Välkommen till vårens Avropadag!

Transkript

1 Välkommen till vårens Avropadag!

2 Program (förmiddag) Registrering, samt kaffe och smörgås Inledning av Agneeta Anderson, avdelningschef Aktuellt på upphandlingsenheterna DIS Aktuellet på förvaltningsenheten Informationssäkerhet E-handel Kaffepaus Swedwatch berättar om arbetet med riskklassning av våra ramavtal Frågestund Lunch

3 Program (eftermiddag) Pass 1 Spår 1 - Programvaror och tjänster, bl.a. om Pensionsmyndighetens erfarenheter Spår 2 - Tryckeritjänster Spår 3 Fordon och drivmedel Pass 2 Spår 4 - Juridikpass om avtalsbrott, reklamationer och påföljder m.m. Spår 5 Användarnära ITprodukter Spår 6 Datacenter Kaffepaus Mingel med enklare förtäring Dagen avslutas

4 Inledning Agneeta Anderson

5 Våra fokusområden E-handel Hållbar upphandling - miljö Informationssäkerhet Hållbar upphandling socialt och etiskt Innovation Kommunikation

6 Aktuella upphandlingar och förstudier Varor och tjänster

7 Pågående upphandlingar - V&T Annonserat Hotelltjänster Språk- och översättningstjänster Flygresor utrikes FFU Bemanningstjänster Städtjänster Litteratur

8 Pågående förstudier - V&T Fordonsförhyrning Flyttjänster Profil- och presentartiklar Säkra förvaringar Hotelltjänster (hela Sverige) Tolkförmedlingstjänster

9 Kommande projekt - V&T Konferens och möten TFT-portal Flyg inrikes Elektronik Gåvokort Medieförmedling Belysningsarmaturer

10 Sociala krav i 4 strategiska upphandlingar 1. Flyttjänster 2. Städtjänster 3. Bemanning 4. Utrikes flygresor

11 Aktuella upphandlingar och förstudier IT och telekom Hans Sundström

12 Pågående upphandlingar ITU IT-drift selekteringsbeslutet fattat IT-utbildning ej prövningstillstånd Datacenter Klienter selekteringsbeslut fattat Mobiltelefoner Telefoniprodukter Managementtjänster

13 Nya IT-drift Omfattning som tidigare men större flexibilitet vid avrop Bättre tillgodose små myndigheters behov Möjlighet till förhandling vid avrop Sammanskrivna och uppdaterade avtalsvillkor: o universella o framtidsorienterade Fokus på IT-säkerhet Myndigheterna kan avropa omfattning utifrån eget behov Sic möjliggör ramarna - Myndigheterna specificerar detaljerna

14 Telefoniprodukter Telefoniprodukter med tillhörande tjänster såsom: abonnentväxlar, telefoner, hänvisningssystem, kontaktcenter, inomhusnät och personsökare, samt underhåll, service, support. Ramavtalet Telefoniprodukter 2012 löper ut den 31 maj Förstudien startade i augusti och vara klar i november då den publicerades. Angränsande ramavtal (med viss överlappning): o Fasta och mobila operatörstjänster och transmissionstjänster (FMOT) o Kommunikation som tjänst (KST) o Mobiltelefoner 2012 o Nätverksprodukter 2012 o Digitala mötesrum

15 Pågående förstudier ITU Grossistverksamhet på Statens inköpcentral Innovationer i upphandlingar Telekom och datakom - en översyn av offentlig sektors användning av ramavtalen AV-produkter och digitala mötesrum Dokumenthantering skrivare nu avslutad och publicerad

16 Innovationer i upphandlingar

17 Skrivare tjänster och produkter Upphandlingen startas denna vecka. Inbjudan till kommuner och landsting att delta kommer om några månader.

18 Tele- och datakom Översyn och analys av samtliga ramavtal inom området tele- och datakom o Kommunikation som tjänst o Fasta och mobila operatörstjänster och transmissionstjänster o Digitala mötesrum o Mobiltelefoner o Telefoniprodukter Målet är ta reda på vilken struktur som kommande ramavtal bör ha för att vara ändamålsenliga och fungera från 2018 och framåt. Dialog med branschen för att få en större förståelse för leverantörernas syn på området. Förstudien ska vara klar i september 2016 och kommer att publiceras på avropa.se.

