Förfrågningsunderlag 2014-10-09 Upphandlande organisation Storstockholms brandförsvar Upphandling Företagshälsovård Lars-Göran Liljedahl Dnr 213-487/2014 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: 2014-11-18 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 2. FFU Företagshälsovård; Kravspecifikation varan/tjänsten 2.1. Krav på varan/tjänsten - Övergripande krav 2.1.1. Kompetens Följande kompetenser är knutna till leverantörens organisation och är placerade inom det geografiska närområdet. Tillgänglighet till kompetenserna ska finnas under hela avtalsperioden. Leverantören ska på anmodan kunna styrka att denne har tillgång till samtliga efterfrågade kompetenser. - Leg. Företagsläkare med specialistutbildning för företagshälsovård - Leg. Företagssköterska med specialistutbildning för företagshälsovård - Leg. Ergonom med specialistutbildning för företagshälsovård - Arbetsmiljöingenjör med specialistutbildning för företagshälsovård - Leg. psykologer/psykoterapeuter varav en med KBT-kompetens - Alkohol och drogterapeut - Organisationskonsult med inriktning hälsa/arbetsmiljö Leverantörens personal som arbetar direkt mot kund ska vara beredd att tillägna sig kunskaper om verksamheten inom 3 månader efter avtalets start. 2.1.2. Tillgänglighet - Lokaler/geografisk placering av mottagning Leverantören ska tillhandahålla lämpliga lokaler, inventarier, erforderlig utrustning och förbrukningsmaterial för utförande av tjänsterna. Lokalerna ska vara tillgänglighetsanpassade. Leverantörens geografiska placering ska finnas centralt i Stockholm så att den är lätt att nå från hela Storstockholms brandförsvar. Ange besöksadress till era lokal/-er (Fritextsvar) Utskrivet: 2014-10-09 13:48 Sida 1 av 7
2.1.3. Tillgänglighet - öppettider Verksamheten ska vara tillgänglig för tidsbeställning via telefon och/eller e-post samt mottagning under normal kontorstid, vardagar kl. 08:00-16:00. I samband med storhelger och semesterperioder ska leverantören i god tid meddela SSBF om öppettider och bemanning. Ange era öppettider (Fritextsvar) 2.1.4. Tillgänglighet - svars-/leveranstider - Vid behov av medicinsk bedömning ska läkartid kunna erhållas inom 1 vecka från beställning - Mottagningstid ska kunna erhållas samma dag (vardagar) för 1:a dagsintyg, provtagning för alkohol och drogmissbruk - Vid behov av psykolog/terapeut ska tid kunna erhållas inom en vecka från beställning - Vid behov av krishantering/samtalsstöd ska tid kunna erhållas inom 48 timmar (veckoslut (lördag - söndag, helg ej inräknad) - Vid behov av teknisk eller ergonomisk bedömning av arbetsmiljön ska tid kunna erhållas inom 4 veckor från beställning - Leverantörens personal ska vid behov kunna genomföra uppdrag och delta på möten i SSBF:s lokaler 2.1.5. Beställning Tider och uppdrag samt alla kontakter vid beställning ska ske genom SSBF, dvs arbetsgivaren och får inte ske direkt med den enskilde medarbetaren. Medarbetare har dock rätt att själv boka ett anonymt besök per år hos terapeut eller läkare. Alla frågor som rör en beställning, tex uteblivet besök, upplägg, debitering, ska ställas till den som gjort beställning. 2.1.6. Besökstid Ett besök hos läkare, psykolog, företagssköterska eller annan kompetens ska vara maximalt 60 minuter om inget annat överenskommit. 2.1.7. Avbokning/uteblivet besök Vid avbokning av besök inom 24 timmar eller vid uteblivet besök, som beror på beställaren, har leverantören rätt att debitera såsom för utförd tjänst. Leverantören ska meddela arbetsgivaren vid uteblivet besök. Vid avbokning mer än 24 timmar före besök har leverantören inte rätt till ersättning. Avbokning ska även kunna ske under helger. 2.1.8. Debiteringsprinciper SSBF debiteras det pris som är angivet i prisbilagan på kompetens alternativt per utförd tjänst. Utskrivet: 2014-10-09 13:48 Sida 2 av 7
