Upphandlingscentrum Verksamhetsplan 2010 inklusive årsbudget

Upphandlingscentrum Verksamhetsplan 2010 inklusive årsbudget 1

Innehållsförteckning 1. Vision (och verksamhetsidé) 3 2. Medborgar - kundperspektivet 4 3. Förnyelseperspektivet 5 4. Processperspektivet 6 5. Medarbetarperspektivet 7 6. Ekonomiperspektivet 8 7. Årsbudget 9 8. Förslag till beslut 10 BILAGOR Bilaga 1 Resultaträkning, kassaflödesanalys och balansräkning 2010 Bilaga 2 Investeringsplan 2010-2012 Bilaga 3 Personal- och kompetensbehov 2

1. VISION (OCH VERKSAMHETSIDÉ) BRA VÅRD OCH BÄTTRE HÄLSA Detta innebär att östgötarna ska ges bästa möjliga förutsättningar att få uppleva en god hälsa och känna en trygghet i att en effektiv hälso- och sjukvård finns tillgänglig när den behövs. Upphandlingscentrum är en servicefunktion med strategiskt och operativt ansvar för upphandling av utrustning, varor, tjänster och entreprenader för Landstinget i Östergötland. Vår ambition är att med, hög kompetens god produktkunskap bra marknadskännedom professionellt agerande kännedom och kunskap om lagar och förordningar Erbjuda våra kunder den service som resulterar i att landstingets verksamheter får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till lägsta möjliga totalkostnad i syfte att bereda mest möjliga vård för medborgaren. Upphandlingsvolymen som handläggs inom enheten är av betydande omfattning. Val av leverantör, beslut om sortiment, funktion och kvalitet etc. berör ett stort antal människor. Vår anskaffning måste därför baseras på välgrundade beslutsunderlag. Besluten sker i samråd med uppdragsgivare, material- och sortimentsgrupper, teknisk och medicinsk expertis m fl. Vision Att våra kunder och intressenter ser oss som den bästa leverantören av upphandlingstjänster och som en erkänd resurs inom specialiteten. 3

2. MEDBORGAR - KUNDPERSPEKTIVET Inledning Kunder Upphandlingscentrum är en central upphandlingsfunktionen för Landstinget i Östergötland. Vi erbjuder våra kunder den service som resulterar i att landstingets verksamheter får utrustning, varor, tjänster och entreprenader med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till lägsta möjliga totalkostnad. Ur ett medborgarperspektiv beskrivs Upphandlingscentrums insats bäst som mesta möjliga vård för skattepengarna. Vid upphandling sker en säkring av att rätt funktion och kvalitet uppnås, vilket skapar trygghet och förtroende hos medborgaren, då upphandling sker i samverkan med expertgrupper/referensgrupper som med sin samlade kompetens beslutar om val av rätt produkt för hela landstinget. Strategi 1: Avstämning med kunderna sker kontinuerligt och efter avslutat uppdrag. Hålla överenskommen leveranstid Nöjd kundindex 3,76 4,0 Strategi 2: Kunderna skall alltid snabbt och enkelt erhålla service i form av information, stöd/rådgivning och upphandling. UC är tillgängliga för utförandet av sitt uppdrag. Nöjd kundindex 3,75 4,0

3. FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Inledning Förnyelse av verksamheten sker kontinuerligt för att möta ändrade lag- och formkrav på upphandlingar, med största omfattning koncentrerad till LOU. Andra delar förnyas för att ytterligare förbättra och effektivisera verksamheten. Strategi 1: Följsamhet till lagar och förordningar Följsamhet till LOU Överprövning i Läns- och Kammarrätt med utfall till annan part 1 < 4 ggr./år Strategi 2: Följsamhet till lagar och förordningar Skadestånd Ersättning för skadestånd pga fel som UC begått i upphandlingar 0 0 SEK/år Strategi 3: Via nya arbetssätt och metodutveckling klara större åtagande med nuvarande resurser. Samtliga upphandlingar inom LiÖ hanteras av UC Personalstyrka 18,75 <= 21 heltids tjänster 5

