Processbeskrivning Kvalitetsstyrning

Transkript

1 ProcIT-P-002 Procebekrivning Kvalitettyrning Ledning- och kvalitetytem Fattälld av Sven Arvidon

2 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Innehållförteckning 1 Inledning Symboler i procebekrivningarna 3 2 Kvalitettyrningproceen Etablera kvalitettyrning Delproceer i Etablera kvalitettyrning Etablera verkamhetproceer och rutiner Aktiviteter i Etablera verkamhetproceer och rutiner Ta fram och följa upp mål och mätetal Aktiviteter i Ta fram och följa upp mål och mätetal Etablera och vidmakthålla proceorganiation Aktiviteter i Etablera och vidmakthålla proceorganiation Stödja och följa upp arbetet i verkamhetproceen Aktiviteter i Stödja och följa upp arbetet i verkamhetproceen Förbättra kvalitén i verkamhetproceen Aktiviteter i Förbättra kvalitén i verkamhetproceen Kommunicera och förankra Aktiviteter i Kommunicera och förankra 16 3 Intreenter 18 4 Roller 18 5 Mallar/Checklitor/Verktyg 18 6 Ordlitor och definitioner Ordlita för procebegrepp Ordlita för Kvalitettyrningproceen 20 7 Förvaltning av proceen 20 8 Referener 20 Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 2(20)

3 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Inledning Kvalitettyrningproceen varar för tyrning och töd till alla proceer i kvalitetledningytemet. Proceen bekriver hur proceer och proceorganiation etablera, vidmakthåll och vidareutveckla. För ordlitor och definitioner, e avnitt 6 Syfte med procedokumentet Dokumentet yfte är att bekriva hur kvalitettyrningen går till inom Målgrupper för procedokumentet Dokumentet målgrupper är amtlig peronal inom. Omfattning för procedokumentet Dokumentet gäller, Uppala univeritet. 1.1 Symboler i procebekrivningarna Nedantående ymboler använd i procebekrivningarna. Start Slut Markerar tart rep lut i flöde Logikt avgränad del av proceen, omfattar en eller flera aktiviteter inflöde/ utflöde Inflöde, information, dokument, material om tartar eller använd i aktivitet/proce Utflöde, dv reultatet av aktivitet/proce Aktivitet Bekriver vad om utför Flödet riktning Parallella vägar i flöde Vägval Här tar flödet olika väg beroende på ituationen Funktion/roll Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 3(20)

4 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Kvalitettyrningproceen Kvalitettyrningproceen utgör tyrning och töd för amtliga proceer i kvalitetledningytemet och bekriver hur alla proceer ka etablera, vidmakthålla och utveckla. Därför använd begreppet proceen liktydigt med alla de proceer om ingår verkamheten i detta dokument. Kvalitettyrningproceen betår av att etablera kvalitettyrning, tödja och följa upp arbetet i en proce, förbättra kvalitén i en proce amt kommunicera och förankra gällande proceer, roller, rutiner etc. Syfte Proceen yfte är att äkertälla att verkamheten inom tyr, led, förbättra med aveende på kvalitet. Mål Proceen mål är att: äkertälla ordning och reda för amtliga tyrdokument äkertälla ordning och reda på proceer och roller möjliggöra tyrning och uppföljning av proceerna genom tydliga mål och mätetal för proceerna möjliggöra tändiga förbättringar av proceerna möjliggöra en ändamålenlig proceorganiation Omfattning UU gemenamma tyrdokument ingår inte, däremot ka äkertälla att avdelningen tyrdokument hänger ihop med UU övergripande tyrdokument och kvalitettyrning. Starthändele De tarthändeler om ätter igång proceen är: Belut Signal om kvalitetbriter Årlig reviion av kvalitetledningytemet Krav på förändringar i kvalitetledningytemet Reultat Proceen reulterar i ett uppdaterat, känt, accepterat och tillämpat kvalitetledningytem. Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 4(20)

5 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Inflöde Gällande verkamhetplan Övriga tyrande dokument Mål och mätetal för proceerna Utflöde Uppdaterade kvalitetdokument Belut Signal om kvalitetbriter Årlig reviion av kvalitetledningytemet Krav på förändringar i kvalitetledningytemet Kvalitettyrningproceen Uppdaterat, känt, accepterat o tillämpat kvalitetledningytem Delproceer i kvalitettyrning Kvalitettyrning betår av följande er: Etablera Förbättra kvalitén i kvalitettyrning Stödja o följa upp arbetet i verkamhetproceen verkamhetproceen o förankra Kommunicera I de följande avnitten kommer varje att bekriva mer i detalj. Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 5(20)

