Att räkna med Excel 2010

Att räkna med Excel 2010 Grundkurs SDM Studentdatorutbildning vid Malmö högskola

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Att räkna med Excel! 3 Fliken Infoga 3 Verktygsflikar 3 Fliken Start 3 Fliken Sidlayout 4 Fliken Formler 4 Fliken Data 4 Fliken Granska 4 Fliken Visa 4 Excels användargränssnitt 5 Arbetsbok och Blad 7 Skapa nytt blad 7 Ta bort blad 7 Byta namn på blad 7 Byta färg på blad 7 Redigera data och kalkylblad 8 Infoga rader och kolumner 8 Flytta och kopiera rader och kolumner 8 Ta bort rader och kolumner 9 Dölj eller visa rader och kolumner 9 Kolumnbredd 9 Radhöjd 9 Kantlinjer 10 Fyllnadsfärg 10 Formatera tecken 10 Formatera Tal 11 Autofyll (komplettera automatiskt) 11 Excel som ett kalkylprogram 13 Övning 1 - Ange enkel formel 15 Övning 2 - Autosumma 15 Övning 3 - Kopiera formler 16 Övning 4 - Absoluta och relativa referenser 16 Övning 5 Formatera tal 17 Övning 6 Formatera tecken 18 Övning 7 - Max, medel, min 19 Diagram visualisering av data 19 Övning 8 - Skapa ett enkelt diagram. 20 Övning 9 - Anpassa diagrammet 21 1

Formatera diagrammet 21 Kombinera diagramtyper 23 Övning 10 Kombinera diagramtyper 23 Infoga funktioner 26 Infoga via dialogrutan 26 Övning 11 Infoga funktion 27 Sökfunktioner 29 Övning 12 Sökfunktion 29 Skapa tabell 31 Övning 13 - Skapa och anpassa en tabell 31 Infoga data i tabell 33 Formatera tabell 33 Sortera data 33 Övning 14 Sortera kolumner 33 Filtrera data 34 Filtrera tabell 35 Övning 15 Filtrera data 35 Övning 16 Summa Om - funktionen 36 Verifiera data 36 Övning 17 Verifiera data 38 Pivottabeller 38 Skapa pivottabell 39 Övning 18 Skapa pivottabell 40 Uppdatera pivottabell 41 Övning 19 Uppdatera pivottabell 42 Formatera pivottabell 42 Filtrera pivottabell 42 Övning 20 Filtrera pivottabell 42 Övning 21 Disponera om pivottabell 42 Skapa pivotdiagram från Pivottabell 43 Övning 22 Skapa pivotdiagram 44 Synpunkter på utbildningsmaterialet? 45 Ytterligare information 46 2

Att räkna med Excel! Excel är ett kalkylprogram och kan användas för att utföra beräkningar, t.ex. en budget eller för att genomföra finansiell analys. Man kan även använda programmet som ett register, t.ex. ett register över varor i ett företag. Det finns även många exempel på användning av Excel inom teknisk utbildning, t.ex. statistiska analyser och simuleringar av olika fenomen. I det här dokumentet kommer du att lära dig grundläggande Excelfunktioner som formler och diagram. I den senare delen av dokumentet ligger tonvikten på mer avancerade användningsområden inriktade mot dataanalys med hjälp av Excel. Vi börjar med själva gränssnittet i Excel. Vi kommer även försöka svara på de frågor som kommer att dyka upp under lektionens gång. Alla som genomgår kursen är välkomna med frågor till support@mah.se. Verktygsflikar Fliken Start Arkiv-knappen fliken Start gruppen Tecken gruppen Justering gruppen Tal gruppen Format gruppen Celler gruppen Redigering Fliken Infoga 3

Fliken Sidlayout Fliken Formler Fliken Data Fliken Granska Fliken Visa 4

Excels användargränssnitt Figur. Så ser här kan det se ut när du startar Excel 2010. När du öppnar upp Excel (gör det gärna i samband med att du läser denna text) får du upp ett fönster som figuren ovan. Fönstret består av följande delar: Gränssnitt Figurer Arkivknappen Menyflikar Förklaring Arkivknappen innehåller funktioner för att bl.a. spara och skriva ut kalkylblad och arbetsböcker. Via arkivnappen kan du skapa en ny arbetsbok. För att spara kan du även trycka på tangentkombinationen Ctrl+s. Menyflikar, den aktiva fliken är Start. Via flikarna kan du komma åt olika verktyg för att hantera information. Förutom fliken Start, använder man sig ofta av flikarna Infoga och Formler. I fliken Infoga kan man t.ex. infoga diagram. 5

Grupper Kalkylblad Rader och kolumner Celler Namnrutan Grupper, i fliken Start finns följande grupper: Urklipp, Tecken, Justering, Tal, Format, Celler och Redigering. I Grupperna har man samlat verktyg som har olika gemensamma funktioner. I Gruppen Tal (fliken Start) kan du bl.a. formatera information och justera antalet decimaler. Vissa grupper innehåller en liten pil i nedre högra hörnet. Om du klickar på pilen så får du upp ett fönster där du har fler valmöjligheter som hör till verktygen i gruppen. Prova t.ex. pilen som hör till gruppen Tecken. Kalkylblad. Det aktuella kalkylbladet heter Blad1 (se bild ovan), men där finns ytterligare två kalkylblad som heter Blad2 och Blad3. Det är i Kalkylbladet som du matar in information och genomför olika beräkningar. Du kan ändra namn på kalkylbladen, t.ex. kan Blad1 ändras till Budget eller Register. Du kan även ta bort och lägga till kalkylblad. Flera kalkylblad heter arbetsbok. Kalkylbladet är uppdelat i horisontella rader och vertikala kolumner. Raderna ordnas med siffror 1, 2, 3, medan kolumnerna ordnas med bokstäver A, B, C I Gruppen Celler finns det bl.a. verktyg för att infoga och ta bort rader och kolumner av celler. Kalkylbladets minsta enhet heter cell. Det är celler som innehåller information av olika typer, t.ex. bokstäver, text, tal, datum, etc. Du kan se vilka olika typer det finns genom att klicka på nedpilen i gruppen Tal (där det stå Allmänt). Alla celler har ett unikt namn utifrån sin kolumn- och radposition. Den aktuella cellen i figuren befinner sig i kolumn A och rad 1, därför heter den A1. I namnrutan kan du se cellens namn. Du ser att den markerade cellens namn är A1. Du kan dessutom ge celler alternativa namn, t.ex. moms. Detta är väldigt användbart när man använder en cell i många andra celler för att genomför någon typ av beräkning. Exempelvis kan man i cellen A1 skriva in momssatsen, vilken används i många andra beräkningar. Då är 6

Formelfältet det klokt att kalla cellen för moms istället för det intetsägande A1. I formelfältet skriver man in information, formler och funktioner för olika typer av beräkningar. Ett enkelt exempel är att skriva in följande: =100*0,25. Arbetsbok och Blad Skapa nytt blad Det finns ett par olika sett att skapa nya blad i en arbetsbok. Visa fliken Start, i gruppen Celler, finns Infoga. Välj infoga blad. Genom att hålla in Shift + F11 Klicka på den sista fliken nere vid bladflikarna. Ta bort blad Visa fliken Start, i gruppen Celler finns Ta bort. Välj Ta bort blad. Byta namn på blad För att byta namn på ett blad kan man antingen Visa fliken Start, i gruppen Celler, finns Format. Välj Byt namn på blad. Höger klicka på bladfliken och välj byt namn. Byta färg på blad Byta färg kan man göra genom att antingen Visa fliken Start, i gruppen Celler, finns Format. Där väljer man Flikfärg. Högerklicka på bladfliken och välj flikfärg. 7

Redigera data och kalkylblad Infoga rader och kolumner Ibland händer det att du i efterhand upptäcker att du behöver ytterligare rader eller kolumner i din kalkyl. Ingen data går förlorad när du infogar rader och kolumner. Markera önskat nytt rad- eller kolumnområde bland rad- eller kolumnrubrikerna. Exempelvis som på bilden nedan där kolumnområde D-F är markerade. Visa fliken Start och klicka på Infoga i gruppen Celler. Där kan du välja mellan att lägga in celler, rader eller kolumner (se bilderna nedan). Flytta och kopiera rader och kolumner Du kan även flytta och kopiera en hel rad eller kolumn. 1. Markera den rad eller kolumn som ska flyttas eller kopieras. 2. Visa fliken Start och gruppen Urklipp. Klicka på Klipp ut för att flytta eller på Kopiera för att kopiera. 3. Markera den rad eller kolumn som ska vara under respektive till höger om den rad/kolumn som ska infogas. 4. Visa fliken Start och gruppen Urklipp. Klicka på Klistra in. 8

Ta bort rader och kolumner För att ta bort rader respektive kolumner markerar du det som du vill radera. Under fliken Start klickar du sedan på Ta bort i gruppen Celler. Där kan du välja mellan att ta bort celler, kalkylbladsrader eller kalkylbladskolumner. Dölj eller visa rader och kolumner Ibland kanske du inte vill se samtliga rader/kolumner i en kalkyl. Du kan då dölja önskade rader och kolumner för att få en bättre överblick. 1. Markera de rader/kolumner som ska döljas. 2. Visa fliken Start, i gruppen Celler, finns Format. Där väljer du Dölj och ta fram följt av Dölj rader eller Dölj kolumner. Som du ser har du även möjlighet att dölja hela bladet. En markering visas där det finns dolda rader/kolumner Kolumnbredd Som standard är kolumnbredden i ett kalkylblad 8,43 tecken. Text visas med endast så många tecken som får plats i cellen om cellen till höger inte är tom. Är cellen till höger däremot tom visas innehållet i den cellen. Om tal består av så många tecken att det inte får plats i cellen så visas det i exponentialform. Ändra kolumnbredden genom att peka på kolumngränsen till höger om kolumnrubriken så att muspekaren ändrar utseende till en dubbelpil. För att ändra kolumnbredden på flera kolumner samtidigt så håll nere SHIFT-tangenten när du klickar på kolumnrubrikerna. Radhöjd Ibland behöver du kanske även ändra radhöjden för att din kalkyl ska få det önskade utseendet. Radhöjden ändras på i princip samma sätt som kolumnbredden, men med skillnaden att du istället ska dra i radgränsen under den aktuella raden. 9