Vid debitering av timtaxa har leverantör rätt att debitera påbörjad kvart (15 min). Detta gäller under förutsättning om man inte har kommit överens om annat t ex fast pris för enskilt uppdrag. Är SSBF oklar över sin beställning kan den skriftliga beställningen föregås av telefonrådgivning/dialog med leverantören. Telefonrådgivning/dialog inför en eventuell beställning ska vara kostnadsfri. Tid för förberedelse och efterarbete i samband med individärenden ska ingå i priset oavsett vilken kompetens som efterfrågas. 2.1.9. Journalhantering, sekretess, utlåtanden All dokumentation och utlåtanden om enskild anställd ska vara av sådan kvalitet att den följer de krav som ställts av arbetsgivaren och uppfyller ställda lagkrav. Leverantören ansvarar för att journalföring samt förvaring och hantering av journaler följer gällande lagstiftning. Leverantören ansvarar för att dess personal är informerad om denna lagstiftning samt Socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter beträffande sekretess. Det åligger vidare leverantören att vid detta avtals ikraftträdande och upphörande ansvara för att gällande lagstiftning följs vid överförande av journaler. Skyldighet att iakttaga sekretess gäller även efter avtalets upphörande. 2.1.10. Samverkan Samverkansformer med partner Leverantören ska acceptera nedanstående förslag till samarbetsformer. Dessa kan dock komma att anpassas i överenskommelse med antagen leverantör om SSBF så önskar. Leverantören ska utse en central kontaktperson som strategisk avtalsansvarig mot SSBF. Kontaktpersonen ska vara väl insatt i avtalet. Kontaktpersonen ska visa på bra samarbetsförmåga, hög tillgänglighet, vara lösningsorienterad och ha känsla för service. Samverkan med kontaktpersonen ska inte innebära någon extra kostnad. Parterna ska kunna hålla minst 2 möten per år för uppföljning av avropsavtalet, insatser och tjänster. Vid dessa möten kommer SSBF att redovisa eventuella synpunkter samt erfarenheter av hur leverantören lever upp till intentionerna i avtalet. Denna form av samverkan ska vara kostnadsfri för SSBF. Parterna ska med utgångspunkt för återkoppling/statistik gemensamt kunna följa upp de uppdrag leverantören varit konsulterad i. Inriktning och omfattning av uppdrag kan, på initiativ av SSBF, komma att ändras under löpande avtalstid för att tillgodose SSBF:s förändrade behov. Samverkan i rehabiliteringsinsatser SSBF har ansvaret vad gäller att initiera rehabiliteringsinsatser. Leverantören ska medverka i frågor gällande rehabilitering, arbetsanpassning samt omplacering i samverkan med SSBF och försäkringskassan. Om avropande enhet hos SSBF så önskar ska Leverantören ha en samordnade roll för den sjukskrivne anställde och de aktörer som är inblandande och aktivt följa upp och återföra till avropande enhet de planer och åtgärder m.m. som leverantören har del i. Medverkan i skyddskommittémöten Utskrivet: 2014-10-09 13:48 Sida 3 av 7
Representant för Leverantören skall delta vid SSBF:s skyddskommittémöten minst 2 gånger per år, 2 timmar per möte, för att redovisa hälsoläget i organisationen samt bidra med specifik kompetens. 2.1.11. Personalutveckling/kompetensutveckling Leverantören ansvarar för att egen personal, och eventuella underleverantörers personal, kontinuerligt kompetensutvecklas och håller sig uppdaterad om trender och metoder inom branschen företagshälsovård. 2.1.12. Byte av personal Leverantören ska utan skäligt dröjsmål byta ut personal under pågående uppdrag som SSBF inte anser uppfyller ställda krav på tjänsten eller vid samarbetssvårigheter. 