Nätverk Korpen projektplan för Korpens digitala arbete 2016-2018 Antal svenskar som har tillgång till internet 93% Så många har en... 92% Dator 65% Surfplatta 81% Smart mobil Andel av vaken tid som vi använder internet Studerande 40,8 timmar Arbetande 26 timmar Pensionär 9,2 timmar 36% 23% 8% En barnfamilj har i genomsnitt 2 surfplattor Allt fler betalar för strömmad Musik 44% Film 28% Projekt: Nätverk Korpen, projektplan för korpens digitala arbete 2016 2018. Uppdragsgivare: Hösten 2015 godkänner förbundsstyrelsen direktivet för Korpens digitala strategi. I maj 2016 fattar representantskapet beslut om att införa ett nytt gemensamt och samordnat system för medlemskommunikation och medlemshantering 2018. Styrgrupp: Jan Johnsson, förbundsstyrelsens ordförande, Julia Cornu, ledamot i förbundsstyrelsen, Eva Bjernudd, generalsekreterare. Föredragande Petra Lindskog, kommunikations- och marknadschef och Mårten Salomonsson, IT-ansvarig CRM-ansvarig. Projektledare: Petra Lindskog. Tidplan: Arbetet bedrivs i projektform 2016-2018.
Sammanfattning Förändringsresan Fokus Korpen är i full gång och vi befinner oss snart på upploppet. Vi har gasat rejält under fyra års tid och vi ser att ansträngningarna har gett resultat. Två viktiga fokusområden har varit att tydliggöra och marknadsföra vårt (Korpens) unika erbjudande samt att bredda möjligheter till dialog, engagemang och påverkan bland våra medlemmar (mmm-projektet, modernisera medlemskapet och medlemsbegreppet). Under arbetet med Fokus Korpen har digitaliseringen identifierats som en viktig förutsättning och möjlighet i vårt förändringsarbete och som en avgörande faktor för organisationens fortlevnad. Enligt forskare, sakkunniga och experter räknar man med att redan år 2030 har hälften av dagens arbeten försvunnit i spåren av en alltmer tilltagande digitalisering (Get digital or die trying, Gilan och Hammerberg 2016). Även i den strategiska planen för Svensk idrott 2025 betonas vikten av digitalisering vid sidan av utbildning och bildning som avgörande för att nå de idrottspolitiska målen. Korpen har redan idag skalat ner på byråkratin och digitaliserat många av våra processer: ökat tillgängligheten via hemsidor, app och sociala medier. Korpens grundutbildning och ledarutbildning är helt digitaliserad och under 2015 genomförde vi Korpens tillika idrottsrörelsens första digitala förbundsmöte. 2014 godkände förbundsstyrelsen direktivet för Korpens digitala strategi (bilaga 1) och två år därefter, i maj 2016, gav representantskapet förbundsstyrelsen i uppdrag att tillhandahålla ett nytt gemensamt och samordnat system för medlemskommunikation och medlemshantering (bilaga 2). Syfte Genom en ökad digitalisering hoppas vi skapa större samhörighet inom Korpen och stärka vårt varumärke; lättare inhämta feedback och åsikter från våra medlemmar; anpassa och differentiera kommunikationen; förstärka den demokratiska processen; förenkla det administrativa arbetet för föreningarna och de nationella organisationerna samt effektivisera och modernisera medlemsadministration och medlemshantering. Mål för projektet Förbättra och samordna den digitala kommunikationen inom rörelsen så att våra medlemmar i nästa varumärkesmätning 2019 är nöjda med Korpens kommunikationsarbete samt att varumärket har stärkts. Utveckla Korpens gemensamma IT-plattform * och fastställa Korpens IT-strategi *. Införa ett gemensamt medlemsregister (CRM * -system) som ska kunna nyttjas både centralt och lokalt för kommunikation och administration. Effektmål Genom att förbättra vår digitala närvaro, se över vår IT-plattform och föreslå organisationen vad för administrativa verktyg och system som vi ska använda, ska projektet Nätverk Korpen på sikt bidra till effektivare kommunikation, starkare varumärke och ett effektivare utnyttjande av organisationens personella resurser. VAD 2018 Kommunikation Administration Inflytande och engagemang FOKUS KORPEN HUR IT-plattform Gemensamt system Digital kommunikation * Ordlista för främmande begrepp och facktermer återfinns i slutet av rapporten. I slutet återfinns också de bilagor som finns angivna i rapporten. 2