Om du själv vill specificera en kolumnhöjd eller radhöjd så markera de rader/kolumner du vill ändra och välj Format som du finner i gruppen Celler i fliken Start. Därefter väljer du radhöjd och kolumnhöjd och skriver in det värde du vill ha (mellan 0-255 tecken). Kantlinjer För att ytterligare öka läsbarheten i en kalkyl kan du lägga in ramar och linjer, som framhäver vissa delar av kalkylen, eller som delar upp kalkylen. 1. Markera cellområdet som ska förses med kantlinjer 2. Visa fliken Start och klicka på pilen vid Kantlinjer i gruppen Tecken för att öppna menyn. Fyllnadsfärg För att fylla en cell eller markerat område visar du fliken Start och klickar på pilen vid Fyllningsfärg i gruppen Tecken, och väljer önskad färg (se bild nedan). Formatera tecken Det enklaste sättet att formatera tecken är via fliken Start och gruppen Tecken. Några exempel på formatering av text: 1. Markera cellområdet som ska ändras 2. Visa fliken Start och se till att du ser gruppen Tecken (se bild nedan) 3. Öppna listrutan Teckensnitt och välj önskat teckensnitt och teckenstorlek. 4. Klicka på Fet, Kursiv eller Understruken 5. Klicka på pilen vid Teckenfärg och välj önskad färg. 10

Formatera Tal I en kalkyl får alla tal standardformat. Excel försöker använda rätt format på talen. Om du t ex skriver % efter ett tal får det procentformat och om du skriver 10-03-10 formateras talet som ett datum. 1. Du kan själv ändra format med hjälp av fliken Start och knapparna i gruppen Tal. 2. Markera cellområdet som du ska ändra format på 3. Visa fliken Start och se till att du ser gruppen Tal 4. För att ändra antalet decimaler klickar du på Öka decimal eller Minska decimal 5. Prova även Procentformat och Tusentalavgränsning Autofyll (komplettera automatiskt) Om du ska skriva in information i många celler i form av serier t.ex. 1, 2, 3 så har Excel en funktion som heter autofyll vilket betyder att Excel automatiskt kompletterar. Om du exempelvis fyllt i 1, 2 och 3 i kolumner efter varandra och sedan använder dig av autofyll kommer nästa kolumn få siffran 4 och kolumnen efter den 5 osv. För att använda dig av automatisk komplettering gör följande: 1. Håll nere höger musknapp samtidigt som du markerar de celler du vill använda. 2. Dra i det så kallade fyllnadshandtaget som finns i det nedra högra hörnet på den sista markerade cellen (se bilderna nedan). 11

Här är några värden där du endast behöver skriva i en cell för att Excel ska använda sig av autofyll. 1. Skriv in följande: -> 2. Dra i fyllnadshandtaget -> 3. Du får: 25 25, 25, 25 Jan Feb, Mar, Apr Kv 1 Kv 2, Kv 3 Kv 4, Avd 1 Avd 2, Avd 3, Avd 4 15:30 16:30, 17:30, 18:30 12

Excel som ett kalkylprogram För att kunna genomföra beräkningar, eller använda Excels olika funktioner behöver du känna till ett antal begrepp. Kalkylering Figur Förklaring = Likhetstecken. För att kunna göra en beräkning i en cell måste du börja med att skriva =, t.ex. om du vill beräkna 12 * 4,75 så skriver du =12*4,75. När du trycker på enter så genomförs beräkningen och det som står i cellen är 57. Observera att när du markerar cellen så ser =12*4,75 i Formelfältet. De fyra Du kan använda de fyra räknesätten: +,-,* och /. räknesätten Typer Cellreferenser En typ definierar vad det är för information som cellen innehåller, t.ex. är det skillnad mellan ett decimaltal, text eller ett klockslag. När man matar in information i en cell får den automatiskt typen Allmänt. Matar du in dagens datum, t.ex. 2010-02- 10, så ser du att typen ändras till Datum. Det medför att Excel tillämpar speciella regler när du genomför beräkningar med celler av typen Datum. På motsvarande sätt hanteras klockslag enligt speciella regler. De olika typerna ser du i Gruppen Tal, se Startfliken. Fler formateringsalternativ för de olika typerna finner du om du klickar på pilen i nedre högra hörnet som hör till Talgruppen. När man genomför beräkningar i en cell så använder man normalt sett information som finns i andra celler på kalkylarket, eller i arbetsboken. En cellreferens består av kolumn- respektive radid. Som vi har sett tidigare så heter den översta vänstra cellen A1. Det är nu som Excels främsta egenskap gör sig till känna. Att använda cellreferenser när man gör beräkningar medför att beräkningar uppdateras automatiskt när cellreferensernas värden ändras. En cell referens behöver inte bara vara till en enskild cell utan kan referera till flera tal till i en kolumn eller en rad. Om man t.ex. summerar de första 10 talen i kolumn A så skriver man detta som A1:A10, dvs. man refererar till kolumn A och de första 10 raderna. Tecknet $ används för att skapa så kallade absoluta referenser, mer om detta i de efterföljande övningarna. 13

