Dokument: Objektägare-ITs placering Författare Malin Zingmark, Förnyad förvaltning Version A Sida 1 av 9 Datum 2015-03-25 Bil p 820 : 1 Objektägare-ITs placering Innehåll Objektägare-ITs placering... 1 1 Inledning... 2 1.1 Bakgrund... 2 1.2 Uppdraget... 2 1.3 Tidplan och avrapportering... 2 1.4 Avgränsningar... 2 1.5 Tillvägagångssätt... 3 2 pm3 modellen... 3 3 Den nya systemförvaltningsorganisationen... 4 4 Ladokkonsortiets behov och förutsättningar... 5 4.1 Ladokkonsortiets IT mål... 5 4.2 Resurssituation... 5 4.3 Lärosätenas behov... 5 4.4 Ladokkonsortiets behov... 5 5 Insamling av information... 6 5.1 Synpunkter från intervjuerna... 6 5.2 Andra organisationer... 7 6 Alternativ... 7 6.1 Behåll Objektägare IT inom Ladokkonsortiet... 7 6.2 Objektägare IT bemannas av ITS... 7 6.3 Objektägare IT bemannas av UHR... 8 6.4 Objektägare IT bemannas av extern leverantör... 8 7 Rekommendation... 9 8 Referenser... 9
Sida 2 av 9 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar PA1 2014-06-26 Första version PA2 2014-10-09 Reviderad efter intervjuer PA3 2014-10-15 Reviderad efter genomgång med IT-strateg Ulrika Ringeborn PA4 2014-10-16 Mindre korrigeringar av stavning och formuleringar A 2014-11-05 Godkänd av uppdragsgivare 1 Inledning 1.1 Bakgrund Ladokkonsortiets styrelse har beslutat att systemförvaltningsorganisationen för nya Ladok ska inrättas enligt pm3-modellen. De två objektägarrollerna har tillsatts av Ladokkonsortiets styrelse från och med 2014-04-15. Styrelsen har gett Ulrika Ringeborn uppdraget att i rollen som IT-strateg i Ladokkonsortiet värdera förutsättningarna för att på sikt överföra objektägare-it-rollen till leverantör. På styrelsemötet 2013-12-03 då objektägarrollerna tillsattes beslutades även att en utvärdering av objektägarrollen och organisationen ska göras inom en 2-årsperiod, se styrelseprotokollet. 1.2 Uppdraget Utredningen ska belysa vilka för- och nackdelar som finns med att överföra Ladokkonsortiets objektägare-it-roll till leverantör. Områden som ska beaktas i samband med värderingen är: Ladokkonsortiets behov och förutsättningar Beställarmandat Sårbarhet Resurssituation Ladokkonsortiets valda systemförvaltningsmodell Utredningen ska belysa olika alternativ och deras respektive för- och nackdelar. Identifierade möjliga alternativ ska värderas och en rekommendation till framtida lösning i frågan ska lämnas med utredningen. 1.3 Tidplan och avrapportering Beslutsunderlaget ska vara färdigt 2014-11-17 och avrapporteras till Ladokkonsortiets IT-strateg. 1.4 Avgränsningar De verksamhetsnära rollerna i systemförvaltningsorganisationen kommer inte att beskrivas utförligt eller utvärderas i denna rapport.
Sida 3 av 9 En förutsättning i denna rapport är att tjänsterna applikationsdrift och support samt systemdrift tillhandahålls av ett och samma lärosäte. Det nuvarande avtalet för dessa tjänster löper till 2018-12-31 med ITS vid Umeå Universitet, vilket gör att IT-leveransen kommer att ske från samma lärosäte under nuvarande avtalsperiod. Om leveranserna av applikationsdrift och support samt systemdrift sker från olika lärosäten bör en ny utvärdering göras. 1.5 Tillvägagångssätt I arbetet med utredningen har ett antal representanter för lärosätena och systemförvaltningsorganisationen intervjuats: Ulrika Ringeborn, Linnéuniversitetet, IT-strateg och Objektägare IT för Ladok Karin Åström, Göteborgs universitet, Objektägare för Ladok Jonas Brorsson, förvaltningsledare för befintligt Ladok Anders Nordin, IT-chef Luleå tekniska universitet Joakim Nejdeby, IT-direktör Linköpings universitet Mats Möller, IT-chef Karlstads universitet Katarina Jonsson Berglund, lokal objektägare för Ladok KTH Dessutom har Johan Sjödin, projektledare för Ladok3-projektet, samt Johanna Nilsson, sakkunnig i förvaltningsmodellen pm3 från PÅ AB, intervjuats. Rapporten har även skickats ut till de personer som intervjuats för synpunkter. Inga synpunkter på innehållet i rapporten har kommit in. 2 pm3 modellen Ledning och styrning av förvaltningsarbetet i pm3 kan liknas vid arbetet i ett projekt. Förvaltningsorganisationen är, precis som en projektorganisation, en mikroorganisation som berör flera delar av linjeverksamheten. Objektägare verksamhet fångar upp verksamhetens behov medan Objektägare IT säkrar att behoven omsätts i tekniska lösningar. Tillsammans ansvarar objektägarna för att verksamheten får det stöd den behöver givet budgetramarna. De sätter den