1 (7) Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Juridik och upphandling INSTRUKTION VID FÖRNYAD Avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning Denna checklista och instruktion har tagits fram för att vara till ledning för beställare/avropande enhet inom Stockholms läns landsting inför förfrågan genom förnyad konkurrensutsättning från ramavtal. Detta dokument är uppdelat i två delar; Del A: Checklista vid förfrågan Del B: Instruktion för ifyllnad av blanketten Förfrågan vid förnyad konkurrensutsättning. Vid frågor, stöd och rådgivning kontakta Er lokala inköps- och upphandlingsverksamheten för respektive förvaltning/bolag. Diarieföring sker enligt enskild rutin på respektive bolag/förvaltning. DEL A CHECKLISTA Förfarandet förnyad konkurrensutsättning innebär att avrop (beställning) ska föregås av en förfrågan som skall skickas till samtliga leverantörer som har ramavtal inom efterfrågat område (vara, tjänst, objekt mm). Förfrågan görs för att beställare/avropande enheten ska kunna avgöra vilken ramavtalsleverantör som bäst kan tillgodose kundens behov. I respektive ramavtal framgår gällande villkor för det aktuella avtalsområdet. Vid avropen kan begäran om precisering och komplettering av villkor komma att göras inom samtliga ingående delar i förfrågningsunderlaget. Tillvägagångssätt Steg 1 Utformning av förfrågan Behovsbeskrivning Beskriv inte behovet på ett sådant sätt att endast en leverantör kan bli aktuell då detta skulle strida mot de grundläggande principerna i lagen om offentlig upphandling Innan en förfrågan skickas till ramavtalsleverantörerna bör en grundlig genomgång göras av vilka behov som finns. Det är viktigt att den funktion, produkt eller tjänst som efterfrågas specificeras så noggrant som möjligt för att på så sätt underlätta för leverantörerna att lämna anbud.
2 (7) Utvärderingskriterier Avtalsvillkor Krav på skriftlighet och sekretess I förfrågan ska de utvärderingskriterier som kommer att ligga till grund för tilldelningen av kontraktet anges. De kriterier som kan användas vid avropen framgår av ramavtalet. Beställare/avropande enhet avgör vilka av dessa kriterier som är relevanta för det specifika avropstillfället och hur dessa kriterier ska viktas i avropet. På detta sätt uppnås den behovsanpassning av ramavtalet som eftersträvas. I förfrågan ska hänvisas till de avtalsvillkor som angivits i Ramavtalet. Ramavtalsvillkoren får inte ersättas med andra. Vid behov är det däremot möjligt att precisera villkoren, vilket dock ska göras med försiktighet. Om leverantören bifogar sina egna allmänna villkor med anbudet ska dessa ej accepteras (=orent anbud). Anbuden ska lämnas skriftligen. Beställare/avropande enhet får ta del av innehållet i anbuden först när den angivna svarstiden löpt ut. I förfrågan ska det anges på vilket sätt anbuden ska lämnas. Absolut anbudssekretess gäller under anbudstiden fram till meddelat tilldelningsbeslut. Steg 2 Utskick av avropsförfrågan Vilka ska förfrågan skickas till? Den förnyade konkurrensutsättningen sker genom att förfrågan skickas till samtliga ramavtalsleverantörer inom det aktuella området/upphandlingen. Förfrågan ska vara skriftlig. Blankett Förfrågan vid förnyad konkurrensutsättning ska användas. Egna bilagor kan förekomma vid behov. Skälig tidsfrist Av förfrågan ska det framgå när anbuden senast ska ha inkommit till beställaren/avropande enheten samt på vilket sätt anbudet ska lämnas. Tiden för att lämna svar ska vara skälig. Tiden ska fastställas med hänsyn till kontraktsföremålets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna anbud.