Sortera Filtrera Autosumma Funktioner Du kan sortera information i ett kalkylblad. Om du t.ex. har ett varuregister kan du sortera det efter namn, pris, eller någon annan information som finns i registret. Sorteringsverktyget hittar du i Startfliken i gruppen redigering. Ditt varuregister kanske består av olika typer av läromedel, t.ex. böcker, DVD, utrustning, etc. Genom filtreringsverktyget kan du ta fram information som är specifikt för en kategori av varor, t.ex. böcker. Filtreringsverktyget finns tillsammans med Sorteringsverktyget. Att summera tal är en vanligt förekommande uppgift i ett kalkylblad, t.ex. summering av resultat från försäljning under årets månader. Eftersom summering är en så vanlig uppgift finns den snabbt tillgänglig under Startfliken i gruppen Redigering (tillsammans med Sortera och Filtrera). Funktioner är till för att genomföra mer omfattande beräkningar än de fyra räknesätten. Summa är ett exempel på en funktion. Istället för att manuellt addera ihop många tal i ett kalkylblad, använder man sig av funktionen Summa som automatiskt adderar ihop talen. Andra vanligt förekommande funktioner är t.ex. Max, Min och Medel. Dessa använder man för att hitta det största respektive det minsta värdet bland många tal i ett kalkylark. Funktionen Medel använder man för att beräkna medelvärdet för en talmängd. Dessa funktioner hittar du i gruppen Redigera, men du kan även finna de, tillsammans med de andra funktionerna under fliken Formler. Övningsfiler Övningsfilerna som används i denna kurs hittar du på sidan www.mah.se/sdm/resurs Spara ner alla till din hemkatalog. 14

Övning 1 - Ange enkel formel 1. Öppna arbetsboken Resultat 2. Markera cellen B5 3. Börja med att skriva in ett likhetstecken 4. Klicka på den första cellen som ska ingå i beräkningen (B3). 5. Ange tecknet för subtraktion 6. Klicka på andra cellen som ska ingå i beräkningen (B4) 7. Tryck Enter Övning 2 - Autosumma 1. Öppna arbetsboken Antal fordon. 2. Summera värdena för april genom att markera cellerna B4:B8. Visa Formel fliken och välj Autosumma. 3. Summera värdena för Bilar genom att markera cellerna B4:E4. Visa Formel fliken och välj Autosumma. 15

Övning 3 - Kopiera formler 1. Fortsätt arbeta i Antal fordon 2. Kopiera formeln i cell B8 till området C8:D8 och formeln i cell E4 till området E5:E8 genom att använda fyllnadshandtaget. Övning 4 - Absoluta och relativa referenser Cellreferenserna i en formal bygger alltid på kolumnbokstäverna och radsiffrorna i kalkylbladet. När du kopierar formler nedåt förändras radnumret i kopian och när du kopierar formler åt höger förändras kolumnbokstaven. Detta inträffar när cellreferenserna i originalformeln utgörs av så kallade relativa cellreferenser. Om du däremot använder absoluta cellreferenser i formeln när du kopierar, kommer den nya formeln att innehåll exakt samma cellreferenser som originalformeln. Referenstyper $E$11 (absolut cellreferens) E$11 (blandad cellreferens, radnumret låst) $E11 (blandad cellreferens, kolumnbokstaven är låst) E11 (relativ cellreferens) 1. Fortsätt arbeta i Antal fordon. 2. Skriv rubriken Procent i cell F3. 3. I cell F4 anger du formeln =E4/E$8 (blandad cellreferens). 4. Kopiera den till området F5:F8. 16

Övning 5 Formatera tal Fortsätt med Antal fordon. 1. Skriv: Procent i cell F3. 2. Ändra decimaltalen så att de visas med tre decimaler. 3. Formatera om talen i området F4:F8 så att de visar procent utan decimaler. 17

Övning 6 Formatera tecken Fortsätt med Antal fordon 1. Rubriken ska ha teckenstorlek 20 punkter och teckensnitt Arial. Rubrikerna på rad 3 och i kolumn A ska ha fet stil. 18

