Tekniska 36-42
2 Information och överläggningar... 6 Delårsbokslut 2016... 7 Revisionsrapport - Årlig grundläggande granskning 2016... 8 Remiss - Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation i Alingsås kommun... 10 Förändring av renhållningstaxan 2016-2020... 12 Uppföljning Avfallsplan... 13 Delegerade beslut 2016... 14 Inkomna skrivelser 2016... 15
3 Plats och tid Skräddaren, Sveagatan 12, Alingsås Tisdagen den 20 september 2016, kl 14.00-16.10 Paragrafer 36-42 Beslutande Ersättare Övriga deltagare Tore Hult (S), ordförande Thorsten Larsson (M), vice ordförande Barbro Engh (S) Sven Helgesson (S), ersätter Gunnar Tiselius (S) Novak Vasic (MP) Holger Grahm (MP) Britt Berggren (M) Thomas Jensen (KD) Lars Bolminger (L) Ghislain Kalombo (KD) Ulla Dalén (MP) Johnny Östh (M) Peter Norlander (S) Caroline Hagström, tf förvaltningschef Åke Aronsson, gatuchef Tommy Blom, VA-chef Agneta Wendesten, stadsträdgårdsmästare Christian Nellis, avfallschef Rebecca Tollemark, förvaltningssekreterare Under information och överläggningar: Stefan Sjögren, trafikingenjör Marie Assarlind, parkeringsvakt Utses att justera Thorsten Larsson (M) Justeringens plats och tid Tekniska förvaltningen, kl 16:30 Sekreterare Ordförande Justerande Rebecca Tollemark Tore Hult (S) Thorsten Larsson (M)
4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska, omedelbar justering 38 Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2016-09-21 Datum för anslags nedtagande 2016-10-14 Förvaringsplats för protokollet Tekniska förvaltningen Underskrift Rebecca Tollemark, förvaltningssekreterare
5 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska 37-37 och 39-42 Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2016-09-21 Datum för anslags nedtagande 2016-10-14 Förvaringsplats för protokollet Tekniska förvaltningen Underskrift Rebecca Tollemark, förvaltningssekreterare
Information och överläggningar A/ Förvaltningschefen, aktuell information 6 - Trafikingenjör Stefan Sjögren och parkeringsvakt Marie Assarlind informerar om parkeringsfrågor. - Eventuell bolagisering, KLK:s utredning ej påbörjad än. - Information om ordförandebeslut gällande tilldelning gällande Sundet.
7 TN 36 Dnr 2016.018 TN Delårsbokslut 2016 Ärendebeskrivning Enligt styrmodellen görs ekonomisk uppföljning tre gånger per år: våruppföljning per 30 april, delårsbokslut per 31 augusti och årsbokslut per den 31 december. Utöver en ekonomisk redovisning i delårsbokslutet ska redovisa hur verksamheten har fortlöpt under årets första åtta månader samt hur det av kommunstyrelsen antagna ramförslaget påverkar kommande planering. I delårsbokslutet följs även s åtaganden och intern kontroll upp. Tekniska förvaltningen har tillsammans med ekonomienheten på Sveagatan sammanställt delårsrapporten. Beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2016-09-13, 23. Arbetsutskottets förslag till beslut i Tekniska : Arbetsutskottet hänskjuter ärendet till utan förslag till beslut. Tekniska s beslut Tekniska godkänner delårsbokslut för 2016. Exp: Kommunstyrelsen, Akten Bilaga: Delårsbokslut Tekniska 2016
8 TN 37 Dnr 2016.222 TN Revisionsrapport - Årlig grundläggande granskning 2016 Ärendebeskrivning Till har från kommunens revisorer inkommit ett antal frågor för att besvara inför 2016 års grundläggande granskning. Beredning Gemensamma frågor till samtliga nämnder Tekniska arbetar kontinuerligt med de tre hållbarhetsaspekterna vilket gör att de blir en naturlig del i s verksamhet. För att nämna några delar så är tillgänglighet en viktig del i det sociala hållbarhetsperspektivet, både när det kommer till framkomlighet men också tillgången på t ex vatten och avlopp och infrastruktur i form gator och kollektivtrafik. Även parkavdelningens verksamhet bidrar naturligt till det sociala hållbarhetsperspektivet när det kommer till vad som erbjuds