PROTOKOLL 1 (17)

PROTOKOLL 1 (17) 2014-06-11 Nämnden för support och lokaler Plats och tid Beslutande Stefan Bergman (s), ordförande Leif Holmqvist (c), vice ordförande Britt-Marie Lundström (s) Caroline Cercio (s) Fredrik Barrljung (s) Robert Ignberg (s) Ulrika Larsson (v) Jan-Erik Ershag (kd) Peter Nyman (m) Tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Magnus Hedman, vice ordförande kommunal Ersättare Lilliann Carlstén (s) Elsy Larsson (s) Roland Löfmark (fp) Catharina Falk (fp) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avdelningschef fastighet Ulrica Marklund, enhetschef ekonomi Mathias Rönngren, avdelningschef verksamhetsstöd Andre Söderlund, inköpschef Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 55-67 Ersättare Underskrifter.. Stefan Bergman, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2014-06-11 2014-06-24 2014-07-17 Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler Underskrift. Ewa Boström

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 55 Dnr FA 2014-000058 283 Medborgarförslag - ekologisk mat på äldreboenden och skolor med mera (24/14) Ett medborgarförslag har kommit där förslagställaren föreslår ekologisk mat på äldreboenden, skolor med mera. Motiveringen är att kvalitativ och fräsch mat främjar hälsan och är en rättighet till alla. Kommunfullmäktige har överlämnat medborgarförslaget till nämnden för support och lokaler för beslut. Uppdra till förvaltningschef att bereda medborgarförslaget och återkoppla till nämnden. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-05-30 Kommunfullmäktiges beslut, 2014-04-15 Medborgarförslag 24/14 Förslagställaren Support och lokaler/förvaltningschef

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 56 Dnr FA 2014-000063 290 Öppet brev om lekplats på förskola i Vallen Det har kommit in ett öppet brev angående lekplatsen på Vallens förskola, där skribenten anför att Skellefteå kommun har förstört annans egendom genom att ta bort en båt som var byggd med ideella krafter. Skellefteå kommuns svar: Skellefteå kommun hyr Vallens förskola och i fastighetsägarens ansvar ingår det att genomföra en besiktning av lekplats/lekutrustning. Bedömningen har varit att fastighetsägaren inte har nödvändig kunskap och därför har Skellefteå kommun genomfört besiktning av lekplatsen/lekutrustningen. Bedömningen har gjorts att båten var beskaffad med ett allvarligt fel som kunde leda till dödsfall eller ett bestående men. Utifrån att felet var av allvarlig art så togs beslutet att ta bort utrustningen. Tyvärr gick inte informationen vidare till alla berörda kring detta beslut. På grund av detta kommer Skellefteå kommun att ta en diskussion med förskola och fastighetsägare om att ersätta den utrustningen som togs bort med någon motsvarande utrustning. Utrustningen ska passa lika bra till pojkar och till flickor. Översända svar på öppet brev Tjänsteskrivelse daterat 2014-05-28 Öppet brev daterat 2014-05-15 Fastighetsägare Vallens förskola Enskild person (brevskrivare) Support och lokaler/förvaltare Söder Support och lokaler/enhetschef drift, Söder

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 57 Dnr FA 2014-000072 290 Utökat behov av förskoleplatser i Lövånger, lokalanpassning I Lövånger ökar behovet av förskoleplatser och för att kunna möta behovet behövs omgående ytterligare en förskoleavdelning. En lösning har hittats i skolans lokaler men lokalerna måste anpassas. Barn- och grundskolenämnden har uppdragit till nämnden för support och lokaler att utföra lokalanpassningen så att lokalerna är färdiga till skolstart hösten 2014. Uppdra till förvaltningschef att anpassa skolan i Lövånger för förskoleavdelning Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-06-04 Barn- och grundskolenämndens beslut 2014-05-21 96 Barn- och grundskolenämnden Support och lokaler/förvaltningschef

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 58 Dnr FA 2014-000069 289 Revidering av energipolicy Dåvarande fastighetsnämnden beslutade 2011-04-14 om att anta en energipolicy. Sedan dess har förvaltningen och nämnden fått ytterligare uppdrag vilket gör att energipolicyn behöver revideras. Support och lokaler har tagit fram ett förslag till revidering av energipolicyn Godkänna reviderad energipolicy Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-05-28 Förslag till energipolicy, daterad 2014-05-05 Fastighetsnämnden 35, 2011-04-14 Support och lokaler: Avdelningschef Kommunikation Avdelningschef Måltid Avdelningschef Verksamhetsstöd Sektionschef Drift Sektionschef Städ Sektionschef Projekt Förvaltare