Bakgrund Den senaste rapporten från SSI (www.soi2016.se) om svenskarna och internet visar att 93 procent av alla svenskar har tillgång till internet. Av befolkningen har 92 procent en dator, 65 procent har surfplattor och 81 procent har en smart telefon. I genomsnitt använder vi internet 24 timmar i veckan. Inte helt otippat är det personer mellan 16 och 25 år som toppar statistiken i mobiltelefonanvändande. De ägnar i genomsnitt nästan 40 timmar i veckan åt internet via mobilen. Facebook är det sociala nätverk som flest använder (71%) och användningen ökar i alla åldrar med undantag av 12 15-åringarna. Näst störst bland sociala medier är Instagram (44%) och nästan en fjärdedel av befolkningen finns på Snapchat *. Kanske hade det varit rimligt att förvänta sig att mejlandet skulle minska när allt fler av befolkningen hänger på Facebook, Instagram och i andra sociala medier. Men e-post har varit oförändrat stort de senaste tio åren och används av 95 procent. Motsvarande siffra för SMS är 91 procent. Cirka 7 procent av befolkningen använder inte internet. Hälften av de äldsta (över 75 år) är ickeanvändare. Men det sker stora förändringar i den här åldersgruppen. För bara några år sedan var en tredjedel mellan 66 75 år icke-användare mot bara 14 procent i dag. Under 2013, genomfördes ett omfattande arbete inom Korpen för att registrera och lägga in alla Korpens personliga medlemmar i Idrottens gemensamma administrativa system, IdrottOnline (IO). Med stöd av föreningsutvecklarna registrerade och uppdaterade samtliga korpföreningar sina register och vid årsskiftet 2013 fanns lite drygt 162 000 personer inlagda i systemet att jämföra med 2012 då knappt 28 000 medlemmar fanns registrerade. Under 2014 visade det sig vara svårt för de föreningar som hade 400 medlemmar eller fler, att administrera och hantera löpande medlemsärenden i IO. Flera av Korpens större föreningar valde då att använda sig av andra webbaserade medlemssystem utanför IO. Korpen tillsatte en mindre arbetsgrupp i syfte att kartlägga och analysera föreningarnas situation och behov av medlemsadministrativt system och digitala kommunikationsverktyg. Tanken var att ta fram en rekommendation till korpföreningarna. Under våren 2015 tog Korpens kansli tillsammans med externa rådgivare fram ett förslag på strategi för Korpens digitala kanaler (bilaga 4). Inom ramen för arbetet har vi kartlagt och analyserat vår närvaro på nätet, våra digitala kanalers prestation i relation till deras potential samt utrett vad för strategi vi bör ha framöver. I korthet pekar vår genomlysning på att våra digitala kanaler och plattformar (korpen.se, sociala medier, nyhetsbrev, appar * med mera) är dåligt samordnade och långt ifrån utnyttjas till sin fulla potential. Vår senaste varumärkesundersökningen (bilaga 3) ger också vid handen att även Korpens medlemmar efterfrågar mer information som är anpassad utifrån deras behov samt ökad synlighet. Medlemmarna efterfrågar mer information och ökad tydlighet Man hör ju inte så mycket om dem. Jag skulle vilja ha mer information, de skulle också kunna berätta vad de har för utbud. Med dagens teknik kan man ju rikta informationen. Jag skulle vilja ha information som är relevant för mig, vad som händer just i mitt område. Vi vill se mer av Korpen! Förmedla att det inte bara är fotboll! Man ser inte Korpen så mycket i sociala medier och så. Korpen är lite B och behöver uppdatera sin image. Det är inte grusplaner i januari. Det känns som att man måste ta kontakt med Korpen för att spela, inte tvärt om. Om jag inte känner någon som spelar, hur kommer jag in då? På internet kommer man ibland in på riks och ibland på en lokal sida. Det är lätt att röra till det för sig. Skulle vilja att det var tydligare information om att Spelarbanker finns. Om man exempelvis flyttar till ett nytt ställe kan det vara bra att veta. Källa: Korpens varumärkeskartläggning, Blue Carrot 2015 3