strategiska inriktningen för arbetet och ansvarar för att förvaltningsorganisationen fungerar effektivt. För att planera och leda det operativa förvaltningsarbetet tillsätts en Förvaltningsledare på verksamhetssidan och en Förvaltningsledare IT. I en linjeorganisation är ofta Objektägaren en linjechef med ekonomiskt ansvar och Objektägare IT är en ansvarig chef inom den interna IT-avdelningen. Objektägare IT har till ansvar att säkra en kostnadseffektiv IT-leverans, vilket också kan innebära att vissa tjänster utförs av underleverantörer. Modellen förutsätter att objektägarna samarbetar för att ge verksamheten det stöd som behövs. Om stora delar av IT-leveransen bedrivs av underleverantörer är det Objektägare IT och Förvaltningsledare IT som styr och följer upp underleverantörernas arbete. Det ingår inte i Objektägare verksamhets roll att följa upp och styra underleverantörer på IT-sidan.
Sida 4 av 9 3 Den nya systemförvaltningsorganisationen Den beslutade systemförvaltningsorganisationen för Ladok består på verksamhetssidan av en Objektägare, en Förvaltningsledare samt ett antal Produktansvariga. På IT-sidan finns en Objektägare IT och en Förvaltningsledare IT. Figur 1: Förvaltningsorganisationen för Ladok Till sin hjälp har Förvaltningsledare IT ett antal specialister hos förvaltningsorganisationens underleverantörer UHR och ITS vid Umeå universitet. ITS vid Umeå universitet ansvarar för applikationsdrift och support samt systemdrift av Ladok. UHR ansvarar för utveckling, ändring och felrättning av Ladokprogramvaran. UHR anlitar i sin tur ITS vid Umeå universitet för att utföra arbetet. Figur 2: Parter i IT-nära förvaltning Förvaltningsledare ITs främsta arbetsuppgift är att planera och leda arbetet med drift och teknisk förvaltning av systemet. I Ladoks systemförvaltningsorganisation innebär detta till stor del att styra och följa upp de två underleverantörer som finns i den IT-nära förvaltningen.
Sida 5 av 9 4 Ladokkonsortiets behov och förutsättningar Ladokkonsortiet har två huvuduppgifter: att förvalta och vidareutveckla Ladoksystemet samt att förvalta Konsortiet. Här är det uppgiften att förvalta och utveckla Ladoksystemet som beaktas. 4.1 Ladokkonsortiets IT mål I Ladok3-projektets effektmål nr 3, Gemensam kostnadseffektivitet, uttrycks att Ladokkonsortiet ska få ökad kostnadseffektivitet för såväl systemutveckling som systemunderhåll, jämfört med 2010. I Strategidokumentet för Ladokkonsortiets är ett av målen en samlad driftlösning som efter omställningsperioden ska medföra minskade kostnader totalt sett i förhållande till uppställda krav på kvalitet och service. Ovanstående mål innebär att Objektägare IT ska fokusera på att säkra att ITleveransens effektivitet mäts och förbättras kontinuerligt. 4.2 Resurssituation Ladokkonsortiet är ingen juridisk person och kan därmed inte anställa personal. Alla roller inom Ladokkonsortiet och systemförvaltningsorganisationen bemannas genom att låna in resurser från lärosätena eller av underleverantörer. Att hantera inlåning av resurser från lärosätena är tidskrävande. Fördelen med att bemanna roller i systemförvaltningsorganisationen med underleverantörer är att det är mindre tidskrävande. Nackdelen med att bemanna rollerna från underleverantörer är att förankring av systemförvaltningens arbete på lärosätena försvåras. 4.3 Lärosätenas behov Objektägare IT ska tillsammans med Objektägaren säkra insamling av behov från lärosätena. Objektägare IT ansvarar för att det finns ett kontaktnät där lärosätenas tekniska behov runt Ladok fångas upp och att lärosätena upplever att det finns goda möjligheter att vara med och påverka utvecklingen av den tekniska plattformen för Ladok. 4.4 Ladokkonsortiets behov Givet Ladokkonsortiets organisation och beslut att köpa tjänster för drift, support och vidareutveckling av Ladok har följande behov identifierats kopplat till kompetens och roller inom IT: Ökad effektivitet i systemförvaltningsarbetet Kompetens att beställa, följa upp och styra leverantörer av IT-tjänster Kompetens att initiera, driva och fatta beslut i strategiska IT-frågor Fånga upp lärosätenas behov vad gäller IT Så få resurser som möjligt att hantera inom systemförvaltningsorganisationen