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 59 Dnr FA 2014-000066 289 Övergripande principer för kommunens lokalförsörjning Support och lokaler och kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att utarbeta förslag till övergripande principer för kommunens lokalförsörjning. I den budget som årligen beslutas av kommunfullmäktige fastställs det en del styrprinciper som rör kommunens lokaler. I bifogat förslag rörande övergripande principer för kommunens lokalförsörjning har inte dessa principer inarbetats. Fokus har lagts på att försöka slå fast några grundläggande strategiska principer för framtiden. Det finns sedan tidigare beslutat om en policy för lokalförsörjning. Ovanstående principer ska ses som ett komplement till den tidigare beslutade policyn. Översända förslag till kommunstyrelsen gällande övergripande principer för kommunens lokalförsörjning Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-06-04 Kommunstyrelsens beslut 2014-01-08 Kommunstyrelsen

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 60 Dnr FA 2014-000074 009 Handlingsplan för att nå måluppfyllelse I bokslutet 2013 kunde nämnden för support och lokaler konstatera att måluppfyllelse inte hade nåtts inom perspektivet utveckling/tillväxt och att perspektivet medarbetare endast nått delvis måluppfyllelse. I samband med kommunfullmäktige 2014-04-15, 90 beslutades att de nämnder som inte nått måluppfyllelse under år 2013 senast i juni 2014 skulle lämna in en beskrivning om hur nämnden tänker fortsätta arbetet för att nå måluppfyllelse. Nämnden för support och lokalers mål (inom perspektivet utveckling/tillväxt) med att minska energiförbrukningen i kommunens fastigheter är en del i det övergripande arbetet med Skellefteå kommunkoncerns energi- och klimatstrategi. Bedömningen är att nämnden kommer att uppnå de mål som är satta i strategin (minskad energianvändning med 20 %, år 2016) Nämndens delmål gällande energiförbrukning för 2013 nåddes inte genom att den minskade förbrukningen (klimatkorrigerat) uppgick till 1,8 % år 2013, att jämföras med målsättningen som var 5 %. Anledningen till detta är att den planerade huvudaktiviteten för 2013 inte kunnat genomföras. Konkret handlar det om att spara energi genom att släcka ner datorer när de inte används. Det har inte kunnat genomföras beroende på stora förändringar och viktigare prioriteringar inom IT-organisationen. Andra aktiviteter för att nå målet har dock genomförts med gott resultat, till exempel har energiförbrukningen i Jörnköket minskat med 20 %. De insatser för minskning av energiförbrukning som ej genomförts under 2013 planeras att genomföras under kommande år, samt att de åtgärder som nämnden för support och lokaler beslutade om 2014-02-12, 12 genomförs under 2014. Inom medarbetarperspektivet redovisade nämnden år 2013 delvis måluppfyllelse i rapporteringen till kommunstyrelsen. Målet var 35 nya mönsterarbetsplatser, men vid bokslutet hade endast 24 stycken rapporterats och nämnden uppdrog som en följd av detta till förvaltningschef att se över om styrkortsmåttet för 2014 behövde revideras. Det visade sig dock senare vara felaktiga uppgifter som redovisats i december 2013. Godkända mönsterarbetsplatser hade inte registrerats och den rätta siffran var 34 stycken. Detta innebär att nämnden uppvisade måluppfyllelse inom perspektivet. Även under år 2014 fokuserar nämnden fortsatt på målet att vara en attraktiv arbetsgivare och det beslutade måttet är oförändrad. Godkänna föreslagen handlingsplan

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-06-04 Fördelning av investeringsbudget, Dnr FA 2014-000009 289 Kommunstyrelsen

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 61 Dnr FA 2014-000067 007 Revisionsrapport kommunens beredskap avseende risker för korruption och oegentligheter Kommunens revisorer har med hänsyn till risk och väsentlighet gjort en granskning av kommunens beredskap kring risker för korruption och oegentligheter. Granskningen har omfattat kommunstyrelsen och nämnder och en fördjupad granskning har skett för kommunstyrelsen, tekniska nämnden och nämnden för support och lokaler. Nämnden för support och lokaler har fått revisionsrapporten för kännedom. För att utveckla beredskapen för korruption och oegentligheter har kommunstyrelsen fått följande rekommendationer: Arbeta mer aktivt med riskanalyser kring korruption och oegentligheter Anta tydliga regler och riktlinjer och göra dessa kända för alla inom organisationen Se till att samtliga anställda får kontinuerlig utbildning på området Förvaltningschefen berättar att det pågår en fördjupad undersökning där man bland annat intervjuar anställda. Förvaltningsekonomer kommer också att gå utbildning i interkontroll. 1. Efter diskussion notera revisionsrapporten 2. Uppdra till förvaltningschef att återkoppla till nämnden när den fördjupade undersökningen är gjord och slutrapport har lämnats. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-06-02 Revisionsrapport Kommunens beredskap avseende risker för korruption och oegentligheter, maj 2014 Support och lokaler/förvaltningschef

