Uppdaterad: 2014-03-18 Lathund Aktivitet 1 1
Innehållsförteckning Inledning 3 Allmänt om aktivitet 4 Ny aktivitet 5 Aktivitet 6 Allmänt 6 Datum och tid 6 Upprepning 7 Ta bort deltagare 9 Skicka ut en kallelse (tidigare inbjudan) 9 Vanliga fel 10 Skapa visningskalender 13 Skapa kalender ( aktivitetskalender ) 14 Lägg till ny kalender 15 Förval för aktiviteter i kalendern 15 Förvalda grupper 16 Förvald delning av aktivitet 16 Koppla visningskalender 17 Ta bort kalender 18 Ta bort aktivitet 18 Sök aktivitet 19 Närvaroregistrera aktivitet 21 Vanliga fel 21 2 2
Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se. Lathundar Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För fler lathundar ber vi dig besöka vårt bibilotek på www.idrottonline.se/lathundar/ Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer 10, Firefox och Google Chrome. Hjälp och support På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. 3 3
Allmänt om Aktivitet Aktivitet är en applikation högst upp i toppbaren på både föreningarna och förbundens sida. Här kommer ni att hitta alla tidigare aktiviteter som skapats. Alla aktiviteter (utom SISU Idrottsutbildarnas utbildningar) kommer från och med nu att skapas, redigeras, närvaroregistreras (LOKstöd), sökas och finnas under applikationen AKTIVITET. För att kunna se aktivitetsfliken så krävs det att man har rätt roll, roller som krävs är någon av följande: Ordförande Kassör LOK-stödsansvarig Gruppadministratör Aktivitetsledare Administratör hemsida 4 4
Ny aktivitet För att skapa en aktivitet så måste du redan ha skapat en kalender (aktivitetskalender). SE HÄR! Välj Fler, Aktivitet, Start, Kalender. Välj sedan kalendern som du vill skapa aktiviteter till och KLICKA på den. Klicka på +NY AKTIVITET 5 5
Aktivitet ALLMÄNT Välj AKTIVITETSTYP och NAMN. Rutan för AKTIVITETEN SKA NÄRVAROREGISTRERAS är per automatik ikryssad, för att ta bort det så klickar du bara i rutan. Bocka ur detta om det inte är en aktivitet som ska närvaroregistreras för LOK-stöd. DATUM OCH TID Välj AKTIVITETENS DATUM. Ifall det är en aktivitet som pågår en heldag så välj HELDAGSAKTIVITET, är det en aktivitet som slutar ett annat datum så väljer du SLUTAR ANNAT DATUM. Välj AKTIVITETENS STARTTID och AKTIVTETENS SLUTTID. 6 6
UPPREPNING Per automatik är aktiviteten inställd på att den INTE upprepas. Ifall det är en aktivitet som ska upprepas klickar du i rutan UPPREPNING. I UPPREPAD AKTIVITET kan du välja hur ofta aktiviteten ska upprepas. Efter att du har gjort dina val, klickar du VÄLJ. 7 7
Under fliken SAMLING kan du välja SAMLINGSPLATS och SAMLINGSTID. 8 8
Under fliken DELTAGARE så ser du vilka som ingår i den valda gruppen. Har du inte valt någon grupp så kan du här lägga till PERSONER eller GRUPPER och även SKAPA EN NY PERSON. För att TA BORT DELTAGARE klickar du på den röda papperskorgen SKAPA EN NY PERSON: personer som skapas här hamnar i den gruppen de har blivit tillagda i, men kan behöva godkännas av en person med rätt roll innan den hamnar i medlemsregistret. Deltagare till gruppen kan redigeras i det här läget men också när du arbetar med medlemsregistret. Uppdateringar du gör i gruppen i medlemsregistret slår igenom här också. För att skicka ut en KALLELSE (tidigare inbjudan) så klickar du på fliken kallelse och +LÄGG TILL KALLELSE. 9 9
