Stockholm Business Region AB

SID 1 av 13 Stockholm Business Region AB UPPHANDLINGSPROTOKOLL UPPHANDLING AV PERSONALUTHYRNINGSTJÄNSTER

SID 2 av 13 Innehåll 1. Bakgrund... 4 1.1 Upphandlande myndighet... 4 1.2 Upphandlingens omfattning... 4 1.3 Ramavtal och ramavtalsperiod... 4 1.4 Upphandlingsförfarande... 4 1.5 Annonsering... 4 1.6 Förfrågningsunderlaget... 4 1.7 Inkomna anbud... 4 1.8 Tillvägagångssätt för prövning och utvärdering av anbuden... 5 2. Prövning av krav på leverantören (steg 1)... 6 2.1 Redovisning av den genomförda prövningen... 6 2.1.1 Anbud 1 Arena Personal Sverige AB... 6 Krav 2.6 Kapacitet Referensuppdrag 3 webbredaktör... 6 2.1.2 Anbud 2 Perido Skills AB... 7 2.1.3 Anbud 3 Poolia Sverige Aktiebolag... 7 Krav 2.6 Kapacitet Referensuppdrag 2 projektledare... 7 2.2 Sammanfattande resultat av prövning av krav på leverantören... 7 3. Prövning av krav på tjänsten (steg 2)... 8 3.1 Redovisning av den genomförda prövningen... 8 3.1.1 Anbud 2 Perido Skills AB... 8 3.2 Sammanfattande resultat av prövning av krav på tjänsten... 8 4. Anbudsutvärdering (steg 3)... 9 4.1 Utvärderingskriterier... 9 4.1.1 Tilldelningskriterium Arbetssätt för rekrytering... 9 Bakgrund till arbetssätt för rekrytering... 9 Uppgift... 9 Mål och bedömningsgrunder med arbetssätt för rekrytering... 9 Prisavdrag... 10 4.1.2 Tilldelningskriterium Arbetssätt för att bibehålla personal... 10 Bakgrund till arbetssätt för att bibehålla personal... 10 Uppgift... 10 Prisavdrag... 11

SID 3 av 13 4.1.3 Tilldelningskriterium Anbudspris... 11 4.1.4 Utvärdering tillvägagångssätt... 11 4.2 Redovisning av anbudsutvärdering... 12 4.2.1 Anbud 2 Perido Skills AB... 12 Tilldelningskriterium Arbetssätt Rekrytering... 12 Tilldelningskriterium Arbetssätt för att bibehålla personal... 12 Sammanlagt avdrag... 12 4.3 Sammanfattning av utvärdering... 12

SID 4 av 13 1. Bakgrund 1.1 Upphandlande myndighet Upphandlande myndigheter är Stockholm Business Region AB, moderbolag, med dotterbolagen Stockholm Business Region Development AB och Stockholm Visitors Board AB (hädanefter Koncernen). 1.2 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar personaluthyrning av senior projektledare, projektledare, junior projektledare, administratör samt webbredaktör för Stockholm Business Region AB. Mer information om uppdragets innehåll i detalj framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 3 Krav på tjänsten. Som upplysning kan meddelas att Koncernen köpt personaluthyrningstjänster liknande de som upphandlas för cirka 1 400 000 SEK under 2012. Ramavtalet innebär inget åtagande från Koncernen att köpa en viss volym under avtalstiden. 1.3 Ramavtal och ramavtalsperiod Avsikten är att, under förutsättning att tillräckligt många kvalificerade anbud inkommer, sluta ramavtal med tre rangordnade leverantörer. Avtalstiden är två år med möjlighet till två års förlängning. Förlängning kan ske vid flera tillfällen men sammantaget uppgå till högst två år. 1.4 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 1.5 Annonsering Upphandlingen offentliggjordes genom att annonsmanus översändes till Visma TendSign för publicering den 28 januari 2014. Tillkännagivandet har Notis-ID 3596915. 1.6 Förfrågningsunderlaget Samtliga krav som Koncernen ställer på leverantören, genomförandet av åtagandet samt kommersiella villkor redovisades i det skriftliga förfrågningsunderlag som utgjort underlag för anbudslämnande. Förfrågningsunderlaget fanns tillgängligt elektroniskt på www.tendsign.se under hela anbudstiden. Inga förändringar av de förutsättningar och krav som uppställts i förfrågningsunderlaget skedde under anbudstiden. Under anbudstiden lämnades information av förtydligandekaraktär vid sju tillfällen, med anledning av inkomna frågor. Dessa förtydliganden föranledde inte någon väsentlig förändring av information lämnad i förfrågningsunderlaget. 1.7 Inkomna anbud Sista dag för inlämnande av anbud var den 9 mars 2014. Tre anbud inkom. Samtliga anbud inlämnades före anbudstidens utgång. Anbuden öppnades den 10 mars 2014.