Övning 7 - Max, medel, min 1. Öppna arbetsboken Klass 6A Statistik, nu ska du plocka fram statistik för höjden på eleverna. 2. Markera cell F6. 3. Visa fliken Formler och klicka på pilen vid Autosumma, i gruppen Funktionsbibliotek.Välj Max. 4. Markera området B2:B19 och tryck på Enter. 5. Markera cell F7. 6. Visa fliken Formler och klicka på pilen vid Autosumma, i gruppen Funktionsbibliotek.Välj Min. 7. Markera området B2:B19 och tryck på Enter. 8. Markera cell F8. 9. Visa fliken Formler och klicka på pilen vid Autosumma, i gruppen Funktionsbibliotek.Välj Medel. 10. Markera området B2:B19 och tryck på Enter. 11. Gör nu samma sak för att få fram statistik för vikten men tänk på att nu markera området C2:19 istället. Diagram visualisering av data Det är ofta fördelaktigt att studera data i ett diagram. Då ser man tydligare egenskaper som t.ex. trender och samband som kan finna bland information i kalkylarket. Ett exempel kan vara att studera hur företagets resultat eller likviditet har varierat under en viss period, se nedan. Ett annat exempel kan vara att man vill se hur försäljningen av en typ av produkt förhåller sig procentuellt till övriga varor, se nedan. Att bara titta på siffrorna ger sällan information om hur olika typer av information förhåller sig till varandra. I Excel 2007 skapar man diagram via fliken Infoga och gruppen Diagram. 19

25,0 tkr 20,0 tkr 15,0 tkr 10,0 tkr 5,0 tkr 0,0 tkr -5,00 tkr Företagets resultat Figur. Exempel på ett stapeldiagram som visar försäljningssiffror under ett år. Bluray 7% Vinyl 3% MP3 4% Försäljning Övrigt 8% DVD 17% CD 14% TV-spel 47% Figur. Exempel på cirkeldiagram som visar försäljning av olika varor i förhållande till den totala försäljningen (100%). Övning 8 - Skapa ett enkelt diagram. Fortsätt med Antal fordon. 1. Markera det som ska visas i diagrammet, det vill säga siffervärden, texter för x-axel (kategoriaxel) och teckenförklaringar för dataserierna. 2. Visa fliken Infoga och klicka på den knapp i gruppen Diagram som motsvarar den typ av diagram som du vill skapa. 3. Välj något av de färdiga format som visas på menyn. Vill du välja diagramtyp från en dialogruta väljer du Alla diagramtyper längst ner på menyn. 20

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Bilar Lastbilar MC Båtar april maj juni Övning 9 - Anpassa diagrammet Formatera diagrammet När du har markerat ett enstaka element i diagrammet (t.ex. staplar, diagramyta eller rityta) kan du högerklicka på det och välja Formatera för att formatera elementet. I exemplet på bilden nedan väljer vi att högerklicka på den gröna stapeln ovanför MC vilket innebär att vi formaterar dataserien juni. 21

Följande meny kommer sedan upp. Där finns flertalet alternativ för att formatera efter sina behov och önskningar. Anpassa diagrammet så det får något annorlunda utseende t ex enligt nedan bild. 22

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Bilar Lastbilar MC Båtar april maj juni Kombinera diagramtyper Du kan använda olika diagramtyper för dataserier i samma diagram, men du kan inte kombinera ett tvådimensionellt och ett tredimensionellt diagram. Markera först den dataserie som ska visas med en annan diagramtyp, genom att klicka på den i diagrammet. Välj sedan önskad diagramtyp. Övning 10 Kombinera diagramtyper Öppna arbetsboken Möbler. Markera diagrammet och lägg märke till att en ny grupp av flikar dyker upp vid namn Diagramverktyg längt upp i mitten av skärmen (se bild nedan). Ändra diagramtyp till tvådimensionellt stapeldiagram Grupperad stapel som bilden nedan visar. 23

Gör sedan om dataserien Övrigt till ett linjediagram så att ditt diagram får ett liknande utseende som bilden nedan visar. 3500 3000 2500 2000 1500 1000 Sängar Utemöbler Soffor Fåtöljer Övrigt 500 0 2008 2009 2010 Lägg sedan till värde på ditt nya linjediagram (Övrigt). Det gör du genom att högerklicka på linjediagrammet och sedan välja Lägg till diagrammet (se bild nedan): 24

Gör sedan likadant på övriga serier. Du bör nu få ett diagram som ser ut som det på bilden nedan. 3500 3000 2500 2000 1500 1000 2800 3000 1500 1400 3300 1000 2800 1600 3100 1100 2900 1900 Sängar Utemöbler Soffor Fåtöljer Övrigt 500 0 2008 2009 2010 25

