Sida 1 Plats och tid Konferensrum, Corneliusgatan 15, kl 15.00 17,35 Beslutande Roy Uppgård, kd Rune Berg, c Laila Borger, s Ordförande Kalle Hedin, s Kurt Kvarnström, s Eva Gustavsson. s Leif Eriksson, v Bo Brännström, fp Martti Hopponen. sd Övriga deltagande Örjan Bengs, ekonomichef, sekr Jan Näslund VD Kjell Lindberg, kommunal Ann-Christin Suneson, vision Ruth Johansson, s Anders Eriksson, s Erik Bohlin, lekmannarevisor Mats Myrén, lekmannarevisor Utses justera Kurt Kvarnström Justeringens plats och tid Gamla Byn AB, 2015-02-18 Underskrifter Sekreterare................................... Paragrafer 1-12 Ordförande................................... Justerande................................... Sammanträde Avesta Industristad AB Anslag Datum 2015-02-17 Anslags uppsättande 2015-02-23 Anslags nedtagande 2015-03-20 Protokollets förvaring Gamla Byn AB, Corneliusgatan 15........................ Örjan Bengs
Sida 2 ÄRENDELISTA 1 Föredragningslista 2 Föregående protokoll 3 Ekonomiska rapporter 4 Marknadsrapport 5 VD-instruktion 6 Arbetsordning för styrelsen samt instruktioner för ekonomisk rapportering fram till februari 2016 7 Äskande om medel för lekmannarevisionsgranskningen för år 2015 8 Svar på remiss till Kommunstyrelsen angående Jan Olssons medborgarförslag om förlänga Salomonsån genom Koppardalen 9 Försäljning av fastigheten Hantverkaren 3 10 Kontorshotell Grovplåten 11 Informationer 12 Delgivningar
Sida 3 1 Föredragningslista Ordförande föredrar föredragningslistan. fastställa föredragningslistan
Sida 4 2 Föregående protokoll Ordförande föredrar föregående mötesprotokoll. godkänna protokollet
Sida 5 3 Ekonomiska rapporter Örjan Bengs föredrar finansiell rapport per den 31 december 2014. Örjan Bengs föredrar likviditetsrapport per den 31 december 2014. Styrelsen diskuterar rapporterna Örjan Bengs föredrar årsredovisning för räkenskapsår 2014 med förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning, finansieringsanalys, nyckeltal och fastighetsförteckning. För året finns inte VD har ordet med. Företaget använder för första gången huvudregelverket för redovisning K3, med detta minskar avskrivningen på byggnader med ca 2,2 Mkr mot föregående år på grund av nedskrivning av fastigheten Avesta 2:43 som genomfördes under år 2013. Enligt tidigare redovisningsregler fortses avskrivning på anskaffningsvärdet och på så sätt minskades tiden för avskrivningen. Enligt komponentredovisningen skriver man av på anskaffningsvärdet minskat med ackumulerade avskrivningar över den förväntade ekonomiska livslängden. På grund av den minskade avskrivningen blev resultatet för året 6 264 168 kronor. Styrelsen diskuterar bokslutet. godkänna den finansiella rapporten godkänna likviditetsrapporten godkänna bokslutet och årsredovisningen för år 2014 samt föreslå årsstämman vinstmedlen disponeras i enlighet med förslaget i resultatdispositionen
Sida 6 4 Marknadsrapport Jan Näslund informerar om aktuella förändringar bland lokalhyresgästerna. Vakansgraden var den 1 januari 18,3% och den första februari var vakansgraden 17,9%. Styrelsen diskuterar de vakanta lokalerna godkänna marknadsrapporten
Sida 7 4 VD-instruktion Ordförande Laila Borger föredrar förslag till VD-instruktion och det är ingen ändring mot tidigare år. VD-instruktion Instruktion för verkställande direktören (VD) i Avesta Industristad AB(bolaget) fastställd av bolagets styrelse 2015-02-17 Enligt 8 kap. 29 aktiebolagslagen (ABL) skall VD sköta den löpande förvaltningen av bolaget enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. På grund härav skall vad som nedan anges gälla för VD i bolaget. Härutöver gäller även andra riktlinjer och anvisningar som meddelas av styrelse för del av VD:s verksamhet eller för särskilt fall. 1 VDs ansvarsområde VD är ensam ansvarig inför styrelsen för bolagets kommersiella utveckling och detta även i de fall underlaget till besluten framtagits av medarbetare eller utomstående konsulter. VDs beslutanderätt är därför i princip endast begränsad av i styrelsens arbetsordning förbehållna åtgärder, samt av de lagar, förordningar och avtal, som har inflytande på verksamheten. Bolagsordningen jämställs med nyssnämnda regelverk. VDs ansvarsområde med tillhörande personella och materiella resurser omfar hela bolaget, samt övriga engagemang utanför detta. 