Utvärdering av SKL Kommentus pilotprojekt för dynamiskt inköpssystem för bränslepellets

Transkript

1 Utvärdering av SKL Kommentus pilotprojekt för dynamiskt inköpssystem för bränslepellets Genomförande Författare: Anna Larsson, bolagsjurist SKL Kommentus. 1 (23)

2 Innehåll 1 Inledning Sammanfattning Rapportens innehåll Vad är ett Dynamiskt inköpssystem? Bakgrund till SKIs DIS för bränslepellets Förarbete Genomförande Några ställningstaganden avseende Bränslepellets Att definiera inköpscentralens roll Avtal med SKI och administrativ avgift Avropsberättigade och avropsvolymer Hur man anger upphandlingsföremålet Steg 1 - Kvalificeringsfasen Erfarenheter kring kvalificeringsfasen Problem med TendSign och upphandlingens administrativa upplägg Steg 2 Specifika upphandlingar SKIs ansvar för processen och de specifika upphandlingarna Upphandlande myndigheters erfarenheter Enkätresultaten Slutsatser Leverantörernas erfarenheter Enkätresultaten Slutsatser Statistik om anbuden i de specifika upphandlingarna Tilldelningsprocessen och efterannonsering Några jämförelser med SKIs tidigare ramavtal för bränslepellets Rekommendationer Rekommendationer När fungerar det att använda DIS? Att tänka på i en förstudie Övriga insatser/åtgärder (23)

3 1 Inledning 1.1 Sammanfattning SKL Kommentus inköpscentral (SKI) var 2017 först i Sverige med att annonsera ett dynamiskt inköpssystem (DIS). SKIs DIS avser en upphandling av bränslepellets som annonserades i upphandlingsverktyget TendSign den 10 mars Under de första månaderna av DISets giltighetstid har SKI genomfört elva tilldelningar av kontrakt åt upphandlande myndigheter genom DISet. Denna utvärdering syftar till att kartlägga vilka utmaningar och eventuella risker som SKL Kommentus har identifierat under arbetet med DISet för bränslepellets och till att ge upphandlare respektive kategori- och avtalsansvariga vägledning i vilka omständigheter som behöver utredas och vilka avväganden som behöver göras i en förstudie inför upprättande av ett DIS. Rapporten har tagits fram i nära samarbete med ansvarig upphandlare Evelina Emanuelsson, kategoriansvarig Jan Jäderberg och bolagsjuristen Erik Edström. 1.2 Rapportens innehåll Utvärderingen innehåller inledningsvis en kort beskrivning av SKL Kommentus och SKIs förarbete och vilka ställningstaganden som gjorts inför upprättandet av DISet. I avsnitt 3.2 och 3.3 redogörs för genomförandet av steg 1, dvs. kvalificeringen av leverantörer, respektive steg 2, dvs. specifika upphandlingar. SKL Kommentus har inom ramen för utvärderingen av steg 2 skickat ut elektroniska enkäter för att få en tydligare bild av leverantörernas och de upphandlande myndigheternas erfarenheter av DISet för bränslepellets. Slutligen föreslår SKL Kommentus ett antal rekommendationer till framförallt upphandlare som överväger att använda ett DIS och även ett antal åtgärder som SKL Kommentus och SKI kommer att genomföra för att underlätta inför framtida DIS på inköpscentralen. 1.3 Vad är ett Dynamiskt inköpssystem? Ett dynamiskt inköpssystem (DIS) är ett helt elektroniskt system i två steg. Systemet följer det selektiva förfarandet, vilket innebär att steg 1 utgör kvalificering av leverantörer. Steg 2 är där kontraktsföremålet definieras slutligt, anbud lämnas och tilldelning av kontraktet sker. Skillnaden mot ett vanligt selektivt förfarande är att steg 1 görs en gång per leverantör under hela DISets löptid medan steg 2 genomförs återkommande genom anbudsinbjudningar till de leverantörer som klarat av steg 1 och därmed är antagna leverantörer i DISet. Denna grupp bildar en slags leverantörspool som förändras över tid i och med att nya leverantörer succesivt får ansluta sig till DISet. Både vanliga upphandlande myndigheter och inköpscentraler kan sätta upp och driva DIS. Bilden nedan utgår från ett DIS som drivs av en inköpscentral (IC). När en inköpscentral driver ett DIS utför den alltid steg 1 och den löpande kvalificeringen av leverantörerna. När det gäller steg 2 kan inköpscentralen välja om detta steg ska utföras av inköpscentralen för de upphandlande myndigheternas räkning eller om de upphandlande myndigheterna ska utföra det själva. 3 (23)

4 Vid varje köp som en upphandlande myndighet genomför eller som en inköpscentral genomför åt en upphandlande myndighet ska anbudsinbjudan ställas till samtliga leverantörer i leverantörspoolen. Dessa får sedan lämna anbud och konkurrera om kontraktet. 1.4 Bakgrund till SKIs DIS för bränslepellets Det första steget i SKIs DIS-projektet Bränslepellets bestod i att SKL Kommentus juridiska avdelning (JA) utredde tillämpligt regelverk och identifierade för- och nackdelar för inköpscentralen att ansvara för och driva DIS. Dessutom innehöll utredningen aspekter som SKI kunde beakta vid framtida överväganden om DIS ska är lämpligt för att upphandla vissa varor eller tjänster. JA genomförde en workshop om DIS där bl.a. olika tänkbara upphandlingsföremål diskuterades. JA förde även initiala diskussioner med Visma Commerce (Visma) om funktionaliteten i deras upphandlingssystem TendSign för att förstå var möjligheterna och svårigheterna med tillämpa systemet på ett DIS. Ett problem som identifierades var att Vismas DIS-lösning har begränsade möjligheter att hantera omfattande kravspecifikationer. Tendsign kan i sin nuvarande utformning vara komplicerat att använda för produkter med kravspecifikationer som har stora behov av preciseringar och justeringar för den enskilda upphandlande myndighetens behov i steg 2. Upphandlingen av bränslepellets planerades inledningsvis som ett öppet förfarande. Under förstudien diskuterades olika lösningar på problemet med den låga användningen av det utgående ramavtalet. SKI kunde konstatera att den låga användningen berodde på att den upphandlande myndigheten saknar sina lokala pelletsverk på avtalet. Följande anledningar talade för att bränslepellets var en lämplig produkt för ett pilotprojekt för ett DIS: - Kravspecifikationen är enkel och de preciseringar eller tillägg som krävs för varje enskild upphandlande myndighet är relativt få och enkla. Vismas system TendSign bedömdes tillräckligt för detta syfte. - Många kommuner har riktlinjer att beakta transportsträckor och vill att deras lokala leverantörer ska kunna konkurrera vid köp av dylika produkter. För att få hög användning av ramavtalet måste SKI få så många leverantörer på avtalet som möjligt. 4 (23)

