Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9442/14 Sida 1 (7) 2014-10-30 SSA 2014:13 Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Närvarande från bolaget: Catarina Kamph Arkivansvarig, enhetschef Erika Öström Registrator Marie Rangdén Registrator Carl Bodsten Administrativ chef Närvarande från stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare Dessutom deltog arkivpraktikant Fredrik Pihl som åhörare. SAMMANFATTNING Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) inspekterades den 30 september 2014. Inspektionen avsåg bolagets hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Bolaget inspekterades senast 2004 och 2010 (endast digital information). Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är god, men det finns en del förbättringsområden, främst inom arkivredovisning och gallring. Stadsarkivet konstaterade att bolaget försöker arbeta proaktivt med arkivfrågor och med att ta fram rutiner för dokumenthantering. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger SISAB att: - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både analoga och digitala, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. - Uppdatera rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. - Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Verkställa gallring. - Revidera en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Om en ny arkivförteckning ska upprättas ska denna utgå från verksamhetens processer. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. SISAB ska senast den 2015-05-31 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (7) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts SISAB har en arkivinstruktion som beskriver ansvar och rollfördelning. Catarina Kamp är arkivarkivansvarig, bolagets två registratorer är arkivhandläggare och det finns utsedda arkivredogörare på de flesta av avdelningarna. Bolaget upplever att arkivorganisationen fungerar bra och att arkivredogörarna kontaktar arkivhandläggarna om det uppstår frågor. Man bedömer också att antalet arkivredogörare är tillräckligt och att de avdelningar som saknar redogörare blir hjälpta av arkivhandläggarna. ANTAGANDE AV ARKIVREGLER SISAB har antagit stadens arkivregler vid styrelsemöte den 10 mars 2009. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms som god inom bolaget och det finns en kunskap om vem man ska fråga, Registratorerna arbetar aktivt med att föra ut kunskapen om arkiv- och dokumenthantering genom att informera på möten mm. Man har även tagit fram en broschyr kring diarieföring. Hanteringen av allmänna handlingar ingår även som en punkt i bolagets introduktionsutbildning. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Bolaget har central postöppning och diarieföring som sköts av registratorerna, vid frånvaro finns ytterligare backup. En av registratorerna går igenom posten, diarieför och fördelar de analoga ärenden på handläggare. Den andra registratorn bevakar den officiella e-postlådan och diarieför den e-post som inkommit. De anställda har skrivit på fullmakt för öppnande av båda analog post och e-post och är medvetna om att om de inte skrivit på så är de ansvariga för att själva se till att posten tas omhand. Idag skannas handlingar och läggs in i Diabas men bolaget kommer inom kort att övergå till registrering och viss ärendehantering i Public 360. Handlingarna förvaras sedan hos handläggarna tills ärendet avslutas och arkivering sker av de analoga akterna. Handlingar eller ärenden som omfattas av sekretess får en sekretessmarkering i systemet.