2 Löpande förvaltning VD skall handha den löpande förvaltningen i bolaget enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. 3 Brådskande ärenden VD skall fa beslut i förvaltningsfråga som annars ankommer på styrelsen besluta om, om styrelsens beslut inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för bolagets verksamhet. I sådant fall skall styrelsen så snart som möjligt underrättas om åtgärden. 4 Bokföring och medelsförvaltning VD skall vidta de åtgärder som är nödvändiga för bolagets bokföring skall fullgöras i överensstämmelse med lag och för medelsförvaltningen skall skötas på ett betryggande sätt. 5 Offentlighetsprincipen VD skall på bolagets vägnar fa beslut enligt sekretesslagen med hänvisningar. Vid VD:s frånvaro fullgörs denna skyldighet av moderbolagets ekonomichef. 6 Underrättelse till styrelsens ordförande VD skall omedelbart underrätta styrelsens ordförande om anledning förekommer styrelsen tar ställning till viss fråga.
Sida 8 7 Rapportering VD skall fortlöpande informera styrelsen om förhållandena i bolaget. Ekonomisk rapportering skall ske i enlighet med särskilda av styrelsen fastställda instruktioner enligt 8 kap. 4 ABL. Rapporter om bolagets förhållanden i övrigt skall lämnas vid varje styrelsesammanträde. 8 Beredning av ärenden VD skall i samråd med styrelsens ordförande bereda styrelsens ärenden och föredra dessa vid styrelsens sammanträden. 9 Kontroll och tillsyn VD skall i erforderlig omfning utöva kontroll och tillsyn över bolagets personal. 10 Delegation VD har rätt inom ramen för sin behörighet delegera beslutanderätt till annan befningshavare inom moderbolaget. VD ansvarar för beslut fade med stöd av delegation. VD får även inom ramen för sin behörighet utfärda fullmakt. Det åvilar VD kontrollera hur överförda befogenheter utnyttjas. godkänna VD-instruktionen för år 2015
Sida 9 6 Arbetsordning för styrelsen samt instruktioner för ekonomisk rapportering fram till februari 2016 Ordförande Laila Borger föredrar förslag till arbetsordning för styrelsen och instruktioner för ekonomisk rapportering. Arbetsordning för styrelsen i Avesta Industristad AB, reg.nr 556285-2904 Denna arbetsordning har antagits av styrelsen i Avesta Industristad AB 2015-02-17 och gäller till och med februari månad år 2016. Bolaget Avesta Industristad AB Verksamhet Bolaget skall äga och uppföra fastigheter i Avesta kommun inom ramen för kommunens ägarpolicy. Ändamål Bolagets ändamål skall vara enligt god teknisk praxis och gällande hyreslagstiftning samt med optimalt resursutnyttjande verka för tillgodose behovet av industrilokaler inom Avesta kommun. Bolagets verksamhet skall vara självfinansierad. Bolaget skall eftersträva en hyressättning som utöver självfinansiering möjliggör utdelning på tillskjutet kapital motsvarande skälig ränta. Uppkommer vinst härutöver skall den balanseras i ny räkning. 1 Styrelsens uppgifter enligt aktiebolagslagen (ABL) Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen skall se till bolagets organisation är utformad så bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kan kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen skall fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Styrelsen skall meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens bedömning skall samlas in och rapporteras till styrelsen. Styrelsen utövar erforderlig kontroll över hur verkställande direktören handhar den löpande förvaltningen. Styrelsen skall årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Styrelsen skall årligen i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och VD. 2 Styrelsens ansvarsområde Styrelsen är bolagets högsta förvaltningsorgan under bolagsstämman. Styrelsen fyller inför bolagsstämman det sysslomannaansvar och den vårdnadsplikt som bolagsordningen, lagar och förordningar lägger på styrelsen. Styrelsens arbetsområde täcker hela Avesta Industristad AB samt övriga engagemang utanför denna. Vidare hör Avesta Industristad ABs relationer till aktieägare, allmänhet, myndigheter samt andra organisationer och intressegrupper till arbetsområdet. 3 Styrelsens arbetsuppgifter Styrelsen skall i första hand ägna sig åt övergripande och långsiktiga frågor samt frågor av ovanlig beskaffenhet eller av stor betydelse i övrigt. Vidare har styrelsen fortlöpande kontrollera hur VD fyller det ansvar för den löpande förvaltningen som pålagts honom.