3 (7) Kommunikation med leverantör Ramavtalsleverantörer som upplever att det finns otydligheter i förfrågan har möjlighet att ställa en skriftlig fråga till beställare/avropande enheten. Steg 3 - Val av leverantör Anbudsöppning Svar på frågor som bedöms vara av intresse för fler ramavtalsleverantörer ska skriftligt meddelas till samtliga ramavtalsleverantörer. Svar ska avidentifieras och meddelas inom skälig tid. Anbudsöppning sker tidigast efter sista anbudsdag och görs vid en förrättning där minst två personer deltar. Anbuden ska stämplas med datum och signeras av de personer som deltar vid öppningen. En förteckning över inkomna anbud ska upprättas där anbuden erhåller ett anbudsnummer (t ex 1, 2, 3 osv.), angivande av leverantör, organisationsnummer och antal sidor per anbud anges. Eventuella förtydliganden Vilken leverantör ska väljas? Om ett anbud är otydligt i något avseende får beställaren/avropande enheten begära ett förtydligande, förutsätt att det kan ske utan risk för särbehandling. Kommunikationen mellan beställare/avropare och anbudsgivare ska vara skriftlig. När den angivna tidsfristen löpt ut prövar och utvärderar beställaren/avropande enheten anbuden enligt de krav och kriterier som angivits i förfrågan. På grundval av dessa ska den ramavtalsleverantör väljas som lämnat det bästa anbudet. Steg 4 Beslut och kontrakt Meddelande om beslut (tilldelningsbeslut) med eventuell avtalsspärr När tilldelningsbeslut om leverantör fattats ska den avropande enheten snarast möjligt skriftligen via E-post meddela samtliga anbudsgivare som deltagit i den förnyade konkurrensutsättningen om beslutet samt
4 (7) Avtalsspärr är ett förbud mot att ingå avtal under viss tid. redovisa skälen för beslutet. Reglerna för avtalsspärr gäller inte vid förnyad konkurrensutsättning, utan är frivillig. Avtalsspärr anges om man inte vill riskera att ett avtal ogiltigförklaras. Inom SLL rekommenderas att avtalsspärr används. Avtalsspärrens längd är minst 10 kalenderdagar och anges i underrättelsen om tilldelningsbeslut. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om beslut har skickats elektroniskt. Beräkning av avtalsspärr sker enligt följande: Tilldelningsbeslut fattas. Meddelande skickas till samtliga anbudsgivare. Dag 1: Dvs dagen efter tilldelningsbeslut, avtalsspärr börjar löpa. Dag 2-10: Avtalsspärr löper och kontrakt får inte tecknas. Dag 11: Avtalsspärr har gått ut. Kontrakt kan tecknas. Om dag för kontraktstecknade infaller en helgdag/röd dag, räknas den 11:e dagen infalla på första vardagen därefter. Observera att om tilldelningsbeslut skickas ut via vanlig post gäller 15 dagars avtalsspärr. Vid en eventuell överprövning kontakta er lokala inköps- och upphandlingsavdelning. Kontraktsskrivning Kontrakt har upprättats när beställaren/avropande enheten undertecknat kontraktsdelen i blanketten Förfrågan vid förnyad konkurrensutsättning. Detta kan inte göras innan avtalsspärren löpt ut. Kopia på kontraktet skickas till leverantören efter påskrift.