Välj DELTAGARE ATT KALLA genom att markera namn/namnen. Klicka OK. Om kallelsen skickas till målsman, så kommer e-postmeddelandet att skickas till deltagaren samt till samtliga målsmän. Målsman kan då via länken i e-post meddelandet svara i deltagarens ställe. Kallelsen skickas först när aktiviteten sparas. Endast en kallelse kan läggas till åt gången. Under fliken ÖVRIGT kan du lägga till kontaktperson, telefonnummer, e-postadress och webbsida. Under fliken DELNING kan du lägga till ytterligare delningsregler eller ta bort delningsregel. Klicka sedan på SPARA. VANLIGT FEL! Det händer inget när jag klickar SPARA! Lösning: Scrolla upp och se vilket fält som är rödmarkerat, komplettera uppgifterna och klicka sedan på SPARA igen. 10 10
Aktiviteten är nu skapad och du kan se dem i din aktivitetskalender. Du kan välja att se kalendern i olika vyer. MÅNAD: Hela månadens aktiviteter kommer upp. VECKA: Veckans aktiviteter kommer upp. DAG: Dagens aktiviteter kommer upp. AGENDA: Listvy över månadens aktiviteter I IMPORTERA AKTIVITETER kan du välja att hantera löpande import eller importera enstaka aktiviteter. En extern aktivitet kan exempelvis komma från ett tävlingssystem eller en annan kalender i er organisation. Observera att det endast är utdelade aktiviteter som kan läggas till. HANTERA LÖPANDE IMPORT: att använda löpande hämtning innebär att en eller flera regler läggs till i din kalender. En regel kan exempelvis vara Hämta alla möten från kalender A. När regeln är sparad så kommer din kalender att visa alla utdelade möten från kalender A och ytterligare ett utdelat möte läggs till i kalender A så kommer det mötet automatiskt att visas i din kalender. IMPORTERA ENSTAKA INDIVIDER:att hämta enstaka aktiviteter från en sökning bland utdelade aktiviteter i andra kalendrar eller aktiviteter från tävlingssystem. När sökningen är gjord så väljer du en eller flera aktiviteter bland sökresultaten och klickar på lägg till varpå de valda aktiviteter läggs till i kalendern. 11 11
För att hantera löpande import klicka + LÄGG TILL IMPORTREGEL. Välj var du ska HÄMTA AKTIVITER FRÅN samt VÄLJ TÄVLINGSYSTEM. Välj vilket LAG det ska gälla för. Klicka på SPARA. Kryssa i rutan och STÄNG. För närvarande kan vi bara importera från följande idrotters tävlingssystem: FOTBOLL, HANDBOLL OCH ORIENTERING RESULTAT 12 12
Skapa visningskalender För att skapa en visningskalender så ställer du dig i strukturen, MARKERA SIDAN OCH HÖGERKLICKA. VÄLJ NY SIDA I DIALOGRUTAN. VÄLJ SKAPA VISNINGSKALENDER. Denna kalender är en visningskalender på hemsidan som kan visa aktiviteter ur en eller flera av föreningens kalendrar. Du kan ha en eller flera visningskalendrar. 1.Visningskalender som ligger under menyn på huvudsidan. 2. Visningskalender som ligger i ett arbetsrum. 13 13
Namnge visningskalender under NAMN och klicka sedan på LÄGG TILL KALENDER för att kunna börja skapa aktiviteter. Skapa kalender ( aktivitetskalender ) Du ska nu skapa en kalender (aktivitetskalender) som ska kopplas till din visningskalender. 14 14
Börja med att DÖPA kalender till ett passande namn. Namnet visas på flera ställen i IdrottOnline så tänk på att välja något tydligt. Du kan också lägga till en valfri beskrivning av kalendern. Välj sedan IDROTT. För föreningar som har flera idrotter kommer du att få välja vilken idrott du skapar en aktivitetskalender för, annars kommer det bara att komma upp en idrott. FÖRVAL FÖR AKTIVITETER I KALENDERN Den valda aktivitetstypen kommer att vara förvald för aktiviteter som läggs till i kalendern.den som lägger till aktiviteten kan byta aktivitetstyp om så önskas. 15 15