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 62 Dnr FA 2014-000050 009 Styrkort 2015 revidering I april beslutade nämnden för support och lokaler om styrkort för år 2015 och skickade det till budgetberedningen. Budgetberedningen har gett en återkoppling där de föreslår en del justeringar. Support och lokaler har reviderat styrkortet utifrån budgetberedningens förslag. Godkänna reviderat styrkort Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-06-04 Förslag till reviderat styrkort Budgetberedningens återkoppling till nämnden för support och lokaler Beslutat styrkort, NSL 2014-04-09 43 Kommunstyrelsen/budgetberedningen

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 63 Dnr FA 2014-000068 040 Ekonomisk uppföljning och prognos, maj 2014 Nämnden för support och lokaler har sammanställt en kortfattad ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Dessa rapporteringstillfällen innebär att kontoansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott samt att förvaltningen vid budgetavvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Prognosen innefattar även äskad resultatöverföring från 2013, vilken beslutades av kommunstyrelsen 130409. I samband med delårsrapporten i april informerades nämnden om att det vid maj månads prognos även skulle presenteras en rapport som visar totalbudget, utfall och total prognos för samtliga pågående investeringsprojekt inom nämnden. Denna finns bifogad som bilaga och kommer att vidareutvecklas inför delårsrapporten då samtliga projekt slutligen är inlagda i rapporteringssystemet. Årsprognosen pekar totalt sett på en budgetavvikelse (drift) för förvaltningen på -1 mnkr. Nämndens avdelningar uppvisar dock både positiva och negativa budgetavvikelser. För kommunikationsavdelningen är prognosen ca -10 mnkr, inklusive balanserat underskott (-4 mnkr) från 2014. I samband med årsredovisning 2013, samt i samband med budgetarbetet inför år 2015, så informerade nämnden både kommunstyrelsen och budgetberedningen om det utredningsarbete som pågår, inklusive ett pågående arbete med framtagandet av en handlingsplan för att komma tillrätta med underskottet på sikt. I mars uppdrog nämnden till förvaltningschefen att senast delårsrapporten i augusti återkoppla en fördjupad handlingsplan till nämnden. Denna rapport ska omfatta planerade och beloppsatta åtgärder. Godkänna redovisad information. Bilaga 1 Ekonomiuppföljning och prognos maj 2014. Bilaga 2 Projektrapport 2014 Support och lokaler/enhetschef ekonomi Kommunstyrelsen/budget och bokslut

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 64 Dnr FA 2014-000032 009 Revidering av det folkhälsopolitiska programmet i Skellefteå - remiss Under 2013 påbörjades arbetet med att revidera det folkhälsopolitiska programmet från 2006. Programmet är ett inriktningsprogram som följer den nationella folkhälsopolitiken med ett folkhälsomål och elva målområden. Utgångspunkten för revideringsarbetet är att sätta fokus på det svenska folkhälsomålet att skapa samhälleliga förutsättningar för god hälsa på lika villkor för hela befolkningen. Tio arbetsgrupper med tjänstmän har plockat bort förslag från folkhälsopolitiska programmet som redan har genomförts eller blivit inaktuella samt lagt till nya förslag för respektive målområde. Folkhälsorådet har skickat revideringsförslaget till nämnderna på remiss innan det ska beslutas i kommunfullmäktige. Support och lokaler har lyft fram de målområden och föreslagna aktiviteter där nämnden för support och lokaler har ett särskilt ansvar utifrån sitt uppdrag. Förarbetet med revideringen har varit brett med arbetsgrupper från berörda myndigheter och förvaltningar och i några av arbetsgrupperna har personal från support och lokaler varit med. Support och lokaler tycker att målformuleringarna är bra men att en del av aktiviteterna i handlingsplanen blir motstridande mot andra styrdokument i kommunen och att det skapar en osäkerhet om vilket styrdokument som gäller. Exempelvis så har kommunfullmäktige beslutat om ett kostpolitiskt program som har syfte att kvalitetssäkra måltider som serveras inom förskola, skola, fritidsverksamhet och äldreomsorg. Support och lokaler saknar också en ekonomisk analys av aktiviteterna. Exempelvis så kan aktiviteten Lokalöversyn av alla förskolor, skolor, fritidshem, fritidsgårdar och andra lokaler där ungdomar vistas. Åtgärder efter behov! under målområde 3, innebära stora kostnader som inte finns med i budget. Support och lokaler föreslår att Folkhälsopolitiska programmet behåller målformuleringarna och vadet i handlingsplanen men att respektive nämnder och aktörer får göra prioriteringar för hur det ska genomföras. Översända remissyttrandet till Folkhälsorådet