alla som lever och verkar inom Alingsås kommun. Vad gäller det ekologiska perspektivet så är detta också en viktig del i hela s verksamhet och frågorna ter sig naturliga i samband med avfallshantering, VA-sanering, stadsplanering mm. När det kommer till de ekonomiska delarna så redovisas numer VA och Avfall i egna balansräkningar och de resterande delarna av Tekniska s verksamhet för sig. Det finns trots detta ekonomisk vinning i att planera de olika delarna ihop för att kunna dra nytta av samverkansvinsterna. Detta ihop med att personalresurserna ska kunna nyttjas på ett så optimalt sätt som möjligt. Framförallt rör det VA- avdelningens verksamhet och Gatuavdelningens verksamhet men också kopplat till de gemensamma funktionerna för Sveagatan. Nämndens beslutade åttaganden, interkontrollpunketer och nyckeltal följs framförallt upp i samband med vårbokslut, delårsbokslut och årsbokslut. De ekonomiska aspekterna följs upp varje månad ner på avdelningsnivå, detta ihop med ekonomisk prognos per helår. Dessa kan naturligtvis också vara kopplade till verksamhet, t ex om resurser behöver prioriteras från något av de prioriterade områdena till något annat område. Nämnden avsatte extra tid på ett ordinarie nämndsmöte för att arbeta med väsentlighets- och riskanalys ihop med diskussion kring kommande flerårsstrategi. Nämnden anser att detta sett att arbeta var bra utifrån s verksamhet. Uppföljningen av s interkontroll för 2016 har hittills inte föranlett några direkta förändringar av verksamheten. Flertalet av de åttaganden som har beslutat om för året har kontoret och arbetat utifrån under årets första månader. Flertalet av åttagandena rör kommunikation och bemötande och här har hittills inte nått hela vägen fram utan arbetet fortskrider under hösten och sannolikt även nästkommande år. I övrigt ser det positivt ut vad gäller åttagandena. För att ska nå hela vägen i alla åttaganden krävs att inget oförutsett händer eller att något ärende tar mer tid än beräknat.
9 Forts TN 37 Nämnden kommer att ha en tuff planering de kommande åren. Beroende på inriktningsbeslut gällande utvecklingsområdena är det lättare eller svårare för att planera investeringsprojekt och kostnader kring dessa. Det är här viktigt att Tekniska hela tiden är med i processen för att kunna planera resurser och räkna på investeringskostnader. Nämndspecifika frågor Nämnden har för 2016 och antagit tre budgetar (VA, Avfall, Tekniska) i enlighet med de av fullmäktige beslutade ramarna. Nämnden har samtidigt styrt upp den ekonomiska processen med uppföljning och prognos vid varje sammanträde. Uppföljningarna sker på avdelningsnivå. Uppföljning av verksamheten och de investeringsprojekt som är igång sker löpande under året/projektet. Arbetet med kompetensförsörjningsplanen har tyvärr stannat av även för 2016. Stort fokus har lagts på att arbeta med VA och Avfalls balansräkning och ta fram underlag till föreslagna organisationsförändringar, detta ihop med att Sveagatans gemensamma HR-konsult är föräldraledig och vikarien har slutat. Arbetetet kommer att tas upp så fort HR-konsulten kommer tillbaka. De tre förvaltningarna på Sveagatan samverkar bland annat genom att vissa resurser samlokaliserats på Samhällsbyggnadskontorets administrativa avdelning. Exempel på resurser är ekonomer, HR-konsult, controller. Nämnden tycker det är bra att förvaltningen effektiviserar och skapar möjlighet till långsiktiga lösningar som minskar sårbarheten. T ex finns det en HR-konsult som arbetar åt alla förvaltningar och på så vis gör det möjligt för kontoren att anställa en specialist inom detta område. Genom att låta flera ekonomer arbeta ihop minskar sårbarheten och vi skapar med stor sannolikhet en mer attraktiv arbetsplats. Framförallt har de också sina arbetsplatser i direkt anslutning till chefer och medarbetare vilket är en stor vinst