5 - SKI avsåg att genomföra de förnyade konkurrensutsättningarna på det planerade ramavtalet själva. IC kunde alltså utföra den arbetsuppgiften i DISet och få kontroll över och lära oss av hela processen utan att skapa merarbete. - Marknaden ansågs vara ganska ovan vid att lämna anbud vid offentliga upphandlingar samt obekanta med innebörden av att vara leverantör på ett nationellt ramavtal. DIS har en fördel gentemot mindre företag då det möjliggör successiv anslutning till systemet. Företagen måste inte lämna in sin ansökan om att delta vid en viss tidpunkt, de kan återkomma redan kommande dag om det missat något i sin ansökan, det är frivilligt att lämna anbud vid alla inbjudningar att lämna anbud. Följande anledningar talade emot valet av Bränslepellets som pilotprojekt. - Att använda DIS för en så enkel produkt innebär att SKI inte tillgodogör sig de största fördelarna med ett DIS, dvs. möjligheten att anpassa kraven efter specifika behov och ta tillvara teknisk utveckling under avtalstiden. - DISet genomförs istället för en planerad upphandling som skulle ersätta ett utgående ramavtal. Om problem skulle tillstöta riskerade SKI att göra kommunerna avtalslösa. I och med att SKL Kommentus bedömde risken för överprövning i samband med upprättandet av DISet som mycket låg vågade man ta risken med den initiala tidsutdräkt det skulle innebära att växla från det öppna förfarandet till ett DIS. Efter att DISet annonserats tar det bara 30 dagar plus kvalificering (max 15 dagar) innan ett DIS är klart att användas för kontraktstilldelning. 1 2 Förarbete Förstudien för en ramavtalsupphandling av bränslepellets var i princip redan klar när SKI beslutade att genomföra pilotprojektet. Marknaden var undersökt och behoven var klarlagda. Fokus i pilotprojektet blev därför istället följande: - Hitta och testa DIS-lösningen i TendSign. Kvalitetssäkra och lösa eventuella problem i dialog med Visma. - Förankra DIS-metoden med marknaden. Visma har varit intresserade av SKL Kommentus arbete och varit måna om att lösningen fungerar. Genom diskussioner med Visma har SKL Kommentus bidragit till att förbättra den tekniska lösningen, främst genom att buggar har fixats. JA och SKI har vid behov/löpande haft både telefonmöten och fysiska möten med Visma. Inför upphandlingen har SKI fört dialog med marknaden genom telefonkonferenser, där även upphandlande myndigheter varit inbjudna, samt besök vid branschdag i Kalmar där SKI höll föredrag och talade med branschrepresentanter. I Kalmar presenterade JA den bakomliggande juridiken för DIS, kategoriansvarig berättade om kategorin Teknik och energi och ansvarig upphandlare förklarade hur ett DIS fungerar i praktiken. Alla upplevde att projektet fick god respons och att branschen genom dessa åtgärder fick en god bild av vad som komma skulle. För att även ge de upphandlande myndigheterna en bild av projektet lades information ut på hemsidan så fort beslut var fattat att bränslepelletupphandlingen skulle genomföras som ett DIS. I 1 Det ska jämföras med de cirka 60 arbetsdagar som en ramavtalsupphandling i genomsnitt tar att genomföra hos SKI. 5 (23)

6 vissa situationer har det varit nödvändigt att ta kontakt direkt med en upphandlande myndighet för att förklara vad ett DIS är. Kategoriansvarig och ansvarig upphandlare har genomfört en telefonkonferens med intresserade upphandlande myndigheter, varit på besök hos bl.a. Inköp Gävleborg, Uppsala och Inköp Sörmland samt hållit specifik telefonkonferens med Region Västmanland. Insatserna har visat att många är intresserade av DIS generellt och inte enbart av SKIs pelletsupphandling. Flera andra upphandlande myndigheter har även tagit kontakt direkt med ansvarig upphandlare. 3 Genomförande Genomförandet av ett DIS innebär i mångt och mycket samma arbetsuppgifter som en ramavtalsupphandling. Arbetsmetodiken har följt den ordinarie processen för SKIs upphandlingar, dvs. upphandlingsdokumenten upprättas, kvalitetssäkras, granskas juridiskt osv. Under annonseringstiden ska frågor besvaras och ansökningar utvärderas. Ett antal skillnader finns dock jämfört med den traditionella ramavtalsupphandlingen. Det har inneburit några nya lösningar och ställningstaganden. 3.1 Några ställningstaganden avseende Bränslepellets Att definiera inköpscentralens roll När en inköpscentral ansvarar för ett DIS sköter den alltid inrättandet, dvs. annonsering och kvalificering (steg 1). Steg två, dvs. kontraktstilldelningen kan 1. De upphandlande myndigheterna göra själva och därefter ingå avtal (halvservice), 2. Inköpscentralen göra i eget namn för att därefter överlämna avtalet till den upphandlande myndigheten som ingår avtalet (fullservice), eller 3. Ske genom en kombination av 1 och 2 (flexservice). De olika alternativen ställer helt olika krav på både inköpscentralens och leverantörens supportorganisation. För att ett halvservice-dis ska fungera effektivt är det sannolikt att föredra att respektive upphandlande myndighet loggar in i systemet för att genomföra de specifika upphandlingarna själva. Om inköpscentralen har hundratals kunder som gör egna kontraktstilldelningar blir hanteringen av supporten till dem och fördelningen av det juridiska ansvaret mellan IC och de upphandlande myndigheterna gentemot leverantören viktiga frågor att klarlägga. I och med att systemstödet hos Visma lämnar en del att önska valde SKI för bränslepellets den ovan beskrivna fullservicemodellen. Ett problem med Tendsign är att det saknas möjlighet att låsa delar av upphandlingen mellan steg 1 och steg 2, vilket ökar komplexiteten i ansvarsfördelning mellan parterna som använder DISet. Fullservicemodellen innebär generellt sett en del merarbete för inköpscentralen och vid ett mer komplext upphandlingsföremål än bränslepellets kommer sannolikt de upphandlande myndigheterna att förvänta sig en hög nivå av stöd från inköpscentralen i de specifika upphandlingarna. Om inköpscentralen enbart hanterar steg 1 kommer de upphandlande myndigheterna inte nämnvärt att minska sina transaktionskostnader vid köp via DIS. I den enskilda pelletsupphandlingen blev det emellertid inget större merarbete då stöd för tilldelning i den förnyade konkurrensutsättningen hade ingått även om SKI valt att upphandla ett ramavtal. 6 (23)