19 Dynamiska inköpssystem Sara Wedholm

20 Projekt DIS Statens inköpscentral har genomfört en förstudie för att undersöka: o vad dynamiska inköpssystem är och o hur det är tänkt att fungera o när det kan vara lämpligt att använda o vilken internationell erfarenhet som finns o stödsystem för upphandlingstekniken. Förstudien finns publicerad på avropa.se. Pilotprojet planeras.

21 Dynamiska inköpssystem (DIS) Helt elektronisk process för återkommande inköp av varor, tjänster och/eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden. o Så länge dessa förutsättningar är uppfyllda finns ingen begränsning. Syftet är att få tillgång till ett särskilt brett urval av anbud, och då uppnå ett optimalt utnyttjande av offentliga medel genom en omfattande konkurrens. Följer selektivt förfarande.

22 Dynamiska inköpssystem (DIS) Öppet för alla leverantörer som uppfyller urvalskriterierna under hela giltighetstiden, antalet får inte begränsas. o Detta är den stora skillnaden mellan DIS och ramavtal. Inga avgifter får tas ut från leverantörer som vill delta i/är parter i systemet. När systemet drivs av en inköpscentral får det även vara öppet för successivt tillträde av UM. Det finns ingen legal tidsbegränsning för ett DIS giltighetstid.

23 Dynamiska inköpssystem (DIS) All kommunikation ska vara elektronisk, muntlig kommunikation får uttryckligen inte användas. För att främja SME företags möjligheter att delta bör systemet delas in i objektivt definierade kategorier. o Urvalskriterier specificeras per kategori E-auktioner får användas vid tilldelning av kontrakt enligt ett DIS. Elektroniska kataloger får användas och tilldelning får genomföras på grundval av kataloger som uppdateras.

24 Tvåstegsprocess 1: Systemet inrättas Leverantörer börjar ansöka om att delta. Alla leverantörer som uppfyller urvalskriterier ska få delta. Ansökan kan även göras löpande Systemet är i drift UM har granskat och granskar löpande ansökningar enligt urvalskriterier och godkänner leverantörer 2: Tilldelning av kontrakt. Anbudsinbjudan skickas till godkända anbudsgivare och tilldelning av kontrakt sker

25 Analysera och ta fram Information i den Förutsättningar Steg 1, Systemet inrättas Undersök och specificera omfattningen av DIS Anbudsinfordran publiceras (även fortlöpande under giltighetstiden) Utvärdering av ansökningar - Vilka varor och/eller tjänster som ska omfattas samt hur stort behovet är - Gör en marknadsanalys, undersök kategoriindelning - Beskriv omfattning och ev. indelning - Uteslutningsgrunder - Urvalskriterier, dvs proportionerliga krav på leverantören utifrån 1. behörighet att utöva yrkesverksamhet, 2. ekonomisk och finansiell ställning 3. teknisk och yrkesmässig kapacitet - Tilldelningskriterier - Att det avser ett DIS samt information om ev. kategorier - Giltighetstiden - Ansökningstid, minst 30 dgr vid inrättande, sker sedan löpande - Information om ev. förlängd tidsperiod för utvärdering vid inrättande - Om systemet drivs av en inköpscentral och får användas av andra UM - Fullständig/ fri tillgång till upphandlingsdokument med information om; vilken typ av köp och kvantiteter, teknisk beskrivning om systemet (ex funktioner, spec.) samt urvalsoch tilldelnings kriterier - Utvärdering inom den angivna perioden om ingen anbudsinbjudan skickats för avrop i DIS. - Utvärdering sedan löpande inom tio arbetsdagar från mottagandet av ansökan. Får i enskilda fall förlängas till 15 arbetsdagar när skäl föreligger, ex för att granska kompletterande dok. eller urvalskriterier. - Endast berörd leverantör behöver underrättas om godkännande i DIS. Ett beslut att inte godkänna en leverantör ska motiveras. Upprätta rapport för DIS

26 Tidsfrister Tidsfrist inkomma med första anbudsansökningarna 30 dagar 10 dagar Öppning av anbudsansökningar Angiven eventuell förlängning av Utvärdering utvärdering x dagar Första inbjudan att lämna anbud för en specifik upphandling (avrop) kan skickas i systemet

