DYNAMISKA INKÖPSSYSTEM (DIS) - Sara Wedholm och Erik Edström
Innehåll: Vad är ett DIS och hur fungerar det? (Sara) När är DIS lämpligt och hur kan det användas? (Erik)
Helt elektroniskt system för att anskaffa: varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden och har egenskaper som tillgodoser den upphandlande myndighetens behov. (8 kap. 1 NLOU)
Vad är ett DIS och hur fungerar det?
Vad är DIS? Inte ett eget upphandlingsförfarande följer selektivt förfarande. Elektronisk metod för elektronisk upphandling. 8 kap NLOU Elektroniska metoder för upphandling tillsammans med e- auktioner och e- kataloger. All kommunikation ska vara elektronisk, muntlig kommunikation får uttryckligen inte användas.
Tvåstegsförfarande enligt selektivt förfarande Steg 1 Systemet inrättas kvalificering Systemet i drift - löpande annonsering, kvalificering och bedömning Steg 2 Kontrakt tilldelas
Öppet för alla leverantörer som uppfyller urvalskriterierna under hela giltighetstiden, antalet får inte begränsas. Detta är den stora skillnaden mellan DIS och ramavtal När systemet drivs av en inköpscentral får det även vara öppet för successivt tillträde av UM. Det finns ingen legal tidsbegränsning för ett DIS giltighetstid. Inga avgifter får tas ut från leverantörer som vill delta i/är parter i systemet.
Processen - Steg 1 Steg 1 Systemet inrättas kvalificering (IC) Anbudsinfordran : Avser DIS de anskaffningar och kvantiteter Giltighetstiden Kategorier Andra UM? kvalificeringskrav Tilldelningskriterier Tidsfrister: Minst 30 dagar för ansökan 10 dagar utvärdera ansökningarna Kan förlängas
Processen - Löpande annonsering m.m. Systemet i drift - löpande annonsering, kvalificering och bedömning (IC) Tidsfrister: Utvärdera ansökningar inom 10 dagar (kan förlängas till 15) Leverantörer 5 dagar uppdaterad egenförsäkran
Processen - Steg 2 Anbudsinbjudan : Kravspecifikation Tilldelningskriterier får preciseras Kontroll av uppgifter i ESPD Tilldelningsbeslut Frivillig avtalsspärr Tidsfrister: Huvudregel: Minst 10 dagar att lämna anbud. UM som inte är centrala UM får komma överens om kortare Steg 2 Kontrakt tilldelas (UM/IC)
Överprövning av DIS Steg 1 och blå rutan : ÖP av leverantör som inte antas. Steg 2: ÖP som vid FKU; om frivillig avtalsspärr. Annars ogiltighetstalan under vissa förut- sättningar (inte bjudit in alla eller inte använt rätt tilldelningskriterier). ÖP i steg 2 kan även omfatta beslut i steg 1 att anta viss leverantör i systemet.
Skillnad DIS och Ramavtal Dynamiskt inköpssystem - Öppet för nya leverantörer under hela giltighetstiden. Antal leverantörer får inte begränsas - Upphandlingsförfarandet är styrt - Giltighetstiden är inte begränsad enligt lag - Nya UM får tillkomma och avropsberättigade behöver inte anges. - Administrativ avgift får inte tas ut av leverantörer som ansöker/ deltar före/under giltighetstiden - Kontrakt tilldelas enligt vanliga tilldelningskriterier - Stängt för nya leverantörer under ramavtalsperioden och antal leverantörer begränsas -Olika upphandlingsförfaranden kan väljas - Giltighetstid maximalt fyra år om ej särskilda skäl finns - Nya avropsberättigade UM kan inte tillkomma och avropsberättigade anges - Administrationsavgift kan tas ut av leverantörer under avtalsperioden -Kontrakt tilldelas genom Fördelningsnyckel/FKU Ramavtal
Fördelar och nackdelar
Fördelar och nackdelar Leverantörer och UM kan tillkomma. Större möjligheter för SME - ökad konkurrens och större flexibilitet. Mindre sårbart om en leverantör faller ifrån. Bra på områden med förändring på leverantörsmarknaden samt korta produktcykler. Sannolikt minskad risk för ÖP då en leverantör inte är utestängd under en hel ramavtalsperiod. En effektiv avropsprocess om systemstöd kan nyttjas fullt ut. En ny upphandlingsteknik och praktisk erfarenhet saknas. Det kan bli resurskrävande om det inkommer ansökningar och anbud från ett stort antal leverantörer. Ett stort antal leverantörer kan minska drivkraften för en enskild leverantör att inkomma med anbud då chansen att vinna blir liten. Uppföljning med många leverantörer riskerar att bli mer automatiserad med färre personliga möten och riktade revisioner.
När är DIS lämpligt och hur kan det användas?
Olika sätt att se på vilka produkter som är lämpliga UHM: Systemet är avsett att lämpa sig för tilldelning av kontrakt för standardiserade produkter såsom till exempel livsmedel, kontorsmaterial och förbrukningsartiklar. specifikt DIS Behov Ramavtal flera leverantörer och förnyad konkurrensutsättning Generellt, aggregerat Ramavtal 1 lev eller rangordning centraliserad Leverantörssidan fragmentiserad
Inköpscentralens roll Market maker DIS IC:s roll Ramavtal flera leverantörer och förnyad konkurrensutsättning Tilldelande UM Ramavtal 1 lev eller rangordning Större frihet för UM
Avgränsning av DIS Hur väl ska upphandlingsföremålet och avtalsvillkoren specificeras i samband med steg 1? Hur stor frihet ska UM ha att definiera upphandlingsföremålet i sina avrop? Laptops Mycket flexibilitet mer komplicerat att använda. Tunna laptops med SSD- disc, 4 GB RAM- minne, 13 skärm etc Mindre flexibilitet enklare att använda. Mallar inom ramen för Laptops som kan följas och/eller anpassas av UM. Flexibilitet och användarvänlighet.
Tänkbara andra exempel Dynamiska marknader, SME (konsulter), Produkter som utvecklas (fordon, datorer) Överprövningsbenägenhet (möbler?)
Exempel från utlandet Persondatorer Inkassotjänster AV- produkter Livsmedel Elektrikerarbeten Försäkringstjänster Möbler Handikapphjälpmedel Medicin Värmepumpar Solpaneler Kaffeautomater Kommissionen har räknat ut att 25% av DIS våren 2016 avsåg konsulttjänster
SKI Pilotprojekt Bränslepellets Befintligt ramavtal låg användning pga. lokala leverantörer saknas i ramavtalet Enkel kravspecifikation i grunden - möjlighet till preciseringar Utvärdering med hänsyn till lokala faktorer Steg 2 genomförs av SKI