Fönsterputs av polishusen i Västra Götaland, exkl. Göteborg och Mölndal. (9 bilagor)

1 (9) Datum 2016-09-23 Diarienr (åberopas) 918-A120.896/2016 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Fönsterputs av polishusen i Västra Götaland, exkl. Göteborg och Mölndal. (9 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: Upphandlingen avser fönsterputs för Polismyndighetens lokaler i Västra Götaland, exkl. Göteborg och Mölndal, se fullständig adressförteckning se bilaga 7. Observera att fönsterpustning endast omfattar fönster i husfasader, invändiga fönster så kallade mellanglas ingår ej i denna upphandling. Polisen avser att teckna ramavtal med en (1) anbudsgivare för samtliga lokaler. Omfattningen är baserad på det antal fönster som framgår av bilaga 7. Antalet lokaler och fönster kan komma att minska eller öka. Polisen garanterar ingen volym. Fönsterputsning skall genomföras en (1) gång per år mellan 1 april och 30 juni. Förteckningen över lokaler med preliminärt antal fönster och sidoantal framgår av bilaga 7. Vid behov finns möjlighet att besöka lokalerna innan anbudet lämnas. Kontaktpersonerna för besök i respektive lokal redovisas i bilaga 7. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Upphandlande myndighet Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet. 2.2 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Postadress Polismyndigheten Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se

2 2.3 Annonsering Annonsering sker i databasen TED samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 2.4 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress bjarne.norrgard@polisen.se Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 25 oktober 2016. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 28 oktober. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 Anbudets form och struktur Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten 2.11. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD Fönsterputs av polishusen i Västra Götaland, exkl. Göteborg och Mölndal dnr: 918-A120.896/2016 2.7 Anbudets giltighet Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 24 mars 2017

3 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen. 2.8 Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Polisen senast den 10 november 2017. Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.10 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 2.11 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i Formulär för anbudsgivare, bilaga 1 precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes.

4 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilaga 1 Formulär för anbudsgivare och bilaga 2 Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 Uteslutningsgrunder Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilaga 3 Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor.

5 3.4 Registrering Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande.

6 3.6 Tidigare åtaganden Anbudsgivaren skall ha fullgjort minst ett (1) åtaganden som motsvarar det som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag. Med motsvarande avses ett fullgjort åtagande avseende fönsterputsning med en omsättning på ca 100 000 SEK/år. Åtaganden skall ha påbörjats eller slutförts efter den 1 januari 2013. Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet uppgifter från minst ett (1) referensuppdrag. Av uppgifterna skall följande framgå: a) Kort beskrivning av referensuppdraget där det tydligt framgår att referensuppdraget motsvarar det som efterfrågas i denna upphandling b) Tidpunkt för referensuppdraget c) Namn på företaget som lämnat referensuppdraget d) Namn på kontaktperson samt kontaktuppgifter som telefon och e-post till densamme. Anbudsgivaren ansvarar för att referenten skall vara vidtalad i förväg för referenstagning. Vid referenstagning kommer mall enligt bilaga 9 Referensfrågor att användas. OBSERVERA att mallen ej ska fyllas i av anbudsgivaren utan bifogas endast denna anbudsförfrågan för anbudsgivarens kännedom. e) Anbudsgivren skall ha bedrivit verksamhet i minst ett (1) avslutat räkenskapsår. Polisen planerar att genomföra referenstagningen under veckorna 48-50 och förbehåller sig rätten att ta egna referenser. Tidpunkten för referenstagning är uppskattad och Polisen förbehåller sig rätten att justera tiden. 3.7 Kvalitetssäkring Anbudsgivaren skall inneha särskilt avdelad person med dokumenterad erfarenhet som kvalitetsansvarig. Utsedd person skall inneha minst två (2) års erfarenhet som kvalitetsansvarig. Kvalitetsansvarig skall vara svensktalande. Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet CV för den resurs som avses utses som kvalitetsansvarig, där det tydligt framgår att kraven enligt denna punkt är uppfyllda. 3.8 Utbildnings- och yrkeskvalifikationer Anbudsgivaren skall inneha särskilt avdelade personer med dokumenterad erfarenhet av att svara för arbetsledning. Utsedd person skall vara svensktalande. Utsedd personal skall inneha minst två (2) års erfarenhet som ansvarig arbetsledare för fönsterputsning. Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet CV för de resurser som avses används för arbetsledning, där det tydligt framgår att kraven enligt denna punkt är uppfyllda. 3.9 Utrustning Anbudsgivaren skall tillhandahålla samtlig utrustning för utförandet av fönsterputsning inklusive ställningar och liftar etc. Anbudsgivaren bekräftar detta

7 genom att förslagsvis fylla i och bifoga bilaga 4 Tjänstespecifikation till anbudet. 3.10 Underleverantör I anbudet skall det framgå om anbudsgivaren har för avsikt att använda underleverantörer för utförandet av hela eller vissa delar av uppdraget. I anbudet skall det klart och tydligt framgå: a) Funktion varje underleverantör fyller och b) Vilka tjänster varje underleverantör tillhandahåller samt c) I vilken omfattning i procent 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET Polisens krav på Tjänsten framgår i bilaga 4 Tjänstespecifikation. Anbudsgivaen skall i bilaga 4 Tjänstespecifikation ange huruvida denna uppfyller kraven samt kommentera samtliga krav. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 Priser Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilaga 8 Prisbilaga. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilaga 5 Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 5.2.1 Särskilda kontraktsvillkor 5.2.1.1 Antidiskrimineringsvillkor Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Polisen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att

8 motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst 750 000 kr. Polisen skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Polisen i punkten 19 Förbud mot diskriminering i bilagt Avtalsunderlag infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret i bilagt Avtalsunderlag. 5.2.1.2 Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll, nivå 3 Antagen leverantör kommer inte att arbeta med sekretessbelagda uppgifter; dock kan anbudsgivarens personal få del av uppgifter som är av betydelse för riket säkerhet, eftersom arbetet utförs i av Polisen anvisade lokaler. För arbetet erfordras att anbudsgivaren har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Polisen, bilaga 6 Säkerhetsskyddsavtal nivå 3. Ramavavtalet äger endast giltighet om antagen anbudsgivare har blivit godkänd efter säkerhetsprövning och registerkontroll och säkerhetsskyddsavtal mellan antagen anbudsgivare och Polisen har tecknats. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Acceptans av säkerhetsskyddsvillkoren bekräftas i anbudet genom behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare och eventuellt Formulär för underleverantör som godtas som accept av villkoren i bilagt Säkerhetsskyddsavtal. 5.3 Förutsättningar för att teckna avtal Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall acceptera samtliga villkor i bilagt Säkerhetsskyddsavtal utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare och eventuellt Formulär för underleverantör godtas som accept av villkoren i bilaga 6 Säkerhetsskyddsavtal. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och

9 yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Anbudet med det lägsta totalpriset fastställs genom tillämpning av nedan angivna metod och är tillika det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Totalpriset för samtliga fönster (bilaga 8) + (Pris för tillkommande/avräknande av fönster * 100st fönster) + eventuellt pristillägg enligt referensfrågor (bilaga 9) =lägst totalpris. Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Blankett från Skatteverket (information för utlänska anbudsgivare) 4. Tjänstespecifikation 5. Avtalsunderlag, jämte bilagor 6. Säkerhetsskyddsavtal Nivå 3 7. Förteckning över fönster 8. Prisbilaga 9. Referensfrågor (Observera att mallen inte skall fyllas i av anbudsgivaren utan endast bifogas anbudsförfrågan för kännedom.)