Sida 10 Följande frågor är av ovanlig beskaffenhet eller av stor betydelse och skall beslutas av styrelsen: 1. Igångsättning av ny verksamhet. Nedläggning av befintlig verksamhet. 2. Förvärv av företag. Avyttring av företag. Samgående med annat företag. 3. Försäljning av fastighet. Förvärv av fastighet. 4. Investeringar som är större än 1 Mkr. 5. Policyfrågor. 6. Fastställande av strategiska planer. 7. Fastställande av budget. 8. Anställande och entledigande av VD. 9. Avtal förutom hyresavtal med en löptid mer än 1 år och ett värde över 1 Mkr. 10. Lösande av tvist som belastar företagets resultat med mer än 250 000 kr. gäller såväl affärs- som personaltvist. 11. Upptagande av nya lån. Lämnande av säkerheter eller borgensförbindelser. 4 Ordförandens uppgifter Ordförande skall leda styrelsens arbete och bevaka styrelsen fullgör de uppgifter som ankommer på den. Ordföranden skall se till styrelsearbetet bedrivs på ett ordnat och rationellt sätt. Ordföranden skall se till sammanträden hålls i enlighet med arbetsordningens bestämmelser och i övrigt när det behövs. Ordföranden skall kalla till sammanträde om styrelseledamot eller VD begär det. Ordföranden skall se till ärenden som bör behandlas av styrelsen läggs fram för styrelsen. Ordföranden skall se till ärendena är beredda på ett tillfredsställande sätt. Ordföranden skall se till samtliga ledamöter bereds tillfälle delta i ärendenas behandling och samtliga ledamöter erhåller tillfredsställande beslutsunderlag. Ordföranden skall i samråd med VD se till nya styrelseledamöter och suppleanter introduceras i styrelsens arbete och bolagets verksamhet. 5 Tid för styrelsesammanträde Styrelsen skall sammanträda minst sju gånger per år, normalt i februari, mars, april, juni, augusti, september, oktober och december. 6 Kallelse till sammanträde Kallelse sker genom ordförandens försorg. Kallelsen skall tillställas ledamöter, samt suppleanter för kännedom, senast en vecka före sammanträde. Till kallelsen skall fogas dagordning, beslutsunderlag samt protokoll från föregående möte. Ledamot som inte kan närvara vid sammanträde skall snarast anmäla detta till bolagets kansli som skall se till suppleant kallas. 7 Beredning av ärenden
Sida 11 Ärendena bereds av ordföranden och VD i samråd eller av den eller de dessa bestämmer. Beredningen skall genomföras på sådant sätt beslutsunderlaget hinner färdigställas inom den tid som anges i 6. 8 Suppleanter Suppleant som ej tjänstgör har rätt närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde. 9 Arbetstagarrepresentanter Arbetstagarrepresentanter har närvaro- och yttranderätt men ej beslutsrätt vid styrelsemöten. 10 Protokoll Vid styrelsens sammanträden skall protokoll föras. I protokollet skall de beslut som styrelsen har fat antecknas. Protokollet skall föras genom VD:s försorg och justeras av ordföranden och en ledamot utsedd av styrelsen. Protokollet skall tillställas ordföranden och justeringsmannen senast en vecka efter sammanträdet. Protokollen skall föras i nummerföljd med löpande paragrafnumrering. Protokollen skall genom VD:s försorg förvaras brandsäkert. 