6 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Etablera kvalitettyrning - Utifrån verkamheten krav och gällande tyrdokument etablera kvalitettyrningen genom att proceer och rutiner finn på plat och mät utifrån upptällda mål. Arbetet kring proceerna organiera på ett lämpligt ätt. Reultatet är en etablerad kvalitettyrning. Vid utveckling och förändring av proceerna och proceorganiationen använd en för att etablera förändringen. Syfte Delproceen yfte är att etablera och vidmakthålla kvalitettyrning. Etablera Verkamhetkrav kvalitettyrning Delproceer i Etablera kvalitettyrning Etablerad kvalitettyrning Styrdokument Etablera verkamhet- proceer o rutiner Ta fram och följa upp mål och mätetal Etablera och vidmakthålla Etablera verkamhetproceer och rutiner Proceer och rutiner ta fram i amarbete med dem om arbetar i proceen och dem om berör av proceen reultat för att edan beluta och införa. Reultatet är etablerade proceer och rutiner. Syfte Delproceen yfte är äkertälla att gällande proceer och ruiner är väl utformade och förankrade. Verkamhetkrav Styrdokument proce- organiation Etablera verkamhet- proceer o rutiner Etablerade proceer och rutiner Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 6(20)

7 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Aktiviteter i Etablera verkamhetproceer och rutiner Verkamhetkrav Styrdokument Bekriver proceen Uter proceanvarig o proceledare Förankrar proceen Godkänner proceen Bemannar roller i proceen Inför proceen Etablerade proceer och rutiner Förtydligande av aktiviteter i Etablera verkamhetproceer och rutiner Bekriver proceen Procetyp definiera (kärn-, töd- eller tyrningproce). Proceen bekriv av dem om arbetar i proceen. Proceägaren Medverkande: Peronal om arbetar i eller kommer att arbeta i proceen Uter proceanvarig och proceledare och proceledare för proceen ute. Proceägaren Medverkande: Reurägaren, den tilltänkte proceanvarige Förankrar proceen Den bekrivna proceen förankra med berörda peroner. Förankringen kan innebära juteringar i procebekrivningen. Medverkande: Peronal om arbetar i eller kommer att arbeta i proceen Godkänner proceen Procebekrivningen godkänn och datum när proceen ka börja tillämpa fattäll. Arbetgången godkännande och publicering bekriv i en ärkild rutin. Proceägaren Medverkande: Ledninggruppen Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 7(20)

8 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Bemannar roller i proceen Anger kompetenkrav i proceen och rollerna i proceen bemanna., chefer i linjeorganiationen Medverkande: Berörd peronal i aktuell proce Inför proceen Proceen inför i verkamheten och börjar tillämpa., chefer i linjeorganiationen Medverkande: Bemannade roller i aktuell proce Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 8(20)

9 Procebekrivning Namn på proceen Procebekrivning ProcIT-P Ta fram och följa upp mål och mätetal För att verkamhetproceer ka kunna tyra och följa upp ta mål och mätetal fram. Reultatet av en är procetyrning i form av mål och upptällda mätetal omfattande tid, kotnad och kvalitet för den aktuella proceen. Syfte Säkertälla att tyrningen av proceen ker i enlighet med upptällda mål. Ta fram och följa upp mål och mätetal Procebekrivning Procetyrning Aktiviteter i Ta fram och följa upp mål och mätetal Ta fram och följa upp mål och mätetal betår av följande aktiviteter: Procetyrning Procebekrivning Identifierar viion, mål o trategier Definierar vad om bör mäta Definierar vad om kan mäta Samlar data Bearbetar inamlade data Analyerar inamlade data Preenterar o använder informationen Uppdaterar mål och mätetal Tydliggör vad om måte åtgärda Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 9(20)