Infoga funktioner När du vill använda dig av en inbyggd funktion i Excel arbetar du via fliken Formler eller dialogrutan Infoga funktion. Du kan även infoga en funktion via formelfältet eller skriva den med hjälp av funktionen Komplettera automatiskt för formel. Vi har redan gått igenom hur man lägger in formler med hjälp av funktionen Autosumma. Man kan även infoga en funktion själv genom att använda sig av fliken Formler (se bild nedan). Infoga via dialogrutan 1. Genom att arbeta med dialogrutan Infoga funktion får du tillgång till samtliga funktioner i Excel. 2. Markera den cell där funktionen ska infogas 3. Visa fliken Formler och klicka på Infoga funktion i gruppen Funktionsbibliotek 4. Välj önskad kategori i listan 5. Markera önskad funktion i listan Välj en funktion (se bild på nästa sida) 6. Klicka på OK 7. Klicka på knappen Dölj dialogruta till höger i rutan 8. Markera aktuellt cellområde 9. Klicka på knappen till höger eller tryck på Enter för att återställa dialogrutan 10. Tryck på Tab om du vill utnyttja fler argument 11. Markera område på samma sätt som ovan 12. Upprepa proceduren tills samtliga argument är ifyllda 13. Klicka på OK för att infoga funktionen i kalkylen. 26

Övning 11 Infoga funktion Öppna arbetsboken Leveranser. I den här övningen ska du räkna ut hur många arbetsdagar det tar för ett bibliotek att få leveranser från en bokleverantör. Då vi vill att helger och helgdagar inte ska räknas kommer vi i den här övningen använda oss av funktionen Nettoarbetsdagar. Den finner under fliken Formler. Klicka på den lilla pilen under Datum/tid för att finna funktionen Nettoarbetsdagar. 27

Det första vi vill få fram är själva leveranstiden, d.v.s. från det att en beställning skickats till att den har mottagits. 1. Ställ dig i cell E5 och infoga funktionen Nettoarbetsdagar. 2. Du ska nu välja Startdatum (det datum då beställningen skickades) och Stoppdatum (det datum då beställningen mottogs) 3. Kopiera sedan formeln genom att dra i fyllnandshantaget i cell E5 (se bild nedan) ända ner till cell E21. För att räkna ut den totala tiden från beställning till mottagande ska du ställa dig i cell F5 och göra om samma procedur men med skillnaden att Startdatumet i det här fallet är datumet då beställningen gjordes och inte då beställningen skickades. 28

Sökfunktioner Med hjälp av sök- och referensfunktioner under Leta upp och referens kan du låta Excel hitta angivna värden. För att dessa funktioner ska fungera måste tabellen vara sorterad i stigande ordning, detta gäller oavsett om värdena är tal eller text. Övning 12 Sökfunktion Öppna arbetsboken Telefonnummer. Vi ska i den här övningen söka efter ett telefonnummer i en personallista med hjälp av att sökfunktionen Leta upp. Den finner under fliken Formler. Klicka på den lilla pilen under Leta upp och referens för att finna funktionen Leta upp. 1. Ställ dig i cell A5 och skriv in det namn från listan vars telefonnummer du vill ha reda på, t. ex Peter. 2. Ställ dig sedan i cell A7 och infoga funktionen Leta upp. 3. Det kommer nu upp en menyruta där du ska välja argument. Välj det första alternativet (letauppvärde;letauppvektor;resultatvektor) och tryck OK. 29

4. Nu kommer du upp ännu en menyruta ska du fylla i olika värden. Som Letauppvärde väljer du A5 (i det här fallet Peter), som Letauppvektor väljer du A10:A18 (dvs namnlistan) och slutligen väljer du C10:C18 (listan med telefonnummer) som Resultatvektor för att få fram rätt nummer. Klicka sedan OK. 5. Har du gjort rätt ska rätt nummer nu stå i cell A7 och följande ska stå i ditt formelfält: =LETAUPP(A5;A10:A18;C10:C18). 30

För att ta reda på mobilnummer så gör om samma procedur men med skillnaden att du nu ska utgå från cell B7 istället för A7 och att välja D10:D18 som Resultatvektor istället för C10:C18. Skapa tabell Om du skall presentera Excelinformation kan du med fördel dra nytta av Tabeller och de funktioner som hör till det verktyget. Tabellen ger dig direkt möjligheter att sortera och filtrera information i ditt kalkylblad. En tabell är även ett utmärkt verktyg för att hantera olika slag av register, t.ex. ett varu- eller ett medlemsregister. En av fördelarna med en tabell är att du kan infoga och ta bort rader/kolumner i tabellen utan att detta påverkar övrig information i kalkylbladet. Tabellverktyget finns under fliken Start, i gruppen Format. Övning 13 - Skapa och anpassa en tabell Öppna arbetsboken Städer. Du får nu upp en lista på de 20 största städerna i världen som vi ska skapa en tabell av. 1. Markera det cellområde (A1-E16) som du vill definiera som en tabell. 2. Visa fliken Infoga och klicka på Tabell i gruppen Tabeller. 3. Kontrollera att området är rätt och bekräfta med OK. 31

När du skapat en tabell får den automatiskt ett standardtabellformat. Funktionen Autofilter är aktiverad och fliken Design under Tabellverktyg (se bild nedan). 32

