SF 06 avseende skötsel Utemiljö Beställare: Säfflebostäder AB 2011-03-03 Björn Wennerström Lindås Fastigehtskonsult AB 1
Innehållsförteckning Företal...5 Inledning...7 Att utarbeta särskilda föreskrifter...9 SF Särskilda föreskrifter...4 SF0 Allmänt...5 SF0.1 Beställare...5 SF0.2 Entreprenör...5 SF0.3 Beställarens målsättning...5 SF1 Omfattning...7 SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag...7 SF1.2 Material och varor...7 SF1.3 Tillkommande och avgående arbetsuppgifter under kontraktstiden...8 SF1.4 Sidoentreprenörer och leverantörer...8 SF1.5 Kontroll av mängder...8 SF2 Utförande...9 SF2.1 Kvalitet...9 SF2.2 Miljö...9 SF2.3 Statuskontroll...9 SF2.4 Tillhandahållanden...10 SF2.6 Ändringar och tilläggsarbeten...10 SF2.8 Uppdrag med andra standardavtal...10 SF3 Organisation...11 SF3.1 Organisation och personal...11 SF3.2 Fullmakter...11 SF3.3 Personal...11 SF3.4 Kvalitetsledning...12 SF3.5 Miljöledning...12 SF3.6 Dokumentation...13 SF3.7 Möten...13 SF4 Tider...14 SF4.1 Tidplan...14 SF4.2 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning...14 SF4.3 Tider för utförande av arbete...14 SF4.4 Garantitid...14 2
SF5 Ansvar...15 SF5.1 Vite...15 SF5.2 Ansvar tredje man...15 SF5.3 Försäkringar...15 SF5.4 Arbetsmiljö...15 SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m...16 SF6 Ekonomi...17 SF6.1 Ersättning...17 SF6.2 Fakturering och betalning...17 SF7 Avslutande statuskontroll...19 SF7.1 Avslutande statuskontroll...19 SF8 Avbeställning och hävning...20 SF8.1 Avbeställning...20 SF8.2 Hävning...20 SF9 Tvist...20 3
SF SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER Dessa Särskilda föreskrifter ansluter till ABFF 04 och är upprättade i enlighet med SF 04 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster. Koder och rubriker följer dessa dokument. Funktionskrav/åtgärdskrav Beträffande förhållandet mellan funktionskrav och åtgärdskrav se ABFF, punkt 5a med tillhörande kommentar. Pyramidregeln Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som skrivs t ex under rubriken SF1, gäller således för SF1.1, SF1.11 osv, om inte annat anges under dessa underrubriker. Förkortningar B E Beställaren Entreprenören UE Underentreprenör SE Sidoentreprenör 4
SF0 ALLMÄNT Entreprenadform Entreprenaden är en utförandeentreprenad där B:s krav ställs genom att ange arbetsmetod och frekvens för de arbetsuppgifter som skall utföras. SF0.1 Beställare Säfflebostäder AB Säfflebostäder AB 661 80 Säffle 0533 68 17 00 Fax 0533 68 17 14 E-post: gustaf.andersson@saffle.se SF0.2 SF0.3 SF0.31 SF0.32 Entreprenör Redovisas i kontrakt. Beställarens målsättning Beställarens målsättning för entreprenaden Beställaren som förvaltar kommunens fastigheter såsom skolor, industrilokaler mm är marknadsledande på bostadsmarknaden vad gäller hyresrätter i Säffle, och har som målsättning att erbjuda sina kunder en attraktiv boendemilö, såväl inom- som utomhus, detta ska genomsyra även kommunens fatigheter. Utemiljön ska ge ett vårdat och trivsamt intryck. Beställaren lägger stor vikt vid miljön, inte minst vad gäller föroreningar i luft, varför fordon och redskap ska avge minsta möjliga luftföroreningar. E skall utföra entreprenaden i enlighet med denna målsättning. Kvalitetsmål för tjänsten (entreprenaden) Arbetsmetoder, maskiner och hjälpmedel skall väljas med hänsyn till anläggningarnas långsiktiga underhållsstatus med beaktande av kvalitets-och miljö aspekter. SF0.33 Miljömål för tjänsten (entreprenaden) E skall följa nedan angivna miljökrav. Vid inköp skall miljömärkta produkter prioriteras. Produkter som används eller upphandlas av E i entreprenaden får inte innehålla sådana ämnen som tas upp i kemikalieinspektionens 5