10 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Förtydligande av aktiviteter i Ta fram och följa upp mål och mätetal Identifiera viion mål och trategier Identifiera gällande viioner, mål och trategier om tyr och påverkar den aktuella proceen. Här ingår ockå att utifrån de övergripande målen och trategierna ätta upp mål för den aktuella proceen. Proceägaren, ledninggruppen Medverkande: Identifiera vad om bör mäta För att tyra arbetet i proceen i den riktning man vill åtadkomma tar man fram vad i proceen om bör mäta. Medverkande: Proceledare Samtliga nedantående aktiviteter har följande anvarfördelning. Medverkande: Proceledare Definiera vad om kan mäta Utifrån vad om bör mäta kontrollera om de är möjligt att mäta och tydliggör mätetal, d.v.. vilka mått/indikatorer och vilka mål om ka uppnå för repektive mått/indikator. Procemåtten bör omfatta tid, kotnad och kvalitet. Samlar data Samla data i enlighet med valda mätetal. Bearbetar inamlade data Bearbeta inamlade uppgifter. Analyerar inamlad data Analyera inamlade uppgifter. Preenterar och använder informationen Utifrån upptällda mål, preentera hur väl proceen fungerar, eventuella avvikeler mellan upptällda mål och uppnådda reultat tydliggör. Reultatet av mätningen använd för att tyra arbetättet, bekräfta att arbetet gör i enlighet med överenkommen trategi, få bevi/kvitto på hur det er ut eller för att vidta åtgärder. Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 10(20)

11 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Uppdaterar mål och mätetal Utifrån fattade belut om förändringar i mål och mätetal för proceen gör en uppdatering. Tydliggör vad om måte åtgärda Klargör vad om måte åtgärda för att förbättra proceen pretanda Etablera och vidmakthålla proceorganiation Utifrån verkamheten krav och befintliga reurer etablera och vidmakthåll proceorganiationen, här ingår organiationtruktur, roller och anvarfördelning. Syfte Säkertälla att tyrningen av proceerna har en ändamålenlig organiation och anvarfördelning. organiation Verkamhetkrav Reurer Etablera och vidmakthålla proce- Etablerad proceorganiation Aktiviteter i Etablera och vidmakthålla proceorganiation Verkamhetkrav Definierar typ av organiation Definierar rollerna Följer upp att roller i proceerna är bemannade Hanterar förändringar i proceorganiationen Etablerad proceorganiation Reurer Förtydligande av aktiviteter i Etablera och vidmakthålla proceorganiation Definierar typ av organiation Definierar hur proceorganiationen ka e ut. Proceägaren Medverkande: Kvalitetanvarig Definierar rollerna Definierar rollerna i proceorganiationen. Proceägaren Medverkande: Kvalitetanvarig Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 11(20)

12 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Följer upp att roller i proceerna är bemannade Följer upp att överenkomna roller i proceerna är bemannade. Medverkande: Proceledare, chefer i linjeorganiationen Hanterar förändringar i proceorganiationen Beroende på förändringar i bemanningen eller nya behov förändra proceorganiationen. Medverkande: Reurägare Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 12(20)

13 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Stödja och följa upp arbetet i verkamhetproceen - Utifrån en etablerad kvalitettyrning töd arbetet i verkamhetproceen genom information och vägledning. Hur väl arbetet fungerar följ upp och granka. Reultatet är en verkamhetproce om tillämpa och ger goda procereultat amt underlag till förbättringar av proceen. Syfte Delproceen yfte är att äkertälla att alla arbetar i enlighet med proceen Etablerat kvalitetledningytem Stödja o följa upp arbetet i verkamhetproceen Procereultat Underlag till förbättringar Aktiviteter i Stödja och följa upp arbetet i verkamhetproceen Stödja och följa upp arbetet i verkamhetproceen betår av följande aktiviteter: Informerar om proceen Stödjer arbetet i proceen Följer upp arbetet i proceen Grankar proceen pretanda Etablerat kvalitetledningytem Procereultat Underlag till förbättringar Förtydligande av aktiviteter i Stödja och följa upp arbetet i verkamhetproceen Informerar om proceen Informerar om proceen med tillhörande töd (rutiner, checklitor, verktyg) och om varför det är å viktigt att medarbetarna följer det överenkomna arbetättet i proceen. Här ingår att introducera nya medarbetare i arbetättet och göra extra informationinater vid förändringar i proceen. Medverkande: Proceledare, peronal om arbetar i proceen Stödjer arbetet i proceen Stödjer medarbetarna om arbetar i proceen och tar emot ynpunkter på proceen. Medverkande: Proceledare, peronal om arbetar i proceen Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 13(20)