Infoga data i tabell Vill du lägga till data i tabellen kan du göra på flera sätt: Markera sista cellen i tabellen och tryck Tab. Skriv informationen på rader nedanför tabellen. När du bekräftar första cellen utökas tabellen och knappen Alternativ för autokorrigering visas. Infoga en rad eller en kolumn mitt i tabellen genom att visa fliken Start och klicka på Infoga i gruppen Celler. Formatera tabell Via fliken Design kan du formatera tabellen på önskat sätt. 1. Markera en cell i tabellen. 2. Visa fliken Design och gruppen Tabellformat. 3. Välj ett format. Sortera data Du kan sortera en tabell på olika sätt, det vanligaste att sortera den i nummer- eller bokstavsordning. Övning 14 Sortera kolumner Fortsätt med arbetsboken Städer. 1. Pröva att sortera på olika kolumner med hjälp av funktionen Anpassad sortering som du kommer åt genom att klicka på valfri pil som finns bredvid varje rubrik i tabellen (se bild nedan). 33

2. Sortera listan efter land (A till Ö) i första hand och populationen (största till minsta) i andra hand. Filtrera data Har du definierat ett område som tabell aktiveras funktionen Autofilter för alla kolumner i tabellen. Till höger om varje rubrik i tabellen visas en pil och när du klickar på den visas en ny meny. På menyn finns ett antal filtreringskommandon som du använder för att snabbt visa utvalda delar av tabellen. 34

Filtrera tabell För att utföra en enkel filtrering i tabellen gör du på följande sätt: 1. Klicka på listpilen i önskad kolumn. 2. Avmarkera de värden du inte vill visa genom att klicka i rutan framför. 3. Öppna eventuellt menyn för en annan kolumn för att ange fler filtervillkor på samma sätt. När en kolumn är filtrerad visas en filter-symbol på listpilen. Övning 15 Filtrera data Fortsätt med arbetsboken Städer. 1. Visa de tre största (area) städerna i tabellen. Återställ sedan tabellen så att samtliga uppgifter visas. 2. Filtrera fram alla städer med en population mellan 17 och 20 miljoner invånare. 35

Övning 16 Summa Om - funktionen Summa Om -funktionen finner man i Matematik och trigonometri under fliken Formler Med hjälp av denna funktion kan man addera cellers innehåll efter ett givet villkor. I vår övning ska vi addera de tre indiska städernas population som är med i arbetsboken Städer. 1. Fortsätt jobba i arbetsboken Städer 2. Skriv Indiska städernas population i cell A20 3. Markera cell B20 och välj funktionen SUMMA.OM, följande ruta kommer då upp: 4. I område ska du välja B2:B16 dvs kolumnen Land. 5. I villkor ska du välja Indien, dvs du ska välja en av de tre celler där det står Indien. 6. I summaområde ska du välja är D2:D16, dvs kolumnen Population. 7. Tryck sedan på OK. Har du gjort rätt ska du få 52 900 000 i cell B20. Verifiera data I Excel kan du begränsa inmatningen till heltal, datum och så vidare inom ett visst område. 1. Markera det eller de cellområden där du vill förhindra felaktiga inmatningar. 2. Visa fliken Data och klicka på Dataverifiering i gruppen Dataverktyg. 3. På fliken inställningar öppnar du listrutan Tillåt och väljer önskat alternativ. 4. Öppna listrutan Data och välj önskat alternativ. 5. Visa fliken Indatameddelande och markera Visa meddelande när cell markeras om du vill visa ett meddelande om vad cellen ska innehålla. Skriv en rubrik samt meddelandet i textrutorna. 6. Visa fliken Felmeddelande och markera Varna för ogiltiga data. 36

7. Välj en meddelandetyp i listrutan Typ. 8. Skriv in en rubrik i meddelandet i rutan Rubrik i Felmeddelande skriver du den text som ska visas när någon skriver något som bryter mot reglerna. 9. Klicka på OK. 37

Övning 17 Verifiera data Fortsätt med arbetsboken Städer. Markera kolumnen Population och ange att populationen får vara mellan 15 000 000 och 17 000 000. Skriv ett felmeddelande med texten Populationen måste vara mellan 15 och 17 miljoner. som kommer att visas om villkoret inte uppfylls. Pröva nu att skriva in olika värden i populationskolumnen och kontrollera om din dataverifiering fungerar. I bilden nedan testar vi att skriva in 14 000 000 och får därmed ett felmeddelande. Pivottabeller Pivottabeller kan sägas vara en mer avancerad form av en Tabell. Om du har ett kalkylblad av lite större format, då upptäcker du ganska snabbt att du har behov av att analysera informationen på mer än ett sätt. Det är inte ovanligt att man då kopierar delar av kalkylbladet till andra kalkylblad för att där genomföra analysen. Detta är ett snabbt sätt att analysera data men det har flera nackdelar. Så fort det händer något i den ursprungliga datamängden måste man göra om hela proceduren. Ett mer raffinerat och effektivare sätt är att använda sig av Pivottabeller. Med hjälp av detta verktyg kan du snabbt åskådliggöra många olika aspekter av din data. Dessutom är Pivottabellerna alltid kopplade till den ursprungliga datamängden, dvs. Pivottabellens innehåll uppdateras automatiskt när du uppdaterar originaldata. Pivottabeller skapar man via fliken Infoga och gruppen Tabeller. 38

