Olikheter - en styrka (2000) Svenska förlaget liv och ledarskap AB Per Eisele Att använda arbetsgrupper effektivt Liber AB 10