för kontoren. Vad gäller en eventuell organisationsförändring för tekniska så ska den föreslagna bolagiseringen av VA och Avfall utredas av extern part. Vad förvaltningen känner till så är någon extern part ännu inte utsedd och kontoret förutsätter därmed att utredningen inte är i gång än. Nämnden anser att det är av stor vikt att och kontoret involveras i detta arbete och att det kommer att utredas grundligt för att nå bästa effekt. Idag finns mycket samordningsvinster mellan bland annat VA och gata genom att båda verksamheterna ligger placerade i samma kontor. Även närheten till alla Sveagatans verksamheter är viktig. Sedan december 2015 används elektronisk körjournal i 23 poolbilar fördelade till Rådhuset, Sidenvägen och Sveagatan. Utvärdering ska ske runt årsskiftet och beroende på vad utvärderingen kommer fram till kan det vara aktuellt att använda elektroniska körjournaler i fler av kommunens bilar. Övriga bilar använder manuella körjournaler. Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2016-09-13, 24. Tekniska s beslut Tekniska beslutar att lämna svar i enlighet med tjänsteskrivelsen. Exp: KS, elin.cronholm@se.ey.com
10 TN 38 Dnr 2016.228 TN Remiss - Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid nyoch ombyggnation i Alingsås kommun Ärendebeskrivning Enligt uppgift från Kultur- och fritids, beslutade Sveriges Riksdag redan 1937 att 1 % av byggkostnader skulle avsättas för konstnärlig utsmyckning vid offentlig byggnation. Alingsås kommun beslutade 1980, genom kommunfullmäktige att som riktpunkt avsätta 0,5 % av den totala byggnadssumman till konstnärlig utsmyckning. Då oklarhet har rått i frågan från tid till annan samt att det varit oklart om beslutet även gällt de kommunala bolagen, har kommunfullmäktige, den 25 augusti 1998, beslutat att tillämpa 0,5 % - regeln om konstnärlig utsmyckning vid kommunala om- och tillbyggnadsprojekt, att de kommunala bolagen omfattas av reglerna vad avser offentliga lokaler samt att Kultur- och fritids ansvarar för utsmyckningen och för vård och underhåll av konstverken. Förvaltningens yttrande Bakgrund och syfte till kommunfullmäktiges beslut från 1980 och 1999, är att ett belopp motsvarande 0,5 % av kostnaden för kommunala om- och nybyggnadsprojekt skall avsättas till konstnärlig utsmyckning. Det framgår dock inte om beslutet även gäller då kommunala förvaltningar som hyr av privata hyresvärder genomför om-, till- eller nybyggnad. Detta kan behöva förtydligas i kommande beslut. Kultur- och fritids har tagit fram nya riktlinjer för konstnärlig gestaltning samt beslutat föreslå att kostnaden höjs från 0,5 % till 1,0 % av byggkostnaden. Tekniska förvaltningen ser ingen anledning till någon höjning, eftersom det följaktligen ökar hyreskostnaden än mer, vid om- och nybyggnation, för respektive förvaltning. Det blir således de kommunala förvaltningarna som indirekt får betala notan för konstverken. Av de föreslagna riktlinjerna framgår att de verk som finansieras skall ägas och förvaltas av den part som finansierar om- eller tillbyggnaden. Detta strider mot kommunfullmäktiges beslut från 1999. Eftersom kultur- och fritids är den nämnd som har kompetensen inom konstnärlig gestaltning, bör de även fortsättningsvis äga, förvalta och underhålla konstverken och vara den part som budgeterar medel för detta. Vad gäller förslaget att regeln om avsättning skrivs in i relevanta dokument kan tekniska förvaltningen tas bort från gruppen under punkt 1 i de föreslagna riktlinjerna, eftersom tekniska förvaltningen inte längre äger några fastigheter. Vid tidpunkten för kommunfullmäktiges senaste beslut (1999-08-25) om konstnärlig utsmyckning fanns det en fastighetsavdelning under tekniska förvaltningen. Merparten av dessa fastigheter överfördes i början av 2005 till Fabs och resterande fastigheter ägs för närvarande av kommunstyrelsen.