14 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Följer upp arbetet i proceen Uppföljning gör om hur väl det fungerar att arbeta i enlighet med proceen. Rapporter och tatitik ta fram om ammantäll och preentera för ledningen. Uppföljningen ligger till grund för förändringar i arbetättet. Uppföljningen grundar ig bl.a. på framtagna mål och mått för proceen. Medverkande: Proceledare Grankar proceen pretanda Utifrån upptällda procemål och mått granka proceen pretanda. Grankningen gör regelbundet men ockå när indikationer inkommit på att proceen inte fungerar om tänkt. Här ingår ockå att amverka med andra proceanvariga för att äkertälla att proceerna fungerar väl emellan varandra. Medverkande: Proceledare 2.3 Förbättra kvalitén i verkamhetproceen - Utifrån ignaler om kvalitetbriter, årlig reviion av kvalitetledningytemet och inkomna krav på förändringar genomför förbättringar av verkamhetproceen. Arbetet omfattar att planera förändringen, teta förändringen i liten kala, följ upp hur förändringen fungerar och inför den i full kala. Reultatet är en förbättrad kvalitet. Delproceen använd för allt förbättringarbete, det innebär att den använd för förbättring av t.ex. proceer, tjänter, roller, organiation. Syfte Delproceen yfte är att förbättra effektiviteten och produktiviteten i proceerna. Signal om kvalitetbriter Årlig reviion av kvalitetledningytemet Krav på förändringar i kvalitetledningytemet Förbättra kvalitén i verkamhetproceen Förbättrad kvalitet Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 14(20)

15 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Aktiviteter i Förbättra kvalitén i verkamhetproceen Förbättra kvalitén i verkamhetproceen betår av följande aktiviteter: Signal om kvalitetbriter Årlig reviion av kvalitetledningytemet Planerar förändringen Gör förändringen Följer upp förändringen Standardierar och inför förändringen Förbättrad kvalitet Krav på förändringar i kvalitetledningytemet Förtydligande av aktiviteter i Förbättra kvalitén i verkamhetproceen Planerar förändringen Utgå från viionen, och äkertäll att arbetet grundar ig på verkamheten behov och krav på förändring. Planera förändringen av proceen. Medverkande: Proceledare, peronal om arbetar i proceen Gör förändringen Gör förändringen och teta den i liten kala innan den genomför full ut. Medverkande: Proceledare, peronal om arbetar i proceen Följer upp förändringen Följ upp och utvärdera om förändringen i proceen leder till det önkade reultatet. Medverkande: Kvalitetanvarig Standardierar och inför förändringen Utifrån inkomna ynpunkter från kunder och andra intreenter tandardiera och inför den förbättrade proceen. Medverkande: Redaktör Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 15(20)

16 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Kommunicera och förankra - Med utgångpunkt från det uppdaterade kvalitetledningytemet genomför kommunikation och förankring på alla nivåer och till alla intreenter om är berörda av kvalitetledningytemet. Reultatet är en kommunikationplan och ett uppdaterat, känt, accepterat och tillämpat kvalitetledningytem. Syfte Delproceen yfte är att prida kännedom om kvalitetledningytemet till alla berörda intreenter. Uppdaterat, känt, accepterat o tillämpat kvalitetledningytem Kommunikationplan Uppdaterat, kvalitetledningytem o förankra Kommunicera Aktiviteter i Kommunicera och förankra Kommunicera och förankra betår av följande aktiviteter: Kommunikationplan Uppdaterat, kvalitetledningytem Utformar kommunikationplan Målgruppanpaar kommunikationen Kommunicerar Följer upp kommunikationinater Uppdaterat, känt, accepterat o tillämpat kvalitetledningytem Förtydligande av aktiviteter i Kommunicera och förankra Utformar kommunikationplan En kommunikationplan utforma om bekriver vad, vem, när, hur och till vem kommunikationen ka genomföra. Medverkande: Proceledare Målgruppanpaar kommunikationen Kommunikationen målgruppanpaa. Det innebär att form och innehåll måte tämma med olika målgrupper behov. De om berör met av en förändring ka få met information. Medverkande: Redaktör Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 16(20)

17 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Kommunicerar Genomför kommunikation och förankringaktiviteter. Inom avdelningen är det en kontinuerlig kommunikation och reflektion på arbetätt. Medverkande: Proceledare, peronal om arbetar i proceen Följer upp kommunikationinater Följ upp genomförda kommunikationinater för att förbättra och förtydliga budkap och ta hand om inkomna ynpunkter. Medverkande: Kvalitetanvarig, peronal om arbetar i proceen Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 17(20)

