2014-06-30 Uppdragsbeskrivning för Organisationsgenomlysning och systemgranskning av Läkarmissionen 1 Bakgrund Svenska missionsrådets (SMRs) funktion som bidragsförmedlande ramorganisation regleras utifrån de avtal som tecknas med Sida och de instruktioner som finns. Läkarmissionen är ny medlemsorganisation i SMR och kan därför söka medel från Sida genom SMR. SMR kvalitetssäkrar de bidrag man förmedlar och ett led i denna kvalitetssäkring är att granska medlemsorganisationernas organisation, kompetens och resurser samt tillförlitligheten och giltigheten i deras system för verksamhets- projekt- och ekonomistyrning. SMR har inte granskat Läkarmissionen i dessa avseenden tidigare varför SMR avser låta genomföra en fullständig granskning av sin nya medlemsorganisation. 2 Syfte med uppdraget Uppdraget utgör ett led i SMR:s kvalitetssäkring av de medel man förmedlar till sina medlemsorganisationer. Uppdraget syftar till att ge SMR och i förlängningen Sida en komplett bild av Läkarmissionens organisation och beslutsfattande (inklusive ansvarsutkrävande), kompetens/resurser samt tillförlitligheten och giltigheten i system för verksamhets- projekt- och ekonomistyrning. Av särskild vikt är att granska och bedöma Läkarmissionens kapacitet att självständigt planera, genomföra, följa upp, redovisa och analysera resultaten av sin verksamhet som finansieras genom medel från Sida kanaliserade genom SMR. Ett ytterligare syfte med uppdraget är att rekommendera Läkarmissionen och/eller SMR åtgärder i sådana aspekter där utrymme för förbättringar föreligger. 3 Uppdraget Granskningen inbegriper kartläggning av Läkarmissionen och dess organisation, beslutsfattande och kompetens/resurser/system för verksamhets- projekt- och ekonomistyrning kopplat till eventuell framtida hantering av medel från Sida kanaliserade genom SMR. Uppdraget inkluderar kartläggning, inläsning av dokumentation, intervjuer med SMR och Läkarmissionens ledning och personal, analys, rapportering och att rekommendera åtgärder i sådana aspekter där utrymme för förbättringar föreligger. 1 (6)
3.1 Granskning, kartläggning och dokumentation Styrdokument Inhämta och bedöm Läkarmissionens styrdokument (visioner, mål, strategier, policies och handlingsplaner etc) som rör utvecklingssamarbetet samt andra relevanta aspekter. Samarbeten Beskriv de samarbeten med andra organisationer Läkarmissionen har etablerade och om/hur dessa bidrar till organisationens utvecklingssamarbete. Organisation, beslutsfattande, resurser Granska och bedöm Läkarmissionens organisation och beslutsfattande (inklusive ansvarsutkrävande), särskilt i fråga om demokratiska aspekter (öppenhet, transparens och delaktighet) och möjligheter att agera rättvist och effektivt i utvecklingssamarbetet. I detta ingår att beskriva och bedöma styrelsens, huvudmännens och den anställda ledningens roller och mandat i styrningen av organisationen, inklusive hur uppgifter och ansvar delegeras och dokumenteras. Granska och bedöm Läkarmissionens existerande och tillgängliga kompetens och resurser för att planera, genomföra, följa upp, redovisa och analysera resultaten av verksamhet som kan komma att finansieras genom medel från Sida kanaliserade genom SMR. Granskningen ska omfatta vilka funktioner/tjänster som bidrar till utvecklingssamarbetet och hur dessa är organiserade samt en översiktlig bedömning av medarbetarnas kompetens. Beskriv och granska rekryteringsrutiner och policies, former för anställning och kontrakterande av personalresurser samt personalens utvecklingsmöjligheter. Särskild vikt bör läggas vid Läkarmissionens regler och hantering av säkerhetsaspekter vid tjänsteresor och stationering av personal utomlands. Vidare ska Läkarmissionens system för organisatoriskt lärande studeras. Organisationens verksamhetsstyrning Granska och bedöm Läkarmissionens system och rutiner för, samt dokumentation av (vad gäller utvecklingssamarbetet); - verksamhetsplanering inkl. budgetering; - målformuleringar; - insatsbedömning; - val av samarbetsorganisationer (organisationsbedömning, inhämtning av samarbetsorganisationers årsredovisning, revisionsberättelse och revisionsrapport); - arkivering; - uppföljning av insatser; - återföring av erfarenheter; - utfasning av insatser; - resultatredovisning; Organisationens projekt- och ekonomistyrning utifrån SMR:s regler för bidrag 2 (6)
