Grundkurs 2 IKT Dan Haldin Ålands lyceum
KALKYLERING MED MICROSOFT OFFICE EXCEL... 4 Användning av funktioner i Microsoft Excel... 4 LETARAD FUNKTIONEN... 5 OM funktionen... 8 Mer Diagramhantering...10 Ritobjekt och kompletteringar...12 3
4 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum KALKYLERING MED MICROSOFT OFFICE EXCEL Kalkylprogrammet Excel är utformat för att förenkla alla typer av arbetsuppgifter där beräkningar och jämförelser mellan olika data behöver göras. Med Microsoft Excel kan du utföra olika typer av beräkningar, skapa diagram, sortera och filtrera i olika dataposter. För att starta Excel klickar du på Start, peka på Program och klicka sedan på Microsoft Office Excel 2010. ANVÄNDNING AV FUNKTIONER I MICROSOFT EXCEL MAX, MIN OCH MEDEL Det finns massor av funktioner inbyggda i Microsoft Excel, de vanligaste är SUMMA, ANTAL, MAX, MIN och MEDEL. SUMMA summerar ett markerat område, MAX söker fram det högsta värdet i ett markerat område. MIN söker i sin tur fram det lägsta värdet i ett markerat område och MEDEL räknar ihop antalet värden i ett markerat område och delar sedan summan av detta på antalet celler som ingår i markeringen. I nästa övning skall du pröva några av dessa funktioner: Öppna filen Butiken AB, (borde finnas på din disk) och skriv in Hösta vinst /, i cellen B18, klicka ENTER och skriv sedan in Lägsta vinst / i cellen B19 och Genomsnittlig vinst /, i cellen B20, skriv slutligen in texten Antal produkter i cellen B21. Formatera gärna cellerna med samma format som finns i ovanstående kalkyl. Ex: Placera markören i cellen C18 och skriv =MAX( markera sedan cellerna C4:C16 och avsluta med ENTER. Gör sedan på samma sätt med MIN och MEDEL i cellerna C19 och C20. observera att man startar alltid en parentes efter att man skrivit in vilken funktion man vill använda Ex. =MAX(A1:A12) En splittrad sökning efter det högsta värdet kan se ut så här =MAX(A1:A12;B1:B12) Du kan naturligtvis också klicka på listpilen vid autosummaknappen och välja funktion därifrån I C22 skriver du in funktionen =Antal(Med hjälp av denna funktion får du reda på hur många produkter som finns till försäljning.) 4
5 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Spara filen med namnet Butiken AB inkl Funktioner och stäng sedan kalkylen LETARAD FUNKTIONEN Funktionen =LETARAD() är praktisk när uppgifter skall hämtas ur en tabell Börja med att skriva in följande Excelkalkyl, döp kalkylbladet till LÖNER Använd också dina kunskaper i Cellformatering och formatera kalkylbladet så att det får liknande utseende som i exemplet nedan. Din uppgift är att se till att Månadslön automatiskt förs in i D-kolumnen genom att söka efter Lönekod i tabellen som du skapar på det nya kalkylbladet Grundlönelista. 5
6 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Observera att lönekoderna i tabellen måste vara sorterade i stigande ordning i tabell för att LETARAD() skall kunna användas. Markera cell D4 på kalkylbladet LÖNER Klicka på listpilen till höger om Autosumma knappen och välj därifrån alternativet Fler funktioner: Välj i fältet Kategori alternativet Leta upp och referens, sök sedan i fältet Välj en funktion fram funktionen LETARAD: Bekräfta med OK. Ange Letauppvärdet genom att klicka på Cell C8. Det är det värdet du vill finna i tabellen. 6
7 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Markera fältet Tabellmatris. Markera området A4:B18 i grundlönelistan Du har nu angivit var den tabell finns där du skall leta efter Letauppvärdet. Eftersom du senare skall kopiera formeln till de övriga lönetagarna måste du göra tabellen till en absolut referens. (Området skall inte ändra sig när du kopierar formeln). Tryck därför <F4>. Markera fältet Kolumnindex. Skriv: 2, Tvåan anger att det är i tabellens andra kolumn som det sökta värdet skall hämtas. Dialogrutan skall nu se ut så här: Tryck ENTER eller klicka på knappen OK för att bekräfta funktionen. Observera hur Excel nu hämtar grundlönen på 1800 från tabellmatrisen till målcellen Kopiera formeln till cellerna D5:D18. 7
8 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Testa att ändra på några värden i lönekodfältet och observera hur Månadslönen genast hämtas och ändras av Excel automatiskt. Du kan också testa att gå över till det andra kalkylbladet och ändra i grundlönekoden, ändringarna kommer genast att påverka lönerna. Spara filen med namnet Minimilöner.xls och stäng den. OM FUNKTIONEN Öppna arbetsboken Provresultat, du hittar filen i Ovningar / Dan / Excel 2003. Du får upp ett register över deltagarna i ett Engelskaprov vid Saltnäs Grundskola. Börja med att skriva in följande formler på rätt platts. =ANTAL( =MAX( =MIN( 8