4. PROCESSPERSPEKTIVET Inledning Upphandlingscentrum skall via sina processer säkra att upphandlingar utförs affärsmässigt och med uppfyllande av lagar och förordningar. Genom egen och verksamhetens omvärldsbevakning, benchmarking och kommunikation med våra kunder och leverantörer, utarbetar vi bra metoder och verktyg. Strategi 1: Utarbeta bra metoder och verktyg. Benchmarking Antal benchmarkingprojekt kontinuerligt/år 1 2 Strategi 2: Identifiera brister och åtgärda dem skyndsamt Åtgärd av uppdagad brister Handlägga reklamationer och leveransbrister 2 Inom3 arbetsdagar Strategi 3: Avtalstrohet gentemot upphandlade ramavtal Teckna avtal på produkter, vård och tjänster som efterfrågas Uppföljning av köp via Agresso 0 >90% 6

MEDARBETARPERSPEKTIVET Inledning En viktig del i ledarskap är att skapa motivation och arbetsglädje på arbetsplatsen, bl a genom god vi-känsla och att alla känner till arbetsplatsens mål. Under 2009 genomförs mätningar via enkäter med personal och kunder, vilket vi har att utgå från för det fortsatta arbetet med åtgärder under 2010. Under 2010 kommer nya mätningar genomföras. Strategi 1: Skapa en attraktiv arbetsplats. Gott ledarskap Genomförda utvecklingssamtal 100% 100% Gott ledarskap Genomförda lönesamtal 100% 100% God vi-känsla Landstingets medarbetarenkät - Bättre än genomsnittet hos LiÖ. Strategi 2: Hög formell och reell kompetens hos medarbetarna. Kompetensutveckling utifrån kort- och långsiktiga uppdrag Individuella utvecklingsplaner 100% 100 % Strategi 3: Medarbetare som motiveras att göra goda arbetsinsatser. Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total sjukfrånvaro uttryckt i procent för aktuell period 1,2 % < 5,0 % Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Andel sjukskrivna medarbetare som efter en månads sjukskrivning har en handlingsplan för återgång till arbetet Total andel långtidsfriska uttryckt i procent för aktuell period 100% 100 % 34,71 % > 35 % 7

5. EKONOMIPERSPEKTIVET Inledning Budgeten visar ett planerat negativt resultat. UC: s verksamhet kan för 2010 till största delen finansieras via uppräknat anslag om 2,0 %. Resterande finansieras via eget kapital. Enligt överenskommelse med landstingsledning finansieras tillsvidare UC:s budgetunderskott med eget kapital tills detta är nollställt. Därefter skall landstingsledning besluta om nivån på UC:s verksamhet. Målvärdet är att på sikt ha en ekonomi i balans med ett resultat som är större än eller lika med noll. Strategi 1: Ekonomin i balans för att skapa utrymme för utveckling och omställning. Uppföljning/anpassning Resultat -162 tkr -1 173 tkr Strategi 2: Ekonomin ska ge handlingsfrihet Verksamheten är anpassad efter lagens krav på LiÖ:s upphandlingsverksamhet Lönekostnadsutveckling i procent jämfört med motsvarande period föregående år 9 % 2 % Lönekostnadsökningen 2009-08 var 9 %. Detta beror på att produktionschef tillträtt på UC. Lönekostnadsökningen i Resultaträkningen överstiger målvärdet, detta beror dock på en beviljad utökning av en medarbetare med inriktning mot upphandlingar inom IT området, denna finansieras till 50 % av Landstingsstyrelsen och till 50 % av Försörjningscentrum-IT, totalt ca 600 tkr. 8