Avtal Bedöm om organisationen har lämpliga, relevanta och realistiska avtal med samtliga sina samarbetsorganisationer och hur de planerar föra vidare tillämpliga delar av Sidas/SMR:s regler för bidrag. Beskriv och bedöm tillvägagångssätt för att skapa sådana avtal. Granska hur Läkarmissionen avser efterleva och kvalitetssäkra avtal med SMR. Granska hur Läkarmissionen försäkrar sig om att samarbetsorganisationerna efterlever avtal med Läkarmissionen. Rekvisition och utbetalning av medel Undersök hur Läkarmissionens rutiner för rekvisition och utbetalning av Sida-medel kommer se ut. Administration av medel Undersök organisationens hantering av hittillsvarande medel från givare och hur man avser hantera kommande verksamhet med medel kanaliserade genom SMR. Bedöm systemen som garanterar att samarbetsorganisationer har medel på separata bankkonton. Återbetalning av medel Beskriv organisationens mekanismer för redovisning, beräkning och återbetalning av ej förbrukade medel från givare och ränteinkomster på sådana medel. Resultatredovisning och ekonomisk redogörelse Bedöm organisationens uppfattning om Sidas och SMR:s rapporteringskrav. Undersök hur revision och redovisning sker idag och om man avser vidta andra eller ytterligare åtgärder. Hur förvaras revisioner, redovisningar och dokumentation? Vilka system finns för att underlätta och säkerställa uppföljning av samarbetsorganisationer? Granska hur revisioner rapporteras inom organisationen och till samarbetsorganisationer. Hur efterlevs Läkarmissionens egna och givares revisionsinstruktioner? Vilka system finns för kontroll av revisorer och revisioner utförda av samarbetsorganisationer? Valutakusrdifferenser Hur och vilka system finns för att hantera valutakursdifferenser? Upphandling Granska hur upphandling sker (verkliga fall) och efter vilka regler. Registrering och arkivering Granska om/hur Läkarmissionen registrerar och förvarar viktig korrespondens och dokumentation (t ex samarbetsavtal och den ekonomiska bokföringen). Bedömningar och undersökningar genomförda av organisationen 3 (6)
På vilket sätt säkerställer organisationen att samarbetsorganisationer efterföljer sina egna och givares regler och krav? Omdisponering och förändringar Vilka regler och system finns för att hantera omdisponeringar och förändringar inom eller mellan projekt? Felaktig användning av medel och otillbörligt beteende Vilka system finns för att hantera otillbörligt beteende? Vilka system finns för att främja god ordning och förhindra korruption och felaktig användning av medel? Riskanalys Beskriv och analysera hur Läkarmissionen hanterar risker i utvecklingssamarbetet både vad avser intern kontroll och ledning och risker att aktiviteter inte leder till avsedda resultat i projekten. Egeninsats Vilka insamlingssystem finns och varifrån samlar organisationen in medel till egeninsats i utvecklingssamarbetet? Vilka insamlingsetiska principer finns? Hur kommer egeninsatsen i Sida-finansierade insatser redovisas? 3.2 Rekommendationer Uppdraget ska även resultera i rekommendationer till Läkarmissionen och/eller SMR i de aspekter ovan där utrymme för förbättringar föreligger. Vidare ska uppdraget bidra till främst Läkarmissionens lärande och utveckling men också SMR:s. Anbudsgivare bör därför föreslå sätt på vilket denna aspekt kan tillfredsställas. 3.3 Genomförande av uppdraget Uppdraget genomförs av konsult anlitad av SMR. Konsulten/konsulterna stöds av kontaktperson inom SMR och inom Läkarmissionen. 4 Metod Uppdraget genomförs genom granskning av tillgänglig dokumentation hos Läkarmissionen och SMR, samt genom intervjuer med SMR och Läkarmissionens ledning, personal och kontakter med Läkarmissionens revisorer. Uppdraget ska ske i god samverkan med SMR och Läkarmissionen och med respekt för medverkandes tid. I övrigt ska upplägg och metod presenteras i anbuden. 4 (6)
5 Rapportering av uppdraget Uppdraget rapporteras till SMR. I samband med att preliminär slutrapport skrivs, görs en presentation för SMR samt för Läkarmissionen. Efter genomgång av den preliminära rapporten, som Läkarmissionen fått ta del av, skrivs en slutlig rapport som lämnas till SMR. Rapporten ska innehålla: - sammanfattning; - beskrivning av metod; - resultat; - analys; - slutsatser; - rekommendationer; - bilagor. Språket är svenska. Rapporten skickas i elektronisk fil till SMR. SMR äger rapporten och hanterar den konfidentiellt i relation till Läkarmissionen och omvärlden. Konsulten/rna ska betrakta all information erhållen genom uppdraget som konfidentiell. 6 Tidsplan Uppdraget innefattar max 15 dagars arvoderat arbete. 1 juli 2014 Inbjudan till anbud 13 augusti 2014 Sista dag att inkomma med anbud 18 augusti 2014 Beslut om upphandling (uppdrag inleds så snart det är möjligt efter detta) 22 september Preliminär rapport delges SMR 25 september Preliminär rapport presenteras för SMR 9 oktober Slutlig rapport av uppdrag 7 Anbud Anbudet disponeras på följande sätt: Fakta om anbudsgivaren (namn, adress, telefon, fax, e-post, företag, etc.) Beskrivning av hur uppdraget planeras att genomföras Fullständig budget inklusive arvode (tid x pris per tidsenhet) CV skall bifogas 7.1 Arvoden För arvode skall anges om utbetalning skall ske till företag med F-skatt eller till fysisk person (Askatt). Arvode till företag beräknas inklusive sociala avgifter. Arvode till fysisk person beräknas exklusive arbetsgivaravgift, som kommer att betalas av SMR. 5 (6)
7.2 Prövningsrätt SMR förbehåller sig fri prövningsrätt av erhållna anbud och kan komma att ingå i förhandling med anbudsgivare. Anbudsgivare kan dock ej för sin del påfordra förhandling. 7.3 Anbudstid Anbudet skall vara SMR tillhanda senast den 13 augusti 2014 Anbudshandlingar sänds per e-post till: anders.malmstigen@missioncouncil.se samt till claes.johan.alexandersson@missioncouncil.se 6 (6)