SID 5 av 13 Anbud från följande företag inkom: 1. Arena Personal Sverige AB 556606-1916 2. Perido Skills AB 556639-6387 3. Poolia Sverige Aktiebolag 556426-7655 1.8 Tillvägagångssätt för prövning och utvärdering av anbuden Förutsättningarna för hur prövning och utvärdering av inkomna anbud skulle genomföras redovisades i förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget angav även vilka redovisningar som anbudsgivaren skulle lämna i anbudet för att det skulle vara möjligt för Koncernen att genomföra en analys av om ställda krav och önskemål uppfylldes. Prövningen av anbuden har genomförts med utgångspunkt från de uppgifter som lämnades i anbuden. Anbudsprövningen har genomförts utifrån ett trestegsförfarande där steg 1 syftade till att klarlägga att anbudsgivaren uppfyllde de krav som ställts på leverantören (anbudsgivande företag). Om anbudsgivaren uppfyllde kraven i steg 1 deltog anbudet därefter i steg 2 prövning av att de ställda kraven på tjänsten inklusive avtalsvillkoren är uppfyllda. Steg 3 som är det avslutande steget omfattade utvärdering av anbud som uppfyller samtliga krav i steg 1 och steg 2.

SID 6 av 13 2. Prövning av krav på leverantören (steg 1) 2.1 Redovisning av den genomförda prövningen I prövningen av kraven på leverantören ingår två moment, uteslutningsprövning och leverantörskvalificering. Prövningen görs dels mot de uteslutningsgrunder som anges i LOU, dels mot de ställda kraven på leverantören (avsnitt 2 i förfrågningsunderlaget). Analysen av inkomna anbud syftar till att klarlägga att grund för uteslutning inte föreligger samt att leverantören uppfyller ställda krav på registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter, ekonomisk och finansiell ställning, anbudsgivande företags kapacitet, samt att personalen innehar efterfrågad erfarenhet, kompetens och referensuppdrag. Den inledande genomgången av anbuden visade inte att någon av de omständigheter som skulle kunna utgöra grund för uteslutning förelåg. Nedan redovisas prövningen avseende ställda krav på leverantören. 2.1.1 Anbud 1 Arena Personal Sverige AB Krav 2.6 Kapacitet Referensuppdrag 3 webbredaktör I avsnittet anges att leverantören tidigare ska ha visat på god samarbetsförmåga och har erfarenhet av att leverera tjänster som är likvärdigt kvalificerade med de som efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Leverantören skulle redovisa ett uppdrag avseende uthyrning av webbredaktör. Referensuppdraget ska ha utförts för en extern kund, enligt avtalade villkor och utan anmärkning. Uppdraget ska ha varit utfört åt kund som arbetar med EPI-server och ha innefattat publicering av texter för webb. Konsulten ska ha haft rollen som webbredaktör enligt definitionen i förfrågningsunderlagets avsnitt 3.3.5. Uppdraget ska ha slutförts inom tre år från sista anbudsdag. Nedanstående uppgifter skulle bland annat finnas i anbudet för Referensuppdrag 3 webbredaktör: Kortfattad beskrivning av uppdraget där syfte och resultat med uppdraget ska framgå Period under vilket uppdraget pågick Av Arena Personal Sverige AB:s anbud framgår inte att Referensuppdrag 3 - webbredaktör 2 uppfyller nedan ställda krav: Uppdraget ska ha slutförts inom tre år från sista anbudsdag. Kortfattad beskrivning av uppdraget där syfte och resultat med uppdraget ska framgå Av Arena Personal Sverige AB:s anbud framgår att Referensuppdrag 3 webbredaktör är pågående. Detta innebär även att det uppdragets resultat som beskrivs i anbudet inte är slutgiltigt.