11 Forts TN 38 Om ett konstverk skall placeras på allmän plats, ex torg, gräsmatta, nära underjordiska ledningar, och liknande, bör alltid samråd ske med tekniska förvaltningen. Detta kan ske i direkt avstämning med lämplig avdelning inom tekniska förvaltningen eller genom att tekniska förvaltningen medverkar i arbetsgrupper på det sätt som beskrivs i punkten 3 i de föreslagna riktlinjerna. Sammanfattningsvis föreslår Tekniska förvaltningen: Att tekniska förvaltningen tas bort från den föreslagna gruppen, under punkten 1 i riktlinjerna, eftersom det inte längre finns några relevanta processmanualer hos tekniska förvaltningen. Att samråd skall ske med tekniska förvaltningen vid placering av konstverk på allmän platsmark. Att punkterna 11 och 12 i de föreslagna riktlinjerna endast kan komma att gälla om kommunfullmäktige ändrar sitt beslut från 1999. Annars är det fortsatt kultur- och fritids som har att ansvara för vård och underhåll av konstverken. Om den, av kultur- och fritids, föreslagna höjning av kostnaderna för konstnärlig utsmyckning, genomförs behöver förvaltningen få kompensation för den ökade hyressättningen som en höjning innebär i samband med om- och/eller nybyggnation. Beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2016-09-13, 25. Tekniska s beslut Tekniska antar tekniska förvaltningens yttrande som sitt eget och överlämnar det till kultur- och fritids som svar på remissen. Beslutet justeras omedelbart. Exp: KFN, SBK-Cj
12 TN 39 Dnr 2015.131 TN Förändring av renhållningstaxan 2016-2020 Ärendebeskrivning Dagens taxeuttag motsvarar inte de kostnader som verksamheten genererar, främst på grund av ökade kapitalkostnader för gjorda, pågående och kommande investeringar. Därför gjordes ett omfattande arbete under 2015 för att få klarhet i hur verksamhetens ekonomiska utveckling kommer se ut för åren 2016-2020. Den nu gällande renhållningstaxan antogs 2015-12-09 ( KF 194 Dnr 2015.436 KS 072) och justerades då upp med 5,9% mot föregående år. I samma ärende föreslogs taxan höjas med ca 4% årligen till för åren 2017-2020. I flerårsstretegin 2016-2018 reviderades detta. För att undvika att ett eget negativt kapital (abonnentfordran) uppstår beslutades att taxan ska höjas med 6 % både för 2017 och 2018 samt att höjningen för åren 2019 & 2020 beräknas bli 1-2%. Tekniska förvaltningen föreslår mot bakgrund av ovan att renhållningstaxan höjs med 6%. Inga ändringar gällande tjänster, produkter eller redaktionellt innehåll föreslås. Tekniska förvaltningens avfallsavdelning är en avgiftsfinansierad verksamhet som ansvarar för kommunens avfallshantering genom insamling av hushållsavfall, drift av två återvinningscentraler (ÅVC) och den aktiva deponin Bälinge samt ett antal stängda deponier såsom Mariedal och Mjölsered. Även ambulerande insamling av farligt avfall, två miljöstationer placerade på bensinstationer samt tömning av slam från enskilda avloppsanläggningar ligger inom ramen för avdelningens ansvar och utförande. Även företagskunder har möjlighet att lämna avfall på Bälinge och Torp ÅVC. Sedan 2014 kan även privathushåll från Lerum och Vårgårda lämna avfall mot avgift. Beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2016-09-13, 26. Tekniska s beslut Tekniska antar förslag till ny renhållningstaxa och överlämnar den till kommunfullmäktige för fastställelse att gälla från 1 januari 2017. Exp: KF