11 Ekonomisk rapportering Vid varje styrelsesammanträde skall ekonomisk rapportering ske i enlighet med av styrelsen meddelade skriftliga instruktioner. Styrelsen skall på grundval av rapporteringen bedöma bolagets ekonomiska situation. 12 Återkommande ärenden Följande ärenden skall - om omständigheterna inte föranleder annat - behandlas vid nedan angivna sammanträden. - Februarisammanträde: Årsredovisningen från föregående räkenskapsår. Fastställande av arbetsordning för styrelsen samt VD-instruktion. - Septembersammanträde: Delårsbokslut samt årsprognos. - Decembersammanträde: Budget för nästkommande räkenskapsår. Beslut om firmateckningsrätt. 13 Offentlighet och sekretess Bolaget omfas av bestämmelserna i sekretesslagen. Detta innebär vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt ta del av handlingar gäller i bolaget samt bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av sekretesslagen. Dessa bestämmelser avser allmänhetens rätt ta del av uppgifter i allmänna handlingar hos bolaget. Härutöver erinras styrelsens ledamöter och suppleanter om sin tystnadsoch lojalitetsplikt som följer av aktiebolagslagen. Styrelsen skall fa beslut om bolagets organisation vad avser allmänhetens rätt utbekomma allmänna handlingar. Instruktioner för ekonomisk rapportering enligt 8 kap. 4 ABL för Avesta Industristad AB Dessa skriftliga instruktioner har 2015-02-17 fastställts av styrelsen i Avesta Industristad AB.
Sida 12 1 Rapporter inför varje styrelsesammanträde Det åligger VD vid varje styrelsesammanträde tillhandahålla skriftlig information om - Marknadsläge - Bolagets likviditet, upplåning och andra finansieringsförhållanden - Riskengagemang - Senaste periodbokslut med relevanta nyckeltal - Aktuella investeringar - Eventuella synpunkter från revisor - Övriga förhållanden av betydelse för bedömning av bolagets ekonomiska ställning 2 Rapportering i övrigt Det åvilar VD omgående underrätta styrelsens ordförande om förändrade förhållanden av betydelse för bedömning av bolagets ekonomiska ställning. Bo Brännström föreslår styrelsens och VD:s arbete skall utvärderas varje eller vart annat år. Sabo har ett frågeformulär som kan användas. Styrelsen diskuterar förslaget till arbetsordning för styrelsen. godkänna arbetsordning för styrelsen styrelsen skall utvärdera styrelsens och VD:s arbete vart annat år och lägga in det i styrelsens arbetsordning från år 2016 godkänna förslaget till instruktioner för ekonomisk rapportering
Sida 13 7 Äskande om medel för lekmannarevisonen för år 2015 Lekmannarevisorerna har ställt en skrivelse med ett äskande om medel för lekmannarevisonen för år 2015. Ansvaret för finanseringen åvilar bolaget enligt lekmannarevisorerna. De begär i sin framställan ett budgetmedel om 90 tkr för båda bolagen. Lekmannarevisorerna kommer under året använda KPMG som biträde och granskningen sker med många olika metoder. Styrelsen diskuterar äskandet och varför de inte tagit upp detta innan styrelsen tog budgeten. Till kommande år måste de komma med sitt äskande innan budgeten tas i december månad. bevilja medel om 90 000 kronor för båda bolagen fakturan delas upp på det företag som kommer granskas.