7 3.1.2 Avtal med SKI och administrativ avgift I ett DIS finns inget avtalsförhållande mellan inköpscentralen och de kvalificerade leverantörerna. Istället är det först när kontrakt ingås mellan upphandlande myndighet och leverantören som avtalsförhållanden uppstår. Detta innebär att SKIs förhållande till leverantören måste regleras i ett separat avtal. Enligt LOU-direktivet och 8 kap. 14 LOU får inga administrativa avgifter tas ut före eller under giltighetstiden för ett DIS. Av förarbetena till LOU framgår att syftet med denna reglering är att sådana avgifter skulle kunna medföra ett hinder för leverantörer, särskilt små och medelstora företag, att delta. Avgifterna skulle därmed kunna ha en konkurrensbegränsande verkan. 2 SKL Kommentus har dock gjort bedömningen att en provisionsbaserad avgift borde vara tillåten att ta ut av leverantörer som tilldelats ett kontrakt genom ett DIS. Eftersom avgiften till SKI erläggs av en leverantör som faktiskt har vunnit ett kontrakt borde avgiften inte ha en konkurrensbegränsande verkan. Denna typ av avgifter tas ut även av andra inköpscentraler inom EU, t.ex. Yorkshire Purchasing Organisation (YPO). Det finns inga villkor i avtalet om förvaltningsersättning som reglerar SKIs rätt att utesluta en leverantör ur DISet, av den anledningen att SKI inte bedömer att det håller juridiskt att utesluta en leverantör mot bakgrund av att de inte betalar den administrativa ersättningen till SKI. SKI har därför i projektet Bränslepellets valt en liknande modell som används i SKIs ombudsupphandlingar av ramavtal. Den innebär att SKI skriver ett separat avtal om förvaltningsersättning med leverantören i samband med att kontrakt ingås. I det avtalet regleras ersättningen, bestämmelser om revision osv. Avtalet finns i DISet med som ett krav i varje specifik upphandling, men leverantörerna ges även möjlighet att när som helst ingå detta avtal med SKI för alla framtida kontrakt som kan komma att ingås med upphandlande myndigheter Avropsberättigade och avropsvolymer Till skillnad från SKIs ordinarie rutiner för ramavtalsupphandlingar finns inget juridiskt krav på att de upphandlande myndigheter som avser att använda eller använder ett DIS är avropsberättigade, dvs. att de har anmält intresse för ramavtalet eller ens att de finns angivna i en lista över tänkbara avropande myndigheter. När inköpscentralen bedriver DIS är det möjligt också för upphandlande myndigheter att ansluta sig successivt. SKI har därför i upphandlingsdokumenten för bränslepellets valt en öppen skrivning om att DISet kan användas av upphandlande myndigheter inom kommunal och landstingskommunal sektor, genom att SKI tilldelar kontrakt åt dem. SKI har även öppnat för statliga myndigheter att använda SKIs DIS eftersom Kammarkollegiet saknar ramavtal som omfattar bränslepellets. SKI har däremot krävt att de upphandlande myndigheter som vill använda DISet ska bekräfta sitt intresse genom att betala den s.k. tusenlappen 3 till SKI innan avrop görs. Rutinen underlättar SKIs administration genom att den upphandlande myndigheten registreras i SKIs kund/crm-system. En utmaning med att ange en så pass vid krets av upphandlande myndigheter har varit att uppskatta hur stora volymer som DISet kan komma att omfatta. Av 8 kap. 5 LOU framgår att kvantiteter ska 2 Prop. 2015/16:195 s lappen är ett system för upphandlande myndigheter att till SKI bekräfta sitt intresse av att tillämpa SKIs ramavtal enligt kommande upphandlingsplan som numera även kan inkludera DIS. Efter avgörande i Kammarrätten i Stockholm (målnummer ) ses 1000-lappen som en affärsmässig men inte juridiskt betingad bekräftelse. 7 (23)

8 anges i upphandlingsdokumenten för DISet. De volymer som har angetts i DISet utgör relativt grova uppskattningar Hur man anger upphandlingsföremålet Att annonsera ett DIS innebär inget större merarbete jämfört med att upphandla ett ramavtal, under förutsättning att mallar och arbetssättet för tilldelning av de specifika upphandlingarna är färdigställda. Den största skillnaden vid fullservicemodellen är att IC istället för att färdigställa kravspecifikationen med preciseringsmöjligheter ska göra en preliminär kravspecifikation och ange hur denna kan preciseras i de specifika upphandlingarna i steg 2. I upphandlingen av bränslepellets angav SKI ett antal minimikrav som alltid kommer att ställas i de specifika upphandlingarna. Därtill angavs ett antal krav som var frivilliga att ställa i de specifika upphandlingarna. Avslutningsvis finns i steg 2 även en möjlighet att precisera nivåer för vissa krav. Som exempel ställer SKI alltid krav på att de fordon som används vid transport ska vara miljöklassade. Det är dock möjligt för en upphandlande myndighet att ställa hårdare krav än det minimikrav på transporter som angetts i DISets upphandlingsdokument. Ett annat exempel är att en upphandlande myndighet kan ange en specifik tid (dag eller klockslag) för leveranser av pellets. Detta krav är frivilligt men om det ställs kan det även preciseras till valfri tid. Ett visst merarbete tillkommer i steg 2 när inköpscentralen i brist på ett enkelt systemstöd behöver använda ett Exceldokument eller liknande där en upphandlande myndighet vid varje specifik upphandling måste precisera sina krav. Vid komplicerade upphandlingsföremål blir Exceldokumentet omfattande vilket leder till mycket arbete för den som genomför den specifika upphandlingen. Vid komplexa upphandlingsföremål blir det även en utmaning för SKI att klargöra vilka kraven är som ska framgå av de i steg 1 annonserade upphandlingsdokumenten och vilka krav som myndigheten senare får precisera i steg 2. Denna utmaning liknar de utmaningar avseende stödmaterial som även finns på SKIs ramavtal där avrop från ramavtalen sker genom förnyad konkurrensutsättning. Som exempel kan nämnas Arbetsplatser och elevdatorer eller Trygghetslarm och larmmottagning, som båda innehåller liknande Excel-mallar som används av de upphandlande myndigheterna för precisering av krav. Till skillnad från ramavtal rör det sig dock inte om avrop i ett DIS, utan en kontraktstilldelning enligt det selektiva förfarandet. Beroende på vilken modell inköpscentralen väljer för DISet (halvservice, fullservice eller flexservice) och vilket upplägg man erbjuder med mallar och preliminära kravspecifikationer kan det finnas olika möjligheter för den upphandlande myndigheten att i den specifika upphandlingen skräddarsy upphandlingsföremålet efter sitt behov. 3.2 Steg 1 - Kvalificeringsfasen Erfarenheter kring kvalificeringsfasen Överlag har SKI upplevt stora fördelar med kvalificeringsfasen i DISet. Kvalificeringsfasen är mindre formalistisk när det finns möjlighet att ansöka flera gånger och förekommande formaliafel får mindre konsekvenser än vid en vanlig upphandling. SKI har dessutom ökade möjligheter till dialog med leverantörerna. Det kan dock noteras vissa mindre problem som bör åtgärdas inför framtida DIS. SKL Kommentus gör en relativt restriktiv tolkning av vad som får ingå i steg 1, dvs. endast uteslutningsgrunder och krav på leverantören. Allt annat är steg 2. Det är Kommentus uppfattning att vi inte kan kräva att leverantörerna för att kunna lämna anbud i steg 2 exempelvis först ska ingå ett avtal om förvaltningsersättning med SKI. Modellen som valts med ett separat avtal om förvaltningsersättning är sannolikt bra. Däremot är det viktigt att man genom krav i DISet försöker 8 (23)