2.1.13. Uppföljning/statistikredovisning Redovisning av avropade tjänster ska tillställas SSBF, HR-avdelningen, en gång per halvår (halvårsredovisning i augusti samt helårsredovisning i januari efterföljande år). Redovisning ska ske per utnyttjad tjänst och specificeras med antal timmar, kostnad, yrkeskategori för vem som utfört tjänsten hos Leverantören samt uppdelning på kostnadsställe (IKB). Uppgift ska även lämnas för antal anställda som nyttjat företagshälsovården. Uppgifterna ska lämnas dels för aktuell period, dels som ackumulerat saldo. Statistik över hälsoläget ska rapporteras årligen till HR-avdelningen samt till skyddskommittén. 2.1.14. Övertagande av aktuella ärenden Leverantören ska ha rutin för övertagande av enskilda ärenden från tidigare leverantörer med beaktande av gällande sekretessbestämmelser och annan aktuell lagstiftning. SSBF har rätt att låta anställda, som har ett pågående ärende hos tidigare leverantör, avsluta sitt ärende där. Ärendet får max pågå i 6 månader efter denna upphandlings avtalsstart. 2.1.15. Överlämnande av ärende vid ramavtalsslut Leverantören ska ha rutin för överlämnande av enskilda ärenden till andra leverantörer med beaktande av gällande sekretessbestämmelser och annan aktuell lagstiftning. Överlämnandet ska ske utan kostnad. SSBF har rätt att låta anställda, som har ett pågående ärende hos leverantören, avsluta sitt ärende där. Samma priser och villkor som i detta ramavtal ska gälla. Ärendet får max pågå i 6 månader efter denna upphandlings avtalsslut. 2.1.16. Acceptans av Övergripande krav på varan/tjänsten Samtliga punkter ovan, under "Krav på varan/tjänsten - Övergripande krav", måste accepteras utan reservationer för att anbud ska utvärderas. Leverantören accepterar samtliga ovanstående krav: (/ svar) Kravgräns SSBF:s bedömning, uppfyller leverantören de övergripande kraven på varan/tjänsten? (/ svar) Utskrivet: 2014-10-09 13:48 Sida 4 av 7
Kravgräns 2.2. Krav på varan/tjänsten - Specifika krav 2.2.1. Fastställande av orsak till ohälsa Anställd ska ha tillgång till företagshälsovård för ohälsa som beror på arbetsmiljön, d.v.s. ohälsa som är arbetsrelaterad. Utredning Vid begäran ska orsak till ohälsa/skada hos den anställde undersökas och utredas. Syftet ska vara att fastställa om det finns samband mellan ohälsa/skada och arbetsmiljön. Råd Vid behov ska anställd få råd och föreslås åtgärder så att hälsan återställs och full arbetsförmåga återfås. Återkoppling Återkoppling till den anställdes arbetsledare/chef ska, efter den anställdes godkännande, ske när ohälsan beror på faktorer som har samband med arbetsmiljön. Om fler än ett besök krävs ska arbetsledare/chef eller HR-avdelningen konsulteras. 2.2.2. Telefonrådgivning Tid ska finnas för kostnadsfri telefonrådgivning med företagssköterska minst två gånger per vecka. Med telefonrådgivning avses att Leverantören ger arbetsgivare konsultation per telefon. Ange tider vid vilka rådgivning kan ges: (Fritextsvar) 2.2.3. Hälsokontroll av administrativ personal Leverantören ska kunna utföra hälsokontroller på administrativ personal vartannat år (volym ca 50 kontroller per år). Hälsokontrollen ska bestå av ett provtillfälle samt en läkarundersökning. I hälsokontrollen ska ingå mätning/provtagning enligt nedan: - längd, vikt, BMI-värde, midjemått enligt referenstabell - syn, hörsel, blodtryck, - blodprov Hb, SR/CRP, blodfett (total, LDL, HDL, balans LDL/HDL, alternativt APO-A1, ABO-B samt balansvärde), glukos, - leverprover (ALAT, ASAT, GT), - njurvärde (kreatinin) - PSA-test ska årligen erbjudas manlig personal 50 år fyllda - Bröstundersökning ska erbjudas all kvinnlig personal - Avföringsprov (Actim-test) ska erbjudas all personal 50 år fyllda Konditionstest ska kunna genomföras i samband med hälsokontrollen. En hälsoenkät ska ingå med livsstilsfrågor om bl.a. bruk av alkohol och tobak, sömnbesvär, motionsvanor och upplevd hälsa. Vid läkarbesöket ska provsvaren och enkäten gås igenom. Personer med övervikt/fetma och med mätvärden över referensområdet (som fastställs i samråd mellan Leverantören och SSBF) ska erbjudas handlingsprogram med Utskrivet: 2014-10-09 13:48 Sida 5 av 7
uppföljningskontroll där målsättning är att mätvärdena stabiliseras inom referensområdet. Leverantören ska administrera och skicka kallelse till hälsokontroller och genomföra uppföljning, återrapportering (av genomförd hälsokontroll, hälsovärden, nästkommande hälsokontrolldatum ) ev. återbesök och ombokningar av ovanstående hälsokontroller. 2.2.4. Åtgärder vid misstanke om missbruk Leverantören ska dagtid, under vardagar, tillhandahålla: - Kontroller/provtagning för alkohol- och drogmissbruk. Leverantören ska kunna ta hand om anställd direkt då arbetsgivaren misstänker missbruk. Leverantören ska utreda alkohol- och drogmissbruk och ge förslag på åtgärder så att medarbetaren kan komma tillbaka i tjänst. Åtgärderna ska i ett första skede kunna ske hos Leverantören. Leverantörens handlingsprogram för missbrukare beskrivs nedan. Leverantörens beskrivning av sitt handlingsprogram vid missbruk: (Fritextsvar) 2.2.5. Råd, stöd och bedömning av arbetsmiljön Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla/bistå med: - Råd och stöd i frågor rörande den lagstadgade arbetshygienen, t.ex. buller, belysning, kemiska hälsorisker, ventilation/klimat, strålning och vid behov föreslå förändringar - Ergonomiska bedömningar, analyser och åtgärdsförslag. Medverka i arbetsgrupper med ergonomiska råd vid utformning av arbetsplatser och inköp av utrustning - Psykosocial kartläggning av arbetsmiljön - Genomföra medarbetar/arbetsmiljöenkät minsta vart annat år 2.2.6. Psykosocialt stöd Leverantören ska tillhandahålla personal med erforderlig kompetens och metodik för insatser dels i förebyggande syfte, dels vid incident på: Chefsnivå Stöd och hjälp samt handledning/rådgivning, t.ex. vid uppfångande av tidiga signaler på ohälsa hos anställd och för att förebygga psykisk ohälsa vid större förändringsprocesser. Coaching av chefer och HR-medarbetare ska kunna ges. Individ- och gruppnivå Stödinsatser vid oro inför förändringar, vid missbruksproblematik eller andra händelser. Krishantering/samtalsstöd Leverantören ska kunna ge stöd till individ och grupp vid krissituationer. Exklusivitet för denna tjänst gäller inte då resurser även finns internt hos SSBF. Konflikthantering Leverantör ska erbjuda stöd vid konflikthantering för individ eller grupp. I uppdraget ska ingå kvalificerad analys av problemsituationen samt förslag till åtgärder och uppföljning. 2.2.7. Förstadagsintyg Utskrivet: 2014-10-09 13:48 Sida 6 av 7
Leverantören ska ha tillräckliga resurser för att ta emot personer första frånvarodagen. Förstadagsintyg ska utfärdas av företagsläkare. 2.2.8. Smittskydd Smittskydd ska innefatta hygieninformation, yrkesrelaterade vaccinationer och biologisk provtagning. Leverantören ska själv eller via underleverantör kunna bistå med vaccination mot influensa m.m. 2.2.9. Provtagningstjänster Leverantören ska kunna ta prov på Hepatit, PSA, alkohol, droger (cannabis, kokain, amfetamin/extacy och opiater) och anabola steroider. 2.2.10. Insatser på organisationsnivå Leverantören ska kunna erbjuda stöd till chefer/arbetsledare vid förändringar på organisationsnivå samt bistå med analyser och förslag samt ge stöd/information till övriga. 2.2.11. Arbetsmiljöutbildning Leverantören ska kunna ge utbildning i arbetsmiljöarbete till chefer, arbetsledare och skyddsombud. 2.2.12. Körkortsintyg Leverantören ska kunna utfärda förlängning av läkarintyg gällande medicinskt godkännande av C-körkort för tung lastbil. 2.2.13. Acceptans av Specifika krav på varan/tjänsten Samtliga punkter ovan, under "Krav på varan/tjänsten - Specifika krav", måste accepteras utan reservationer för att anbud ska utvärderas Leverantören accepterar samtliga ovanstående krav: (/ svar) Kravgräns SSBF:s bedömning, uppfyller leverantören de specifika kraven på varan/tjänsten? (/ svar) Kravgräns Utskrivet: 2014-10-09 13:48 Sida 7 av 7