6. ÅRSBUDGET Budgeten visar ett planerat negativt resultat. UC: s verksamhet kan för 2010 till största delen finansieras via uppräknat anslag om 2,0 %. Resterande finansieras via eget kapital. Enligt överenskommelse med landstingsledning finansieras tillsvidare UC:s budgetunderskott med eget kapital tills detta är nollställt. Därefter skall landstingsledning besluta om nivån på UC:s verksamhet. Målvärdet är att på sikt ha en ekonomi i balans med ett resultat som är större än eller lika med noll. Mera långsiktigt krävs en förstärkning av personal på enheten för att svara mot en utökad arbetsbelastning hänförlig till förändringar i nya LOU 2010, ökat antal upphandlingar som tidigare hanterats centralt av HI (Handikappinstitutet) och Statskontoret. En betydande ökning arbete med överprövningar av våra tilldelningsbeslut, utökad verksamhet med ansvar för all upphandling hos LiÖ och införande av en e-handelsportal. Där sistnämnda portal totalt innebär en administrativ rationalisering för LiÖ som helhet, men ett visst merarbete hos UC. Större projekt 2010 Övergång till Agresso Införandet av Agresso beställningsstöd Implementering av Tend&Sign i Agresso Spegling av Tend&Signs avtal på LISAs webb Implementering av Agresso förrådsmodul i outsourchad depå Utbildning av verksamheter/centrumchefer gällande konsekvenser av avsteg i LOU (lagen om offentlig upphandling) 9

7. FÖRSLAG TILL BESLUT Upphandlingscentrum föreslår landstingsdirektören besluta - att verksamhetsplan godkänns. Upphandlingscentrum, Mikael Larsson Produktionsenhetschef 10

STYRKORTSKARTA 2010 Vision Att våra kunder och intressenter ser oss som den bästa leverantören av upphandlingsstjänster och som en erkänd resurs inom specialiteten. Perspektiv Medborgare/kund Förnyelse Process Medarbetare Ekonomi Strategier, framgångsfaktorer och nyckelindikatorer Strategier: Med vår produktmix av kvalitetssäkrade tjänster och höga servicegrad stödjer vi våra kunders verksamhet och skapar därmed trygghet och förtroende för hälso- och sjukvården. Affärsmässighet innebärande mesta möjliga vård för skattepengarna. Framgångsfaktorer: Avstämning med kunderna sker efter avslutat uppdrag och via enkäter var 24 månad. - Affärsmässiga uppgörelser. - Hålla överenskommen leveranstid. - UC är tillgängliga. Nyckelindikatorer: - Nöjda kunder med Nöjd kundindex => 4,0 gällande samtliga punkter ovan. Strategier: Strategier: Genom att vara proaktiva och Utarbeta bra metoder och verktyg. vid lagändringar anpassa våra tjänster. - Följsamhet till LOU. - Begränsa risk för skadestånd. - Klara åtagandet om samtliga upphandlingar för landstingets egna verksamheter. Framgångsfaktorer: Tillse att tillräckliga resurser och priorietet ges för hållbar utveckling av UC. Nyckelindikatorer: - Förlust i Länsrätt <=4 ggr./år. - Skadestånd = 0 SEK/år. - <= 19 heltistjänster. Framgångsfaktorer: - Benchmarking - Snabb åtgärd av bister. - Enkäter - Engagera medarbetarna i nya arbetssätt. Nyckelindikatorer: - Benchmarkingprojekt 2 st. - Åtgärd inom 2 månader. - Nöjd kundindex => 4,0. Strategier: Skapa attraktiv arbetsplats där kompetens värderas och uppdrag är tydligt. - Gott ledarskap. - God vi-känsla. - Kompetensutveckling. - Verka hälsofrämjande. Framgångsfaktorer: - Genomföra PoU- och lönesamtal. - Gemensamma aktiviteter. - Tillsammans verka förutvecklingsplaner. - Mäta sjukfrånvaro och långtidsfriska och genomföra hälsosatningar Nyckelindikatorer: - PoU-samtal = 100 %. - Vi känsla > landstingets snitt - Utvecklingsplaner = 100 % - Lönesamtal = 100 % - Total sjukfrånvaro < 5,0 %. - Andel långtidsfriska >35 %. Strategier: Ekonomin i balans för att skapa utrymme för utveckling och omställning. Framgångsfaktorer: - Uppföljning av ekonomin med anpasssning mot utfall. - Anpassa verksamhetens volym till anslag. - Bereda ökat uppdrag mot möjliga besparingar för landstinget. Nyckelindikatorer: - Resultat >= 0 - Lönekostnadsutveckling i paritet med landstingsindex och utveckling av anslag. 1