SID 7 av 13 Ovanstående krav är således inte uppfyllda. Anbudet underkänns därmed och går inte vidare till steg 2: Prövning av krav på tjänsten. 2.1.2 Anbud 2 Perido Skills AB Redovisningen i anbudet visar att anbudet baserats på ställda krav och att samtliga krav på leverantören är uppfyllda. 2.1.3 Anbud 3 Poolia Sverige Aktiebolag Krav 2.6 Kapacitet Referensuppdrag 2 projektledare I avsnittet anges att leverantören tidigare ska ha visat på god samarbetsförmåga och har erfarenhet av att leverera tjänster som är likvärdigt kvalificerade med de som efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Leverantören skulle redovisa ett uppdrag avseende uthyrning av projektledare. Referensuppdraget ska ha utförts för en extern kund, enligt avtalade villkor och utan anmärkning. Uppdraget ska vara genomfört åt offentlig sektor. Konsulten ska ha haft rollen som projektledare enligt definitionen i 3.3.2. Uppdraget ska ha slutförts inom tre år från sista anbudsdag. Nedanstående uppgifter skulle bland annat finnas i anbudet för Referensuppdrag 2 projektledare: Konsultens roll i uppdraget Kortfattad beskrivning av uppdraget där syfte och resultat med uppdraget ska framgå Vid referenstagningen av Poolia Sverige Aktiebolags anbud framgår av angiven referent att Referensuppdrag 2 projektledare inte uppfyller följande krav: Konsulten ska ha haft rollen som projektledare enligt definitionen i 3.3.2. Referenten angav att konsulten har haft en annan roll än projektledare i referensuppdraget. Ovanstående krav är således inte uppfyllda. Anbudet underkänns därmed och går inte vidare till steg 2: Prövning av krav på tjänsten. 2.2 Sammanfattande resultat av prövning av krav på leverantören Den genomförda prövningen av leverantören visar att anbud 2 Perido Skills AB går vidare till prövning av kraven på tjänsten i steg 2.

SID 8 av 13 3. Prövning av krav på tjänsten (steg 2) 3.1 Redovisning av den genomförda prövningen I prövningen av krav på tjänsten, avsnitt 3 i förfrågningsunderlaget, prövas att anbudet uppfyller ställda krav på uppdragsbeskrivning, personal och resurser, arbetssätt, kvalitetskontroll samt leverans och tillgänglighet. Utöver detta kontrolleras att avtalsvillkoren, avsnitt 5 i förfrågningsunderlaget, är accepterade. Nedan redovisas prövningen avseende ställda krav på tjänsten. 3.1.1 Anbud 2 Perido Skills AB Redovisningen i anbudet visar att anbudet baserats på ställda krav och att samtliga krav på tjänsten är uppfyllda. 3.2 Sammanfattande resultat av prövning av krav på tjänsten Den genomförda prövningen av tjänsten visar att anbud 2 Perido Skills AB går vidare till anbudsutvärdering, steg 3.

SID 9 av 13 4. Anbudsutvärdering (steg 3) Anbud 2 Perido Skills AB har uppfyllt kraven på leverantören och samtliga ställda krav på tjänsten samt har accepterat de kommersiella villkoren. Anbudet har därmed kvalificerat sig för deltagande i anbudsutvärderingen. 4.1 Utvärderingskriterier Det anbud som visat att samtliga ställda krav är uppfyllda har genomgått utvärdering enligt nedan ställda kriterier. Under förutsättning att tillräckligt många kvalificerade anbud inkommer, kommer Koncernen att anta de tre anbudsgivare som lämnat de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden utifrån följande kriterier. Kvalitet o Arbetssätt för rekrytering o Arbetssätt för att bibehålla personal Anbudspris Kvalitet har bedömts utifrån de efterfrågade kvalitetskriterierna arbetssätt för rekrytering och arbetssätt för att bibehålla personal, vilka har redovisats i anbuden. Då innehållet i anbudet visade att mervärden avseende måluppfyllelse erbjöds, erhöll anbuden avdrag enligt nedan. 4.1.1 Tilldelningskriterium Arbetssätt för rekrytering Uppgiften nedan är utformad för att Koncernen skulle få en uppfattning av leverantörens arbetssätt för att rekrytera seniora projektledare för utförande av tjänsten. Bakgrund till arbetssätt för rekrytering För Koncernen är det viktigt att säkerställa att rätt kompetens finns på rätt plats och vid rätt tidpunkt. För att kunna tillhandahålla svårrekryterade tjänster som senior projektledare bör leverantören ha ett väl genomtänkt arbetssätt för hur rekrytering av dessa tjänster kommer att ske för att säkerställa att leverantören kan leverera tjänster till Koncernen. Uppgift För att ha möjlighet att få prisavdrag på sitt anbudspris kunde leverantören beskriva dennes arbetssätt för att rekrytera seniora projektledare för utförande av tjänst till Koncernen. Beskrivningen kunde omfatta cirka en till tre A4-sidor. Till beskrivningen kunde en skriftlig motivering till föreslagen rekryteringsprocess finnas. Mål och bedömningsgrunder med arbetssätt för rekrytering Målet med arbetssätt för rekrytering är att det:

SID 10 av 13 är tydligt, rationellt och effektivt för uppdraget, säkerställer att seniora projektledare kommer att tillhandahållas vid avrop och präglas av en god förståelse för Koncernens specifika behov av seniora projektledare vid rätt plats och rätt tidpunkt. Prisavdrag Leverantörens beskrivningar utvärderades och ett prisavdrag som relaterar till hur väl bedömningsgrunderna uppfylls gavs. Anbuden tilldelades avdrag enligt följande: Motivering Avdragets storlek Förslaget till arbetssätt för rekrytering tillmötesgår helt eller nästan helt de uppsatta målen och bedömningsgrunderna. Förslaget till arbetssätt för rekrytering innehåller inga brister av betydelse och visar på mycket god förståelse för det uppdrag som ska genomföras. Förslaget till arbetssätt för rekrytering tillmötesgår delvis de uppsatta målen och bedömningsgrunderna, dock finns förbättringspotential. Förslaget till arbetssätt för rekrytering visar på godtagbar förståelse för det uppdrag som ska genomföras, dock finns brister av viss betydelse. Uppdraget möter inte i tillräcklig utsträckning ovan redovisade mål och bedömningsgrunder och har inte visat några direkta mätbara kvalitativa mervärden, mycket stor förbättringspotential finns. 1 000 000 SEK 400 000 SEK 0 SEK 4.1.2 Tilldelningskriterium Arbetssätt för att bibehålla personal Uppgiften nedan var utformad för att Koncernen skulle få en uppfattning av leverantörens arbetssätt för att bibehålla personal för utförande av tjänsten. Bakgrund till arbetssätt för att bibehålla personal För Koncernen är det viktigt att säkerställa att rätt kompetens finns på rätt plats och vid rätt tidpunkt både under kortare och längre perioder. För att bibehålla personal och kunna tillhandahålla en kontinuerlig tjänst för Koncernen bör leverantören ha ett väl genomtänkt arbetssätt för hur leverantören arbetar för att bibehålla personal. Uppgift För att ha möjlighet att få prisavdrag på sitt anbudspris kunde leverantören beskriva dennes arbetssätt för att bibehålla personal för utförande av tjänst till Koncernen. Beskrivningen kunde omfatta cirka en till tre A4-sidor. Till beskrivningen kunde en skriftlig motivering till föreslaget arbetssätt för att bibehålla personal finnas.