Sida 6 av 9 5 Insamling av information 5.1 Synpunkter från intervjuerna De personer som intervjuats har tagit del av uppdragsbeskrivningen för denna utredning och beskrivningen av den nya systemförvaltningsorganisationen för Ladok. De intervjuade har gett sin syn på placering av Objektägare IT. Följande synpunkter har kommit fram under intervjuerna: Generellt om roller och resurser i Ladokkonsortiet: Det är svårt för lärosätena att tillhandahålla resurser till Ladokkonsortiet. Det finns därför fördelar med att placera Objektägare IT utanför konsortiet Antalet roller och led i den nya systemförvaltningsorganisationen bör ses över. Behövs verkligen alla? Det finns en risk för otydlighet med det stora antalet roller och flera beslutsled inom Ladokkonsortiet Ett helhetsgrepp bör tas vad gäller alla roller inom Ladokkonsortiet. Placering av Objektägare IT bör inte ses över isolerat I nuvarande organisation inom Ladokkonsortiet har man infört pm3 rollerna utan att se över om alla roller inom konsortiet behöver finnas kvar. Vissa roller kanske kan slås ihop: Objektägare och Konsortiechef, IT-strateg och Objektägare IT Det är otydligt vem som har det yttersta ansvaret i konsortiet. Om Ladoksystemet inte fungerar, är det konsortiechefen, styrelsen eller någon av Objektägarna som bär ansvaret? Objektägare IT: Någon inom Ladokkonsortiet behöver strategisk IT-kompetens. Det är inte realistiskt att denna uppgift läggs på Objektägare verksamhet Det är svårt att hitta en person med kompetens att ta på sig båda Objektägarrollerna Om drift av Ladok outsourcas till en extern leverantör är behovet av strategisk IT-kompetens inom Ladokkonsortiet större Om Objektägare IT flyttas utanför Ladokkonsortiet kan behovet av strategisk IT kompetens lösas genom att t.ex. ta hjälp av IT-chefer från lärosätena vid behov En stor del av det strategiska ansvaret för IT-leveransen kan läggas på leverantören, oavsett om det är ett lärosäte, en annan myndighet eller en extern leverantör Den som har ansvaret för IT-leveransen bör också sitta nära de resurser som levererar tjänsterna Det är viktigt med samarbetet mellan Objektägarna. Om rollen Objektägare IT fylls av en leverantör är det svårare att styra personvalet Vad tillför UHR i dagens systemförvaltningsorganisation? De utgör ett onödigt mellanled mellan Förvaltningsledare IT och ITS vid Umeå universitet Ge ITS vid Umeå universitet hela ansvaret för IT-leveransen
Sida 7 av 9 5.2 Andra organisationer Andra organisationer med liknande utmaningar som referens har inte hittats. 6 Alternativ Följande alternativ för placering av Objektägare IT har identifierats: Behåll Objektägare IT inom Ladokkonsortiet Objektägare IT bemannas av ITS vid Umeå universitet Objektägare IT bemannas av UHR (eller annan myndighet) Objektägare IT bemannas av extern leverantör Objektägare IT och Förvaltningsledare IT arbetar nära varandra. Om Objektägare ITs placering ändras bör även placering av Förvaltningsledare IT ses över. I samtliga alternativ bör det skapas en större tydlighet mellan rollerna Objektägare IT och IT-strateg. Om Objektägare IT och/eller Förvaltningsledare IT flyttas utanför Ladokkonsortiet ökar sårbarheten för Ladokkonsortiet i och med att färre personer bemannar organisationen. 6.1 Behåll Objektägare IT inom Ladokkonsortiet I detta alternativ bemannas båda Objektägarrollerna från lärosäten. Objektägare IT bemannas inte från samma lärosäte som tillhandahåller drift och support för Ladok. Konsekvenserna av detta alternativ är att inga förändringar mot dagens lösning behöver ske. Fördelar Skapar förutsättningar för ett nära samarbete mellan Objektägarna Det alternativ som har bäst förutsättningar för att lärosätena ska ha ett gott förtroendet för Objektägare IT Behåller den IT-strategiska kompetensen inom Ladokkonsortiet Nackdelar En av flera roller inom Ladokkonsortiet som ska bemannas. Svårt att få resurser från lärosätena Att flytta Förvaltningsledare IT till ITS vid Umeå universitet kan vara ett alternativ även om Objektägare IT finns inom Ladokkonsortiet. Förvaltningsledare IT kommer då nära de resurser som arbetar med IT-leveransen. Det förutsätter att UHRs roll i den tekniska förvaltningen försvinner. Att flytta Förvaltningsledare IT till UHR tillför bara ytterligare ett led i styrningen. 6.2 Objektägare IT bemannas av ITS Detta alternativ förutsätter att ITS vid Umeå universitet ses som samarbetspart i förvaltningen av Ladok med totalt ansvar för IT leveransen, inte som en extern leverantör. Samtliga resurser från ITS som arbetar med drift och support av Ladok lånas in till systemförvaltningsorganisation enligt samma princip som andra resurser.