Blankett 1 Kör rapport 552 Upphandlingscentrum i Östergötland Startsida Resultaträkning (tkr) Budget 2010 Helårsbedömn 2009 Bokslut 2008 Intäkter Försäljning övriga tjänster 12 506 11 918 12 089 Statsbidrag 0 0 0 Försålt mtrl varor övr intäkt 112 800 114 300 106 085 Summa Intäkter 125 306 126 218 118 174 Personalkostnader Lönekostnader -7 513-6 689-6 263 Arbetsgivaravgifter -3 352-2 985-2 814 Övriga personalkostnader -260-351 -389 Summa Personalkostnader -11 125-10 025-9 466 Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet 0-2 -2 Verksamhetsnära material o varor -92 000-93 001-85 309 Övriga verksamhetskostnader -23 319-23 969-23 289 Summa Övriga kostnader -115 319-116 972-108 599 Avskrivningar Avskrivningar -15-19 -9 Summa Avskrivningar -15-19 -9 Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Finansiella intäkter 0 5 1 Finansiella kostnader -20-72 -262 Summa Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter -20-67 -261 Årets resultat -1 173-865 -162 Noter till resultaträkningen:

Blankett 1 552 Upphandlingscentrum i Östergötland Kassaflödesanalys Budget 2010 DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat -1 173 Justering för av- och nedskrivningar 15 Justering för gjorda avsättningar pensioner Justering för övriga avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital -1 158 Ökning/minskning kortfristiga fordringar 0 Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder 1 158 Kassaflöde från den löpande verksamheten 0 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar Försäljning av materiella anläggningstillgångar Investering i finansiella anläggningstillgångar Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten 0 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning långfristiga fordringar Minskning av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 Justering av ingående eget kapital Årets kassaflöde 0 Likvida medel vid årets början 0 Likvida medel vid årets slut 0 Noter till kassaflödesanalysen:

Investeringsredovisning Blankett 1 Nettoinvestering Budget 2010 Helårsbedömn 2009 Bokslut 2008 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa 0 0 0 Noter till Investeringsredovisning:

Blankett 1 552 Upphandlingscentrum i Östergötland Balansräkning (tkr) Budget 2010 Helårsbedömn 2009 Bokslut 2008 TILLGÅNGAR Inventarier 108 123 142 Summa Anläggningstillgångar 108 123 142 Förråd mm 4 446 4 446 5 525 Summa Omstättningstillgångar 4 446 4 446 5 525 SUMMA TILLGÅNGAR 4 554 4 569 5 667 EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Balanserat eget kapital 3 999 4 864 5 026 Årets resultat -1 173-865 -162 Summa Verksamhetens eget kapital 2 826 3 999 4 864 Semlöneskuld okomp övertid mm 476 476 424 Övriga kortfristiga skulder 1 252 94 379 Summa skulder 1 728 570 803 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER 4 554 4 569 5 667 Noter till balansräkningen

Ledningsstaben Josefin Bjäresten INVESTERINGPLAN 2010-2012 (tkr) Produktionsenhet: 552 Upphandlingscentrum Uppgiftslämnare: Leif Örnvall Objekt 2010 2011 2012 Nettoinvestering Kommentarer per objekt Objekt >500 tkr: Inga planerade investeringar Övriga objekt <500 tkr Tidigare beslutade objekt: Summa 0 0 0 0