SID 11 av 13 Mål och bedömningsgrunder med arbetssätt för att bibehålla personal Målet med arbetssätt för att bibehålla personal är att det: är tydligt, rationellt och effektivt för uppdraget, säkerställer att det kommer att finns kontinuitet vid utförande av tjänst för Koncernen och präglas av en god förståelse för Koncernens behov av konsulter vid rätt plats och rätt tidpunkt både under kortare och längre perioder. Prisavdrag Leverantörens beskrivningar utvärderades och ett prisavdrag som relaterar till hur väl bedömningsgrunderna uppfylls gavs. Anbuden tilldelades avdrag enligt följande: Motivering Avdragets storlek Förslaget till arbetssätt för att bibehålla personal tillmötesgår helt eller nästan helt de uppsatta målen och bedömningsgrunderna. Förslaget till arbetssätt för att bibehålla personal innehåller inga brister av betydelse och visar på mycket god förståelse för det uppdrag som ska genomföras. Förslaget till arbetssätt för att bibehålla personal tillmötesgår delvis de uppsatta målen och bedömningsgrunderna, dock finns förbättringspotential. Förslaget till arbetssätt för att bibehålla personal visar på godtagbar förståelse för det uppdrag som ska genomföras, dock finns brister av viss betydelse. Uppdraget möter inte i tillräcklig utsträckning ovan redovisade mål och bedömningsgrunder och har inte visat några direkta mätbara kvalitativa mervärden, mycket stor förbättringspotential finns. 1 000 000 SEK 400 000 SEK 0 SEK 4.1.3 Tilldelningskriterium Anbudspris Vid utvärderingen multiplicerades av anbudsgivaren lämnade priser med den faktor som angetts för respektive tjänst. Den summerade totalkostnaden utgör anbudets anbudspris. Pris skulle lämnas på samtliga efterfrågade tjänster. 4.1.4 Utvärdering tillvägagångssätt Utvärderingsmodellen innebar att anbud som erbjöd ett kvalitetsmässigt fördelaktigt förslag till arbetsmetod erhöll en fördel vid anbudsutvärderingen motsvarande det mervärde som förslaget innebär. Värderingen av förslagen till arbetssätt för rekrytering och arbetssätt för att bibehålla

SID 12 av 13 personal genomfördes av en bedömningsgrupp utsedd av Koncernen. I ju högre grad anbudsgivarens förslag mötte de angivna påståendena, desto större prisavdrag gavs. Maximalt avdrag för kvalitetskriterierna uppgår till 2 000 000 SEK (1 000 000 + 1 000 000 SEK). 4.2 Redovisning av anbudsutvärdering 4.2.1 Anbud 2 Perido Skills AB Tilldelningskriterium Arbetssätt Rekrytering Beskrivningen visar att anbudsgivaren har en tydlig, rationell och effektiv metod för rekrytering av personal utifrån den efterfrågade kompetensen. Beskrivningen visar att leverantören arbetar aktiv med informationsinhämtning inför nya kunder i syfte att säkerställa att de har ett brett utbud av aktuella befattningar som kunden är, och kan vara i behov av. Av beskrivningen framgår att rekryteringsprocessen på ett mycket gott sätt säkerställer att seniora projektledare kommer att tillhandahållas vid avrop. Beskrivningen präglas av en god förståelse för Koncernens specifika behov av seniora projektledare vid rätt plats och rätt tidpunkt. Beskrivningen för arbetssättet för rekrytering får fullt prisavdrag med 1 000 000 SEK. Tilldelningskriterium Arbetssätt för att bibehålla personal Beskrivningen visar att anbudsgivaren har en tydlig, rationell och effektiv metod för att bibehålla personal. Beskrivningen visar hur leverantören arbetar med att vara en attraktiv arbetsgivare samt visar att personalen är leverantörens viktigaste tillgångar. Av beskrivningen framgår att arbetssättet på ett väl mycket gott sätt säkerställer att det kommer att finns kontinuitet vid utförande av tjänst för Koncernen. Genom att satsa på brett utbud av uppdrag, individuell kompetensutveckling, möjlighet till karriär, arbetsmiljö och uppföljning visar att leverantören arbetar aktivt med frågorna. Beskrivningen präglas av en god förståelse för Koncernens behov av konsulter vid rätt plats och rätt tidpunkt både under kortare och längre perioder. Beskrivningen för arbetssättet för att bibehålla personal får fullt prisavdrag med 1 000 000 SEK. Sammanlagt avdrag Avdrag som sammanlagt erhålls är: 2 000 000 SEK. 4.3 Sammanfattning av utvärdering I utvärderingen räknades anbudspriset fram (anbudsbelopp multiplicerat med utvärderingsfaktorer). Det framräknade anbudspriset fick sedan det prisavdrag som anbudet eventuellt erhöll för tilldelningskriterierna. Resultatet, utvärderingspriset, är endast ett värde för att i upphandlingen få fram det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vid avrop kommer lämnade anbudspriser att användas.

SID 13 av 13 Anbud nummer Anbudspris (SEK) Prisavdrag för tilldelningskriterierna 2 Perido Skills AB 1 431 800 2 000 000 568 200 Utvärderingspris (anbudspris prisavdrag för tilldelningskriterierna) Uppställningen ovan ger följande rangordning: 1. Perido Skills AB 1 431 800 SEK