9 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum =MEDEL OM- funktionen skiljer sig aningen, här kommer du inte att markera ett speciellt område som skall avsökas för information utan du kommer att skriva in en längre formel. Klicka i cellen D6 och skriv in följande formel, bekräfta med ENTER. Det här betyder: Om värdet i cellen C6 är större än värdet i B15 (Obs. absolut referens för att du skall kunna kopiera formeln) ska Godkänd skrivas ut i D6 (sant), om inte (falskt) ska Underkänd skrivas ut. Lägg märke till att funktionen består av tre delar och att varje del åtskiljs av ett semikolon. Ta tag i handtaget i Cell D6 och kopiera ned till D13. Det finns ytterligare några s.k. logiska operatorer;< (mindre än), = (lika med), <= (mindre än eller lika med), >= (större än eller lika med) och <> (inte lika med). (När du kopierade formeln fick även Anna Lindmark ett betyg, trots att hon inte deltog. Formeln borde alltså i det här fallet rättas till. klicka i cell D6 och redigera formeln enligt nedanstående exempel. 9
10 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Det här betyder: Om C6 är blank (dubbla citattecken) skriv då ut Skrev ej provet (sant). Om det inte är blankt (falskt) kontrollera då om C6 är större än B15 och skriv då Godkänd, om det inte är större skriv då Underkänd. Detta kallas att Kapsla OM-funktionen, du kan kapsla upp till sju stycken. Spara filen med namnet Omfunktioner.xls i din Excelmapp. MER DIAGRAMHANTERING I denna övning skall du utgå ifrån en kalkyl som du ska komplettera, göra en målsökning med och sedan redigera vad avser dataetiketter. Öppna arbetsboken Saltnäs närbutik.xls, som finns under Ovningar / Dan / Microsoft Excel. Markera området B6:F10 och tryck F11 för att skapa ett diagram på ett eget blad Välj Layout 2 som design för ditt diagram. Diagramrubrik Herr Dam Barn Sport 7800 6350 5620 4310 6850 60305900 6320 58206100 5980 5220 4800 4750 49905100 Januari Februari Mars April Flytta diagramfliken Diagram1 så att den ligger till höger om fliken Närbutiken ab. 10
11 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Klicka på fliken Närbutiken och mata sedan in siffror enligt nedanstående bild: Maj Juni 6540 8530 5740 7200 5500 6300 4960 6250 Klicka på bladet Diagram1, för att aktivera diagrammet, kontrollera att du har fliken Design aktiverad och klicka sedan på alternativet Markera data. Klicka på rullgardinen och markera området B6 H10. Bekräfta med OK Klicka på någon av staplarna i den lila serien, vilket motsvara serien Sport. Tryck sedan på DEL för att ta bort staplarna för Sport. 11
12 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Gå tillbaks till kalkylbladet Närbutiken och gör en ny splittrad markering på områdena B6:H6 och B11:H11 genom att hålla ned CTRL när det andra området markeras. Tryck sedan på F11 för att skapa ett nytt diagram som visar måndastotalen på en egen flik Välj Layout 4 som diagramlayout 30000 28280 25000 24080 21950 22990 22920 22740 20000 15000 10000 5000 0 Januari Februari Mars April Maj Juni Serie1 Spara arbetsboken på din diskett med namnet Närbutiken. RITOBJEKT OCH KOMPLETTERINGAR Nu ska du få prova på att använda både ritobjekt och bilder i ett diagram Fortsätt med arbetsboken Närbutiken och aktivera fliken Diagram 2 Dubbelklicka på själva fliken, skriv Totalt som nytt namn och bekräfta med ENTER. Peka på fliken Totalt, tryck sedan CTRL och håll tangenten nedtryckt, klicka sedan och dra fliken åt höger så att en svart liten trekant pekar mellan flikarna Totalt och Närbutiken, släpp musknappen och sedan CTRL varvid en kopia av bladet, Totalt (2) skapas. Se till att du har Diagrammet Totalt aktivt, Högerklicka på någon av staplarna och välj från snabbmenyn alternativet Formatera dataserie. Bocka för alternativet Fyllning i den vänstra delen av fönstret. 12
13 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Klicka på alternativet Bild eller Strukturfyllning i den högra delen av fönstret, gå sedan in på listpilen bredvid verktyget Struktur och välj en färdig struktur 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 24080 21950 22990 22920 22740 28280. Serie1 Skapa ytterligare ett nytt diagram på Totalt genom att hålla ner CTRL och dra och testa sedan igen att formatera dataserien. Den här gången väljer vi alternativet Infoga från och klickar på knappen fil. 13
14 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Sök dig fram till Ovningar / Dan / Bilder och bildfilen Mynt.bmp markera filen och välj Infoga, kryssa i alternativet Stapla och klicka sedan på stäng. 30000 28280 25000 24080 21950 22990 22920 22740 20000 15000 10000 5000 0 Januari Februari Mars April Maj Juni Serie1 14