Syfte Genom arbetet med Korpens digitalisering vill vi: Skapa större samhörighet inom Korpen och stärka vårt varumärke. Lättare inhämta feedback och åsikter från våra medlemmar. Anpassa och differentiera kommunikationen utifrån de olika grupper som finns inom Korpen. Förstärka den demokratiska processen genom att erbjuda en eller flera digitala plattformar för engagemang, idéutbyte och påverkansarbete. Förenkla det administrativa arbetet för föreningarna och de nationella organisationerna. Viktiga nyckelgrupper är till exempel administratörer, aktivitetsledare och medlemmar. Effektivisera och modernisera medlemsadministration och medlemshantering. Mål Förbättra och samordna den digitala kommunikationen inom rörelsen så att våra medlemmar i nästa varumärkesmätning 2019 är nöjda med Korpens kommunikationsarbete samt att varumärket har stärkts. Utveckla Korpens gemensamma IT-plattform och faställa Korpens IT-strategi. Införa ett gemensamt medlemsregister (CRM * -system) som ska kunna nyttjas både centralt och lokalt för kommunikation och administration. Effektmål Korpens webblösningar bidrar till ökad kännedom och positiv förstärkning av varumärket bland medlemmar och allmänhet (i jämförelse med förra varumärkesmätningen). 80 procent av de medlemmar som använder Korpens webbtjänster upplever dem som tillgängliga och enkla att använda samt är nöjda med de webblösningar som Korpen erbjuder (till exempel anmäla sig till arrangemang, boka pass, ge feedback, påverka verksamhet och beslut). 80 procent av föreningarna upplever att det nya systemet förenklar medlemshantering och medlemskommunikation. Det nya systemet har medfört att det är lättare att ansöka om LOK-stöd, idrottslyftsmedel och att utföra andra administrativa uppgifter. Föreningarna upplever en större effektivitet och en mindre belastning på föreningens administrativa resurser. Den gemensamma kostnaden för medlemsadministration minskas inom Korpens föreningar. Effektmålen ska vara uppnådda år 2020. Bättre kommunikation, större inflytande och engagemang samt effektivare administration på kort och lång sikt VAD 2018 Kommunikation Administration Inflytande och engagemang FOKUS KORPEN HUR IT-plattform Gemensamt system Digital kommunikation 4
Samordning Projektet ska samordnas med Svensk idrotts strategi 2025 Svensk idrott världens bästa och den digitala satsning som Riksidrottsförbundet initierar samt fokus Korpens egna strategiska och verksamhetsinriktade arbete från 2016 till 2018. Korrigeringar och anpassningar sker allteftersom de tas fram och kommer inte påverka takten på projektet eller den ursprungliga tidplanen. Avgränsningar Korpens webbshop och Korpens närvaro och synlighet i sociala medier utreds inte inom ramen för projektet. Den nya lösningen kommer att anpassas mot följande befintliga system: IdrottOnline (Svensk idrotts gemensamma administrativa system) korpen.se BRP och Pastelldata (bokningsssystem för gruppträning) Profixio (tävlingsadministrativt system för gruppträning och lagidrott) Cardskipper (digitalt medelmskort) Någon vidareutveckling av dessa system som står uppradade i listan ovan sker först då beslut har fattats om vad för system som ska användas utifrån den nya IT-plattformen. Tillfälliga lösningar som mötesappar eller dylikt ska tillgodoses under resan gång. Kravspecifikation Arbetet utgår från direktiv för Korpens digitala arbete 2015 samt förbundsmötets beslut om att ett nytt gemensamt och samordnat system för medlemskommunikation och medlemshantering. Ytterligare krav kan komma att detaljeras under den förstudie av nuvarande IT-lösning, som planeras att påbörjas i november 2017. Nulägesanalys och intressenter Arbetet utgår från: Korpens digitala strategi, 2015 (handlar bland annat om hur vi ska bli lätta att hitta via Google, hur vår hemsida skall vara utformad och vilka sociala medier som lämpar sig bäst för Korpen, bilaga 3), Korpens varumärkesundersökning 2015 (bilaga 4), förstudie och nulägesanalys av de IT-system som organisationen använder och har tillgång till idag, nuvarande IT-lösningar samt SSI:s årliga rapport om svenskarna och deras internetvanor (www.soi2016.se), (bilaga 5). Intressenter Följande grupper berörs direkt av projektet: Medlemmar Korpföreningar Tillsammans med korpföreningar Nationella organisationer Följande grupper berörs indirekt: Riksidrottsförbundet Andra aktörer inom Svensk idrott Privata aktörer inom idrott 5