9 täppa till sådana luckor som uppstår när ett ramavtal saknas och som inte omfattas av avtalet om förvaltningsersättning. Ett exempel som uppkommit är att leverantörerna marknadsför med hänvisning till DISet på ett felaktigt vis. Normalt regleras ju detta i ramavtalet, men i DIS-modellen måste det antagligen tas med som ett administrativt krav redan i steg 1, även om detta inte utgör ett traditionellt kvalificeringskrav. Bränslepellets är även den första upphandlingen där SKI har tillämpat de nya reglerna om egenförsäkran. I DISet erbjöds leverantörerna både en möjlighet att använda EU-kommissionens verktyg för att upprätta en s.k. ESPD-fil (XML- eller PDF-format) eller att svara på frågor direkt i TendSign eller att skicka in bevis för kravuppfyllnad direkt med sin ansökan. Några leverantörer inkom med samtliga bevis direkt vid anbudsansökan, några valde att endast besvara frågorna i de strukturerade dokumenten i TendSign och några valde att inkomma med en ESPD i XML-format. Ungefär hälften av leverantörerna fick ansöka om deltagande i DISet på nytt på grund av brister i egenförsäkran. I steg 1 kontrollerar SKI alla uppgifter i leverantörens ESPD samt ser till att alla uppgifter är ifyllda på ett korrekt sätt. Först i steg 2 och i den specifika upphandlingen kontrollerar SKI bevisen och då endast den vinnande leverantören innan tilldelning sker. Det blir enkelt uttryckt endast en beviskontroll per specifik upphandling. Ett problem som identifierats i samband med detta, men som SKI ännu ej ställts inför, är vad som sker i en situation där upphandlaren vid kontrollen innan tilldelning uppdagar att en leverantör inte uppfyller kvalificeringskraven eller omfattas av någon av uteslutningsgrunderna. Kommentus ser därför ett behov av att ta fram en rutin för att hantera sådana situationer. SKI kontrollerar de uppgifter som leverantörerna lämnat om betalning av skatter hos Skatteverket och uppgifterna om ekonomisk och finansiell ställning hos Creditsafe. SKI har inte ställt krav på att leverantörerna ska styrka att de inte omfattas av de obligatoriska uteslutningsgrunderna genom att inkomma med utdrag ur brottsregistret, på grund av att Upphandlingsmyndigheten och Polisen i mars 2017, dvs. samtidigt som upprättandet av DISet, rekommenderade upphandlande myndigheter att avstå från detta tillvägagångssätt. Som tidigare nämnts är pelletsbranschen relativt omogen vad gäller det tekniska förfarandet och hur man använder TendSign. Här ser Kommentus att Visma skulle behöva utbilda eller informera sina kunder, både inom offentlig och privat sektor, om hur TendSign fungerar vid ett DIS. Det är Kommentus uppfattning att upphandlingsdokumenten i framtida DIS bör innehålla en hänvisning till hemsidan, alternativt till TendSigns hemsida, där leverantörerna återfinner en enkel genomgång av vad ett DIS är och hur det används. SKI har upplevt en del problem med att uteslutande föra dialog med leverantörerna på elektronisk väg, vilket är en skyldighet enligt upphandlingslagstiftningen. Problemet består främst i att den kunskapen, om hur upphandlingssystem tekniskt fungerar, är relativt låg i pelletsbranschen. Inledningsvis inkom många frågor till SKI som gällde t.ex. hur man öppnar/loggar in i TendSign och andra frågor av rent praktiskt/tekniskt karaktär. Dessa frågor besvaras enklast per telefon. Kravet på elektronisk kommunikation kan kanske tolkas så att all information om innehållet i upphandlingen och upphandlingsförfarandet ska ske på elektronisk väg men att tekniska frågor om hur en upphandlingsplattform funkar inte anses inbegripet. När en upphandlande myndighet startar ett DIS i TendSign ska ett start- och slutdatum anges. De datum som anges initialt gäller och går inte att reglera i TendSign vid en senare tidpunkt. När den upphandlande myndigheten annonserar DISet kommer den till steget tidsplan som inte är relevant för ett DIS. Visma har meddelat att det ska ändras. 9 (23)

