Informationssystem om arbetsmiljö För en säkrare och effektivare arbetsplats
Införandeplan av IA-systemet Detta dokument innehåller information, förslag på aktiviteter och beslutspunkter som stöd för införandet av IA-systemet. Beslut Projektgrupp Införandeplan Tidslinje Konfiguration av systemet Kommunikation Utbildning Tips! Visa presentationen som bildspel så får du tillgång till alla länkar och stöddokument.
Beslut FORMULERA SYFTE OCH MÅL Vad är syftet med att införa IA-systemet? t ex Minskat antal olyckor och allvarliga tillbud Ökat säkerhetstänk och riskmedvetenhet hos alla medarbetare Försök att konkretisera syfte och mål, och att göra målen mätbara t ex Kortsiktigt mål: Alla medarbetare vet varför och hur man rapporterar in tillbud och risker Mål på längre sikt: 2 inrapporterade tillbud eller riskobservationer per anställd och år Långsiktigt mål: 10% färre olycksfall och allvarliga tillbud än föregående år BESLUT Beslutet att använda IA-systemet som avvikelserapporteringssystem bör tas av högsta ledningen Det är viktigt att alla medarbetare förstår att detta är ett initiativ taget från högsta ort När beslutet är taget ska Anslutningsavtalet undertecknas och sändas till AFA Försäkring
Projektgrupp Lägg krut på att hitta rätt sammansatt projektgrupp, se till: att alla relevanta funktioner är representerade att deltagarna är samarbetsvilliga att gruppen leds av en eldsjäl, gärna med god förståelse för IT-system utan att vara för teknikfokuserad att det ingår representanter för arbetsmiljö, HR, kommunikation och internutbildning, samt för miljöoch säkerhetsfrågor om ni planerar att använda IA-systemet även för dessa typer av avvikelser att väl valda representanter för användarrollerna chef och skyddsombud är representerade Projektgruppens uppgift / ansvar: Planering av införandet Konfiguration av systemet Information och utbildning Kontinuerlig information till företagsledningen och IT
Införandeplan Bestäm om ni ska starta med en testpilot på en del av verksamheten eller om ni inför systemet för hela verksamheten på en gång Besluta vilka aktiviteter som ska genomföras, när och vem som ska ansvara för dem Skapa en aktivitetslista och komplettera med tidsplan Gör en realistisk plan och involvera viktiga funktioner såsom informationsansvariga, utbildningsplanerare, etc. så tidigt som möjligt Behöver ni hjälp med konfiguration, utbildning eller annat hör av er till oss: Support och generella frågor: iasupport@afaforsakring.se Utbildning: iautbildning@afaforsakring.se
UTBILDNING KOMMUNIKATION SYSTEM BESLUT Tidslinje för införandet av IA-systemet Beslut att införa IAsystemet Tillsätta projektgrupp Utvärdering av piloten och beslut om fortsättning Initial konfiguration Pilot Justeringar efter utvärdering Händelse klar Dag 1 START Information om IA, t.ex. på intranätet Information om piloten Information om varför och hur man använder IA till alla anställda Utbildning av superanvändare, enhetsadministratörer och internutbildare Utbildning av chefer, skyddsombud och andra som ingår i piloten Utbildning av övriga chefer och skyddsombud
Konfiguration av IA-systemet SKRÄDDARSY SYSTEMET Konfigurera systemet så att det passar den egna organisationen. Detta görs av era interna superanvändare med stöd av lathunden "Kom igång med IA-systemet och IA-teamet. Bra att fundera på innan: Ska en dataöverföring av organisation, användare, händelser, etc. från andra system göras? Då bör den interna IT-avdelningen involveras tidigt. Vilka typer av avvikelser vill ni rapportera i IA-systemet? Hur ska rapportering ske? Ska ni använda IA-systemet för riskhantering (riskanalyser, skyddsronder etc.)? Till vilken detaljnivå ska organisationsstrukturen byggas i systemet? Till vilken nivå vill man kunna göra uppföljning? Hur ska systemet se ut för olika typer av användare (chef, skyddsombud, alla medarbetare)?
Kommunikation Informera internt (i interntidning/på intranätet, i fikarummet, på anslagstavlan): Allmän information om IA-systemet när beslutet är taget Information under/efter piloten, t.ex. med intervjuer av deltagare Information i anslutning till införande över hela verksamheten, t.ex. genom en uppseendeväckande och informativ artikel Fortlöpande information om hur inrapporteringen går, t.ex. jämförelse med målen samt intervjuer med olika typer av användare med fokus på hur man jobbar med systemet och hur det upplevs Förslag på trycksaker: Folder till samtliga anställda med information om varför och hur man rapporterar, kan t.ex. skickas ut med lönespecifikationen Lathund för chefer och skyddsombud med företagsspecifik information, t.ex. vilken typ av information som ska registreras på olika ställen i systemet och varför det är viktigt att det görs
Utbildning Superanvändare och administratörer: En heldagsutbildning tidigt under införandeprocessen, förslagsvis i samband med konfigurationen av systemet Utbildningen leds av AFA Försäkring En superanvändare per förvaltning bör finnas Chefer och skyddsombud: Alla chefer med arbetsmiljöansvar bör utbildas i 1-2 timmar, beroende på vilka delar av systemet ni vill använda Fokus bör ligga på inrapporteringen och hanteringen av ett ärende (det dagliga arbetet) Men utbildningen ska även informera om utdata och statistik för att ytterligare visa på nyttan och höja förståelsen för IA-systemet