Tidsplan och viktiga hållpunkter 2015 Augusti - november Analys, kartläggning och framtagande av digital strategi fokus på SEO *, hemsidor, CRM *. December Direktiv för Korpens digitala strategi antas av förbundsstyrelsen 2015. 2016 Mars IT-ansvarig och CRM * -ansvarig anställs. Maj Representantskapet beslutar om gemensamt och samordnat system för medlemskommunikation och medlemshantering. Juni Verksamhetschefsträff workshop kring beslutet. September Processdag med Korpens ledningsgrupp, IT-ansvarig och IT-projektledare, SISU och RF-IT. Oktober SEO * -byrå och kommunikationsbyrå upphandlas för externt stöd och bollplank i processen. November Styrgruppen fastställer projektplanen för arbetet. Kravinsamling och framtagning av skisser påbörjas. Förstudien påbörjas. December Styrelsen fastställer ekonomisk ram inom budget för 2017. 2017 Löpande avstämningar med arbetsgrupper och referensgrupper av skisser. Projekt för förankring av beslut och genomförande av gemensamt system under 2017. Januari Prototyp av mina sidor i den nya systemlösningen utvecklas och stäms av med arbetsgrupper samt referensgrupper. Februari Prototyp för avstämning med medlemmar. April Upphandling av CRM * -lösning. Juni Utveckling och anpassning av nya IT-lösningen inleds. Tester sker löpande av arbetsgrupper. November Test och korrigering av nya IT-lösningen. December Acceptanstester *, utbildning och införande av den nya IT-lösningen. 2018 Januari - mars Uppstart av det nya systemet. April Kravinsamling och framställande av skisser för justering. Maj Förbundsmöte. 6
Organisation kommunikation och kvalitetssäktring I Korpen är mötet mellan människor, dialogen, delaktigheten och lärandet det centrala. Det gäller särskilt för det här projektet som för många säkert kan kännas särskilt utmanande på grund av dess tekniska komplexitet. Vi tryggar delaktighet, dialog och lärande genom att mötas i arbets- och referensgrupper, på mötesplatser och träffar, vid utbildningar och genom olika nätverk inom organisationen. Genom att ta fram skisser och protyper och pröva dem på olika användare i organisationen har vi möjlighet att korrigera och anpassa leveransen efter de behov som finns. Protyperna som arbetas fram kommer så småningom att publiceras på hemsidan och vara tillgängliga för alla som vill vara med och bidra till förbättringar inom ramen för projektet. Förutom prototyperna kommer information om projektet finnas på Korpens hemsida. För att höja den digitala kunskapen och förståelsen i organisationen kommer vi att ta hjälp av SISU Idrottsutbildarna. Över tid knyts olika typer av experter och sakkunniga till arbetet för att bidra med sakkunskap och kompetens. Detta för att säkerställa hög kvalitet på arbetet. Projektet rapporteras och följs upp med förbundsstyrelsen i samband med styrelsemötena. Det är Förbundsstyrelsen som i sinom tid ansvarar för att avrapportera arbetet i sin helhet till förbundsmötet. Medlemmar Användare Referens/arbetsgrupper Föreningar Representantskapet 2016 Förbundsmöte 2018 Förbundsstyrelse Styrgrupp Projektledningsgrupp Delprojekt Experter Styrgrupp: Jan Johnsson, förbundsstyrelsens ordförande Julia Cornu, ledamot i förbundsstyrelsen Eva Bjernudd, generalsekretare Projektledare och föredragande: Petra Lindskog, kommunikations- och marknadschef Sakkunnig: Mårten Salomonsson, IT- och CRM-ansvarig Projektledningsgrupp: Projektledare: Petra Lindskog Ledningsgruppen Mårten Salomonsson, IT- och CRM-ansvarig. Delprojekt: IT-strategi, förstudie, pilotprojekt, processarbete i organisationen och implementering Upphandling och implementering av CRM-system Avgiftshantering korpen.se och föreningarnas hemsidor Kompetensförsörjning och utbildning inom organisationen 7