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-06-04 Folkhälsorådets förslag till revidering av det folkhälsopolitiska programmet i Skellefteå Folkhälsorådet/Karin Våglund

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 65 Dnr FA 2014-000065 009 Delgivningar Följande delges: Personalnämnden 2014-05-07 Förslag på måltidspriser 2015 Nämnden för support och lokalers arbetsutskott 2014-05-23 Norrbacka förskola. Nybyggnad av 10-avdelningsförskola och storkök. Tilldelningsbeslut. Delgivningarna läggs till handlingarna

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 66 Dnr FA 2014-000070 009 Informationer Förvaltningschef informerar Avdelningschefen för fastighet informerar om den nya förskolan på Norrbacka. Han visar ritningar och beskriver hur utemiljön har fått en större roll för verksamheterna. Inköpschefen berättar att det finns sex upphandlare på kommunen och informerar om vad som styr vid inköp. Dels reglerar Lagen om offentlig upphandling (LoU) men också Skellefteå kommuns inköps och upphandlingspolicy. Vid upphandling så arbetar man efter fem principer: - Likabehandlingsprincipen (alla leverantörer ska behandlas lika) - Principen om ickediskriminering (ingen leverantör ska särbehandlas) - Transparensprincipen (upphandlingen ska präglas av öppenhet och förutsägbarhet) - Proportionalitetsprincipen (kraven ska stå i rimlig proposition till det som upphandlas) - Principen om ömsesidigt erkännande Avdelningschefen för verksamhetsstöd informerar om det nya lönecentrat. Det startar 1 oktober i anpassade lokaler i gamla stadshuset Hjorten. Till att börja med så kommer det att vara ca 38 årsanställda som arbetar i centrat och de har totalt cirka10 000 löner per månad. Syftet med att skapa en central lönehantering är att stärka gruppen och kunna arbeta effektivare. Förändringen beräknas ge en kommunnytta på motsvarande 2,5 miljoner kronor. Information om premiepengar 2005 fastslog fastighetsnämnden ett nytt premiesystem som hade för avsikt att motverka skadegörelse i grundskolorna och 2007 tillkom gymnasieskolorna. Skolorna får själva ansöka om premiepengen och den ligger på ca 20-30 kronor per elev och används i samband med skolavslutningen. I april 2013 beslutade nämnden för support och lokaler att ge förvaltningschefen delegation på att besluta om fördelningen av premiepengarna och informera om det på nämndens sammanträde i juni. Avdelningschefen för fastighet berättar att det har varit svårt att få in ansökningar. Trots påminnelser så är det bara åtta grundskolor och två gymnasieskolor som har ansökt. Totalt har grundskolorna fått drygt 19 000 kronor och gymnasieskolorna drygt 38 000 kronor. Nämnden tycker att det finns ett svalnande intresse för detta bland skolorna och ger förvaltningschefen uppdrag att undersöka om det finns ett annat sätt att uppmuntra skolornas arbete på.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 Papperslösa sammanträden På förra nämndsammanträdet fick förvaltningschefen uppdrag att undersöka vad nämnden hade för kopieringskostnad före projektstart av papperslösa sammanträden. Förvaltningschefen berättar att det är omöjligt att plocka ut en exakt siffra eftersom flera kopieringar har skett direkt på avdelningen istället för på tryckeriet. Man kan bara ta fram en schablonkostnad utifrån den beräkning som gjordes i samband med att projektet startade. Nämnden tackar för informationen och återkommer till frågan när projektet har utvärderats. Anställda per avdelning På förra nämndsammanträdet visade förvaltningschefen personalstatistik ur jämställdhetsperspektiv. Nämnden frågade då efter att få veta antal anställda per avdelning. Förvaltningschefen har tagit fram statistiken och får uppdrag att skicka ut den till nämndsledamöterna. Godkänna informationen

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 67 Dnr FA 2014-000071 009 Övriga frågor Inomhusmiljö på Lövgränd 3 Lilliann Carlstén (s) har fått telefonsamtal om att inomhusmiljön på gruppboendet Lövgränd 3 inte är bra och undrar vad fastighetsavdelningen ska göra åt det. Avdelningschefen för fastighet har inte fått någon information om det. Han undersöker frågan och skickar ut information till ledamöterna via sekreteraren. Ett Skellefteå för alla 2014 - mässa om delaktighet Kommunens handikappkonsulent har skickat ut en önskan att nämnderna ska fatta beslut om vilka som ska gå på mässan som är den 19-20 september. Nämnden beslutar att den som är intresserad får gå och att det får tas ur nämndens budget. Sekreteraren får uppdrag att skicka ut programmet samt att hålla ihop anmälningarna.