Sida 4 (7) Avslutande av ärenden sker två gånger per år då registratorerna skickar ut listor till handläggarna på öppna ärenden. Handläggarna återkommer med vilka som ska avslutas. Det finns dock brister i rutinerna vad gäller aktrensning. SISAB behöver ta fram rutiner för att handläggarna rensar sina akter på de handlingar som inte ska arkiveras innan ärendena lämnas för arkivering. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar SISAB har tagit fram hanteringsanvisningar för bolagets dokumenthantering, men de behöver uppdateras. Detta arbete pågår för närvarande och stadsarkivet påtalade att det då ska framgå t.ex. aktuella och gällande gallringsbeslut, handlingarnas medium, hur slutlig arkiveringslösning ser ut samt hänvisning till var handlingarna förvaras i olika faser. SISAB ska fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både analoga och digitala, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav. SISAB ska uppdatera rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas. De generella gallringsbesluten reglerar information inom framför allt stödverksamheten, t ex upphandling, ekonomi- och löneadministration samt handlingar av ringa betydelse. Utöver ovan generella gallringsbeslut finns ett antal specifika gallringsbeslut för bolaget. Eftersom delar av verksamheten inte omfattas av besluten pågår ett projekt för att ta fram ett nytt samlat beslut för bolagets handlingar och bolagets ambition är att de äldre besluten då ska kunna upphävas. Arbetet med bolagets nya gallringsbeslutet påverkas även av att stadsarkivet håller på att ta fram ett nytt generellt gallringsbeslut för byggprojekthandlingar. Gallringsbeslut tillämpas delvis inte Det framgår vid inspektionen att bolaget har årliga rutiner för att gallra vissa typer av handlingar (t.ex. inom styrande- och stödjande verksamhet) men att det inom delar av kärnverksamheten saknas
Sida 5 (7) liknande rutiner. Största bristen gäller handlingar som skapas inom byggprojekt, där verksamheten ofta bedrivs av inhyrda projektledare. SISAB ska utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. SISAB ska verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digitala handlingar SISAB använder ett flertal system för hantering av sin digitala information, t.ex. Diabas (diarieföring), Agresso (ekonomi), Vitec (hyror och fastighetsinformation) och Facit (fastighetsdrift). Bolaget planerar att ta med sig information ur Diabas när övergången till Public 360 sker. Ritningar bevaras främst på papper men en samling äldre ritningar har digitaliserats. Bolaget har även en egen en egen webbplats som ska bevaras. Eftersom en stor del av informationen hanteras av extern part är det viktigt att det finns tydliga rutiner för vilken information som ska bevaras och hur. Bolaget är medvetet om att den digitala information som ska bevaras ska föras över till e-arkiv Stockholm och informationen/system finns också med på stadsarkivets anslutningsplan. Skrivmateriel Bolaget använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är levererade av Volvo IT och ska enligt leverantören vara arkivgodkända. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver uppdateras Bolaget har en arkivbeskrivning som på ett bra sätt ger en överblick. Beskrivningen behöver dock uppdateras t.ex. vad gäller information om ritningsarkivet, gällande gallringsbeslut och vilka sökingångar som finns.
Sida 6 (7) Arkivförteckning ska avslutas SISAB har en arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat som i delar är förd t.o.m 2010, men där flera serier saknar volymer. Framför allt inom kärnverksamheten saknas det förtecknad information. Bolaget har gått över till processorienterad informationsredovisning och fr.o.m 2014 kommer arkivförteckningen ersättas av en bevarandeförteckning enligt bolagets processer. Den nuvarande arkivförteckningen ska därmed färdigförtecknas och avslutas. Förteckningen ska inledas med en innehållsförteckning och bolaget behöver säkerställa att även digital information omfattas. Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningarna i riktlinjerna. Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Om en ny arkivförteckning ska upprättas ska denna utgå från verksamhetens processer. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Bolaget ser inte att några större förändringar är på gång som kommer påverka hanteringen av de allmänna handlingarna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Arkivlokaler SISAB har sitt centralarkiv i en arkivlokal i Värmdö gymnasium vid Gullmarsplan som inte besöktes vid inspektionstillfället. Lokalen godkändes av stadsarkivet 2007 (beslut SSA 2007:34). I bolagets egna lokaler finns sex stycken närarkiv. I två av lokalerna behöver bolaget kontrollera att det finns brandspjäll kopplade till ventilationen för att säkerställa att lokalerna uppfyller kraven om brandsäkerhet. Bolaget har i efterhand återkopplat och meddelat att arkivlokalerna har de brandspjäll som krävs. Dokumentskåp används SISAB använder även ett antal dokumentskåp. Bolaget har dispens för att förvara handlingar i skåp brandklassade EI 60 (stadsarkivets beslut SSA 2006:22). Samtliga dokumentskåp som inspekterades hade brandklass EI 60 utom de skåp där det förvarades
Sida 7 (7) personalakter. Bolaget behöver säkerställa att informationen förvars skyddat. Föreläggande SISAB ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. 2014-10-30 Inspektionsförrättare Christina Moberg