2011-08-15 1 (11) Plats och tid 2011-05-20, kl. 08.00 17.00, Lilla salen, kommunhuset Simrishamn samt Ystad-Österlenregionens Miljöförbund i Tomelilla Birgitta Larsson, ordförande Froste Persson, vice ordförande Alf-Göran Andersson Ann-Mari Louison Birger Johansson Ingegerd Clementson, 154-163 Övriga deltagare Lars Eriksson, Ernst & Young, sekreterare Christer Akej, KF:s ordförande, 154 Else-Beth Rolf, KF:s 2:e vice ordförande, 154 Einar Nilsson, administrativ ledare, 154 Margareta Nilsson, ordförande barn- och utbildningsnämnden, 155 Ingegerd Bergfors, 1:e vice ordförande barn- och utbildningsnämnden, 155 Christer Granqvist, 2:e vice ordförande barn- och utbildningsnämnden, 155 Richard Sandberg, förbundsdirektör Ystad-Österlenregionens Miljöförbund, 161 Utses att justera Justeringens plats och tid Birger Johansson Underskrifter Sekreterare Paragrafer 150-161 Lars Eriksson Ordförande Birgitta Larsson Justerande Birger Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ 2011-08-15 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Receptionen Lars Eriksson Datum för anslags nedtagande
2011-08-15 2 150 Mötets öppnande Ordförande Birgitta Larsson hälsar alla välkomna till höstens första sammanträde och förklarar mötet för öppnat. 151 Val av justerare Birger Johansson föreslås som justeringsperson. att: Birger Johansson utses att justera protokollet. 152 Godkännande av dagordning Ordförande presenterar dagordningen och anmäler under övriga frågor en innehållsdiskussion om den kommande presidiekonferensen för revisorerna i SÖSKkommunerna den 11 november. Alf-Göran Andersson vill under övriga frågor att revisorerna kommer med förslag på innehåll till den 15 september då revisionskollegierna i Båstad och Simrishamn skall träffas. Vidare anmäler Alf-Göran Andersson information om demokratidagen den 14 september under punkten övrigt. att: godkänna dagordningen och att: frågorna om SÖSK-konferensen och mötet med revisorerna i Båstad kommun hanteras under 158.
2011-08-15 3 153 Förberedelser av dagens möten Inför mötet med Kommunfullmäktiges presidium diskuteras förslagen, som inkommit från kommunledningskontoret, till skrivningar avseende revisionens reglemente. Vidare görs en genomgång av de frågeställningar som är aktuella inför mötet med BUN:s presidium samt av noteringar från mötet med miljöförbundets presidium inför mötet med miljöförbundets miljöchef. 154 Möte med KF:s presidium Einar Nilsson redogör för förslaget till formulering av 9 i revisionsreglemente avseende en oberoende budgetberedning för revisionen. Vidare informeras om att skrivningen i revisionsreglementet skall överensstämma med kommande skrivning i Kommunfullmäktiges arbetsordning. Presidiets ledamöter och revisorerna diskuterar vilka formella kontakter som redan föreligger mellan Kommunfullmäktige alternativt presidiet och revisionen och vilka konsekvenser förslaget kan få i förhållande till dessa möten. När det gäller granskning av revisionen från Kommunfullmäktiges sida, är det framför allt en mer omfattande ekonomisk redovisning av hur revisionens använt sina medel som är av intresse från Kommunfullmäktiges sida. Vidare diskuteras processen för Kommunfullmäktiges hantering av en anmärkning i revisionsberättelser. att: träffa Kommunfullmäktiges presidium den 12 september i samband med granskningen av delårsbokslutet.