13 TN 40 Dnr 2013.053 TN Uppföljning Avfallsplan Ärendebeskrivning År 2011 antog Alingsås kommunfullmäktige Göteborgsregionens avfallsplan, A2020, som innehåller ambitiösa mål och ett stort antal åtgärder som man kan göra för att nå dessa mål. För att bryta ner målen lokalt togs en bilaga fram specifikt för Alingsås kommun. Avfallsplanen för Alingsås kommun (bilagan med specifika åtgärder) antagen av kommunfullmäktige 2014-05-28 ska följas nu upp för andra gången. Beredning Uppföljning skall enligt avfallsplanen göras årligen och revidering av mål görs vid behov. Uppföljningen har gjorts av en arbetsgrupp med representant för Tekniska förvaltningen, Miljöförvaltningen och Kommunledningskontoret. Avstämning har gjorts med personer på Barn- och utbildningsförvaltningen och Samhällsbyggnadskontoret. Uppföljningen visar att kommunen är på god väg att genomföra de åtgärder som man åtagit sig med få undantag. Fastighetsnära insamling av förpackningar och tidningar FNI, textilinsamling som minskar avfallsmängderna och ruttoptimering genom EDP Mobile med taggade kärl bidrar till att flera av målen redan uppnås. Fortfarande finns en del utmaningar kvar t.ex. när det gäller avfallsminimering, arbetsmiljö och nedlagda deponier. Åtgärder kring nedlagda deponier föreslås påbörjas sommaren 2017. Åtgärdena på listan är aktuella och motiverande och inga fler åtgärder behöver tillföras i nuläget. Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2016-09-13, 27. Tekniska s beslut Tekniska godkänner rapporten och överlämnar den till KS, MN, SBN och BUN som information. Inga ändringar föreslås i åtgärdslistan. Exp: KS, MN, SBN, BUN
14 TN 41 Dnr 2016.007 TN Delegerade beslut 2016 Ärendebeskrivning Genom sammanställning anmäls följande beslut fattade med stöd i s delegationsordning. Ordförandebeslut: Beslut fattat 2016-09-08 Trafikärenden: - Yttrande om tillstånd enligt ordningslagen - Parkeringstillstånd för rörelsehindrad - Tillfälliga lokala föreskrifter Förvaltningschefsbeslut: Delegationsbeslut för ändring av attesträttighet för Caroline Hagström, Anna Hansson, Mats Andersson och Peter Johansson. Beslut enligt listor från avdelningscheferna: - Tekniska för./verksamhetsstöd: - Beslut bygglov fattade i - VA-avd: Beslut fattat 2016-08-05 - Gatuavd: Beslut fattade 2016-08-04 2016-08-10 - Park/Natur: Beslut fattat 2016-09-07 - Avfall: Beslut fattade 2016-06-13 2016-08-30 Tekniska s beslut Tekniska tar del av redovisningen och lägger den till handlingarna.
15 TN 42 Dnr 2016.008 TN Inkomna skrivelser 2016 Ärendebeskrivning Inkomna skrivelser/meddelanden som ej redovisas under egen punkt. Samtliga skrivelser lämnas till handläggare för eventuell åtgärd och för kännedom till tekniska. 1. SN 73, 2016-08-30, Månadsrapport kring ensamkommande barn 2016 Ärende 2015.508/672 TN-007 Tekniska s beslut Tekniska tar del i skrivelserna och lägger dem till handlingarna.