10 Meddelande om annonsering av DISet skickades som direktinformation till 21 pelletsleverantörer. Efter annonseringen ansökte 9 leverantörer om att få delta i DISet. Efter att kretsen hade fastställts och låsts i TendSign tillkom två leverantörer och den 1 november 2017 fanns totalt elva leverantörer med i systemet. Samtliga hade direktinformerats i samband med annonseringen av DISet Problem med TendSign och upphandlingens administrativa upplägg. När en specifik upphandling initieras i TendSign låser systemet leverantörskretsen i samband med att arbetet med steg 2 inleds. Om hanteringen efter låsningen drar ut på tiden innebär det att nya leverantörer som antagits efter att kretsen har låsts inte får inbjudan att lämna anbud. Lösningen med att krav ska preciseras i en Excelfil har fungerat relativt väl, utom i vissa enstaka situationer där upphandlande myndigheter gjort mindre felskrivningar eller fyllt i mallen på ett felaktigt sätt. Det är emellertid troligt att den typen av lösning är mindre lämplig i situationer då en mer komplicerad produkt ska kravställas. Utvärderingen är enkel för SKI i DISet för pellets pga. att SKI främst utvärderar på priserna. Återigen bör nämnas att det är möjligt att göra mer avancerade DIS med Exceldokument men att det är önskvärt att Vismas system kan tillgodose behovet att kravställa på ett webbaserat sätt. 3.3 Steg 2 Specifika upphandlingar SKIs ansvar för processen och de specifika upphandlingarna SKI har ansvarat för att genomföra de specifika upphandlingarna på uppdrag av de upphandlande myndigheterna (se avsnitt 3.1.1). SKI bedömer att det för projektet Bränslepellets har tagit i genomsnitt två timmar att genomföra en specifik upphandling åt en upphandlande myndighet, dvs. från det att e-post inkommit från den upphandlande myndigheten, till dess att ett kontrakt tilldelats. SKI har generellt satt dagar som period för att inkomma med anbud, med vissa reservationer för helger, lediga dagar m.m. SKL Kommentus ser flera fördelar med att SKI genomför de specifika upphandlingarna. Det har i pilotprojektet varit särskilt bra att skapa sig erfarenhet om hur systemet fungerar och hur lång tid en upphandling tar, vilka barnsjukdomar och buggar som finns i TendSign samt att ta emot frågor och synpunkter från leverantörerna som inte enbart rört själva upphandlingsförfarandet i DISet. Att lämna över uppgiften till upphandlande myndigheter att själva genomföra upphandlingarna hade sannolikt inneburit stort merarbete för Visma, då SKIs upphandlare själv har tagit många av de inledande supportfrågorna om DIS-funktionen i TendSign direkt med Visma. En tydlig fördel har varit möjligheten för SKI att hjälpa upphandlande myndigheter med att anpassa kraven efter varje myndighets förutsättningar. SKI ser det som en förutsättning att inköpscentralen hjälper de upphandlande myndigheterna i ganska stor utsträckning, för att de ska se ett mervärde med att använda ett DIS som drivs av inköpscentralen. Nackdelar med att SKI genomför de specifika upphandlingarna har varit den ökade administrativa bördan som tilldelningarna har inneburit för inköpscentralen. Exempelvis har det krävts att Upphandlingsavdelningen satt av särskilda resurser för att arbeta med kravpreciseringar, utvärderingar, tilldelningar m.m. När det har kommit flera förfrågningar samtidigt har Upphandlingsavdelningen behövt prioritera om annat arbete för att kunna fokusera på DISet. Därutöver kan det administrativa arbetet ibland ta längre tid än förväntat, t.ex. om en upphandlande myndighet angett ord på ställen där det ska stå siffror i Excel-filen eller råkat radera utvärderingsformler. Det har också hänt att upphandlande myndigheter inte läst instruktionerna eller 10 (23)

11 vägledningen till DISet och exempelvis lagt in optioner i mallarna, vilket inte varit tillåtet. Dessa situationer innebär en del handpåläggning för SKI. Sammanfattningsvis kan dock sägas att malldokumenten är standardiserade och att upphandlingsdokumenten nästan alltid ser likadana ut även om de innehåller olika krav. Detta har såklart har varit en fördel för både SKI och de upphandlande myndigheterna vid genomförandet av de specifika upphandlingarna Upphandlande myndigheters erfarenheter Fram till och med den 18 oktober 2017 har SKI genomfört elva specifika upphandlingar i DISet. Denna del av utvärderingen omfattar steg 2 av dessa upphandlingar. Enkätfrågorna som ligger till grund för utvärderingen har skickats till representanter för de myndigheter som genomfört upphandlingarna. De upphandlande myndigheter som t.o.m. den 18 oktober 2017 ingått kontrakt efter specifika upphandlingar i DISet är: - Ekerö kommun - Ekerö bostäder - Landstinget Sörmland - Leksandsbostäder AB - Region Halland - Smedjebacken Energi & Vatten AB - Trollhättans stad (gemensam upphandling med Trollhättans Tomt AB och Trollhättan Energi och Vatten AB) - Uppsala kommun (gemensam upphandling med Uppsala kommuns bolag: Förvaltningsfastigheter AB, Skolfastigheter AB samt Sport- och rekreationsfastigheter AB) - Uppsala Vatten och Avfall AB - Vetlanda kommun (gemensam upphandling med Nässjö kommun och Aneby kommun) - Örnsköldsviks kommun Enkätresultaten SKL Kommentus skickade den 18 oktober ut en enkät till tretton representanter för samtliga upphandlande myndigheter som genomfört specifika upphandlingar i DISet. Vid enkätens avslut hade nio personer inkommit med svar, vilket motsvarar en svarsfrekvens på 69 procent. Nedan följer en översikt över de frågor som har relevans för utvärderingen. Samtliga enkätresultat avseende upphandlande myndigheter framgår av bilaga 01. Information inför upphandlingen Majoriteten av de upphandlande myndigheterna svarade att de mottagit information om upphandlingen direkt via e-post från SKI medan en myndighet svarade att man fått kännedom om DISet efter att själva eftersökt informationen via SKIs hemsida. 78 procent av svarandena angav att man inte tagit kontakt med sina lokala leverantörer och 89 procent angav att man inte rekommenderat några av sina lokala leverantörer att ansöka om att få delta i DISet. Anledningar som angavs var bl.a. att leverantören i fråga redan fanns med i DISet. Krav på upphandlingsföremålet Majoriteten av de upphandlande myndigheterna har uppgett att kraven på upphandlingsföremålet (bränslepellets) var relevanta. Merparten av de svarande uppger också att utvärderingskriterierna i DISet varit bra och tydliga. 11 (23)

12 SKIs stöd och återkoppling Samtliga respondenter har svarat att man har fått hjälp och stöd i form av tydlig och relevant information om upphandlingen och DISet samt att SKI har återkopplat kring specifika upphandlingar på ett bra sätt. På frågan om huruvida SKI har återkopplat kring den upphandlande myndighetens specifika upphandling på ett snabbt och effektivt sätt har åtta av nio respondenter uppgett att så är fallet. En upphandlande myndighet har dock svarat varken eller. Specifika upphandlingar i DISet SKL Kommentus har i enkäten ställt ett antal frågor som gäller de upphandlande myndigheternas inställning till DIS generellt. Den viktigaste frågorna för SKI i detta avseende har varit om de upphandlande myndigheterna skulle ha föredragit att genomföra de specifika upphandlingarna på egen hand och om den upphandlande myndigheten anser att upphandlingsmetoden var flexibel eller alltför låst och standardiserad. Inledningsvis kan konstateras att en klar majoritet av de svarande, dvs. 89 procent, svarat att de tycker det är fördelaktigt att SKI genomför de specifika upphandlingarna i systemet. Övriga (motsvarande en respondent av nio) har svarat att man gärna skulle göra de specifika upphandlingarna på egen hand. Svaren varierade på frågan om DISets flexibilitet. En tredjedel (tre respondenter) gav högsta poäng på frågan om DISet är öppet och flexibelt. En lika stor andel gav en åtta på den tiogradiga skalan, två respondenter gav en sjua och en respondent gav en sexa. Det kan konstateras att ingen ansåg att DISet varken är låst eller standardiserat. 12 (23)