2011-08-15 4 155 Möte med presidiet för barn- och utbildningsnämnden BUN:s presidium redogör för processen kring de olika beslut som fattats med anledning av förslag på organisationsförändringar inom grundskolan och gymnasiet. Det konstateras från presidiets sida att utbildningsfrågor är nämndens ansvar. Vidare redogör presidiet för sin syn på förankringen av kommunstyrelsens beslut om att använda en konsult i samband med organisationsförändringarna. Presidiet uppger sig inte vara informerade om innehållet i konsultens uppdrag och uppdragets omfattning. Presidiet redogör för det hittillsvarande ekonomiska utfallet för barn- och utbildningsnämnden samt för den ekonomiska helårsprognosen. Både grundskolan och gymnasiet uppvisar negativa avvikelser. Vidare redogörs för den nuvarande ekonomistyrningen av nämnden från kommunstyrelsens sida och de besparingar som beslutats inom nämnden. att: träffa BUN:s presidium den 14 oktober kl. 14.30, att: de revisorer som har bevakningsansvaret för barn- och utbildningsnämnden tar fram protokollsbeslut och syftet med inköp av extern konsult för omorganisationen inom BUN och att: samma revisorer planerar studiebesök på område centrum samt gymnasiet den 20 eller 21 september. 156 Kommentarer till protokoll Ann-Mari Louison tar upp frågan om hur långt kommunen kommit med frågan om en eventuell förändring av kommunens VA-verksamhet och ett eventuellt samarbete med grannkommunerna. Enligt tidigare diskussion i revisionen skall granskningsrapporten om den interna kontrollen och hantering av delegationsbeslut översändas till samtliga nämnder
2011-08-15 5 att: översända granskningsrapporterna avseende intern kontroll och delegationsbeslut till de nya nämnderna för kännedom, vilket innebär att nämnderna inte behöver inkomma med svar på rapporterna, då granskningen avsåg föregående mandatperiod. 157 Inkomna skrivelser - Skrivelse från revisorerna i Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund med anhållan om att respektive medlemskommuns revisorer efterhör med sin kommuns kommunstyrelse om hur medlemskommunerna tänker agera i ägarfrågan. Revisorerna i räddningstjänstförbundet önskar svar före den 27 september. - Protokollsutdrag från Kommunfullmäktige (KF 77) avseende beslut om ansvarsfrihet avseende Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd 2010 - Internkontrollplan 2011 för kommunstyrelsen (KS 117) Revisorerna konstaterar att de inkomna handlingarna inte är ankomststämplade och diarieförda. att: Froste Persson tar kontakt med revisionsordförande i Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund för att informera om kommunstyrelsens synpunkter utifrån vad som framkom under 143. att: diskutera rutiner för diarieföring med kommunledningskontoret och att: i övrigt lägga informationen till handlingarna
2011-08-15 6 158 Kurser och konferenser Ordförande informerar om att revisionens presidium har fått en inbjudan till kundråd från Ernst & Young. Vidare informerar ordförande om att revisorerna i Simrishamns kommun skall stå som värdar för presidiemöte inom SÖSK-samverkan. Enligt minnesanteckningar finns intresse för att diskutera revisionens hemsidor och extern kommunikation samt presentation av granskningsrapporter i Kommunfullmäktige. Alf- Göran Andersson ber att få revisorernas synpunkter på vad Båstad kommun skulle kunna informera om den 15 september. att: ordförande och vice ordförande åker på kundrådsdag i Eslöv den 26 augusti att: SÖSK-presidiemöte hålls i Lilla salen i kommunhuset att: be Båstads kommun att redogöra för hur de leder och styr sin gymnasieverksamhet och att: mötet med revisorerna i Båstad inleds kl. 10.00. 159 Revisionens egen budgetuppföljning Lars Eriksson presenterar det ekonomiska utfallet för revisionen och informerar om att det enligt ekonomikontoret inte skall påföras ytterligare administrativa kostnader för revisionen. Revisorerna diskuterar utfallet på enskilda konton. att: Lars Eriksson bjuder in redovisningsansvarig på kommunledningskontoret till nästa revisionssammanträdde för en genomgång av det ekonomiska utfallet.
2011-08-15 7 160 Rapport från grupperna och lekmannarevisorerna Ann-Mari Louison informerar om att hon deltagit på möte med den auktoriserade revisorn för ÖKRAB och att mötet var mycket informativt och givande. Alf-Göran Andersson meddelar att gruppen som bevakar barn- och utbildningsnämnden inväntar mötestid från förvaltningsledningen för fördjupad information om verksamheten. Froste Persson meddelar att kultur- och fritidsnämnden inte har haft något nytt möte sedan sist men att han har fått kallelse och handlingar till nästa möte. Ann-Mari Louison konstaterar att rutinen för att revisorerna skall få kallelse och handlingar till nämndssammanträden inte fungerar tillfredsställande, trots påstötningar via mejl till förvaltningschefer. att: de revisorer som inte får kallelser och handlingar till nämndsmöten måste ta kontakt med förvaltningsledningen. 161 Möte med miljöchefen för Ystad-Österlenregionens miljöförbund Revisorerna träffar miljöchefen för Ystad-Österlenregionens miljöförbund. Ordförande Birgitta Larsson understryker att det finns revisorer utsedda i förbundet men att kommunens revisorer har att följa hur kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt visavi miljöförbundet. Miljöchef Richard Sandberg redogör för förbundets organisation och personalstyrkan samt för den ekonomiska styrningen av förbundet från medlemmarnas sida. Vidare lämnas en genomgång av processen kring de överklagade dispenserna för bekämpningsmedel i de inre vattenskyddsområdena samt för de juridiska förutsättningarna kring överklagandena.
2011-08-15 8 162 Övriga frågor Alf-Göran Andersson informerar om demokratidagen den 14 september, vilket är en del av kommunens visions- och översiktsplanarbete. Anmälan skall vara gjord senast den 7 september. 163 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet..