ProcIT-P-023 Roller och samverkansstruktur Kvalitetsstyrningsprocessen Lednings- och kvalitetssystem IT-avdelningen Fastställd av Sven Arvidson 2013-07-03
Innehållsförteckning Versionshistorik 3 Inledning 4 Syfte med dokumentet 4 Målgrupper för processdokumentet 4 Omfattning för processdokumentet 4 1 Rollerna i kvalitetsstyrningsprocessen 4 1.1 Processägare 4 1.2 Kvalitetsansvarig 5 1.3 Redaktör 5 1.4 Processansvarig 5 1.5 Processledare 6 1.6 Processledningsteam 6 2 Samverkansstruktur 7 3 Förvaltning av dokumentet 7 4 Referenser 8 Processorganisation[2.0].doc 2(8)
Versionshistorik Datum Version Kommentar Namn 2011-11-15 1.0 Fastställd Sven Arvidson 2013-07-03 2.0 Uppdatering till IT-avdelningen Kristina Meisingseth Processorganisation[2.0].doc 3(8)
Inledning Detta dokument beskriver rollerna i kvalitetsstyrningsprocessen och samverkansstrukturen mellan rollerna. Syfte med dokumentet Dokumentets syfte är att beskriva ansvarsfördelningen för processernas införande, vidmakthållande och utveckling. Målgrupper för processdokumentet Dokumentets målgrupper är IT-avdelningens personal. Omfattning för processdokumentet Dokumentet gäller för IT-avdelningen. 1 Rollerna i kvalitetsstyrningsprocessen Rollerna i kvalitetsstyrningsprocessen är: Processägare (en ägare av alla processerna) Processansvarig (en processansvarig per process) Processledare (en eller flera processledare per process, antalet styrs av behovet) Kvalitetsansvarig (processansvarig för kvalitetsstyrningsprocessen) Redaktör Nedan beskrivs aktuella roller. 1.1 Processägare Ansvarar för den yttersta ledningen och styrningen av processerna Ansvarar för prioriteringen mellan processerna Ansvarar ytterst för processernas effektivitet och kvalitet Sätter mål för processerna tillsammans med ledningsgruppen Utvärderar processernas effektivitet och giltighet Initierar förbättringar av processerna Kommunicerar en helhetssyn avseende processer och processorientering Har befogenhet att allokera resurser till processerna tillsammans med resursägarna Tillsätter processansvarig och processledare i samråd med, av processen, berörda resursägare Har befogenhet att genomföra förändringar i processerna Processorganisation[2.0].doc 4(8)
1.2 Kvalitetsansvarig Kvalitetsansvarig rapporterar till processägaren Ingår i ledningsgruppen Ansvarar för att sköta och förvalta kvalitetssystemet Ansvarar för att se till att kvalitetssystemet förvaltas och förändras i samma takt som verksamheten Kontrollerar att alla processer finns på plats Kontrollerar samverkan mellan processerna så att processerna inte börjar divergera Stödjer processansvariga och linjechefer vid införande, tillämpning och förbättring av processerna Ansvarar för att planera och leda interna revisioner Säkerställer att granskningsrutinerna följ Ansvarar för att bevaka och följa upp den kvalitetsuppföljning som görs i de enskilda processerna Har befogenhet att rapportera avvikelser mellan kvalitetssystemet och verksamheten till ledningsgruppen Ansvarar för att upprätta och vidmakthålla nätverk för processansvariga Ansvarar för att samverkan sker 1.3 Redaktör Ansvarar för mallar och arkivstandard Ansvarar för att följa gällande standarder Ansvarar för strukturen på det publicerade kvalitetsledningssystemet (Q-webben) Ansvarar för dispositionen och presentationen av informationen på webben Säkerställer att Q-webben är till stöd för de enskilda processerna Granskar att inkomna dokument är lämpliga för publicering Ansvarar för att publicera gällande dokument på webben Ansvarar för att senaste version av gällande dokument finns tillgänglig Ansvarar för att inaktuella dokument tas bort Ansvarar för hur dokumenten ska struktureras och namnsättas Ansvarar för att dokumenten ligger på ett ställe som är tillgängligt för berörda 1.4 Processansvarig Processansvarig rapporterar till kvalitetsansvarig Utformar, granskar och förbättrar processen så att den stödjer ett effektivt arbetssätt Processorganisation[2.0].doc 5(8)
Hanterar kvalitetsbrister i processen Dokumenterar och fastställer processen enligt reglerna i kvalitetsstyrningsprocessen Ansvarar för att processbeskrivningar och instruktioner är uppdaterade och att dokumenten lämnas till redaktören för publicering Ansvarar för att verktyg och mallar finns Ansvarar för att ange kompetenskrav för respektive roll inom processen Utbildar i processen Informerar om processen Säkrar att processen följs Mäter och följer upp processen Vid behov stödjer de rollinnehavare som arbetar i processen Ansvarar för att säkerställa kontinuiteten, vid överlåtelse av processansvaret till annan person Ansvarar för att samverka med andra processansvariga och säkerställa att gränsdragningen till andra processer klaras ut 1.5 Processledare Processledare rapporterar till processansvarig Stödjer den processansvariga i sitt arbete Medverkar i att utforma, granska och förbättra processen så att den stödjer ett effektivt arbetssätt Samlar in och rapporterar kvalitetsbrister i processen till processansvarig Medverkar i att utbilda i processen Medverkar i att informera om processen Vid behov stödjer de rollinnehavare som arbetar i processen Medverkar till att processen följs Medverkar i mätning och uppföljning av processen 1.6 Processledningsteam Processansvarig tillsammans med processledare utgör ett processledningsteam som arbetar med utveckling, införande och förankring av processen. Processorganisation[2.0].doc 6(8)
2 Samverkansstruktur Samverkansstrukturen för processerna kan illustreras med nedanstående bild. Bilden visar kommunikationsvägar och ansvarsförhållande kopplat till processerna. Samverkansstrukturen är rollbaserad. Den är fristående från linjeorganisationen och fungerar även vid förändringar i linjeorganisationen. Samverkansstrukturen ska säkerställa att processägaren kan ha den yttersta ledningen för alla processerna, medan processansvarig har ansvaret för en enskild process. Processledare stödjer den processansvariga i sitt arbete. Tillsammans utgör de ett processledningsteam. Kvalitetsansvarig följer upp och stödjer processansvariga. Redaktören håller kvalitetssystemet tillgängligt och aktuellt. 3 Förvaltning av dokumentet För förvaltning och förbättring av dokumentet se vidare Kvalitetsstyrningsprocessen 1. 1 Processbeskrivning - Kvalitetsstyrning Processorganisation[2.0].doc 7(8)
4 Referenser IT-avdelningens lednings- och kvalitetssystem, Rollbeskrivningar inom IT-avdelningen. PVU (processorienterad verksamhetsutveckling). IT-avdelningens lednings- och kvalitetssystem, Processbeskrivning Kvalitetsstyrning. Processorganisation[2.0].doc 8(8)