Sida 8 av 9 Enligt pm3 utgör den årliga förvaltningsplanen avtalet om åtagandet för drift och support, ett formellt avtal behövs inte i detta alternativ. ITS ansvarar för att utvärdera kostnadseffektiviteten i IT leveransen och om nödvändigt upphandla delar av tjänsten. En förutsättning för att ge ITS hela ansvaret för IT-leveransen är att UHR inte längre har någon roll i den IT-nära förvaltningen av Ladok. Fördelar Färre roller inom Ladokkonsortiet att bemanna med resurser från lärosätena Hela ansvaret för IT-leveransen ligger på ITS, det skapar tydlighet Färre led och roller inblandade i ITleveransen Nackdelar Risk att lärosätena inte har förtroende för att ITS kan ta ett helhetsansvar och säkra samtliga lärosätens behov All teknisk kompetens för Ladok finns hos ITS I detta alternativ bör även Förvaltningsledare IT placeras hos ITS där de resurser som levererar IT-tjänster finns. 6.3 Objektägare IT bemannas av UHR I detta alternativ köps tjänsten Objektägare IT av UHR eller av en annan myndighet. Förvaltningsledare IT bör i detta alternativ finns hos ITS i Umeå där de resurser som levererar IT-tjänster finns. Fördelar Färre roller inom Ladokkonsortiet att bemanna med resurser från lärosätena Nackdelar Ytterligare en part inblandad i styrningen av systemförvaltningen Risk för att lärosätena inte har förtroende för att UHR kan säkra deras behov Förutsättningarna för ett tätt samarbete mellan Objektägarna minskar Ladokkonsortiet behöver ha kvar ITstrategisk kompetens 6.4 Objektägare IT bemannas av extern leverantör I detta alternativ köps tjänsten Objektägare IT av en extern leverantör. Förvaltningsledare IT bör i detta alternativ finnas hos ITS i Umeå där de resurser som levererar IT-tjänster finns. Fördelar Färre roller inom Ladokkonsortiet att bemanna med resurser från lärosätena Nackdelar Ytterligare en part inblandad i styrningen av systemförvaltningen Risk för att lärosätena inte har förtroende för att en extern leverantör kan säkra deras behov Möjligheten att påverka personvalet för Objektägare IT minskar
Sida 9 av 9 Förutsättningarna för ett tätt samarbete mellan Objektägarna minskar Ladokkonsortiet behöver ha kvar ITstrategisk kompetens 7 Rekommendation Det är tydligt att rollen som Objektägare IT inte kan ses över isolerat. Det kan leda till suboptimering och otydlighet inom Ladokkonsortiet. Rekommendationen är därför att se över placering av Objektägare IT i samband med att hela organisationen utvärderas under 2015. Där bör alla roller inom Ladokkonsortiet utvärderas i ett samlat grepp, även de som inte ingår i systemförvaltningsorganisationen. Samarbetet med UHR bör också utvärderas samtidigt. Beroende på vilket av alternativen ovan som realiseras kan olika roller i ITleveransen behövas. Oavsett finns ett behov av att se över antalet roller och led inblandade. Den mest resurseffektiva IT-leveransen uppnås troligtvis genom att ge ett lärosäte ansvar för hela IT-leveransen. Det förutsätter att övriga lärosäten kan acceptera att ett lärosäte företräder dem alla och arbetar för en så kostnadseffektiv och bra IT-leverans som möjligt. 8 Referenser Referensnr Beskrivning Dokumentnamn, version 1 Ladokkonsortiets strategidokument Strategidokument för Ladokkonsortiet, 2013-05- 17, länk 2 Projektdirektiv för Ladok3- projektet, innehåller projektets effektmål Projektdirektiv för Ladok3-projektet, 2013-04-09, version 3.0, länk 3 Utformning av den nya förvaltningsorganisationen Ny förvaltningsorganisation för Ladok, 2013-10-15, version 2.0, länk