13 I enkäten ställdes även frågan om de upphandlande myndigheternas helhetsintryck av SKIs genomförande av de specifika upphandlingarna. Svaren var överlag positiva, och majoriteten svarade att helhetsintrycket var mycket bra, vilket illustreras i tabellen nedan. Framtida dynamiska inköpssystem och Net Promoter Score 13 (23)

14 SKL Kommentus har i enkäten använt s.k. Net Promoter Score (NPS). NPS är ett nyckeltal, eller kundnöjdhetsindex, som används i kundundersökningar och bygger på frågan Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera det här företaget till en vän eller kollega?. Frågan besvaras sedan på en elvagradig skala från De som ger betyget 0-6 betecknas detractors, de som anger betyget 7-8 kallas passives och de som ger betyget 9 eller 10 är så kallade promoters. Net promoter score kan anta ett värde mellan -100 och 100. För att få fram värdet på NPS så räknar man andelen svar som angetts på betygen 9-10 och drar sedan bort andelen som gett något av betygen 0-6, ((promoters/sum(promoters, passives, detractors))-(detractors/sum(promoters, passives, detractors)). SKL Kommentus gjorde en twist på NPS i enkäten för att ta reda på hur respondenterna ser på DISet generellt och huruvida man kan tänka sig att genomföra framtida upphandlingar genom DIS som upprättas av SKI. Svaren på båda frågorna visar att bland de 9 respondenterna finns 5 promoters och 4 passives, men inga detractors. 14 (23)

15 Fördelar och nackdelar med att använda SKIs DIS för Bränslepellets I enkäten kunde upphandlande myndigheter under fritextfält uppge de fördelar och nackdelar som man ser med DISet. Till fördelarna räknade respondenterna bl.a. tidsbesparingar, att systemet är oerhört enkelt och smidigt, att man får hjälp av erfarna upphandlare och löpande anslutning av leverantörer, gärna lokala. När det gällde nackdelarna med DISet angav tre respondenter att inga nackdelar finns, men en respondent uppgav av det finns en pedagogisk utmaning i att göra verksamheten trygg i att den upphandlande myndighetens krav tillgodoses fullt ut. Förslag på varor/tjänster i framtida dynamiska inköpssystem De upphandlande myndigheterna fick även möjlighet att ge förslag på varor och tjänster som kan upphandlas i framtida DIS hos SKI. I svaren angavs lokala transporter, bio-olja och el. Förbättringsmöjligheter för SKI Under frågan om förbättringsmöjligheter för SKI angav en upphandlande myndighet ett önskemål om att få tillgång till mer information och att SKI bör underrätta beställande enhet så snart något nytt har hänt Slutsatser Då enkäten endast besvarats av 9 respondenter är det svårt att dra alltför långtgående slutsatser av resultaten. DISet är fortfarande i viss mån i ett inledande skede och det kan därför vara relevant att 15 (23)

16 genomföra en ny undersökning när ett större antal upphandlande myndigheter har genomfört specifika upphandlingar av bränslepellets. Sammanfattningsvis kan dock sägas att de 9 respondenterna uppvisar en positiv inställning till DISet för bränslepellets, har ett positivt helhetsintryck av den specifika upphandling som genomförts och samtliga svarande kan tänka sig att genomföra upphandlingar genom DIS upprättade av SKI igen. Det är också tydligt att majoriteten av de upphandlande myndigheterna ser en klar fördel med att SKI genomför de specifika upphandlingarna. En av de mest intressanta frågorna för SKL Kommentus och SKI att få svar på var om de upphandlande myndigheterna ansåg att deras specifika upphandling genom DISet har varit tillräckligt anpassningsbar utan att det har gått ut över myndighetens faktiska behov. Med detta avses möjligheten för de upphandlande myndigheterna att anpassa den specifika upphandlingen i DISet på ett sätt som motsvarar deras behov. Som motsats angavs att DISet är låst och standardiserat, dvs. att den specifika upphandlingen har varit svår att anpassa till den upphandlande myndighetens faktiska behov. Som exempel angavs i enkäten att flexibiliteten kunde gälla kravställningen på upphandlingsföremålet och utvärderingsmodellen för att jämföra anbuden. Svaren visar att respondenterna har lite olika uppfattningar även om samtliga svar lutar mer mot att DISet för bränslepellets är öppet och flexibelt. Det kan ha påverkat de upphandlande myndigheternas svar att SKIs DIS avser en relativt enkel produkt som inte kräver komplexa specifikationer. Det är nog rimligt att anta att ju mer komplext upphandlingsföremålet är, desto svårare är det för inköpscentralen att redan i steg 1 identifiera vilka krav de upphandlande myndigheterna kan komma att vilja precisera i steg två. Det kan i sig leda till att systemet upplevs som låst och standardiserat. Som angetts ovan har en respondent påtalat att en nackdel med att upphandla genom DIS är att det finns en pedagogisk utmaning i att göra den egna verksamheten trygg i att deras krav tillgodoses fullt ut. Detta är dock ingen ny reflektion för SKL Kommentus del utan en uppfattning som ofta lyfts även vid avrop från inköpscentralens ramavtal Leverantörernas erfarenheter Den 1 september 2017 hade DISet elva leverantörer (se avsnitt 3.2.1). Enligt SKIs uppfattning finns det ca 21 leverantörer av pellets på marknaden. I denna del av utvärderingen har samtliga kända leverantörer tillfrågats om DISet eftersom SKI är intresserad av att ta del av synpunkterna från både befintliga leverantörer och de som (ännu) inte ansökt om att få delta Enkätresultaten SKL Kommentus skickade ut enkäten den 18 oktober. Dessvärre har svarsfrekvensen från leverantörssidan varit mycket låg. Vid enkätens avslut hade fyra personer av totalt 21 tillfrågade inkommit med svar, vilket motsvarar en svarsfrekvens på 19 procent. Nedan följer en översikt över de frågor som har relevans för syftet med denna utvärdering. Samtliga enkätresultat avseende leverantörer framgår av bilaga 02. Information om företagen De leverantörer som inkommit med svar på enkäten har olika storlek, ett företag har 1-9 anställda, två har anställda och ett har fler än 250 anställda. Samtliga svarade att de mottagit information om SKIs upphandling av bränslepellets och att de tidigare lämnat anbud i en upphandling via Vismas upphandlingsverktyg TendSign. Samtliga respondenter angav att de har ansökt om att få delta i 16 (23)