Skapa pivottabell För att skapa en pivottabell utifrån en tabell gör du på följande sätt: 1. Markera en valfri cell i tabellen. 2. Visa fliken Infoga och klicka på Pivottabell i gruppen Tabeller. 3. Kontrollera att området som infogas är rätt. 4. Kontrollera att Nytt kalkylblad är markerat. För att infoga tabellen på det aktuella kalkylbladet markerar du På detta kalkylblad och anger en cell där pivottabellen ska placeras. 5. Klicka på OK. Nu visas en tom pivottabellrapport tillsammans med fältlistan. Dessutom visas de två flikarna Alternativ och Design under Verktyg för pivottabell. 1. Markera de fält i fältlistan som du vill lägga till i rapporten. 2. Om du inte är nöjd med pivottabellen kan du dra fälten mellan rutorna i områdesavsnittet längst ner i åtgärdsfönstret. Du kan redigera fältrubrikerna som automatiskt visas i pivottabellen, genom att skriva ett nytt namn i cellen. 39

Övning 18 Skapa pivottabell Öppna arbetsboken Order v 14. Skapa följande pivottabell: 40

Tips! Du ska använda dig av Fältlista för pivottabell (se bild nedan). Uppdatera pivottabell Om du ändrar på någon av uppgifterna i källdatan uppdateras inte pivottabellen automatiskt. För att uppdatera pivottabellen visar du fliken Alternativ och klickar på Uppdatera i gruppen Data. 41

Övning 19 Uppdatera pivottabell Fortsätt med arbetsboken Order v 14. Ändra beloppet på ordernr 1410 till 487 och uppdatera pivottabellen. Formatera pivottabell Vill du snabbt förändra utseendet kan du använda fördefinierade pivottabellformat. Med hjälp av dess format kan du göra tabellen tydligare. 1. Visa fliken Design och gruppen Pivottabellformat. 2. Bläddra genom formaten. 3. När du pekar på de olika formaten ser du direkt hur resultatet kommer att bli. Filtrera pivottabell Till höger om varje fältetikett i pivottabellen finns en listpil. Om du klickar på listpilen kan du själv välja vad du vill som ska ingå i pivottabellen. När tabellen är filtrerad visas en filtersymbol i stället för listpilen. Övning 20 Filtrera pivottabell Fortsätt med arbetsboken Order v 14. Visa endast uppgifterna för de två försäljarna Nils och Birgitta. Övning 21 Disponera om pivottabell Fortsätt med arbetsboken Order v 14. Disponera om tabellen så att den ser ut enligt följande: 42

Skapa pivotdiagram från Pivottabell När du skapat en pivottabell är det enkelt att förvandla den till ett pivotdiagram. När du ändrar pivottabellen kommer även pivotdiagrammet att uppdateras. Du kan också göra ändringar i diagrammet som i sin tur kommer att påverka tabellen. 1. Aktivera pivottabellen 2. Visa fliken Alternativ och klicka på Pivotdiagram i gruppen Verktyg. 3. Välj önskad diagramtyp och klicka på OK. Nu visas pivotdiagrammet på samma blad som pivottabellen. 43

Övning 22 Skapa pivotdiagram Fortsätt med arbetsboken Order v 14. Skapa ett pivotdiagram utifrån pivottabellen. 44

Synpunkter på utbildningsmaterialet? För att vi som utbildar och skriver utbildningsmaterial skall veta vad du tyckte om kursen, behöver vi dina synpunkter. Det är viktigt för oss att veta vad du tycker. Vi uppskattar därför om du skulle vilja fylla i följande utvärdering: http://www.mah.se/sdm/utvardering 45

Ytterligare information För mer information om Microsoft Excel 2010 och Office-paketet rekommenderas Microsofts officiella webbsida (http://office.microsoft.com/sv-se/excel/). Där finner du de senaste nyheterna kring Microsoft Office. På Microsofts hemsida (http://office.microsoft.com/svse/?ctt=97) för Office finns en hel del mer om man vill lära sig att använda Excel 2010. Du kan även maila till Malmö högskolas IT-support om du har frågor kring Excel 2010: support@mah.se. Excel har många fler verktyg och användningsområden, se bl.a. Excels inbyggda hjälp och instruktioner (F1): Statistisk analys Finansiella nyckeltal Trendanalyser och projicering av data Problemlösaren (Tillägg) Analysis Toolpak (Tillägg) Utbyte och import av data (inklusive XML) Verifiering av data Makron och formulär Säkerhet Visual-Basic Här finner du mer information om Excel 2010. Skriven av: David Osser (red.) och Mikael Hansson, SDM Malmö högskola September 2011 Redigerad av: Mikael Hansson, Oktober, 2012 46