27 Förutsättningar Förutsättningar Förutsättningar Steg 2, Tilldelning av kontrakt Inbjudan att lämna anbud Utvärdera anbud Kontrakt - Samtliga godkända leverantörer inom aktuell kategori ska erhålla anbudsinbjudan. -Utvärdering kan ske av UM eller inköpscentralen beroende på vad som angetts vid inrättande av DIS -UM ska snarast möjligt informera om tilldelning av kontrakt på samma sätt som andra förfaranden. - Tilldelningskriterierna får vid behov preciseras - Tidsfristen för att komma in med anbud ska vara minst 10 dagar från den dag då inbjudan att lämna anbud skickades - Tilldelning av kontrakt ska ske till den anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som angetts - Vid tilldelning av kontrakt ska avtalsspärr inte gälla utan överprövning kan ske av ett avtals giltighet. Bestämmelserna om ogiltighet ska inte tillämpas om UM skickat underrättelse om tilldelningsbeslutet och iakttagit en avtalsspärr (motsvarande ramavtal)

28 Skillnad DIS och Ramavtal Dynamiskt inköpssystem - Öppet för nya leverantörer under hela giltighetstiden - Antal leverantörer får inte begränsas - Upphandlingsförfarandet är styrt - Giltighetstiden är inte begränsad enligt lag - Nya avropsberättigade UM får tillkomma under giltighetstiden - Avropsberättigade behöver inte anges. - Administrativ avgift får inte tas ut av leverantörer som ansöker/ deltar före/under giltighetstiden - Stängt för nya leverantörer under ramavtalsperioden - Antal leverantörer begränsas -Olika upphandlingsförfaranden kan väljas - Giltighetstid maximalt fyra år enligt lag om ej särskilda skäl finns - Nya avropsberättigade UM kan inte tillkomma - Avropsberättigade anges - Inga legala tveksamheter om administrationsavgift. Ramavtal

29 Överprövning Vid tilldelning av kontrakt ska inte avtalsspärr gälla. Överprövning ska i stället kunna ske av ett avtals giltighet. o Bestämmelser om ogiltighet ska inte tillämpas en underrättelse om tilldelningsbeslutet skickats samt en avtalsspärr iakttagits (motsvarande avrop från ramavtal). Ett beslut om tilldelning av ett kontrakt kan överprövas som vilket tilldelningsbeslut som helst och ett beslut att inte ta med en leverantör i systemet kan också överprövas. Det tveksamt om leverantörer som godkänts i ett DIS ska kunna begära överprövning av beslut att godkänna andra leverantörer då leverantörer som redan anslutits inte kan anses lidit skada.

30 DIS i andra EU länder Österrike (BBG) o Varu- och kaffeautomater o Gatubelysning England (YPO) o Möbler o Indrivningstjänster o Internetanslutningar o Vind- och solkraft o Värmepumpar Italien (Consip) o Farmaceutiska produkter, o Hjälpmedel för funktionsnedsättningar o Medicin o ICT, hårdvara och mjukvara o Livsmedel o Försäkringstjänster för fordon

31 Övriga funderingar? Tack för er tid! Sara Wedholm

32 Aktuellt på förvaltningsenheten Zofia Sola

33 Vad händer på förvaltningsenheten?. Informationssäkerhetsprojekt CSR - risklassning av ramavtal Revisioner Systematisk uppföljning av ställda krav Frukostseminarier med juridiska frågor Förbättring av information på Avropa.se Ökad användning av webbinära möten/videoinspelningar

34 Vad hände på förvaltningsenheten? Filmer med information på Avropa.se Frågor och svar på respektive ramavtalssida Arbetar med att förenkla avropsblanketter Uppdaterad broschyr med info om upphandlingar och ramavtal Kundnöjdhetsmätning november LNI mättning

35 Informationssäkerhetsprojektet Gabriella Sydorw & Jan Lundh Sid 35

36

37 Vem gör vad? Statens inköpscentral ansvarar för att: säkerställa att ramavtal ingås och förvaltas ramavtalet på en övergripande nivå fungerar för olika myndigheter Avropsberättigade myndigheter ansvarar för: att avropet sker i enlighet med ramavtalet att precisera och anpassa kravställningen efter det egna behovet

38 Kort om projektet Projektets bakgrund Behovet av en förbättrad hantering av informationssäkerhet i offentlig sektor är väldokumenterad - Upphandling är utpekat som ett lämpligt verktyg i sammanhanget Projektets syfte Förbättra kravställningen i upphandlingar och stödet under förvaltningsfasen Projektets målsättning Att utveckla lämpligt stöd vid avrop

39 Informationssäkerhet som del av våra processer Förstudie Informationssäkerhetsaspekter uppmärksammas Framtagning av exempelvis avropsexempel under förvaltningsfasen Krav på informationssäkerhet Förvaltning Upphandling

40 Vår målsättning Statens inköpscentral vill möjliggöra och underlätta för avropande organisationer att kunna kravställa på informationssäkerhet utifrån sitt egna informationssäkerhetsarbete. Statens inköpscentral vill även etablera ett sammanhållet arbete vad avser informationssäkerhet vid upphandling och förvaltning av ramavtal.