17 DISet, vilket innebär att samtliga leverantörer som svarat på enkäten finns med i systemet idag, då ingen leverantör i dagsläget nekats tillgång till eller har tagits bort ur systemet. Dialog inför upphandlingen Svaren från leverantörerna avseende SKIs dialog inför upphandlingen är överlag positiva. SKL Kommentus ställde frågan om SKI har varit schysst i dialogen inför upphandlingen, vilket definierades som särskilt rättvis, respektfull, professionell och serviceinriktad. En leverantör besvarade frågan med varken eller, men övriga svar var positiva (se bilaga 02 för svarens spridning på den tiogradiga skalan). Specifika upphandlingar i DISet Tre leverantörer av fyra angav att de hade lämnat anbud i specifika upphandlingar i DISet. En leverantör angav att man inte svarat på någon specifik upphandling, med anledning av att ingen av dem avsett leverantörens närområde. Frågor om upphandlingsunderlaget På frågorna om upphandlingsunderlaget i DISet innehöll relevant information svarade samtliga leverantörer att de i stor utsträckning instämmer. Tre leverantörer svarade att underlaget i stort sett var tydligt medan en leverantör svarade varken eller. Inga kommentarer eller förbättringsmöjligheter har angetts i anslutning till frågorna. Hjälp och stöd Generellt anser samtliga leverantörer att SKI har besvarat frågorna under ansöknings- och anbudstiden på ett bra sätt. En leverantör har dock uppgett varken eller avseende frågeperioden i steg 1. Majoriteten av leverantörerna svarar att SKI i stor utsträckning har gett den hjälp (dvs. tydlig och relevant information om upphandlingen och DISet) som leverantörerna har behövt. Två leverantörer svarar varken eller på frågan om de fått hjälp från Visma att använda TendSign. En leverantör uppger att man inte haft någon dialog med Visma. En annan leverantör uppger att Visma i viss mån gett den hjälp man behövde. Kraven i DISet På frågorna om ställda krav på upphandlingsföremålet bränslepellets var relevanta och nivåerna på ställda krav var rimliga lämnade nästan alla leverantörer svar i mitten på skalan, dvs. varken eller. En leverantör har kommenterat frågan och anser att det borde vara ett krav på upphandlarna att de tar hänsyn till avstånd vid frakt. Det anses orimligt att transportera t.ex. bränslepellets hur långt som helst och att det lokala alternativet bör beaktas. 4 Utvärderingsmodellen och kriterierna för tilldelning Majoriteten av leverantörerna svarar att utvärderingsmodellen och kriterierna för tilldelning har varit bra och tydliga, men för respektive fråga har en svarande uppgett varken eller. Det är inte möjligt att utläsa om det är samma respondent som svarat så på flera av frågorna. Avtalsvillkor 4 SKI vill i detta avseende påpeka att en sådan möjlighet finns i och med det mervärde som en upphandlande myndighet kan välja att använda vid utvärderingen av den specifika upphandlingen. 17 (23)

18 På frågan om avtalsvillkoren i DISet är skäliga har majoriteten av leverantörerna lämnat positiva svar. En leverantör har dock svarat med en fyra på en tiogradig skala, där ett är lika med att respondenten inte instämmer. Som kommentar eller förbättringsförslag har en respondent påtalat att upphandlare borde erbjuda närhetsfördelar. Anledning att avstå från deltagande På frågan om varför leverantörerna eventuellt har avstått från att ansöka om deltagande i DISet inkom endast två svar. Båda leverantörerna har svarat annan anledning. Med tanke på att bl.a. samtliga leverantörer i en tidigare fråga i enkäten har svarat att de ansökt om att få delta i DISet utgår SKL Kommentus därför från att ingen information finns om varför potentiella leverantörer inte har ansökt om att få delta i DISet. Framtida DIS och Net Promoter Score Även i leverantörsenkäten har SKI använt s.k. Net Promoter Score (NPS) och gjorde även här en twist på NPS för att ta reda på hur leverantörerna ser på DISet generellt, genom att fråga om de skulle rekommendera sina samarbetspartners att ansöka om att få delta i ett dynamiskt inköpssystem hos SKI. SKL Kommenuts ställde även frågan huruvida leverantörerna kan tänka sig att ansöka om att få delta i framtida upphandlingar genom DIS som upprättas av SKI. Svaren på den första frågan visar att endast tre leverantörer valt att besvara dessa två frågor. Bland de fyra respondenterna finns 0 promoters och 3 passives, men inga detractors. Svaren på den andra frågan visar att samtliga tre leverantörer kan tänka sig att ansöka om att få delta i ett framtida DIS som upprättas av SKI. 18 (23)

19 Slutsatser Inledningsvis kan sägas att den låga svarsfrekvensen för leverantörsenkäten innebär att inte alltför långtgående slutsatser kan dras med anledning av svaren. Samtliga leverantörer som har svarat finns med i DISet idag och majoriteten av dem har även svarat på specifika upphandlingar. Enkätresultaten speglar därför främst uppfattningar hos denna typ av leverantörer. Man skulle kunna tolka in ett visst resultat av svaren på vissa frågor, som exempel att den leverantör som besvarat flera av frågorna, t.ex. om utvärderingsmodellen eller kriterierna för tilldelning, med varken eller på skalan är den leverantör som ännu inte lämnat anbud i någon specifik upphandling. SKL Kommentus avstår dock från att dra några ytterligare slutsatser i den delen eftersom svaren i enkäten är anonyma. Eftersom bränslepellets är det första DISet som har annonserats i Sverige får man förutsätta att kunskapen om tillvägagångssättet har varit låg hos leverantörsmarknaden. Mot bakgrund av svaren på frågorna om stödet från Visma är det rimligt att anta att SKI har tagit en stor del av de praktiska frågorna gällande DISet. Trots att man inte kan dra några större slutsatser av svaren i enkäten ser SKL Kommentus det som positivt att majoriteten av de leverantörer som har besvarat enkäten kan tänka sig att delta i ett framtida dynamiskt inköpssystem Statistik om anbuden i de specifika upphandlingarna SKI hade den 16 oktober 2017 genomfört och tilldelat kontrakt i elva specifika upphandlingar. Åtta av totalt elva leverantörer har lämnat anbud i en specifik upphandling vid minst ett tillfälle. Det vanligaste har varit att det inkommit 3-4 anbud per specifik upphandling. Vid två av de elva upphandlingarna som genomförts inkom endast ett anbud. Den upphandlande myndighet som tagit emot flest anbud fick sex stycken. Av de elva leverantörer som finns med i inköpssystemet har tre stycken ännu inte inkommit med något anbud. En tänkbar slutsats av detta kombinerat med ett 19 (23)