18 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Intreenter För definition av intreent, e ordlita för procebegrepp under avnitt 6, Ordlitor och definitioner. Kunderna UU-ledning och förvaltningledning Leverantörer UU: IT-organiation Planeringavdelningen (kvalitetamordnare, anvarig för intern tyrning och kontroll) peronal 4 Roller För definition av roll, e ordlita för procebegrepp under avnitt 6, Ordlitor och definitioner. För rollbekrivningar, e 1 Proceägare Kvalitetanvarig Redaktör Proceledare 5 Mallar/Checklitor/Verktyg Befintligt töd Arbetgång för kvalitetförbättring Checklita för proceinförande Dokumenttyrningrutin Grankningrutin Mall för kommunikationplan 1 Procebekrivning Roller inom Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 18(20)

19 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Ordlitor och definitioner 6.1 Ordlita för procebegrepp Begrepp Aktivitet Delproce Huvudproce Intreent Kärnproce Proce Proceparameter Roll Rollbekrivning Starthändele Styr- och tödproce Definition Lägta nivån i procehierarkin. En erie logikt ammanhängande handlingar om en peron eller roll utför, utför på ett ätt. 2 En är en logikt avgränad del av en huvudproce, kan finna på flera nivåer. 2 Huvudproceer är den högta nivån av proceer i en verkamhet. Kan vara både internt och externt värdekapande. 2 Någon om tar emot något från proceen eller levererar något till proceen. 2 Externt värdekapande proce. Kärnproceer uppfyller verkamheten övergripande yfte att tillfredtälla kunderna verkliga behov - varför verkamheten exiterar. 2 En proce är ett flöde av ammanhängande aktiviteter om kapar ett förutbetämt reultat. Proceen har alltid kunder - interna eller externa. 2 Proceparameter är det mått om använd för att mäta och tyra proceen. 2 En peron utedd av ledningen för att anvara för att proceen om helhet både är effektiv och ändamålenlig. 2 En roll är knuten till en proce. Varje roll har anvar att leverera ett reultat i proceen. En peron kan inneha flera roller och amma roll kan inneha av flera peroner. 2 En bekrivning av de roller om är knutna till proceen. I rollbekrivningen ingår att bekriva rollen anvar och befogenhet. 2 Med tarthändeler ave händeler om får proceen att reagera på ett förutbetämt ätt. Det finn tre typer av tarthändeler vilka är. Tidtyrd tarthändele, händeletyrd tarthändele och värde tyrd tarthändele. Internt värdekapande proceer. Har till yfte att tyra och tödja kärnproceerna. 2 Värdekapande, värdeadderande Aktiviteten tillför värde till lutkunden. 2 2 PVU (proceorienterad verkamhetutveckling) Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 19(20)

20 Procebekrivning Kvalitettyrning Procebekrivning ProcIT-P Ordlita för Kvalitettyrningproceen Begrepp Kvalitetledningytemet Kvalitettyrning Kvalitetdokument Definition Ett kvalitetledningytem utgör av en organiatorik truktur, proceer, rutiner, och reurer om är nödvändiga för ledning, tyrning och förbättring av verkamheten med aveende på kvalitet. Det innehåller dokumenterade bekrivningar av hur verkamheten tyr, led och redovia. Syftet är nöjda kunder. Ett kvalitetledningytem kan omfatta följande delar: Kvalitetpolicy, mål, ledningfunktioner för att tyra och leda med aveende på kvalitet, övergripande tyrdokument, procebekrivningar, rutiner, rollbekrivningar, tyrdokument för utvärdering, förbättring och uppföljning Styrning av verkamheten med aveende på kvalitet Dokument om ingår i kvalitetledningytemet 7 Förvaltning av proceen För förvaltning och förbättring av proceen och de dokument e vidare detta dokument 3. Referener ledning- och kvalitetytem, Procebekrivning Roller inom ITavdelningen PVU(proceorienterad verkamhetutveckling) ledning- och kvalitetytem, Procebekrivning - Kvalitettyrning 3 Procebekrivning - Kvalitettyrning Kvalitettyrning_procebekrivning[2.0].doc 20(20)