Budget Korpens förbundsstyrelse har avsatt 5 miljoner kronor för att säkerställa att projektet Nätverk Korpen kan genomföras. Upphandling av den nya IT-lösningen sker först efter slutförd förstudie. Avsatta medel för 2018 och framåt utgörs av de ramar som representantskapet beslöt i maj 2016 gällande medlemssystem och medlemshantering. Intäkt 2018 baseras på 140 000 medlemmar, det vill säga, det antal medlemmar som idag är försäkrade i Korpen. Risker Följade risker har identifierats: Svårigheter och motstånd i organisationen leder till att det är svårt att genomföra projektet på utsatt tid och med utsatt budget. Befintliga system fungerar inte enligt plan. Leverantörer ger dåliga eller försenade leveranser. Den nya dataförordningen försvårar datainhämtning. För snäva ekonomiska ramar. Riskerna har analyserats och bedömts utifrån sannolikhet och konsekvens (bilaga 6). Ekonomiskt flöde från korpförening samt Tillsammans med korpenförening Medlemmar Medlemmar Medlemsavgift och aktivitetsavgift Medlemsavgift och aktivitetsavgift Annan till Korpen ansluten förening Gemensamma system X kr 50 kr 50 kr Avgift Försäkring X kr Medlemsavgift minus (-) 50 kr och aktivitetsvavgift Medlemsavgift och aktivitetsavgift Admin Avgift 50 kr Avgift Gemensamma system Korpförening Medlemskommunikation Försäkring Medlemskommunikation 8
Kontaktyta för medlem Kallelse och bokningar Medlemshantering Aktivitetskalender Hitta information och aktiviteter Påverkan och dialog Medlem Mina sidor Medlemskommunikation Föreningsadministration Allt på ett och samma ställe Förenklad administration Uppdaterat register Digitalt medlemskort Avgiftshantering Försäkringsadministration Medlems- och aktivitetsavgiftshantering Förenklad LOKstödshantering Medlemsregister Kontaktyta för förening Förening Aktiviteter publiceras på hemsida Medlemshantering Aktivitetskalender Försäkringsadministration Aktiviteter Administrera aktiviteter och arrangemang Verksamhetsberättelse Årsrapport Digitalt medlemskort Ekonomi Skicka kallelser Hantera medlems- och aktivitetsavgifter Hantera LOKoch kommunala aktivitetsstöd Sök medel (Idrottslyftet) Genom att skapa egna sidor för Korpens medlemmar och föreningar förenklas administrationen. Som personlig medlem i Korpen har du tillgång till kalender, kan göra egna bokningar och uppdatera dina uppgifter. Som korpförening eller Tillsammans med korpenförening kan du lättare kommunicera med dina medlemmar, LOK-stödrapportera och söka idrottslyftsmedel med mera. 9
Liten ordlista App. Sedan mobiltelefonerna utvecklats till att bli små bärbara datorer har ordet app uppstått. App är en förkortning av applikation som i dessa sammanhang betyder datorprogram. Acceptanstest. Alla mjukvaruprojekt avslutas med något som kallas acceptanstest. Ett acceptanstest innebär att kunden eller en person som kunden anlitar testar igenom den levererade applikationen. Syftet är att se till att den faktiskt gör det man kommit överens om. CRM, Customer relationship management, omfattar styrning, organisering och administration av medlemmar eller kunder samt medlems- eller kundrelationer i ett företag eller organisation. IT-plattform, är det som man bygger vidare på när man utvecklar IT-produkter eller tjänster; det som utvecklaren utgår från redan finns. Det finns alltså ingen bestämd del av ett IT-system som är en plattform, utan det beror på vad man ska ha plattformen till. En plattform kan vara en datortyp, ett operativsystem, en databas eller en så kallad miljö (till exempel Java eller Dotnet). IT-strategin, är en plan som ska ge stöd och vägledning vid genomförande av verksamheternas insatser på IT-området. Den syftar till att säkerställa att IT-verksamheten stöttar befintliga och framtida verksamhetsprocesser effektivt. SEO, står för Search Engine Optimization (Sökmotoroptimering). Det innebär att man på olika sätt anpassar sin webbplats och gör sin webbplats omtalad så att sökmotorerna favoriserar webbplatsen och då ger den en bättre placering på i sökresultaten. Snapchat är enkelt beskrivet en bildchatt eller videochatt i mobilen. När videon eller bilden är visad raderas den. Bilagor Bilaga 1, Förbundsstyrelsen direktiv för Korpens digitala strategi, 2015 Bilaga 2, Förbundsmötet beslut om införandet av ett gemensamt och samordnat system för medlemskommunikation och medlemshantering samt stadgeförändring, 2016 Bilaga 3, Korpens digitala strategi, 2015 Bilaga 4, Korpens varumärkeskartläggning, Blue Carrot 2015 Bilaga 5, SSI:s årliga rapport om svenskarna och internet, 2016 Bilaga 6, Riskanalys av projektet, 2016 10