41 Krav på e handel Ulla-Karin Josefsson

42 Förutsättningar för att kunna ställa krav på e-handel i ramavtal Varierar mellan olika ramavtalsområden (olika typer av varor och tjänster) SIC utreder förutsättningar för e- handel i förstudier inför varje nytt ramavtal som ska upphandlas (involverar både leverantörer och myndigheter) Kraven är utformade utifrån SFTI:s handledning för att ställa krav på e-handel vid upphandling

43 Exempel på nya upphandlingar med e-handelskrav Kontorsmateriel från Användarnära IT-produkter från Klienter Upphandling pågår Datacenter Upphandling pågår Telefoniprodukter Upphandling pågår Litteratur, tryckta böcker och e- böcker upphandling pågår

44 Swedwatch Linda Scott Jakobsson

45 - Granskar företag och branscher utifrån mänskliga rättigheter och miljö, rapporter filmer - Informerar konsumenter - Offentlig upphandling, helpdesk, rådgivning, utbildning, mm

46 Riskanalyser av utvalda produkt- och tjänstekategorier under Kammarkollegiets ramavtal Möbler och inredning Ljuskällor IT och telekom Profil- och presentartiklar Kontorsmateriel, kontorspapper, tidningar, böcker och trycktjänster Hygien- och städprodukter Kaffe- och vattenautomater automater med tillhörande varor Drivmedel Tjänstefordon och förmånsbilar

47 Riskbedömning Varje varu- eller tjänstekategori bedöms utifrån risker för MR, arbetsrätt, och korruption. Varje ramavtalsområde klassificeras utifrån en sammanvägning av riskerna i de tre olika kategorierna.

48 Syfte och Metod Ge övergripande information till myndigheten om riskerna kopplade till den specifika varan eller tjänsten. Avgör vilka sociala krav som bör ställas, samt vilka risker en potentiell leverantör bör känna till och bör kunna redogöra för hur dessa motverkas. Översiktlig kartläggning av produktionsländer och leverantörskedjor, genom kontakt med ramavtalsansvariga och leverantörer. Genomgång av generella risker i de primära produktionsländerna samt dokumenterade risker i relevanta industrier kopplade till varan eller tjänsten. Redogörelse för befintliga och betrodda branschinitiativ, certifieringar och organisationer som är relevanta för varan eller tjänsten. Ett levande dokument riskbilden förändras.

49 Återkommande risker Långa kedjor, många leverantörer Låg spårbarhet Sociala risker tillverkningsindustrin i Asien för många produkter Migrantarbetare särskilt utsatta Råvaruproduktion och utvinning av metaller sociala och miljömässiga risker Barnarbete Urfolks rättigheter och försörjningsmöjligheter kränks

50 Tack! Linda Scott Jakobsson

51 Hur kommer SIC använda riskklassningen i sitt arbete? Upphandling Stöd för en mer relevant och effektivare kravställning Uppföljning Stöd för vilka områden/branscher som bör prioriteras vid uppföljning av sociala krav Stöd för vad uppföljningsåtgärden bör fokusera på

52 Program (eftermiddag) Pass 1 Spår 1 - Programvaror och tjänster, bl.a. om Pensionsmyndighetens erfarenheter Spår 2 - Tryckeritjänster Spår 3 Fordon och drivmedel Pass 2 Spår 4 - Juridikpass om avtalsbrott, reklamationer och påföljder m.m. Spår 5 Användarnära ITprodukter Spår 6 Datacenter Kaffepaus Mingel med enklare förtäring Dagen avslutas

53 Spårvagnshallarna BILJETTEN SPÅRVAGNEN KONDUKTÖREN

54 Välkommen att kontakta oss Kontakta ramavtalsansvarig förvaltare vid frågor om ett ramavtal, se avropa.se. Kontakta helpdesk vid juridiska frågor om ramavtalen: (måndag, onsdag och fredag klockan 9-11). För övriga frågor: eller Våra webbplatser: avropa.se och kammarkollegiet.se. Prenumerera på vårt nyhetsbrev. Vid övriga upphandlingsfrågor: Kontakta upphandlingsmyndigheten.se.

55 Lunch Lunch