Ledningsstaben Mats Uddin 2009-09-02 Till samtliga produktionsenhetschefer samt HR-chefer/HR-ansvariga på respektive produktionsenhet Personal- och kompetensbehovsinventering Även i år sker inventeringen via intervjuer med personalchefer/hr-ansvariga för respektive produktionsenhet. Denna gång utifrån den personalförsörjningsmodell som presenteras i rapporten Personalförsörjningsrapport samt prognos 2009. Syftet med intervjuerna är att få en samlad bedömning av hela produktionsenhetens personal- och kompetensbehov i enlighet med landstingets personalförsörjningsmodell. Frågorna bifogas detta missiv och skickas ut till HR-cheferna/HR-ansvariga den 2 september. Senast den 27 september skickas en sammanställning över produktionsenhetens svar på respektive fråga in till Erica Härnman. Erica Härnman kommer att ta kontakt med HRchefer/HR-ansvariga och boka tid för avstämningsintervju. Intervjuerna kommer att ske under vecka 41. Har ni några frågor eller funderingar får ni gärna kontakta Erica Härnman. Linköping 2009-09-02 Mats Uddin HR-direktör Postadress Gatuadress Telefon Mobil Telefax E-post 581 91 LINKÖPING S:t Larsgatan 49B 013-22 78 73 070-229 98 17 013-22 72 61 mats.uddin@lio.se

Ledningsstaben Mats Uddin 2009-09-02 Frågemall: Samtliga frågor utgår från landstingets personalförsörjningsmodell. Inspiration och förklarande text kan således hämtas från rapporten, Personalförsörjningsrapport samt prognos 2009. De frågor där både personal- och kompetensbehov efterfrågas används begreppet kompetensförsörjning. Arbetsmarknaden för vårdpersonal (Fråga 1) Utbildningsplatser (Fråga 2) Migration (Fråga 3) Intresse för val till vårdutbildningar (Fråga 4) Ålder och personalavgångar (Fråga 5) Utbud av arbetskraft p S Balans D q Efterfrågan på arbetskraft Budget och framtida ekonomiskt utrymme (Fråga 6) Medicinskteknisk utveckling (Fråga 7) Vårdbehov hos medborgarna (fråga 8) Utveckling av verksamheten (fråga 9) US, FoU och Regionen (Fråga 10) Fråga 1: Hur har utvecklingen varit för er produktionsenhets 4-5 största yrkesgrupper under de senaste 4 åren och vilken prognos gör ni fram till 2014? 2006 2007 2008 2009 2014 prognos Upphandlare 16 15 15 18 Upphandlingsassistent 2 2 2 2 etc Ev. kommentarer kring enskilda yrkesgrupper/specialiteter: Till detta tillkommer PE-chef. Den framtida ökningen grundar sig på att UC ska ha möjlighet att stötta upp verksamheterna i den ökade efterfrågan av upphandling. Dessutom påverkar ny lagstiftning. Postadress Gatuadress Telefon Mobil Telefax E-post 581 91 LINKÖPING S:t Larsgatan 49B 013-22 78 73 070-229 98 17 013-22 72 61 mats.uddin@lio.se