FÖRVALDA GRUPPER Aktivitetskalendern kan vara kopplad till ett arbetsrum eller en grupp/lag. Välj grupp t.ex Damer och samtliga gruppmedlemmar dyker upp automatiskt som deltagare när du skapar en aktivitet. Gör du inget val i det här läget kan du lägga till medlemmar efter att du har skapat aktiviteten. FÖRVALD DELNING AV AKTIVITET De delningsregler som anges här kommer att användas som mall för aktivititer som läggs till i kalender. Skapar du en ny aktivitet kan du ändra delningsregler på den skapade aktiviteten. För att lägga till en delningsregel så VÄLJ EN ORGANISATION att dela ut aktiviteten till och VÄLJ IDROTT som skall kunna se aktiviteten.du kan skapa en delningsregel per idrott eller ifall det ska gälla för alla idrotter så väljer du alla. Klicka LÄGG TILL. 16 16
Markera den eller de organisationer det ska gälla för och klicka SPARA. En aktivitet som inte är delad kan således inte läggas till i en annan kalender. Du kommer då tillbaka till visningskalendern. KOPPLA VISNINGSKALENDERN mot den kalender som du just har skapat. Välj Spara och Publicera. 17 17
TA BORT KALENDER Välj kalender genom att klicka på KALENDRAR, klicka på den specifika kalendern som du vill ta bort. Gå in på inställningar, välj TA BORT. Observera att för att kunna ta bort en kalendern så måste du först ta bort aktiviteterna i kalendern! TA BORT AKTIVITET För att ta bort aktiviteter så måste du gå in på FLER, AKTIVITET, och SÖK AKTIVITET. Klicka SÖK. 18 18
Välj den aktivitet som du vill ta bort och klicka TA BORT AKTIVITETER Du kan också ta bort en aktivitet genom att gå till Kalendrar. Välj den KALENDER där aktiviteten finns. Gå till den aktivitet som du vill radera, klicka inom rutan. Välj TA BORT. 19 19
Sök Aktivitet För att söka aktiviter så klickar du på FLER, Aktivitet. Välj SÖK AKTIVITETER. Här kan du välja att söka efter dina skapade AKTIVITETSKALENDRAR samt göra en utökad sökning där du kan söka på Idrott, aktivitetstyp samt andra parametrar. Per automatik söker den efter EJ REGISTRERAD PÅ REGISTRERINGSSTATUS. 20 20
REGISTRERINGSSTATUS: För att söka på ALLA, REGISTRERAD, INSKICKAD, klicka på rullisten för att hitta de funktionerna. För att söka på period, välj PERIOD. SNABBSÖK. För att snabbt söka på aktiviteter, klickar du på SNABBSÖK. Aktiviteter att registrera: aktiviteter som har varit men inte närvaroregistrerats. Mina kommande aktiviteter: där kan du korrigera kommande aktiviteter. Mina färdigregistrerade aktiviteter: aktiviteter som är färdigregistrerade. 21 21
Närvaroregistrera aktivitet För att närvaroregistrera så väljer du den aktivitet som ska registreras genom att markera och klicka REGISTRERA AKTIVITETER. VANLIGA FEL! Jag får upp ett meddelande om att värden saknas. Lösning: Fyll i de obligatoriska uppgifterna och klicka sedan OK. Här markerar du vilka som har varit närvarande på aktiviteten. Per automatik så är det inställt på att ALLA varit närvarande, bocka ur de som inte har varit närvarande. Här kan du också LÄGGA TILL PERSONER, GRUPPER och även SKAPA EN NY PERSON. För att lägga till person, skriv in namnet och klicka på + LÄGG TILL. För att lägga till grupp, skriv in namnet på gruppen och klicka på + LÄGG TILL. 22 22
För att SKAPA NY PERSON, klicka på + SKAPA NY PERSON. Fyll i uppgifterna och klicka på NÄSTA. Kolla att uppgifterna stämmer, klicka på SPARA. Personen är nu tillagd till aktiviteten. Klicka OK. Aktiviteten är nu närvaroregistrerad. 23 23