5 (7) DEL B INSTRUKTION (följer blanketten förfrågan vid förnyad kokurrensutsättnings rubriksättning) Diarienummer: Tag ut nytt diarienummer enligt enskild rutin på respektive förvaltning/bolag. Fyll i diarienumret på blanketten och fyll i vilket Ramavtal förfrågan avser i rubriken. Sista dag att lämna anbud: Här anges sista dag för att lämna anbud. Tiden för att lämna anbud ska vara skälig så att Leverantören hinner svara. Anbudets giltighetstid: Ange den tid anbuden ska vara giltiga. Tiden bör vara så pass lång så att utvärdering och ev. överklagande kan hanteras. Fyll i tjänsteområde: Exempelvis Förändringsarbete. Avropare, Leveransadress och fakturaadress: Fyll i avropande enhet, Leveransadress (om annan än avropande enhet) och fakturaadress. Omfattning tjänster Lämna information direkt i blanketten alternativt i en separat bilaga som innehåller motsvarande rubriksättning. Det är viktigt att en tydlig beskrivning av uppdrag och krav lämnas då anbud till stor del grundar sig på innehållet i detta avsnitt. Volym: Här kan anges t ex uppskattat antal timmar etc. Beskrivning av uppdrag/tjänst: Beskriv tydligt vad som efterfrågas alternativet bifoga uppdragsbeskrivning/ kravspecifikation som en bilaga. Tidplan: Ange t ex den tidplan som gäller för uppdraget, uppdragets starttid etc. Leveranstidpunkt: Ange t ex hur lång leveranstiden får vara eller det datum när leveransen av avropade tjänster och ev. tillhörande varor ska vara slutförd och/eller fastställda leveransdatum vid delleveranser. Erfarenhets- och kompetenskrav på konsulter för uppdraget: Ange den kompetensnivå på konsult/er som uppdraget kräver. (se kravspecifikation till Ramavtalet) Beskriv ev erfarenhetskrav, utbildningskrav etc och om t ex CV eller referensuppdrag ska lämnas för att styrka att ställda krav uppfylls.
6 (7) Anges bör-krav eller krav där beskrivningar ska lämnas så ska dessa kopplas till eventuell utvärderingsmodell. Hur dessa utvärderas ska framgå under rubriken utvärderingskriterier. Övriga krav: Exempelvis uppgift om slutrapport, dokumentation, rapportering mm Ersättning: Kryssa i om fast pris ska lämnas för uppdraget eller om uppdraget ska ske på löpande räkning. Omfattning varor Avtalsperiod/volym: Ange t ex om avtalsperioden är månad, år eller om det gäller en eller flera produkter som avropas vid ett eller flera tillfällen samt eventuellt antal timmar om det ingår en tjänst. Beskrivning av funktioner, produkter, tjänster som omfattas av avropet: Skriv i textrutan eller bifoga en kravspecifikation Leveranstid: Ange t ex hur lång leveranstiden får vara eller det datum när leveransen av avropade produkter och ev. tjänster ska vara slutförd och/eller ett fastställt leveransdatum för respektive produkt. Pris: Beskriv hur/var pris ska anges om detta inte finns beskrivet i kravspecifikationen (om sådan bifogas). Garanti och support: om något ska preciseras utöver villkoren i Ramavtalet. Utvärderingskriterier (enligt punkt 1 alt. 2): Den Avropande enheten skall välja grund för tilldelning av kontrakt enligt alternativen nedan: 1. Den ramavtalsleverantör som har det lägsta priset på efterfrågad vara/tjänst. 2. Den ramavtalsleverantör som har det ekonomiskt mest fördelaktiga erbjudandet på efterfrågad vara/tjänst. Om Avropande enhet väljer det ekonomiskt mest fördelaktiga erbjudandet som val av grund för tilldelning av kontrakt ska de utvärderingskriterierna som avses användas anges. Avropande enhet ska även ange respektive kriteriums vikt och vad som kommer att vara av betydelse vid utvärderingen. Tänkt på att vara så tydlig som möjligt så att Ramavtalsleverantörerna förstår hur utvärderingen kommer att göras.
7 (7) Övrigt: De kriterier som får användas finns angivna i Ramavtalet. Avropande enhet kan välja ett eller flera av angivna kriterier. Kontakta er lokala inköps- och upphandlingsverksamhet om ni behöver hjälp med modell för utvärdering. Ange kontaktpersonens E-postadress dit Ramavtalsleverantörerna kan skicka frågor. Ange dessutom sista dag för att ställa frågor. Ange adress dit det skriftliga anbudet ska lämnas samt det diarienummer som anbudet ska märkas med.