Sida 14 8 Svar på remiss till Kommunstyrelsen angående Jan Olssons medborgarförslag om förlänga Salomonsån genom Koppardalen Jan Olsson har lämnat ett medborgarförslag till Avesta Kommun om förlänga Salomonsån genom Koppardalen för mynna ut nedanför Lillforsens kraftstation. Första etappen i förslaget bygger på utnyttja de befintliga venvägar som finns från nuvarande å vid holmen till dammen utanför Verket. Därifrån till Lillforsen är förknippande med bland annat vilka föroreningar som finns i marken samt det måste tas hänsyn om det skall byggas broar för de skall hålla för trycket när tunga truckar trafikerar området. För kunna svara på om frågeställarens förslag är genomförbart måste en fördjupad utredning göras om vilka föroreningar som kan lakas ur marken samt vilka kostnader som är förknippade med den tänkta investeringen. Styrelsen diskuterar frågan och marken är väldigt förorenad och massorna får inte föras ut ur området. För gräva i området för en kanal måste marken tvättas till en hög kostnad. det är ett visionärt förslag som inte går genomföra när området idag är väldigt förorenat och det skulle vara väldigt kostsamt rena marken varför vi inte fortsätter utredningen föreslå Kommunfullmäktige avslå medborgarförslaget
Sida 15 9 Försäljning av fastigheten Hantverkaren 3 Jan Näslund informerar om Avesta Kommun önskar köpa tillbaka fastigheten Hantverkaren 3 när den inte bebyggdes som avsikten var när marken köptes in. Numera säljer inte Avesta Kommun mark om den inte bebyggs under något år. Jan Näslund redogör den gamla styrelsen gav Örjan Bengs i uppdrag värdera fastigheten. Örjan Bengs lät Norrbryggan AB värdera fastigheten under hösten 2014 och de har värderat marken enligt ortprismetoden. Sammantaget bedömer de marknadspriset är 100 kr/m² eller totalt 1 200 000 kronor. Laila Borger talar om Avesta Kommun vill köpa tillbaka fastigheten till bokfört värde 291 055 kronor. Styrelsen diskuterar om de skall sälja marken till Avesta Kommun låta Avesta Kommun köpa tillbaka fastigheten till bokfört värde
Sida 16 10 Kontorshotell Grovplåten Örjan Bengs har undersökt fördyringen av kontorshotellet Grovplåten och redogör resultatet för styrelsen. Projektet med kontorshotell/inkubator ingick i Avesta 2020 sedan starten 2013. Beslut om investeringen togs under våren 2013, (se protokoll 14 år 2013). Vid styrelsemötet fanns två alternativ med en total yta om 1095 m². Styrelsen beslutade halva ytan skulle byggas om till kontorshotell. Styrelsen beviljade medel för etapp 1. Denna etapp var ca 600 m² och beräknades till 5,4 Mkr. Etapp 2 var ca 500 m² och var vid beslutet inte projekterat utan en gissning (ca 4-5 Mkr) av dåvarande projektledare Johan Stråhle. I september månad 2014 återkom VD till styrelsen (se protokoll 36 2014). En ny elmatning var nödvändig samt delning av ventilationen per våningsplan så frikyla gick använda under vintersäsongen. Investeringen var beräknad till 1,4 Mkr vilket styrelsen beviljade. Orsaken till fördyringen är hela ytan om 1095 m² gjordes i ordning utan styrelsen tagit beslut om etapp 2. Styrelsen diskuterar kontorshotellet ge VD i uppdrag skapa rutiner så detta inte upprepas i framtiden
Sida 17 11 Informationer Örjan Bengs informerar om budgeten för Avesta Industristad AB. Budgeten är underfinansierad med 2,5 Mkr på grund av ett antal lokaler blivit vakanta vid årsskiftet 2014-2015. Avskrivningen kommer minska med ca 1,8 Mkr till ca 10,4 Mkr. Styrelsen diskuterar budgeten. Örjan Bengs informerar om resultatet för Krylbo 9:2 (Krylbo Station) för perioden juli december 2014. Resultatet blev 57 tkr. Vakansen har ökat när en hyresgäst flyttade ur sina lokaler vid årsskiftet. Styrelsen diskuterar resultatet och vakansgraden för Krylbo Station. Att godkänna informationerna
Sida 18 12 Delgivningar 1 Registreringsbevis 2 Bolagsordning med ägardirektiv