20 enkätsvar är att man som leverantör helst väljer att lämna anbud i upphandlingar som avser det geografiska område man normalt levererar till Tilldelningsprocessen och efterannonsering Tilldelningsbeslutet för varje specifik upphandling med uppgifter om vilken leverantör som har tilldelats kontrakt skickas endast till de leverantörer som har lämnat anbud i den specifika upphandlingen och således inte till övriga leverantörer i systemet. De som inte har valt att lämna anbud i den specifika upphandlingen vill ofta kunna se hur utfallet blev (sannolikt i syfte att kunna ta del av priserna inför kommande upphandlingar). SKL Kommentus kan dock inte utläsa att någon sådan skyldighet finns enligt bestämmelserna om DIS i upphandlingslagstiftningen. Efterannonseringsmetoden för DIS ser inte likadan ut som i SKIs ramavtalsupphandlingar, pga. att värdena på kontrakten aldrig eller sällan når upp till tröskelvärdena. Efterannonsering av de specifika upphandlingar som genomförts i DISet enligt upphandlingslagstiftningen ske kvartalsvis. Då samlas alla specifika upphandlingar som genomförts under det kvartalet i en och samma efterannons. Visma håller på att utveckla en funktion för efterannonsering via TendSign, men för närvarande ska efterannonsering ske direkt i databasen Tenders Electronic Daily (TED) Några jämförelser med SKIs tidigare ramavtal för bränslepellets Fem av de elva leverantörer som finns med i DISet var även ramavtalsleverantörer på SKIs tidigare ramavtal för bränslepellets, vilket innebär att det skett en dubblering av potentiella leverantörer till de upphandlande myndigheterna. Dessa elva leverantörer som finns på DISet har totalt 17 produktionsanläggningar, är spridda från Loarp i söder till Sikfors i norr och har en total produktionskapacitet på ca 1 miljon ton. Detta motsvarar 57 procent av Sveriges totala kapacitet. Ytterligare ett positivt utfall som kan konstateras är att den uppmätta årsvolymen för avrop genom DISet för bränslepellets 2017 överstiger årsvolymen på det tidigare ramavtalet med cirka ton, även om DISet annonserats först i mars månad. Därutöver är de genomsnittliga priserna per ton i de specifika upphandlingarna hela 16 procent lägre än de upphandlande myndigheternas tidigare pris för bränslepellets. 4 Rekommendationer Utvärderingen av SKL Kommentus pilotprojekt för bränslepellets syftar främst till att identifiera framgångsfaktorer och risker inför framtida DIS. I detta avsnitt följer ett antal rekommendationer som bör beaktas i de förstudier som upprättas avseende DIS Rekommendationer När fungerar det att använda DIS? Under processens gång har Kommentus reflekterat över frågan när och under vilka förutsättningar ett DIS fungerar DIS bäst. Slutsatsen är att beroende på vem man frågar får man väldigt olika svar. På studiebesök i Italien fick Kommentus t.ex. svaret att när behovet är generellt och leverantörsmarknaden är centraliserad, då passar det bäst med ett ramavtal. Exempelvis kan det här handla om upphandlingsföremål som kontorsmaterial eller förbrukningsartiklar, där marknaden består av många stora aktörer med bred geografisk täckning. Om man däremot har ett specifikt 20 (23)

21 behov och leverantörsmarknaden är fragmentiserad passar det bättre med ett DIS. Som exempel kan nämnas bränslepelletsbranschen, där behovet är specifikt och marknaden består av ett större antal små och lokalt etablerade leverantörer. Detta italienska synsätt illustreras av bilden nedan. Det finns även de som hävdar motsatsen, dvs. att ett DIS passar bäst när behovet är generellt och marknaden är centraliserad. SKL Kommentus ser egentligen att ett DIS kan passa i flera av dessa situationer och att en bedömning av lämpligheten av ett DIS måste göras från fall till fall. I förarbetena till 8 kap. LOU uttalas att avsikten synes vara att upphandling genom dynamiska inköpssystem ska avse sådant som finns färdigproducerat eller som är av mer standardiserad karaktär och att det ligger nära till hands att anta att dynamiska inköpssystem kan få mest utbredd användning för inköp av varor och enklare typer av tjänster. 5 Bränslepellets är ett exempel på ett sådant upphandlingsföremål. SKL Kommentus anser, vilket även uppgavs till Regeringen när förslaget remitterades, att DIS inte nödvändigtvis måste avse enkla, mer standardiserade produkter, utan mycket väl kan lämpa sig för tekniskt komplicerade produkter med snabb utveckling. En reflektion som gjorts under resans gång är dock att ett DIS som omfattar ett upphandlingsföremål inom t.ex. ITbranschen har andra utmaningar än den snabba tekniska utvecklingen. Ofta har upphandlande myndigheter inom områden som t.ex. datorer och programvaror uttalat att support och underhåll kan försvåras om man vid de specifika upphandlingarna tilldelas olika leverantörer. Många upphandlande myndigheter menar att man inom dessa områden helst vill ha en långsiktig samarbetspartner. Det kan bli alltför omfattande administration för en upphandlande myndighet att hålla koll på exempelvis vilken leverantör man ska vända sig till med ett garantiärende för en dator om man har tecknat kontrakt med flera olika leverantörer och har köpt stora volymer från samtliga. Inom EU har dock både datorer, AV-produkter, medicin och försäkringstjänster upphandlats genom DIS, dvs. både tjänster och mer komplexa produkter. Detta kan ha ett samband med att de upphandlande myndigheterna i dessa länder i många fall själva har möjlighet att konstruera sina upphandlingsdokument och inte är hänvisade till dokument som inköpscentralen har färdigställt. Detta sätt är dock ännu inte beprövat av en inköpscentral i Sverige. SKL Kommentus vet av erfarenhet att det främsta syftet som upphandlande myndigheter uppger för att använda en inköpscentral är att kunna avlasta resurserna på den egna upphandlingsavdelningen eller att minska transaktionskostnaderna för en upphandling. Frågorna om de upphandlande myndigheternas syfte med att använda ett DIS hos en inköpscentral och om de upphandlande myndigheterna önskar bli 5 Prop. 2015/16:195 s. 556 f. 21 (23)