Ledningsstaben Mats Uddin 2009-09-02 Fråga 2: Tillgodoser utbildningsväsendet ert centrums behov av nyutbildad personal samt kompetensutveckling? Om inte, utveckla vilka yrkesgrupper och speciella kompetensutvecklingsbehov som berörs. Finns utbildning inga problem att rekrytera. Problemet är att när man söker upphandlare så kan det bli flytt från oss det uppkommer alltid hål i organisationerna som oftast fylls med personer som redan har en anställning. Det uppkommer en migration. Fråga 3: Påverkar migrationen ert centrums arbetsutbud och hur ser det ut framöver på cirka 5 års sikt? Anställer vi upphandlare med erfarenhet stöter vi på problem i och med att andra organisationer har andra lönelägen. Det uppstår även hål, se föregående fråga, när vi tar personal från varandra. Fråga 4: Påverkar intresset för specifika utbildningar ert centrums arbetsutbud? Fråga 5: Fyll i bifogade mall gällande pensionsavgångar för de yrkesgrupper ni väljer att redovisa: Pensionsavgångar PE 2010-2019 Yrkesgrupp 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Tot 5 år Tot 10 år Upphandlare 1 1 2 4 Upphandlingsassistent Övrig vårdpersonal etc etc etc Yrken (Alla) Fyll i bifogade mall gällande personalomsättning för de yrkesgrupper ni väljer att redovisa: Postadress Gatuadress Telefon Mobil Telefax E-post 581 91 LINKÖPING S:t Larsgatan 49B 013-22 78 73 070-229 98 17 013-22 72 61 mats.uddin@lio.se

Ledningsstaben Mats Uddin 2009-09-02 Yrkeskategori Upphandlare Upphandlingsassistent Personalomsättning (antal) obetydlig ingen etc etc Fråga 6: Beskriv hur budget och framtida ekonomiskt utrymme påverkar kompetensförsörjningen för er produktionsenhet? Upphandlingscentrum har ej haft budget i balans de tre sista åren. Centrumet finansieras med anslag men har ej fått detta uppräknat i den takt som verksamheten har expanderat med nya upphandlingsområden utan fått ta de budgeterade underskotten ur eget kapital enligt överenskommelse med tidigare landstingsdirektör och ekonomidirektör (Mikael Borin). Löfte har dock givits från tidigare landstingsdirektör att få anslaget justerat när eget kapital har upparbetats. Utrymmet för framtida utbildningsinsatser är således helt beroende på vilken nivå upphandlingscentrums framtida anslag justeras till. Fråga 7: Efterfrågan på vård och således även efterfrågan på arbetskraft påverkas av utvecklingen inom den medicin-tekniska delen, hur ser utvecklingen ut framöver för er produktionsenhet? Fråga 8: Hur påverkas er produktionsenhet av förändringar i vårdbehovet hos medborgarna framöver och då krav på kompetensförsörjning? Fråga 9: En av de viktigaste efterfrågefaktorerna är hur verksamheten utvecklas och organiseras. Utvecklingen av verksamheten är ett vitt begrepp och i detta sammanhang avses t.ex. organisationsförändringar, vårdflöden, processarbete, arbetet med ständiga förbättringar, yrkesgruppers sätt att införliva ny kunskap, samverkansformer med kommuner och andra aktörer m.m. Hur påverkas er produktionsenhet framöver och vilken påverkan har denna utveckling på kompetensförsörjning? Idag har UC stor åldersspridning, med flera som närmar sig pension och flera som är nya inom upphandlingsområdet. Det gör att vid framtida rekrytering behöver UC medarbetare med flerårig upphandlingsvana och då inom Lagen om Offentlig Upphandling. Postadress Gatuadress Telefon Mobil Telefax E-post 581 91 LINKÖPING S:t Larsgatan 49B 013-22 78 73 070-229 98 17 013-22 72 61 mats.uddin@lio.se

Ledningsstaben Mats Uddin 2009-09-02 Fråga 10: Specifika delar inom forskningen och regionsamarbetet som ställer ytterligare krav på er produktionsenhets kompetensförsörjning framöver? - Ingår idag i innovationssluss i samarbete med LiU. - Ny lagstiftning inom kort som kommer att ställa högre krav på landstinget som organisation och på upphandlarna i expertrollen. Ev. sammanfattande analys eller övrigt ni vill nämna: Postadress Gatuadress Telefon Mobil Telefax E-post 581 91 LINKÖPING S:t Larsgatan 49B 013-22 78 73 070-229 98 17 013-22 72 61 mats.uddin@lio.se