begränsningsbas och bör inte innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens Obsdatabas. Dessa kan hittas på www.kemi.se. Produkter som används i entreprenaden skall vara miljödeklarerade enligt allmänt accepterade miljökriterierer E skall utföra entreprenaden i enlighet med dessa miljömål. Se även SF2.2 och SF3.5. SF0.34 Utvecklingsmål B ser positivt på om E kan komma med förslag till förändringar som höjer kvalitéten på utemiljön, utan att för den skull höja kostnaden, liksom att förslag som innebär kostnadseffektivisering mottas 6
SF1 OMFATTNING Entreprenaden omfattar tillsyn och skötsel av mark,del av det felav hjälpande underhållet av mark, vår och höst renhållning, vissa verksamhetsanknutna tjänster m m. Omfattningen i detalj framgår av i SF1.1 förtecknade handlingar. Som komplettering till ABFF 04 punkt 3 skall följande gälla: Vid motstridighet mellan funktionskrav i förfrågningsunderlag och beskrivning av arbetsmetod och frekvens i anbudshandling skall funktionskravet gälla före beskrivningen av arbetsmetod och frekvens, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat. SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag 02 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER FÖR ENTREPRENADER INOM FASTIGHETSFÖRVALTNING OCH VERKSAMHETSANKNUTNA TJÄNSTER, ABFF 04 (bifogas ej) 03 DEFINITIONER. AFF-DEFINITIONER 04, UTGIVEN AV AFF-KOMMITTÉN (bifogas ej) 06 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG GRÄNSDRAGNINGSLISTOR Gränsdragningslista daterad 2011-03-03 DESSA SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER DATERADE 2011-03-03 OBJEKTBESKRIVNINGAR Förteckning över förvaltningsobjekt tllika prisbilaga daterad 2011-03-03 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER DATERADE 2011-03-03 Anbudsformulär SF1.212 Förbrukningsmaterial för fastighetens drift De förbrukningsmaterial för fastighetens drift som skall ingå i E:s fasta ersättning redovisas i Gränsdragningslistan.. 7
SF1.3 Tillkommande och avgående arbetsuppgifter under kontraktstiden Köp och försäljning liksom ny- och ombyggnader kan innebära att förvaltningsvolymen i entreprenaden under entreprenadtiden utökas eller minskas. Om entreprenaden minskas, genom att objekt försäljes eller på annat sätt avyttras, eller om fastighet eller del av, sätts i malpåse gäller ej vad som anges i ABFF 04 punkt 47, utan avgår ur entreprenaden med en månads uppsägning Under kontraktstiden kan dessutom tillkommande och avgående arbetsuppgifter på befintliga förvaltningsobjekt beställas alternativt avbeställas Se vidare ABFF 04 punkterna 34, 35, 47. SF1.4 SF1.5 Sidoentreprenörer och leverantörer Se även SF2.5. Kontroll av mängder och statusuppgifter E skall kontrollera att de mängder och statusuppgifter som B angivit i förfrågningsunderlaget överensstämmer med verkliga förhållanden. Om kontrollen visar att avvikelser föreligger skall ersättningen regleras. Krav på sådan ersättningsreglering skall vara framställt senast ett år efter kontraktstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. B har samma möjlighet till kontroll och reglering under samma tidsperiod. 8
SF2 SF2.12 SF2.2 SF2.22 SF2.3 UTFÖRANDE Beställarens kvalitetskrav Arbetsmetoder och hjälpmedel skall väljas med hänsyn till anläggningarnas långsiktiga underhållsstatus och anpassas till pågående verksamheter i lokalerna med beaktande av kvalitets- och miljöaspekter. Se vidare i beskrivning av tekniska arbetsuppgifter. Miljö Beställarens miljökrav E skall följa nedan angivna miljökrav. Endast produkter som uppfyller av B uppställda kvalitets- och miljökrav får användas. Vid inköp skall miljömärkta produkter prioriteras. Produkter som används eller upphandlas av E i entreprenaden får inte innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens begränsningsdatabas och bör inte innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens Obsdatabas. Dessa kan hittas på www.kemi.se. Produkter som används i entreprenaden skall vara miljödeklarerade enligt allmänt accepterade miljökriterier. I yttre miljö får endast naturgödsel användas. Trädgårdsavfall skall i så stor utsträckning som möjligt tas hand om lokalt. Kemiska bekämpningsmedel mot ogräs och skadeinsekter skall i möjligaste mån undvikas. Motorredskap och handverktyg skall vara drivna av miljöanpassade drivmedel och vara av miljöanpassat utförande, t ex försedd med katalysator. Se vidare i beskrivning av tekniska arbetsuppgifter. Statuskontroll Parterna skall gemensamt genomföra statuskontroll av mark, och andra anläggningar. Statuskontrollen genomförs vid entreprenadens påbörjande. Statuskontrollen dokumenteras med protokoll och fotografier. Se även ABFF 04 punkterna 14b och 44 46 samt SF7. 9
SF2.4 SF2.43 Tillhandahållanden Utrymmen m m som beställaren tillhandahåller B tillhandahåller inte E lokaler för entreprenadens genomförande. SF2.6 Ändringar och tilläggsarbeten Med tillägg till ABFF 04 punkt 15 skall underrättelser om ändringar och tilläggsarbeten vara skriftliga. SF2.83 Personalinhyrning Vid personalinhyrning bör särskilt avtal tecknas utgående från branschregler för det aktuella uppdraget. 10
SF3 SF3.1 SF3.11 SF3.12 SF3.2 ORGANISATION Väsentliga ändringar i parts organisation som berör entreprenaden skall meddelas skriftligt till motparten. Organisation och personal E:s platsorganisation inklusive UE anges i kontraktet. Ombud B:s ombud under kontraktstiden är Gustaf Andersson E:s ombud under kontraktstiden anges i kontraktet. Kontaktpersoner B:s kontaktperson under kontraktstiden är Christer Andersson E:s kontaktperson under kontraktstiden anges i kontraktet. Fullmakter Vid behov av skyndsamma åtgärder vid t ex haverier har E behörighet att vidtaga de åtgärder han anser erforderliga för att begränsa skadans omfattning och minimera avbrottstiden. E redovisar snarast vidtagna åtgärder för B. SF3.3 SF3.31 Personal E:s personal inklusive personal hos UE skall ha erforderlig utbildning, erfarenhet, behörighet och språkkunskap för sina arbetsuppgifter. B fäster stort avseende vid att E:s personal och personal hos anlitade UE skall vara enhetligt och prydligt klädda, uppträda på ett trevligt sätt och bära synligt ID-kort eller annan identitetshandling som B godkänt. Arbetsledning E:s platsorganisation skall ledas av arbetsledare Arbetsledaren skall finnas tillgänglig hela dagen via mobiltelefon, och kunna inställa sig på plats inom 2 timmar Arbetsledaren skall hålla sig ájour med verksamheten genom att själv aktivt vara verksam i uppdraget. Arbetsledaren skall leda och administrera E:s uppdrag och utarbeta rapporter. Statistik och analyser som omfattas av entreprenaden samt självständigt samarbeta med B:s ombud och kontaktperson. Arbetsledaren skall ha befogenheter att ta beslut inom ramen för träffat avtal. Arbetsledaren skall ha minst 2- års dokumenterad erfarenhet inom branschen. Arbetsledaren skall behärska svenska språket i tal och skrift. Byte av arbetsledare skall godkännas av B. Vid eventuellt byte av arbetsledare ställs samma kompentenskrav mm som i upphandlingsföreskrifterna inkl referenser. 11
SF3.32 SF3.4 SF3.41 SF3.42 SF3.421 SF3.422 Övrig personal All personal skall ha för verksamheten nödvändig utbildning och kunskap. Kvalitetsledning Se SF0.32 och SF2.12 Kvalitetsansvariga B:s kvalitetsansvarige är Christer Andersson E:s kvalitetsansvarige anges i kontraktet. Kvalitetsplan Beställarens kvalitetsplan E skall följa kraven i B:s kvalitetsplan. Entreprenörens kvalitetsplan E skall, i samråd med B, upprätta en kvalitetsplan för entreprenaden som säkerställer att B:s kvalitetsmål uppfylls. E skall följa denna plan vid utförande av entreprenaden. SF3.432 Beställarens kvalitetskontroll B avser att minst 3 gånger per grönytesäsong genomföra stickprovskontroller av att entreprenaden utförs kontraktsenligt. Vid dessa kontroller skall en ansvarig representant för E närvara. Kontrollerna dokumenteras av B. E skall återrapportera till B när påtalade fel har avhjälpts. SF3.433 Entreprenörens kvalitetskontroll E skall dokumentera genomförda åtgärder och rapportera till B eller av B angiven person vid varje månadsskifte under grönytesäsongen. SF3.5 SF3.51 Miljöledning Miljöansvariga B:s miljöansvarige är Christer Andersson E:s miljöansvarige anges i kontraktet. 12
SF3.52 SF3.522 Miljöplan Entreprenörens miljöplan E skall, inför startmötet redovisa sin miljöplan SF3.6 SF3.61 SF3.7 SF3.71 SF3.72 Dokumentation Entreprenadrapport E skall löpande föra noteringar om brister och andra väsentliga iakttagelser som rör entreprenaden samt lämna förslag till förbättringar och utveckling. Noteringarna sammanställs till en entreprenadrapport som redovisas vid kontraktsmöten. Möten Kontraktsmöten Kontraktsmöten skall hållas 3 gånger per år i anlsutning till kvalitetskontrollerna Mötena skall följa en agenda som utarbetas i samråd mellan parterna. Vid mötena skall parternas ombud deltaga. Protokoll förs av B Driftmöten Se SF3.71 13
SF4 SF4.1 SF4.2 SF4.3 SF4.31 TIDER Tidplan Schema och tidplan upprättas av E, och redovisas för B vid startmöte. Förändringar ska fortlöpande meddelas B och dokumenteras vid driftmöten Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning Detta avtal skall gälla två år från 2011-06-15 B förbehåller sig möjligheten att fölänga avtalet i sin helhet, eller till vissa delar i max 1 + 1 år. Tider för utförande av arbete Som normal arbetstid räknas kl 07.00 16.00 på icke arbetsfria dagar. Som arbetsfria dagar räknas Lördagar, Söndagar, Trettondagen, Långfredagen, Annandag påsk, 1 maj, Kristi himmelfärds dag, Sveriges nationaldag, Midsommarafton, Julafton, Juldagen, Annandag Jul, Nyårsafton och Nyårsdagen. Utförandetider. E skall utföra arbete under normal arbetstid om annat inte överenskommes. SF4.4 Garantitid I ABFF 04 är garantitid inte angivet, eftersom det ansetts olämpligt att ha garantitid för de normala tjänsterna. 14
SF5 SF5.1 SF5.2 SF5.3 SF5.31 ANSVAR Vite Om entreprenören avviker från upprättad kvalitetsplan och föreskrifter i SF, Teknikföreskrifter eller andra i avtalet upptecknade bestämmelser/krav, kommer vitesförläggande enligt föreskrift i avtal att utkrävas. Ansvar tredje man Se ABFF 04 punkt 30 Försäkringar Om part orsakar skada som ersätts av den andra partens försäkring, betalas självrisken av den part som orsakat skadan. Fastighetsförsäkring B överlämnar på begäran kopia av försäkringsvillkoren för fastighetsförsäkringen till E. SF5.32 SF5.321 Entreprenadförsäkring Ansvarsförsäkring E skall redovisa eventuella begränsningar i sin ansvarsförsäkring, se även SF5.6. och ABFF 04 punkt 32 SF5.4 SF5.41 SF5.42 SF5.43 Arbetsmiljö Ansvar arbetsmiljö E övertar B ansvar enligt arbetsmiljölagen Samordning av arbetsmiljö E övertar det samordningsansvar för arbetsmiljön på gemensamma arbetsställen, som enligt 3 kap 7 Arbetsmiljölagen åvilar B, avseende arbeten där E, UE och/eller SE är engagerade. E rapporterar omgående eventuella brister i arbetsmiljön till B. Arbetsmiljöplan E skalli förekommande fall tillhandahålla underlag för upprättande av arbetsmiljöplan enligt Arbetsmiljölagen. 15
SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m Se även SF5.321. E skall förvara B:s handlingar på ett betryggande sätt. Nycklar får inte vara märkta så att tillhörigheten kan tolkas av obehörig och skall förvaras i utrymmen med erforderlig säkerhetsklass. Nycklar/passerkort, som E erhåller för entreprenadens genomförande, kvitteras och återlämnas vid entreprenadens slut. Nycklar skall förvaras betryggande. Förlorad nyckel/förlorat passerkort anmäles omgående. 16
SF6 SF6.1 SF6.11 EKONOMI Ersättning Ersättning för kontraktsarbetena Ersättning för kontraktsarbetena utgår som fast ersättning per år med indexreglering, se SF 6.13 SF6.111 Ersättning för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen Ersättning utgår på motsvarande sätt som för ändringar och tilläggs arbeten, se SF6.12. SF6.12 SF6.13 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten Reglering av kontraktssumman för ändring eller tilläggsarbete görs på följande sätt: I första hand enligt ett i förväg överenskommet pris. I andra hand enligt à-prislista. I tredje hand efter löpande räkning enligt ABFF 04 punkt 36, varvid procentsatserna för entreprenörarvodet enligt punkt 36, 8 anges i kontraktet. Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) Fast ersättning och à-priser skall regleras med hänsyn till förändringarna I entreprenadindex. Reglering skall utföras årligen och första regleringen skall avse tiden fr o m 2012-06-15. Regleringar baseras på indextalet för juni månad året före regleringstillfället jämfört med det preliminära indextalet för samma månad ett år tidigare. Följande regleringar görs på motsvarande sätt med ett års förskjutning. SF6.2 SF6.21 Fakturering och betalning Betalning sker mot faktura 30 dagar efter mottagandet. Fakturering och betalning av fast ersättning Fakturering kvartalsvis i efterhand enligt i avtalet fastställd betalplan för kontraktsarbetena. 17
SF6.22 Fakturering och betalning av arvode för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen Fakturering och betalning av ersättning för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen görs fortlöpande, senast den sista i den månad arbetet utförts. SF6.23 SF6.25 Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten görs fortlöpande, senast den sista i den månad arbetet utförts Dröjsmålskostnader Endast dröjsmålskostnad enligt räntelagen accepteras. 18
SF7 SF7.1 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL Avslutande statuskontroll B kallar till avslutande statuskontroll av entreprenaden som verkställs i samband med att avtalet upphör. 19
SF8 SF8.1 SF8.2 SF9 SF10 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING Avbeställning Se ABFF 04 punkt 47. Hävning Se ABFF 04 punkt 48. TVIST Alla tvister, med ändring av ABFF 04 punkterna 49-51, skall avgöras vid svensk domstol i Karlstad ÖVRIGT Kontraktet får inte av part överlåtas på annan utan den andra partens medgivande. 20